Форма 3. Инвентарная книга учета МН и мнз

 

Инв. №	Заводской номер	Тип и емкость МП	Дата хранения	Архивное обозначение МНЗ	МН поступил	МН выдан	Списано	Примечание
Откуда и дата	Фамилия и подп. принявшего	Куда и дата	фамилия и подп. получателя

 

Заполнение инвентарной книги учета МН И МНЗ

В инвентарной книге учета МН и МНЗ указывают:

в графе «Дата хранения» - окончание гарантийного срока хранения МН;

в графе «МН поступил» - дату поступления и организацию, поставившую МН;

в графе «МН выдан» - дату выдачи и куда выдан МН;

в графе «Списано» - обозначение акта, согласно которому списан данный МН, и дату списания.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

Форма 4 Карточка учета МНЗ (лицевая сторона первого листа)

 

(Код предприятия)	Лист	Тип МН		(Архивное обозначение)
Продолж. на листе	Длина, емкость МН
Зав. №		Вид МН		Инв. №
Срок хранения		№ акта, дата списания
Дата создания	Идентификатор тома	Код системы	Плотность записи

Форма 4а. Карточка учета МНЗ (оборотная сторона первого и последующих листов)

 

Выдача МНЗ
Дата	Основание	Вид работы	Абонент	Кол. прогон.	Подпись и дата возврата	Примечание
Фамилия	Подпись

Форма 4б. Карточка учета МНЗ (лицевая сторона последующих листов)

 

(Код предприятия)	Лист		(Архивное обозначение)
Продолж. на листе	Вид МН	Инв №
Выдача МНЗ
Дата	Основание	Вид работы	Абонент	Кол. прогон.	Подпись и дата возврата	Примечание
Фамилия	Подпись

 

Заполнение карточки учета МНЗ

В карточке учета МНЗ (формы 4, 4а, 4б) указывают:

в графе «Архивное обозначение» - обозначение, присвоенное МНЗ службой хранения;

в графе «Вид МН» - код вида МН (см. п. 5.1 настоящего стандарта);

в графе «Инв. №»- регистрационный номер МН в инвентарной книге учета МН и МНЗ;

в графах «Тип МН», «Длина, емкость МН», «Зав. №» - соответственно тип, длину ленты в катушке или емкость магнитного диска, заводской номер МН;

в графе «Срок хранения» - дату истечения гарантийного срока хранения МН;

в графе «№ акта, дата списания» - дату и номер акта, согласно которому списывают МН, пришедший в негодность;

в графе «Дата создания» - дату первой записи на МН;

в графе «Идентификатор тома» - имя тома. В пределах одного предприятия идентификаторы томов не должны повторяться;

в графе «Код системы» - код операционной системы, с помощью которой произведена запись;

в графе «Основание» - обозначение документа, на основании которого выдают МНЗ;

в графе «Кол. прогон.» - количество обращений к МНЗ при проведении работ, указанных в графе «Вид работы»;

в графе «Примечание» - различные дополнительные данные.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

Форма 5 Карточка учета ДМ (лицевая сторона первого листа)

 

(Код предприятия)	Лист	(Наименование)	(Обозначение)
Продолж. на листе	(Идентификатор файла)
Кол. томов	Вид ДМ	Инв. №	Дата
Подразд.	Подл. на предпр.	П
Вид МН	Архивное обозначение МНЗ		д
П	КК	К	Изменения	Новый инв. №
				Изм.	№ извещения	Дата
Применяемость:

Форма 5а Карточка учета ДМ (оборотная сторона первого листа)

Учет копий
Абонент	Основание и дата	Вид носителя	Кол. экз.	№ документа и дата	Списано	Примечание
№ документа	Дата

Форма 5б. Карточка учета ДМ (лицевая сторона второго и последующих листов)

 

(Код предприятия)	Лист	(Наименование)	(Обозначение)
Продолж. на листе
Применяемость
Дата	Обозначение	Дата	Обозначение

Форма 5в Карточка учета ДМ (оборотная сторона второго и последующих листов)

Применяемость
Дата	Обозначение	Дата	Обозначение

 

Заполнение карточки учета ДМ

1. В карточке учета ДМ (форма 5) указывают:

в графах «Обозначение» и «Наименование» - соответственно обозначение и наименование ДМ;

в графе «Идентификатор файла» - имя файла или имена файлов ИПХ и содержания документа;

в графе «Инв. №» - инвентарный номер подлинника (против символа «П»), дубликата (против символа «Д»);

в графе «Дата» - дату поступления подлинника (дубликата) в СТД;

в графе «Вид МН» - код вида МН, на котором выполнен подлинник документа (см. п. 5.1);

в графах «Архивное обозначение МПЗ: П, КК, К» - соответственно архивные обозначения МНЗ, на которых записаны подлинник, контрольная копия и копия документа (может включать и номер файла, которым записан документ). Если ДМ расположен на нескольких томах, то их архивные обозначения записывают друг под другом, а в графах «П, КК, К» указывают номер тома и соответствующее ему архивное обозначение МНЗ с подлинником, контрольной копией и копией ДМ.

Допускается номера томов и обозначение МНЗ указывать в строку через запятую;

в графе «Новый инв. №» - инвентарный номер нового подлинника ДМ, полученного в результате замены документа по извещению об изменении.

Если при внесении изменений документы были записаны на другие МН, то обозначения этих МНЗ указывают в графах «П, КК, К» в той же строке, в которой записаны сведения о соответствующем изменении.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

2. Для учета копий в карточке учета ДМ (форма 5а) указывают:

в графе «Абонент» - наименование или код абонента;

в графе «Основание и дата» - дату и документ, на основании которого изготовили копии ДМ;

в графе «Вид носителя» - вид носителя данных, на котором выполнен документ (магнитные, перфоносители, бумага, микрофиши и др.);

в графе «№ документа и дата» - обозначение или номер документа (наряда, накладной, описи), согласно которому выдают копии и дату списания;

в графе «Списано» - обозначение акта, согласно которому списан документ, и дату списания;

в графе «Примечание» - различные дополнительные данные, например, заводской номер МН и др.

При наличии полностью заполненной лицевой или оборотной стороны карточки учета ДМ по формам 5 и 5а последующую аналогичную информацию заносят в новые бланки данных форм, присваивая им номера листов 1.1, 1.2, 1.3 и т. д.

3. При восстановлении ДМ в карточке учета ДМ (формам 5) указывают:

в графе «Архивное обозначение МНЗ, П» - архивное обозначение МНЗ, с восстановленным подлинником;

в графе «№ извещения» - номер акта о восстановлении;

в графе «Дата» - дату восстановления;

в графе «Новый инв. №» - Восст. № с указанием порядкового номера восстановления.

4. При внесении изменений запись в карточку учета ДМ (форма 5) производят в две строки:

в первой строке указывают:

в графе «Изм.» - порядковый помер изменения документа;

в графе «№ извещения» - обозначение извещения об изменении;

в графе «Дата» - дату выпуска извещения;

в графе «Новый инв. №» - новый инвентарный номер измененного документа;

в графах «Архивное обозначение МНЗ» - архивные обозначения МНЗ, на которые переписаны П, КК и К измененного документа.

Во второй строке указывают:

в графах «Архивное обозначение МНЗ» - архивное обозначение МНЗ, на который переписан изменяемый (аннулированный) документ;

в графах «Изменения» - прочерк;

в графе «Новый инв. №» - аннул.

5. При потере применяемости в карточке учета ДМ указывают:

в графе «Архивное обозначение МНЗ» - архивное обозначение МНЗ, на который переписан аннулированный документ;

в графах «Изменения» - соответственно номер изменения, обозначение извещения и дату выпуска извещения;

в графе «Новый инв. №» - аннул.

Форма 6. Абонентская карточка (лицевая сторона)

 

Лист	Абонентская карточка И.Ф.О. _____________________________________________ Таб. № __________________ Тел. ______________________ Должность _________________________________________ Отдел, цех __________________________________________	(Буква по алфавиту)
Продолж. на листе
Обозначение ДМ	Архивное обозначение МПЗ	Зав. № МН	Выдан	Возвращен
Подпись	Дата	Подпись	Дата

Форма 6а Абонентская карточка (оборотная сторона)

Обозначение ДМ	Архивное обозначение МНЗ	Зав. № МН	Выдан	Возвращен
Подпись	Дата	Подпись	Дата

Форма 7 Расписка

на выдачу ___________________ из __________________ до ________________ 19 _______ г. Табельный № ___________________________________________________________________ Отдел, цех ______________________________________________________________________ И.Ф.О. _________________________________________________________________________

 

Обозначение ДМ	Архивное обозначение МНЗ	Вид МН	Зав. №

 

Получил _____________________ «___» ___________________ 20 ______ г.

личная подпись

Форма 8. Книга регистрации извещений об изменении

 

Дата	Обозначение	№ изм.	Код изм.	Кол. листов с приложен.	Кем выпущено	Дата проведения	Сдано (подпись и дата)	Примечание
извещения	измен. документа

Форма 9. Опись №

Опись №

передаваемых МН с ____________________________________________ документами (МНЗ)

на _____________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

наименование темы, изделия, программы

 

№ п/п	Заводской №	Вид МН	Примечание

Приложения:

1. Магнитные носители данных _______________________________________________ (кол.)

2. Ведомости МНЗ __________________________________________________________ (кол.)

Составил _______________________________________________________________________

_________ _____________ ____________________

должность, личная подпись, расшифровка подписи,

 

дата «_____» _____________ 20 __ г.