Порядок передачи дубликатов (копий) документов на магнитных носителях данных потребителю

1. ДМ передают потребителю в виде дубликатов (копий) на МН или по каналам связи.

2. Вид МН и условия передачи устанавливают в соглашении между передающим и принимающим предприятиями.

3. Передачу ДМ осуществляют:

на МН предприятия, передающего документы;

на МН предприятия, принимающего документы;

на транспортных МН, т.е. принимающее предприятие переписывает документы с переданных МНЗ па свои МН и возвращает переданные МНЗ передающему предприятию.

4. Каждый передаваемый МНЗ должен иметь этикетку и ведомость МНЗ.

5. Передачу ДМ оформляют приемосдаточным актом и (или) по описи (форма 9 приложения 9) или протоколом приема-передачи по каналу связи.

6. При передаче ДМ (МНЗ) делают соответствующие отметки в учетных документах.

7. Передача ДМ потребителю может быть произведена в виде идентичных или аутентичных дубликатов (копий) ДМ как на магнитных, так и немагнитных носителях данных, что должно быть установлено в соглашении между предприятиями.

8. В соглашении между передающим, и принимающим ДМ предприятиями оговаривают условия, на которых разрешается его тиражирование (например, для внутреннего использования, для поставок в составе эксплуатационной документации, разрешено тиражирование ограниченного числа экземпляров, тиражированию не подлежит и др.).

9. Условия и порядок передачи программно-информационных средств для получения вторичных документов или преобразования ДМ в визуальную форму (если на них есть ссылка в комплекте документов) оговаривают особо.

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Рекомендуемое

ОСОБЕННОСТИ ВКЛЮЧЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ В СОСТАВ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ, ВЫПОЛНЕННЫХ ПО ЕСКД

1. В результате автоматизированного проектирования изделия может быть получен ДМ, содержащий данные об изделии, необходимые для изготовления и (или) контроля, и (или) эксплуатации, и (или) ремонта изделия. Из такого ДМ посредством обработки с помощью программно-информационных средств могут быть получены один или несколько конструкторских документов различного содержания, вторичных по отношению к данному ДМ.

Вторичные документы могут быть выполнены на носителях данных разного вида (магнитные, перфоносители, бумага, микроформы и др.).

2. Обозначение и наименование вторичным документам присваивают в соответствии с ГОСТ 2.201, ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.123 и разд. 3 настоящего стандарта.

3. Вторичные документы записывают в спецификацию и в ведомость эксплуатационных документов в соответствии с ГОСТ 2.108, ГОСТ 2.601 и разд. 5 настоящего стандарта.

Допускается записывать вторичные документы в ведомость документов на носителях данных (ВН), которой присваивают обозначение по ГОСТ 2.201 и код вида документа ВН.

ВН записывают в спецификацию в раздел «Документация» после всех документов, предусмотренных в ГОСТ 2.102.

ВН составляют по форме 10 приложения 9 на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 или ГОСТ 2.004. При выполнении BН в виде машинограмм на листах формата A3 можно размещать рядом две формы ВН. Основную надпись выполняют по ГОСТ 2.104 или ГОСТ 2.004.

Запись документов в ВН производят в порядке возрастания присвоенных обозначений.

4. При выполнении вторичного ДМ в его ИПХ в группе атрибутов «Внешние ссылки» указывают обозначение первичного (ых) ДМ, с которого получен данный вторичный ДМ. Кроме того, могут быть указаны дополнительные сведения, необходимые для однозначной связи с первичным ДМ, например, идентификатор файла, содержащего первичный ДМ, порядковый номер изменения и (или) контрольная характеристика первичного ДМ.

5. На вторичных документах, выполненных в виде машинограмм, указывают следующие атрибуты:

обозначение УД, если документы включены в УД;

обозначение, порядковый номер изменения и контрольные характеристики первичного документа (документов), с которого получена машинограмма, дата изготовления машинограммы и, при необходимости, другие атрибуты, характеризующие состояние первичного документа. При наличии указанных атрибутов подлинные подписи на машинограммах не проставляют.

Атрибуты размещают на первом листе над основной надписью (для листов «формата А4) или слева от нее (для листов формата A3 и более).

При наличии титульного листа обозначение и номер изменения первичного документа, с которого получен данный документ, размещают в поле 5 (по ГОСТ 2.105) под обозначением документа.

6. Для организации учета и обращения вторичных документов на носителях данных, которые выпускает предприятие-изготовитель для изготовления изделий (например, ДМ или документы на перфоносителях) допускается эти документы включать в ВН (ВН, ВН1, ВН2 и т.д.). Эту ВН выпускает предприятие-изготовитель с обозначением изделия, для которого эти документы предназначены. При этом возможны следующие варианты включения указанной ведомости в спецификацию:

1) предприятие-разработчик изделия записывает ВН в подлинник спецификации, при этом в графе «Примечание» против обозначения соответствующей ВН указывают «для АБВГ», где АБВГ - код организации изготовителя, разработавшей данную ВН.

Такая запись означает, что подлинник ВН и подлинники включенных в нее документов разрабатывает, хранит и сопровождает организация, код которой указан в графе «Примечание» спецификации;

2) предприятие-изготовитель изделия вносит ВН в копии спецификации только на данном предприятии. В подлинники и дубликаты спецификации эти ВН не включают, предприятию-держателю подлинника не высылают и не сообщают о «ведении их в копии спецификации.

Вторичные документы, включенные в эти ВН, допускается не подписывать (не выпускать УД), если в графах основной надписи ВН указаны фамилия и подпись лица, их изготовившего, и дата изготовления.

Допускается в такие ВН вносить инструкцию по применению указанных в ВН документов и другие документы. Инструкцию записывают в первой строке ВН, а в графе «Примечание» указывают форматы этих документов.

Возможны другие варианты учета вторичных документов, определяемые структурой конкретного производства и СТД.

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

Рекомендуемое

НОРМОКОНТРОЛЬ

1. В условиях выпуска документов автоматизированным способом, в том числе и на МН, нормоконтроль следует перенести с завершающего этапа разработки документации на этапы разработки, настройки и приема в эксплуатацию программно-информационных средств для автоматизированного выпуска документации.

2. На этих этапах нормоконтролер проверяет (участвует в разработке, настройке, приеме в эксплуатацию):

1) соответствие форм документов (первичных и вторичных), которые могут быть использованы в визуальном виде, требованиям НТД;

2) соблюдение в программно-информационных средствах автоматизации проектирования конкретных видов продукции норм и требований, установленных в НТД для данного вида продукции;

3) использование установленных ограничительных номенклатур на комплектующие изделия, материалы, размеры, профили и т.п.;

4) соответствие программно-информационных средств редактирования текстовой документации требованиям стандартов на правила выполнения текстовых документов и другие.

3. Нормоконтролер несет ответственность за соблюдение в программно-информационных средствах автоматизации проектирования и выпуска документации требований НТД наравне с разработчиками.

4. Документы, выполненные с помощью программно-информационных средств, принятых по п. 2, как правило, нормоконтролю не подвергают.

5. В случаях, когда ДМ получен с помощью программно-информационных средств, не переданных в эксплуатацию, или, при необходимости, нормоконтроля документа на завершающем этапе его разработки, на нормоконтроль могут быть предъявлены:

документ, отображающий содержание ДМ в визуально воспринимаемом виде (если возможно его получение);

вторичные документы, предусмотренные инструкцией по применению ДМ, или их фрагменты.

6. МНЗ с оригиналом (подлинником) документа нормоконтролю не подлежит.

По требованию нормоконтролера может быть произведено чтение ДМ с получением его контрольных характеристик и сравнением их с характеристиками, указанными в ИПХ ДМ и (или) ведомости МНЗ.

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

Рекомендуемое

ФОРМЫ И ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ

Приложение содержит форму сопроводительного документа МНЗ (форма 2), формы для учета и обращения ДМ и МНЗ (формы 3 - 9) и форму ведомости документов на носителях данных (форма 10).

Приведенные формы могут быть использованы для ручного, полуавтоматизированного и автоматизированного способов ведения учета и получения учетных и сопроводительных документов.

Для инвентарной книги учета МН и МНЗ и карточек учета МНЗ и ДМ приведены правила заполнения.

Из карточки учета ДМ информация об архивных обозначениях МНЗ, на которых размещены копии ДМ (форма 5, графы «Архивное обозначение МНЗ, КК, К»), может быть перенесена в карточку учета МНЗ.

Форма 2

ВЕДОМОСТЬ МНЗ ________ Зав. _________ Владелец ______________________________ Идентификатор тома ___________________ № тома/кол. томов ______________________ Код системы ___________________________ Дата создания МНЗ _____________________

(Архивное обозначение) ________________ Лист __________________________________ Продолж. на листе ______________________ Плотность записи _______________________ На носителе занято _____________________

 

Инв. № подл.	Обозначение документа	Наименование документа	Изм.	Идентификатор файла	Контрольная характеристика	Примечание

 

_________ ______________ ____________________

Изготовил Личная подпись Расшифровка подписи

 

При восстановлении подлинника ДМ (или аннулировании) рекомендуется вычеркивать всю информацию об этом документе из ведомости МНЗ, на котором он находился, и делать отметку о восстановлении (аннулировании).