Автоматизированная служба технической документации

2.1. АСТД в зависимости от структуры предприятия и объема документации, находящейся в обращении, может входить в состав СТД в качестве самостоятельной службы или непосредственно входить в состав СОТД.

АСТД может осуществлять работу на средствах вычислительной техники как СТД, так и вычислительного центра, либо других подразделений предприятия.

2.2. Магнитотека может включать службы, обеспечивающие выполнение всего комплекса работ по учету, хранению, тиражированию и обращению ДМ. Организация магнитотеки и порядок приема ДМ на хранение приведены в последующих разделах данного приложения.

2.3. Служба по внедрению (разработке) и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документации.

2.3.1. Служба может включать:

группу по внедрению (разработке) и сопровождению средств автоматизации обращения документации;

группу но внедрению (разработке) и сопровождению программных средств, обеспечивающих процесс обработки и обращения документации на МН;

группу по внедрению (разработке) и сопровождению прогрессивных методов обработки документации.

2.3.2. Служба может обеспечить выполнение следующих работ:

внедрение автоматизированных методов обработки и передачи документации на носителях данных различного вида с помощью технических средств вычислительной техники;

выполнение работ, связанных с совершенствованием средств и методов обработки документации на носителях данных различного вида;

разработка и отладка прикладного программного обеспечения для обработки документации, внедрение и сопровождение программных средств на производственных участках СТД;

разработка НТД по применению и эксплуатации автоматизированной технологии в СТД;

организация обучения персонала СТД принципам работы, связанным с внедрением новой техники;

проведение (участие в проведении) научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в области применения новых способов документирования.

2.4. Служба обеспечения функционирования БДТД

2.4.1. Служба может включать:

администратора БДТД;

группу информационно-справочного обеспечения БДТД;

группу по формированию и сопровождению БДТД;

группу корректировки БДТД.

2.4.2. Служба может обеспечить выполнение следующих работ:

ввод, сопровождение и корректировку учетных данных в БДТД;

обеспечение сохранности БДТД;

организацию работы пользователей БДТД;

формирование и выдачу справок по вопросам, связанным с обращением технической документации.

Магнитотека

3.1. Магнитотека - систематизированное хранилище ДМ, имеющее справочно-поисковый аппарат, основанный на использовании ИПХ ДМ.

Справочно-поисковый аппарат магнитотеки предусматривает использование технических и программных средств, обеспечивающих обработку ИПХ ДМ.

3.2. Атрибуты ИПХ ДМ могут быть расположены на одном томе или на разных томах с ДМ. Атрибуты ИПХ ДМ и ДМ, размещенные на одном томе, могут быть записаны одним или разными файлами, при этом атрибуты ИПХ конкретного ДМ могут быть записаны перед ДМ или после него. Если на томе записано несколько ДМ, то соответствующие им атрибуты ИПХ могут быть записаны одним файлом, который размещают до или после всех файлов с ДМ.

3.3. В магнитотеке хранят:

магнитные носители данных с записанными на них документами;

документы, сопровождающие МНЗ, например ведомость МНЗ;

магнитные носители данных без записи.

3.4. Магнитотека может обеспечивать выполнение всего комплекса работ по учету, хранению, тиражированию и обращению МН, МПЗ, ведомостей МНЗ, ДМ, ИПХ ДМ и включать службы хранения:

подлинников, дубликатов и копий ДМ. Подлинники, дубликаты и копии ДМ хранят на разных томах;

содержания изменений документов, выполненных в виде ДМ;

аннулированных ДМ;

МН без записи.

3.5. Для записи ДМ рекомендуется использовать МН, гарантийный срок, хранения которого не истек к моменту записи.

3.6. Передаваемые в магнитотеку ДМ рекомендуется записывать на ДМ магнитотеки.

3.7. В зависимости от уровня оснащения СТД (АСТД) техническими и программными средствами, обеспечивающими автоматизацию процессов записи и перезаписи МНЗ, контроля МНЗ и ДМ, учета, поиска, внесения изменений, возможны различные варианты организации магнитотеки.

3.8. Учет и хранение ДМ осуществляют в соответствии с требованиями, установленными в ГОСТ 2.501, ГОСТ 19.601, настоящим стандартом и нормативными документами на условия хранения МН.

Порядок приема документов на магнитных носителях данных в службу технической документации

4.1. Оригинал или подлинник ДМ, выполненный в соответствии с требованиями данного стандарта, передают в СТД.

Вместе с ДМ передают:

ведомость МНЗ, в которой указан предъявляемый ДМ;

УД или (и) ЛУ;

инструкцию по применению ДМ (при необходимости);

другие сведения в соответствии с требованиями, установленными предприятием.

Например, информация для учета и обращения ДМ: сведения о теме, исполнителях, рассылке.

Эти сведения могут быть представлены в виде форм, разработанных предприятием.

4.2. При приеме в магнитотеку ДМ, ведомости МНЗ и других сопроводительных документов выполняют следующие работы:

проверяют наличие установленных подписей, дат и виз;

проверяют комплектность документации в соответствии с документами, в которых перечислены сдаваемые ДМ;

обеспечивают в соответствии с порядком, установленным на предприятии, проведение входного контроля ДМ и изготовление подлинника, дубликата и копий ДМ. Подлинник, дубликат и контрольную копию ДМ изготавливают, как правило, на магнитных носителях магнитотеки.

4.3. Если при проведении входного контроля получен отрицательный результат, то следует принять необходимые меры для устранения ошибок, после чего входной контроль повторить.

4.4. При положительном результате входного контроля изготовляют и контролируют необходимое число экземпляров ДМ и изготовление ведомостей МНЗ с магнитных носителей, содержащих подлинник, дубликат и копии принятого ДМ.

Изготовленные МНЗ, их ведомости МНЗ и сопроводительные документы, подписанные в установленном порядке, передают в магнитотеку.

Все изготовленные МНЗ должны иметь этикетку.

4.5. В СТД, после получения изготовленных МНЗ и сопроводительных документов, выполняют следующие работы:

заполняют инвентарную книгу учета МН и МНЗ, карточки учета МПЗ, инвентарную книгу учета документов, карточку учета ДМ;

помещают в соответствующие папки ведомость МНЗ, полученную с оригинала, и ведомости МНЗ, полученные с МНЗ магнитотеки;

дополняют ИПХ ДМ и заполняют сопроводительные документы;

возвращают разработчику МНЗ с оригиналом документа и ведомость МНЗ, полученную при чтении представленного оригинала, которая может служить отчетным документом о приеме ДМ в магнитотеку.

4.6. Для внесения изменения в ДМ в СТД передают:

извещение об изменении, прошедшее согласование, нормоконтроль и утверждение;

измененный ДМ или содержание изменения на МН, которые сдают по правилам сдачи ДМ;

ведомость МНЗ, на котором записан документ (фрагмент документа) или содержание изменения.

4.7. При внесении изменений порядок проведения работ аналогичен приведенному в пп. 4.2-4.5. При этом извещения об изменении регистрируют в книге регистрации изменений.

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Рекомендуемое

Профилактический контроль

1. Магнитотека обеспечивает:

проведение профилактического контроля сохранности информации на МНЗ;

контроль за истечением срока храпения МН и в связи с этим организацию необходимых работ по сохранению ДМ.

2. Указанные работы фиксируют в журнале проверок и регламентных работ.

Журчал может содержать следующие графы:

архивное обозначение МНЗ;

даты проверок;

фамилии исполнителей;

отметки о проведенных работах и их результатах и др.

3. При проведении профилактического контроля считывают информацию с МНЗ, подсчитывают контрольные характеристики ДМ и сравнением их с контрольными характеристиками, указанными в ИПХ ДМ и (или) в ведомости МПЗ.

В случае отрицательного результата профилактического контроля предприятие-владелец тома решает вопрос о необходимости восстановления конкретного ДМ, находящегося на данном томе.

По результату профилактического контроля устанавливают очередной срок его проведения.

4. Профилактический контроль МНЗ рекомендуется проводить через каждые 6 мес., начиная со дня поступления МНЗ в магнитотеку.

В технически обоснованных случаях срок проведения профилактических работ может быть изменен.

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Рекомендуемое