Системы обработки информации

ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ И ОБРАЩЕНИЯ

ГОСТ 28388-89

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО УПРАВЛЕНИЮ

КАЧЕСТВОМ ПРОДУКЦИИ И СТАНДАРТАМ

 

Москва

 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА СССР

Системы обработки информации

ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ

Порядок выполнения и обращения

Information processing systems. Documents on magnetic media.

Order of realization and circulation

ГОСТ 28388-89

Дата введения 01.01.91

Настоящий стандарт распространяется на конструкторские, программные, технологические и другие проектные документы, выполняемые на магнитных носителях данных (МН).

Стандарт устанавливает независимые от конкретного способа обмена и обработки требования к выполнению документов на магнитных носителях (ДМ), а также общие правила учета, хранения, внесения изменений и обращения ДМ.

Документы на МН микрофильмированию не подлежат.

Термины, используемые в стандарте, и пояснения к ним приведены в приложении 1.

 

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. ДМ выполняют и включают в комплект документов в соответствии с настоящим стандартом и стандартами ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД и КС АС.

1.2. Для документирования используют следующие виды МН:

магнитные ленты;

магнитные диски;

гибкие магнитные диски.

1.3. Объектами управления данными при выполнении ДМ являются файлы (наборы данных). ДМ выполняют в виде одного или нескольких файлов. Структура, разметка файлов, форматы и «содержание меток по:

ГОСТ 25752 - для магнитных лент шириной 12,7 мм;

ГОСТ 28104 - для магнитных лент шириной 3,81 мм;

ГОСТ 28081 - для гибких магнитных дисков.

Примечания:

1. Не установленную нормативно-техническими документами (НТД) структуру и разметку файлов описывают в инструкции по применению ДМ (приложение 2) или дают в ней (или других документах комплекта документации) ссылку на соответствующий документ.

2. При необходимости допускается выполнение документов на МН без меток.

1.4. Документ в зависимости от его объема и емкости МН может быть записан на одном или нескольких томах.

Несколько документов могут быть записаны на одном томе.

1.5. ДМ, располагаемые на одном томе МН, записывают с одинаковой плотностью записи.

При записи одного ДМ на нескольких томах используют один и тот же вид и тип МН, а также одинаковую плотность записи для всех томов, на которых размещен ДМ.

При необходимости допускается выполнять документ на носителях данных разного вида, например, сплошной текст на МН, а рисунки - на бумаге.

1.6. Каждый ДМ сопровождается информационно-поисковой характеристикой (ИПХ) в соответствии с разд. 4.

1.7. Подлинные подписи лиц, ответственных за разработку, изготовление, согласование и утверждение ДМ, проставляют в удостоверяющем листе (УД), который выполняют в соответствии с разд. 6.

Допускается указанные выше подписи проставлять в листе утверждения (ЛУ), предусмотренном стандартами ЕСКД и ЕСПД.

1.8. Каждый магнитный носитель с записанными документами (МНЗ) должен иметь этикетку по ГОСТ 27781.

Примеры оформления этикетки, ее заполнения и расположения на МН приведены в приложении 3.

1.9. На каждый МНЗ выполняют сопроводительный документ - ведомость МНЗ в соответствии с разд. 7.

1.10. Все находящиеся на хранении и в обращении на предприятии ДМ подлежат учету. Учет, хранение, размножение, внесение изменений в ДМ осуществляет служба технической документации (СТД) в соответствии с разд. 8 - 11 и приложением 4.

1.11. МНЗ должны подвергаться профилактическому контролю для определения сохранности информации на МН согласно приложению 5.

1.12. Условия хранения МН и МНЗ должны соответствовать нормам, установленным в соответствующих нормативных документах для конкретных видов и типов МН.

1.13. Технические и программно-информационные средства, применяемые для выполнения и обращения ДМ, должны быть приняты в эксплуатацию и поверяться в соответствии с их эксплуатационной документацией, а МН должны пройти входной контроль. Поверку и входной контроль проводят в установленном на предприятии порядке.

1.14. Передачу ДМ потребителю осуществляют в виде дубликатов (копий) согласно приложению 6.

ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ В ПРОЦЕССЕ ОБРАЩЕНИЯ

2.1. По характеру использования в процессе обращения ДМ подразделяют на оригинал, подлинник, дубликат, копию (табл. 1).

Таблица 1

Характер использования дм	Определение	Код
ДМ-оригинал	ДМ, выполненный, оформленным и удостоверенный подлинными подписями по правилам данного стандарта и предназначенный для изготовления с него подлинника. Допускается оригинал использовать в качестве подлинника	-
ДМ-подлинник	ДМ, выполненный, оформленный и удостоверенный подлинными подписями по правилам данного стандарта, о котором имеется указание, что этот экземпляр ДМ является подлинником. Подлинник используют для изготовления дубликатов н копий.	П
ДМ-дубликат	ДМ, идентичный или аутентичный подлиннику, о котором имеется указание, что этот экземпляр ДМ является дубликатом. Дубликат используют для изготовления копий и (или) восстановления подлинника	д
ДМ-копия	ДМ, идентичный или аутентичный дубликату (подлиннику). Копии используют для непосредственного применения в процессах управления, проектирования, управления вычислительным процессом в ЭВМ, изготовления, контроля, эксплуатации, ремонта и т.п. Копия может использоваться для изготовления копий	к

 

2.2. ДМ могут быть первичными и вторичными. Из одного или нескольких первичных ДМ могут быть получены различные вторичные документы на разных видах носителей данных (приложение 7).

НАИМЕНОВАНИЕ И ОБОЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ

3.1. ДМ присваивают наименование и обозначение в соответствии с системой документации (ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД, КС АС и т.п.), к которой он отнесен. В обозначении ДМ код вида носителя данных не указывают.

3.2. Если ДМ разбит на части, то каждой части присваивают обозначение по правилам той системы документации, к которой относится документ. Если эти правила не установлены, то для каждой части, начиная со второй, к обозначению документа добавляют порядковый номер (начиная с единицы), при этом, если обозначение документа оканчивается цифрой, то порядковый номер отделяют от обозначения точкой, например:

АБВГ.ХХХХХХ.ХХХВП;

АБВГ.ХХХХХХ.ХХХВП1;

АБВГ.ХХХХХХ.ХХХД1.1;

К50241.ХХХХХ.1.

3.3. Если один документ размещен на нескольких носителях данных разного вида (например, текстовая часть документа на МН, а рисунки и схемы - на бумаге), то его следует оформлять как документ, разбитый на части. Части документа, записанные на МН, следует оформлять и обозначать в соответствии с настоящим стандартом.

 

ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

4.1. ИПХ ДМ - это совокупность атрибутов, позволяющих идентифицировать, учитывать и обрабатывать ДМ в процессе его обращения. Атрибуты ИПХ могут храниться и находиться в обращении отдельно от ДМ. ИПХ в общем случае содержит атрибуты, приведенные в табл. 2.

Таблица 2

Наименование	Пояснение
группы атрибутов	атрибута
1. Описание документа	Обозначение документа
Наименование документа
Тема	Тематика документа
Класс документа	Принадлежность ДМ к конкретной системе документации (ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, КС АС и т.п.)
Вид документа	Вид ДМ в зависимости от его использования (по табл. 1)
Первичное применение	Обозначение основного документа, в котором впервые записан данный ДМ
Инвентарный (регистрационный) номер	Номер регистрации ДМ в службе хранения
Литера	Литера, присвоенная ДМ по ГОСТ 2.103, ГОСТ 19.104, ГОСТ 3.1102
Восстановление	Указывают обозначение ДМ и архивное обозначение МНЗ, с которого восстановлен подлинник, и порядковый номер восстановления
Аннотация	Краткое изложение или ссылка на краткое изложение или эквивалентную информацию в документе
Использование документа	Указываются технические и программно-информационные средства, необходимые для использования ДМ
2. Даты и время	Дата и время копирования документа	Текущая дата и время суток выполнения и получения конкретного экземпляра ДМ
Дата создания	Дата создания (разработки) ДМ
Дата утверждения	Дата утверждения ДМ
Дата приема в службу хранения	Дата постановки ДМ на учет в службе хранения
Дата аннулирования, срок действия	Даты, после которых документ считается недействительным
Дата утверждения	Дата, после которой документ уничтожается (служба хранения освобождается от документа), указывают при сохранении 1-1ПХ
Дата снятия ограничений	Дата, после которой с документа снимаются любые ограничения, указанные в атрибуте «Классификация защиты»
3. Изменения	Обозначение извещения об изменении	Обозначение документа, согласно которому производят изменение указанного в нем ДМ
	Номер изменения документа	Очередной порядковый номер изменения, вносимого в ДМ
	Инвентарный номер замененного подлинника	Инвентарный номер подлинника ДМ, взамен которого выполнен данный ДМ
	Редакция (версия)	Порядковый номер редакции (версии)
4. Создатели	Автор	Лицо (лица), являющееся создателем (разработчиком) ДМ и ответственное за его содержание
	Организация-разработчик	Организация, создающая ДМ, издающая его от своего имени, т. е. являющаяся разработчиком (автором) документа
	Изготовитель	Лицо (лица), ответственное (ые) за изготовление и контроль ДМ
	Владелец	Настоящий (текущий) держатель подлинника ДМ (администратор ДМ)
5. Информация пользователя	Информация об авторском праве	Организация, к которой переходят авторские права
	Даты авторского права	Дата, связанная с авторским правом
	Список рассылки	Список предполагаемых получателей данного ДМ или ссылка на ранее установленный (ые) список (и)
6. Внешние ссылки	Ссылки на другие документы	Перечень документов, на которые в ДМ имеются ссылки, в том числе инструкция по применению ДМ (при ее наличии). Лист утверждения или удостоверяющий лист указывают первым
	Ссылка на первичный документ	Указывают обозначение первичного ДМ (только для вторичного ДМ)
	Ссылка на замененный документ	Обозначение документа, замененного данным ДМ
7. Храпение и поиск	Идентификатор (ы) файла (ов)	Идентификатор (ы) файла (ов), которым (и) записан ДМ
	Ссылка на расположение документа	Архивное обозначение МНЗ, идентифицирующее расположение ДМ в службе хранения
	Ссылка на документ	Архивное обозначение МНЗ документа, с которого получен данный экземпляр ДМ
	Ссылка на файл копии	Местоположение копии ДМ (может состоять из двух полей: первое - содержит комментарии пользователя, второе - определяет местоположение ДМ)
8. Защита	Санкционирование	Указывают лицо или организацию, разрешающую доступ к ДМ
	Классификация защиты	Классификация защиты, назначаемая владельцем ДМ относительно таких аспектов, как его воспроизведение, хранение, требования к уничтожению и другие требования
	Право доступа	Указывают право доступа к ДМ
	Признак кодирования	Указывают, кодируют весь ДМ или его часть
9. Характеристики содержания	Объем информации документа	Указывают количество 8-битных байтов или количество блоков записей
	Контрольные характеристики данного документа	Контрольная сумма ДМ, тома ДМ и (или) другие контрольные характеристики
	Контрольные характеристики первичного документа	Контрольная сумма первичного ДМ и (или) другие контрольные характеристики (только для вторичных ДМ)

 

4.2. ИПХ также может содержать сведения о структуре документа, наборах символов и др.

4.3. Конкретный состав атрибутов устанавливает предприятие-разработчик ДМ, при этом могут быть введены и (или) исключены отдельные атрибуты (группы атрибутов).

4.4. Атрибуты ИПХ могут быть представлены на МН или (и) на бумаге автоматизированным способом или вручную.