Составление штатного расписания хозрасчетной больницы

Цели работы:

• научиться использовать электронные таблицы для автома­тизации расчетов;
• закрепить приобретенные навыки по заполнению, форма­тированию и печати таблиц.

 

Постановка задачи:

Заведующий хозрасчетной больницей должен составить штатное расписание, т.е. определить, сколько сотрудников, на каких должностях и с каким окладом он должен при­нять на работу. Общин месячный фонд зарплаты составляет $10 000.

Построим модель решения этой задачи.

Поясним, что является исходными данными. Казалось бы, что ничего не дано, кроме общего фонда заработной платы. Од­нако заведующему больницей известно больше: он знает, что для нормальной работы больницы нужно:

5-7 санитарок;

8-10 медсестер;

10-12 врачей;

1 заведующий аптекой;

3 заведующих отделениями;

1 главный врач;

1 завхоз,

1 заведующий больницей.

На некоторых должностях число людей может меняться. Например, зная, что найти санитарок трудно, руководитель может принять решение сократить число санитарок, чтобы увеличить оклад каждой из них.

Итак, заведующий принимает для себя следующую модель задачи. За основу берется оклад санитарки, а все остальные вычисляются через него: во столько-то раз или на столько-то больше. Говоря математическим языком, каждый оклад яв­ляется линейной функцией от оклада санитарки:

А • С + В,

где С - оклад санитарки;

А и В - коэффициенты, которые для каждой должности определяются решением совета трудового коллектива.

Допустим, совет решил, что медсестра должна получать в 1,5 раза больше санитарки,

врач - в 3 раза больше санитарки,

заведующий отделением - на 30 $ больше, чем врач заведующий аптекой - в 2 раза больше санитарки, завхоз - на 40 $ больше медсестры,

главный врач - в 4 раза больше санитарки, заведующий больницей - на 20 $ больше главного врача.

Задав количество человек на каждой должности, можно со­ставить уравнение:

N1 *(А1 *C+B1)+N2 * (А2 *C+B2)+...+N8 *(А8 * С+В8)=10000,

Где:

• N1 - количество санитарок
• N2 - количество медсестер
• А1...А8 и В1...В8; и т.д. - коэффициенты для каждой должности.

В этом уравнении нам известны А1...А8 и В1...В8, а не из­вестны С и N1...N8.

Ясно, что решить такое уравнение известными методами не удается, да и единственно верного решения нет. Остается решать уравнение путем подбора.

Взяв первоначально какие-либо приемлемые значения не­известных, подсчитаем сумму. Если эта сумма равна фонду за­работной платы, то вам повезло. Если фонд заработной платы превышен, то можно снизить оклад санитарки, либо отказаться от услуг какого-либо работника и т. д. Проделать такую ра­боту вручную трудно. Но вам поможет электронная таблица.

 

ХОД РАБОТЫ:

ЗАДАНИЕ 1. Заполните таблицу (см. рис. пример заполнения таблицы).

1.1. Заполните шапку таблицы.

1.2. Отведите для каждой должности одну строку и занесите
название должностей в столбец С.

1.3. В столбцах А и В укажите коэффициенты А и В, соответ­ствующие каждой должности.

1.4. В ячейку НЗ занесите значение заработной платы санитар­ки 150 и установите для нее формат 0,00 — два знака после
запятой.

 

ЗАДАНИЕ 2. В столбце D вычислите заработную плату для каждой

должности.

В постановке задачи было объяснено, что заработная плата вычисляется по формуле А*С+В. В нашей таблице коэффициенты А и В находятся в столбцах А и В, а С - зарплата санитарки указана в ячейке НЗ.

Внимание! Столбец D должен заполняться формулами с ис­пользованием абсолютной ссылки на ячейку НЗ. Изменение со­держимого этой ячейки должно приводить к изменению содержимого всего столбца D. Аналогично в работе №2(1) в задании 3 изменение значения шага во вспомогательной таблице приводи­ло к пересчету в основной. В данной задаче удобно использовать еще один способ абсолютной адресации - именованную ячейку.

 

 

Именованная ячейка

В Excel можно присвоить имя любой ячейке или области. Что­бы присвоить имя ячейке, ее необходимо выделить и выполнить команду Вставка – Имя - Присвоить. На экране появится диалого­вое окно с полем ввода, где необходимо набрать имя и нажать кнопку <ОК>

Имя должно начинаться с буквы, не содержать пробелов, не совпадать с адресацией. Например, нельзя использовать имя F:2, но можно F_12 (рис. 3.3).

Второй способ именования состоит в использовании поля имени, которое располагается слева в строке формул.

Для этого необходимо:

• выделить ячейку или область;
• перейти в поле имени и щелкнуть левой кнопкой мыши;
• ввести имя и нажать клавишу <Ок>. При выборе имени из списка имен Excel немедленно перей­дет к этой именованной ячейке или области.

Использовать именованную ячейку удобно в формулах, так как можно заменить адрес ячейки, ничего не говорящий о ее содержании на более выразительное имя. При ссылке в форму­лах на именованную ячейку она будет адресована абсолютно и при копировании формул не возникнут ошибки. Кроме того, рекомендуется именовать все "важные" ячейки, в которых пла­нируется часто изменять данные и которые содержат итоговые результаты.

2.1. Ячейке НЗ присвойте имя С.

2.2. В ячейку D3 занесите формулу =АЗ*С+В3.

Хотя эта формула равнозначна =АЗ* $Н$3+В, но имя С об­легчает понимание формулы.

2.3. Скопируйте формулу из ячейки D3 в D4: D10.

При копировании адрес ячейки с зарплатой санитарки остал­ся постоянным (абсолютным), а адреса A3 и ВЗ перенастраива­ются (они относительные).

 

ЗАДАНИЕ 3. В столбце Е укажите количество сотрудников на дол­жностях.

Данные в ячейках ЕЗ:Е5 могут изменяться в пределах штат­ного расписания, количество сотрудников на других должно­стях неизменно (см. постановку задачи).

 

ЗАДАНИЕ 4. В столбце F вычислите заработную плату всех со­трудников данной должности.

4.1. В ячейку F3 занесите формулу =D3*E3 (зарплата * количе­ство сотрудников).

4.2. Скопируйте формулу из ячейки F3 в F4 -.F10.

4.3. Установите для данных в столбцах D и F формат 0,00 —
два знака после запятой.

 

ЗАДАНИЕ 5. Определите суммарный месячный фонд заработной платы.

5.1. Просуммируйте столбец F, используя кнопку

5.2. Переместите значение суммы в ячейку F12 и сделайте к
ней подпись: Суммарный месячный фонд заработной платы

5.3. Составьте штатное расписание.

Вносите изменения в зарплату санитарки или меняйте коли­чество сотрудников в ячейках ЕЗ:Е5 до тех пор, пока полученный суммарный месячный фонд заработной платы не будет равен за­данному $10000 (в ячейке F12 необходимо получить значение *= 10000).

 

ЗАДАНИЕ 6. Сохраните таблицу в личном каталоге под именем work3.xls

 

ЗАДАНИЕ 7. Составьте штатное расписание с использованием функции автоматизации расчетов — Подбор параметра.

 

Подбор параметра - удобное средство Excel для анализа "Что - если". При этом значения для ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равно заданному.

7.1. Выберите команду Меню: Сервис – Подбор параметра.

7.2. Укажите в поле Установить в ячейке адрес целевой ячейки

7.3. Укажите в поле Значение — 10000.

7.4. Укажите в поле Изменяя значение ячейки - адрес ячейки с зарплатой
санитарки $Н$3 и нажмите на кнопку <ОК>.

Начнется процесс подбора параметра. На рисунке показам ре­зультат подбора параметра. Если нажать на кнопку <ОК>, значения ячеек в таблице будут изменены в соответствии с найденным решением.

ЗАДАНИЕ 8. Составьте несколько вариантов штатного расписа­ния с использованием функции Подбор параметра и оформите их в виде таблицы.

 

8.1. Измените количество сотрудников на должностях санитар­ки, медсестры и врача.

8.2. Подберите зарплату санитарки в новых условиях.

8.3. Составьте таблицу нескольких вариантов штатного распи­сания.

 

В Excel имеется автоматическое средство сохранения вариан­тов поиска решения при помощи Диспетчера сценариев, который находится в меню Сервис - Сценарии. Им можно воспользоваться, но разбираться в принципе его работы придется самостоятельно.

 

ЗАДАНИЕ 9. Сохраните таблицу в личном каталоге под тем же именем work3.xls

 

ЗАДАНИЕ 10. Проанализируйте полученные варианты, выберите и оформите один из них.

10.1. Оставьте столбцы С, D, Е, F.

 

Внимание! Удалить столбцы А, В, Н нельзя, так как в табли­це на них есть ссылки, но их можно скрыть. Столбцы А, В, Н необходимо выделить, а затем воспользо­ваться пунктом главного меню Формат.- Столбец - Скрыть или выз­вать контекстно-зависимое меню и выбрать пункт - Скрыть.

 

10.2. Дайте заголовок таблице "Штатное расписание хозрас­четной больницы и подзаголовок "Зав. больницей Петров И.С. "

10.3. Удалите таблицу вариантов штатного расписания.

10.4 Таблицу оформите, используя «автоформатирование»

• выделите всю таблицу, включая заголовки;
• выберите пункт меню Формат - Автоформат;
• выберите удовлетворяющий вас формат.

ЗАДАНИЕ 11. Сохраните отредактированную таблицу в личном каталоге под именем hospital.xls.

 

ЗАДАНИЕ 12. Подготовьте таблицу к печати, воспользовавшись предварительным просмотром печати:

12.1. Выберите альбомное расположение.

12.2. Уберите сетку.

12.3. Укажите в верхнем колонтитуле фамилию, а в нижнем —
дату и время.

 

ЗАДАНИЕ 13. Выведите отредактированную таблицу hospital.xls на печать.

 

Предъявите преподавателю:

• файл work3.xls на экране;
• распечатанный файл hospital.xls

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 4