Государственный стандартсоюза СССР

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТСОЮЗА СССР

СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ

ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ И ОБРАЩЕНИЯ

ГОСТ 28388-89

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО УПРАВЛЕНИЮ

КАЧЕСТВОМ ПРОДУКЦИИ И СТАНДАРТАМ

 

Москва

 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА СССР

Системы обработки информации

ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ

Порядок выполнения и обращения

Information processing systems. Documents on magnetic media.

Order of realization and circulation

ГОСТ 28388-89

Дата введения 01.01.91

Настоящий стандарт распространяется на конструкторские, программные, технологические и другие проектные документы, выполняемые на магнитных носителях данных (МН).

Стандарт устанавливает независимые от конкретного способа обмена и обработки требования к выполнению документов на магнитных носителях (ДМ), а также общие правила учета, хранения, внесения изменений и обращения ДМ.

Документы на МН микрофильмированию не подлежат.

Термины, используемые в стандарте, и пояснения к ним приведены в приложении 1.

 

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. ДМ выполняют и включают в комплект документов в соответствии с настоящим стандартом и стандартами ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД и КС АС.

1.2. Для документирования используют следующие виды МН:

магнитные ленты;

магнитные диски;

гибкие магнитные диски.

1.3. Объектами управления данными при выполнении ДМ являются файлы (наборы данных). ДМ выполняют в виде одного или нескольких файлов. Структура, разметка файлов, форматы и «содержание меток по:

ГОСТ 25752 - для магнитных лент шириной 12,7 мм;

ГОСТ 28104 - для магнитных лент шириной 3,81 мм;

ГОСТ 28081 - для гибких магнитных дисков.

Примечания:

1. Не установленную нормативно-техническими документами (НТД) структуру и разметку файлов описывают в инструкции по применению ДМ (приложение 2) или дают в ней (или других документах комплекта документации) ссылку на соответствующий документ.

2. При необходимости допускается выполнение документов на МН без меток.

1.4. Документ в зависимости от его объема и емкости МН может быть записан на одном или нескольких томах.

Несколько документов могут быть записаны на одном томе.

1.5. ДМ, располагаемые на одном томе МН, записывают с одинаковой плотностью записи.

При записи одного ДМ на нескольких томах используют один и тот же вид и тип МН, а также одинаковую плотность записи для всех томов, на которых размещен ДМ.

При необходимости допускается выполнять документ на носителях данных разного вида, например, сплошной текст на МН, а рисунки - на бумаге.

1.6. Каждый ДМ сопровождается информационно-поисковой характеристикой (ИПХ) в соответствии с разд. 4.

1.7. Подлинные подписи лиц, ответственных за разработку, изготовление, согласование и утверждение ДМ, проставляют в удостоверяющем листе (УД), который выполняют в соответствии с разд. 6.

Допускается указанные выше подписи проставлять в листе утверждения (ЛУ), предусмотренном стандартами ЕСКД и ЕСПД.

1.8. Каждый магнитный носитель с записанными документами (МНЗ) должен иметь этикетку по ГОСТ 27781.

Примеры оформления этикетки, ее заполнения и расположения на МН приведены в приложении 3.

1.9. На каждый МНЗ выполняют сопроводительный документ - ведомость МНЗ в соответствии с разд. 7.

1.10. Все находящиеся на хранении и в обращении на предприятии ДМ подлежат учету. Учет, хранение, размножение, внесение изменений в ДМ осуществляет служба технической документации (СТД) в соответствии с разд. 8 - 11 и приложением 4.

1.11. МНЗ должны подвергаться профилактическому контролю для определения сохранности информации на МН согласно приложению 5.

1.12. Условия хранения МН и МНЗ должны соответствовать нормам, установленным в соответствующих нормативных документах для конкретных видов и типов МН.

1.13. Технические и программно-информационные средства, применяемые для выполнения и обращения ДМ, должны быть приняты в эксплуатацию и поверяться в соответствии с их эксплуатационной документацией, а МН должны пройти входной контроль. Поверку и входной контроль проводят в установленном на предприятии порядке.

1.14. Передачу ДМ потребителю осуществляют в виде дубликатов (копий) согласно приложению 6.

ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ В ПРОЦЕССЕ ОБРАЩЕНИЯ

2.1. По характеру использования в процессе обращения ДМ подразделяют на оригинал, подлинник, дубликат, копию (табл. 1).

Таблица 1

Характер использования дм	Определение	Код
ДМ-оригинал	ДМ, выполненный, оформленным и удостоверенный подлинными подписями по правилам данного стандарта и предназначенный для изготовления с него подлинника. Допускается оригинал использовать в качестве подлинника	-
ДМ-подлинник	ДМ, выполненный, оформленный и удостоверенный подлинными подписями по правилам данного стандарта, о котором имеется указание, что этот экземпляр ДМ является подлинником. Подлинник используют для изготовления дубликатов н копий.	П
ДМ-дубликат	ДМ, идентичный или аутентичный подлиннику, о котором имеется указание, что этот экземпляр ДМ является дубликатом. Дубликат используют для изготовления копий и (или) восстановления подлинника	д
ДМ-копия	ДМ, идентичный или аутентичный дубликату (подлиннику). Копии используют для непосредственного применения в процессах управления, проектирования, управления вычислительным процессом в ЭВМ, изготовления, контроля, эксплуатации, ремонта и т.п. Копия может использоваться для изготовления копий	к

 

2.2. ДМ могут быть первичными и вторичными. Из одного или нескольких первичных ДМ могут быть получены различные вторичные документы на разных видах носителей данных (приложение 7).

НАИМЕНОВАНИЕ И ОБОЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ

3.1. ДМ присваивают наименование и обозначение в соответствии с системой документации (ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД, КС АС и т.п.), к которой он отнесен. В обозначении ДМ код вида носителя данных не указывают.

3.2. Если ДМ разбит на части, то каждой части присваивают обозначение по правилам той системы документации, к которой относится документ. Если эти правила не установлены, то для каждой части, начиная со второй, к обозначению документа добавляют порядковый номер (начиная с единицы), при этом, если обозначение документа оканчивается цифрой, то порядковый номер отделяют от обозначения точкой, например:

АБВГ.ХХХХХХ.ХХХВП;

АБВГ.ХХХХХХ.ХХХВП1;

АБВГ.ХХХХХХ.ХХХД1.1;

К50241.ХХХХХ.1.

3.3. Если один документ размещен на нескольких носителях данных разного вида (например, текстовая часть документа на МН, а рисунки и схемы - на бумаге), то его следует оформлять как документ, разбитый на части. Части документа, записанные на МН, следует оформлять и обозначать в соответствии с настоящим стандартом.

 

ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

4.1. ИПХ ДМ - это совокупность атрибутов, позволяющих идентифицировать, учитывать и обрабатывать ДМ в процессе его обращения. Атрибуты ИПХ могут храниться и находиться в обращении отдельно от ДМ. ИПХ в общем случае содержит атрибуты, приведенные в табл. 2.

Таблица 2

Наименование	Пояснение
группы атрибутов	атрибута
1. Описание документа	Обозначение документа
Наименование документа
Тема	Тематика документа
Класс документа	Принадлежность ДМ к конкретной системе документации (ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, КС АС и т.п.)
Вид документа	Вид ДМ в зависимости от его использования (по табл. 1)
Первичное применение	Обозначение основного документа, в котором впервые записан данный ДМ
Инвентарный (регистрационный) номер	Номер регистрации ДМ в службе хранения
Литера	Литера, присвоенная ДМ по ГОСТ 2.103, ГОСТ 19.104, ГОСТ 3.1102
Восстановление	Указывают обозначение ДМ и архивное обозначение МНЗ, с которого восстановлен подлинник, и порядковый номер восстановления
Аннотация	Краткое изложение или ссылка на краткое изложение или эквивалентную информацию в документе
Использование документа	Указываются технические и программно-информационные средства, необходимые для использования ДМ
2. Даты и время	Дата и время копирования документа	Текущая дата и время суток выполнения и получения конкретного экземпляра ДМ
Дата создания	Дата создания (разработки) ДМ
Дата утверждения	Дата утверждения ДМ
Дата приема в службу хранения	Дата постановки ДМ на учет в службе хранения
Дата аннулирования, срок действия	Даты, после которых документ считается недействительным
Дата утверждения	Дата, после которой документ уничтожается (служба хранения освобождается от документа), указывают при сохранении 1-1ПХ
Дата снятия ограничений	Дата, после которой с документа снимаются любые ограничения, указанные в атрибуте «Классификация защиты»
3. Изменения	Обозначение извещения об изменении	Обозначение документа, согласно которому производят изменение указанного в нем ДМ
	Номер изменения документа	Очередной порядковый номер изменения, вносимого в ДМ
	Инвентарный номер замененного подлинника	Инвентарный номер подлинника ДМ, взамен которого выполнен данный ДМ
	Редакция (версия)	Порядковый номер редакции (версии)
4. Создатели	Автор	Лицо (лица), являющееся создателем (разработчиком) ДМ и ответственное за его содержание
	Организация-разработчик	Организация, создающая ДМ, издающая его от своего имени, т. е. являющаяся разработчиком (автором) документа
	Изготовитель	Лицо (лица), ответственное (ые) за изготовление и контроль ДМ
	Владелец	Настоящий (текущий) держатель подлинника ДМ (администратор ДМ)
5. Информация пользователя	Информация об авторском праве	Организация, к которой переходят авторские права
	Даты авторского права	Дата, связанная с авторским правом
	Список рассылки	Список предполагаемых получателей данного ДМ или ссылка на ранее установленный (ые) список (и)
6. Внешние ссылки	Ссылки на другие документы	Перечень документов, на которые в ДМ имеются ссылки, в том числе инструкция по применению ДМ (при ее наличии). Лист утверждения или удостоверяющий лист указывают первым
	Ссылка на первичный документ	Указывают обозначение первичного ДМ (только для вторичного ДМ)
	Ссылка на замененный документ	Обозначение документа, замененного данным ДМ
7. Храпение и поиск	Идентификатор (ы) файла (ов)	Идентификатор (ы) файла (ов), которым (и) записан ДМ
	Ссылка на расположение документа	Архивное обозначение МНЗ, идентифицирующее расположение ДМ в службе хранения
	Ссылка на документ	Архивное обозначение МНЗ документа, с которого получен данный экземпляр ДМ
	Ссылка на файл копии	Местоположение копии ДМ (может состоять из двух полей: первое - содержит комментарии пользователя, второе - определяет местоположение ДМ)
8. Защита	Санкционирование	Указывают лицо или организацию, разрешающую доступ к ДМ
	Классификация защиты	Классификация защиты, назначаемая владельцем ДМ относительно таких аспектов, как его воспроизведение, хранение, требования к уничтожению и другие требования
	Право доступа	Указывают право доступа к ДМ
	Признак кодирования	Указывают, кодируют весь ДМ или его часть
9. Характеристики содержания	Объем информации документа	Указывают количество 8-битных байтов или количество блоков записей
	Контрольные характеристики данного документа	Контрольная сумма ДМ, тома ДМ и (или) другие контрольные характеристики
	Контрольные характеристики первичного документа	Контрольная сумма первичного ДМ и (или) другие контрольные характеристики (только для вторичных ДМ)

 

4.2. ИПХ также может содержать сведения о структуре документа, наборах символов и др.

4.3. Конкретный состав атрибутов устанавливает предприятие-разработчик ДМ, при этом могут быть введены и (или) исключены отдельные атрибуты (группы атрибутов).

4.4. Атрибуты ИПХ могут быть представлены на МН или (и) на бумаге автоматизированным способом или вручную.

Форма 1

Удостоверяющий лист

ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

10.1. Пришедшие в непригодность подлинники ДМ должны быть восстановлены.

10.2. Восстановление подлинника ДМ осуществляют путем перезаписи ДМ.

10.3. Восстановление оформляют соответствующим актом, в котором указывают:

обозначение ДМ, подлежащего восстановлению;

причину, по которой ДМ признан непригодным;

архивное обозначение МНЗ, на котором записан подлинник ДМ, подлежащий восстановлению;

архивное обозначение МНЗ, с которого производят восстановление ДМ;

архивное обозначение МНЗ, на который записывают восстановленный подлинник ДМ;

дату восстановления и др.

10.4. При восстановлении подлинника ДМ:

заполняют соответствующие атрибуты ИПХ;

делают отметки в инвентарной книге учета ДМ, карточке учета ДМ и в ведомости МНЗ, на котором был расположен восстанавливаемый документ.

10.5. Восстановленный подлинник ДМ сохраняет прежнее обозначение и инвентарный номер.

ПРАВИЛА ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ

11.1. Изменения в ДМ следует вносить в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503, ГОСТ 2.505, ГОСТ 19.603, ГОСТ 24.401 и настоящего стандарта.

11.2. Извещение об изменении (извещение) выполняют в визуально воспринимаемом виде. Содержание изменения может быть выполнено на МН.

11.3. Изменение ДМ можно осуществлять путем замены документа в целом или его фрагмента.

11.4. При замене документа в целом изменяемый документ аннулируют. Измененному ДМ присваивают новый инвентарный номер.

Новый инвентарный номер можно образовать из старого, например добавлением к нему через дефис порядкового номера замены: 1347 - старый инвентарный номер, 1347-1 - новый инвентарный номер.

11.5. При замене фрагмента ДМ изменения могут быть внесены путем перезаписи изменяемого фрагмента ДМ, при этом инвентарный номер ДМ не изменяют.

11.6. Изменения в копии ДМ, выполненные в визуально воспринимаемом виде, вносят автоматизированным способом или вручную.

11.7. При замене документа в целом, в извещении, в графе «Содержание изменения» указывают вид носителя данных, например: документ АБВГ.Х...Х, изм. 1 на МЛ аннулировать и заменить на документ АБВГ.Х...Х, изм. 2 на МЛ.

11.8. При замене занимающего отдельный том фрагмента документа, в извещении, в графе «Содержание изменения» указывают номер тома, например: документ АБВГ.Х...Х, том 2, изм. 1 на МЛ аннулировать и заменить на документ АБВГ.Х...Х, том 2, изм. 2 на МЛ.

11.9. Допускается в графе «Содержание изменения» указывать срок хранения аннулированного ДМ либо давать указание об его уничтожении.

11.10. Если содержание изменения выполнено на МН, данный МНЗ прикладывают к извещению, в котором указывают, что информация об изменении представлена в приложении к извещению. При этом содержание изменения на МН должно быть выполнено в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ДМ, и сопровождаться ведомостью МНЗ.

Содержание изменения, выполненное на МН, хранят и учитывают по правилам, установленным данным стандартом для ДМ и МНЗ.

11.11. Все извещения подлежат учету в книге регистрации извещений об изменении (форма 8 приложения 9).

Допускается использовать форму книги регистрации извещений об изменении, установленную в ГОСТ 2.503.

Если содержание изменения выполнено на МН, то в книге регистрации извещений, в графе «Примечание» указывают вид носителя данных, на котором оно выполнено.

11.12. Изменения в ДМ вносит СТД или подразделение, выполняющее работы с МНЗ.

11.13. Сведения о внесении изменений в ДМ заносят в карточку учета ДМ, где проставляют инвентарный номер ДМ в соответствии с п. 11.4.

11.14. При наличии аутентичных копий и вторичных документов в графе «Содержание изменения» рекомендуется приводить соответствующие указания об их изменении.

11.15. ДМ аннулируют на основании извещения в следующих случаях:

при внесении изменений;

при прекращении применяемости.

При аннулировании ДМ заполняют соответствующие атрибуты ИПХ, делают отметки в инвентарной книге учета ДМ, карточке учета ДМ и в ведомости МНЗ, в которой присутствуют данные об аннулируемом ДМ.

Допускается аннулирование ДМ не переписывать в архив аннулированных документов, оставляя их на прежнем МНЗ до перекомпоновки находящегося на нем состава документов.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Справочное

ТЕРМИНЫ И ПОЯСНЕНИЯ

Термин	Пояснение
1. Атрибут Attribute	Элемент данных, который выражает определенную характеристику документа и имеет имя и значение (ИСО 8613/1)
2. Аутентичные документы Authentic documents	Документы одинаковые по содержанию и различные по формату и (или) кодам данных, и (или) структуре. Аутентичные документы могут быть выполнены на одинаковых или разных видах носителя данных, в визуальной или не визуальной форме
3. Вторичный документ Secondary document	Документ какого-либо вида, полученный путем обработки с помощью программно-информационных средств из документа другого вида (виды документов по ГОСТ 2.102, ГОСТ 3.1102, ГОСТ 19.101, ГОСТ 34.201). Несколько вторичных документов разного вида могут быть получены из одного первичного документа. Один вторичный документ может быть получен из нескольких первичных документов разного вида
4. Идентичные документы Identical documents	Документы одинаковые по содержанию, которые выполнены в одинаковых форматах и кодах и, как правило, на одном и том же виде носителя данных
5.Машинограмма	По ГОСТ 6.10.1
6. Первичный документ Primary document	Документ какого-либо вида, полученный в результате разработки (проектирования), который может быть использован как исходный для получения с помощью программно-информационных средств документов другого вида (вторичных документов). Виды документов - по ГОСТ 2.102, ГОСТ 3.1102, ГОСТ 19.101, ГОСТ 34.201
7. Том Volume	Съемная физическая единица запоминающей среды (например катушка с магнитной лентой, гибкий магнитный диск)

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Рекомендуемое

ПРИМЕРЫ ОФОРМЛЕНИЯ И РАСПОЛОЖЕНИЯ ЭТИКЕТКИ

1. Этикетка состоит из двух частей.

В первой части этикетки указывают обязательную информацию, во второй части - дополнительную информацию.

Информацию обязательной части рекомендуется размещать в две строки.

Если на первичной упаковке МН недостаточно места для размещения рядом двух частей, то вторую часть размещают на имеющемся свободном месте.

2. Число граф и строк второй части определяется количеством информации, которую необходимо указать, и наличием места на первичной упаковке для ее размещения.

3. Во второй части этикетки могут быть указаны сведения, необходимые для организации учета, хранения и обращения МНЗ на предприятии.

4. Пример оформления этикетки с обязательными сведениями и варианты их размещения приведены на черт. 1.

Магнитотека

3.1. Магнитотека - систематизированное хранилище ДМ, имеющее справочно-поисковый аппарат, основанный на использовании ИПХ ДМ.

Справочно-поисковый аппарат магнитотеки предусматривает использование технических и программных средств, обеспечивающих обработку ИПХ ДМ.

3.2. Атрибуты ИПХ ДМ могут быть расположены на одном томе или на разных томах с ДМ. Атрибуты ИПХ ДМ и ДМ, размещенные на одном томе, могут быть записаны одним или разными файлами, при этом атрибуты ИПХ конкретного ДМ могут быть записаны перед ДМ или после него. Если на томе записано несколько ДМ, то соответствующие им атрибуты ИПХ могут быть записаны одним файлом, который размещают до или после всех файлов с ДМ.

3.3. В магнитотеке хранят:

магнитные носители данных с записанными на них документами;

документы, сопровождающие МНЗ, например ведомость МНЗ;

магнитные носители данных без записи.

3.4. Магнитотека может обеспечивать выполнение всего комплекса работ по учету, хранению, тиражированию и обращению МН, МПЗ, ведомостей МНЗ, ДМ, ИПХ ДМ и включать службы хранения:

подлинников, дубликатов и копий ДМ. Подлинники, дубликаты и копии ДМ хранят на разных томах;

содержания изменений документов, выполненных в виде ДМ;

аннулированных ДМ;

МН без записи.

3.5. Для записи ДМ рекомендуется использовать МН, гарантийный срок, хранения которого не истек к моменту записи.

3.6. Передаваемые в магнитотеку ДМ рекомендуется записывать на ДМ магнитотеки.

3.7. В зависимости от уровня оснащения СТД (АСТД) техническими и программными средствами, обеспечивающими автоматизацию процессов записи и перезаписи МНЗ, контроля МНЗ и ДМ, учета, поиска, внесения изменений, возможны различные варианты организации магнитотеки.

3.8. Учет и хранение ДМ осуществляют в соответствии с требованиями, установленными в ГОСТ 2.501, ГОСТ 19.601, настоящим стандартом и нормативными документами на условия хранения МН.

Профилактический контроль

1. Магнитотека обеспечивает:

проведение профилактического контроля сохранности информации на МНЗ;

контроль за истечением срока храпения МН и в связи с этим организацию необходимых работ по сохранению ДМ.

2. Указанные работы фиксируют в журнале проверок и регламентных работ.

Журчал может содержать следующие графы:

архивное обозначение МНЗ;

даты проверок;

фамилии исполнителей;

отметки о проведенных работах и их результатах и др.

3. При проведении профилактического контроля считывают информацию с МНЗ, подсчитывают контрольные характеристики ДМ и сравнением их с контрольными характеристиками, указанными в ИПХ ДМ и (или) в ведомости МПЗ.

В случае отрицательного результата профилактического контроля предприятие-владелец тома решает вопрос о необходимости восстановления конкретного ДМ, находящегося на данном томе.

По результату профилактического контроля устанавливают очередной срок его проведения.

4. Профилактический контроль МНЗ рекомендуется проводить через каждые 6 мес., начиная со дня поступления МНЗ в магнитотеку.

В технически обоснованных случаях срок проведения профилактических работ может быть изменен.

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Рекомендуемое

НОРМОКОНТРОЛЬ

1. В условиях выпуска документов автоматизированным способом, в том числе и на МН, нормоконтроль следует перенести с завершающего этапа разработки документации на этапы разработки, настройки и приема в эксплуатацию программно-информационных средств для автоматизированного выпуска документации.

2. На этих этапах нормоконтролер проверяет (участвует в разработке, настройке, приеме в эксплуатацию):

1) соответствие форм документов (первичных и вторичных), которые могут быть использованы в визуальном виде, требованиям НТД;

2) соблюдение в программно-информационных средствах автоматизации проектирования конкретных видов продукции норм и требований, установленных в НТД для данного вида продукции;

3) использование установленных ограничительных номенклатур на комплектующие изделия, материалы, размеры, профили и т.п.;

4) соответствие программно-информационных средств редактирования текстовой документации требованиям стандартов на правила выполнения текстовых документов и другие.

3. Нормоконтролер несет ответственность за соблюдение в программно-информационных средствах автоматизации проектирования и выпуска документации требований НТД наравне с разработчиками.

4. Документы, выполненные с помощью программно-информационных средств, принятых по п. 2, как правило, нормоконтролю не подвергают.

5. В случаях, когда ДМ получен с помощью программно-информационных средств, не переданных в эксплуатацию, или, при необходимости, нормоконтроля документа на завершающем этапе его разработки, на нормоконтроль могут быть предъявлены:

документ, отображающий содержание ДМ в визуально воспринимаемом виде (если возможно его получение);

вторичные документы, предусмотренные инструкцией по применению ДМ, или их фрагменты.

6. МНЗ с оригиналом (подлинником) документа нормоконтролю не подлежит.

По требованию нормоконтролера может быть произведено чтение ДМ с получением его контрольных характеристик и сравнением их с характеристиками, указанными в ИПХ ДМ и (или) ведомости МНЗ.

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

Рекомендуемое

ФОРМЫ И ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ

Приложение содержит форму сопроводительного документа МНЗ (форма 2), формы для учета и обращения ДМ и МНЗ (формы 3 - 9) и форму ведомости документов на носителях данных (форма 10).

Приведенные формы могут быть использованы для ручного, полуавтоматизированного и автоматизированного способов ведения учета и получения учетных и сопроводительных документов.

Для инвентарной книги учета МН и МНЗ и карточек учета МНЗ и ДМ приведены правила заполнения.

Из карточки учета ДМ информация об архивных обозначениях МНЗ, на которых размещены копии ДМ (форма 5, графы «Архивное обозначение МНЗ, КК, К»), может быть перенесена в карточку учета МНЗ.

Форма 2

ВЕДОМОСТЬ МНЗ ________ Зав. _________ Владелец ______________________________ Идентификатор тома ___________________ № тома/кол. томов ______________________ Код системы ___________________________ Дата создания МНЗ _____________________

(Архивное обозначение) ________________ Лист __________________________________ Продолж. на листе ______________________ Плотность записи _______________________ На носителе занято _____________________

 

Инв. № подл.	Обозначение документа	Наименование документа	Изм.	Идентификатор файла	Контрольная характеристика	Примечание

 

_________ ______________ ____________________

Изготовил Личная подпись Расшифровка подписи

 

При восстановлении подлинника ДМ (или аннулировании) рекомендуется вычеркивать всю информацию об этом документе из ведомости МНЗ, на котором он находился, и делать отметку о восстановлении (аннулировании).

Форма 7 Расписка

на выдачу ___________________ из __________________ до ________________ 19 _______ г. Табельный № ___________________________________________________________________ Отдел, цех ______________________________________________________________________ И.Ф.О. _________________________________________________________________________

 

Обозначение ДМ	Архивное обозначение МНЗ	Вид МН	Зав. №

 

Получил _____________________ «___» ___________________ 20 ______ г.

личная подпись

Форма 9. Опись №

Опись №

передаваемых МН с ____________________________________________ документами (МНЗ)

на _____________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

наименование темы, изделия, программы

 

№ п/п	Заводской №	Вид МН	Примечание

Приложения:

1. Магнитные носители данных _______________________________________________ (кол.)

2. Ведомости МНЗ __________________________________________________________ (кол.)

Составил _______________________________________________________________________

_________ _____________ ____________________

должность, личная подпись, расшифровка подписи,

 

дата «_____» _____________ 20 __ г.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

РАЗРАБОТЧИКИ

Б.В. Одинцов (руководитель темы); С.С. Борушек (руководитель темы); М.Н. Войхансккй, канд. техн. наук; Ю.И. Грачев; М.М. Ефимова; И.Г. Иващенко; С.П. Корнеева; А.А. Мкртумян; А.Н. Наголкин, канд. техн. наук; Ю.С. Объедков; П.А. Шалаев, канд; техн. наук; Б.С. Мендриков; Б.А. Кобулов; В.Г. Мартынов

ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТСОЮЗА СССР