Методика исследования информационных потоков.

Проведение исследования потоков информации на стадии предпроектного обследования осуществляется с целью изучения и формализации информационных процессов. Программа исследования информационных потоков включает изучение форм документации, техники их заполнения и обработки, при этом выделяется примерный перечень вопросов [37]:

- назначение документа;

- количество одновременно выписываемых экземпляров;

- наименование обязательных реквизитов документов;

- правила формирования и кем заполняются реквизиты;

- периодичность составления документов.

Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления.

В связи с этим, в программу исследования целесообразно включить вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями. При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей. Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления. При проведении исследований удобно пользоваться макетом описания показателей:

- наименование и шифр документа;

- подразделение (поставщик) документа;

- основание поставки документа;

- наименование показателей;

- алгоритм формирования показателей;

- периодичность разработки документа;

- вид показателя (плановый, нормативный, отчетный);

- наименование подразделения потребителя;

- значность и формат показателя (целых, десятичных и т.д.);

- вид документа по назначению (плановый, отчетный, нормативный);

- количество экземпляторов документа.

Для исследования информационных потоков могут быть использованы графический метод, метод теории графов, графоаналитический метод и другие методы.

Графический метод используется для описания потоков информации небольшой размерности, а также для совершенствования существующих потоков информации [37]. Основные элементы потока - документы. Отношение между ними изображается в виде графической схемы (Рис.13).

 

──────┬───────┬───────┬───────┬───────┬───────┬────────

дата │отдел 1│отдел 2│отдел 3│отдел 4│отдел 5│........

──────┼───────┼───────┼───────┼───────┼───────┼────────

1 │╔═════╗│ │╔════╗ │ │ │

│║ 23 ║│ │║ 25╟┐│ │ │

│╚════╤╝│ │╚════╝││ │ │

│ │ │ │ └┼>╔═══╗ │ │

2 │ └─┼───────┼───────┼>║ 30║ │ │

│ │ │ │ ╚═══╝ │ │

 

Рис. 13. Графическая схема описания потоков информации

 

В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений, в заголовках строк - промежутки времени. Каждый документ на схеме изображается в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая от документа к документу показывает направление движения информации. Под документом или отдельно дается пояснение:

- какие процедуры осуществляется при обработке документа;

- какая информация и как используется из документа.

В методе теории графов описание потоков информации процессов управления с помощью графов является одним из наиболее разработанных методов [37]. С их помощью достигается наглядность функционирования системы управления и движения потоков информации. Метод основан на применении сетевого графика и традиционных методов его анализа и оптимизации. Понятия работы и события принимают характер, соответствующий процессу управления, а именно: под работой понимается определенная задача управления, решаемая работниками данного аппарата управления; под событием понимается определенный документ, который был составлен в ходе выполнения работ, либо будет использоваться в ходе выполнения работ.

Анализ сетевой модели управления производится традиционными методами. Находится критический путь, резервы времени (каждая работа, производимая управленческим аппаратом, характеризуется своей длительностью, определяется время наступления каждого события), определяются узкие места, производится перераспределение ресурсов.

Метод описания потока информации графов типа "дерево" используется, когда для каждой ступени иерархии управления имеется результирующий или главный показатель [37]. Так как некоторые исходные показатели могут служить при образовании некоторых результирующих, не исключено срастание их деревьев. Деревья расчета могут объединяться путем подстановки в дерево вместо значения какого-либо исходного показателя дерева расчета этого показателя.

Модуль-метод применяется для анализа структуры информационного потока после использования других методов [37]. Для каждого фиксированного сообщения составляется типовая карточка. При движении карточки на ней отмечаются все операции обработки информации: кодирование передачи, переработка, представление информации и выработка решений. В результате обработки карточек можно определить пропускную способность, периодичность, частоту поступления информации и другие характеристики.

Графоаналитический метод основан на построении информационного графа и анализа его матрицы [37]. В любой управляющей системе различаются входы и выходы. Через входы управляющая система получает исходные данные, и через выходы выдается результат.

Между компонентами потока информации существует упорядоченность. Нулевой порядок имеет исходные данные, наивысший - результаты функционирования. Например, имеется 10 взаимосвязанных потоков информации. Составим матрицу смежности (рис.14). Где 1 указывает наличие информационной связи.

В х о д ы

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

И 1 1а 1а

С 2 1а 1а

Х 3 1а 1а

О 4 1а 1а

Д 5 1б 1б 1б

Н 6 1б

Ы 7 1 1

Е 8

Д 9

А10

н│_______________________________

н│1 0 0 0 0 2 2 3 2 2 2)1,2,3.4 - компоненты 0 порядка

ы│_________________________________

е│а 0 0 1 1 1 2) 5,6 - компоненты 2 порядка

_│_____________________________________

│б 0 1 1 0) 7,10 - компоненты 3 порядка

│ 8,9 - компоненты 4 порядка

Рис. 14. Матрица смежности

 

После определения уровней компонентов составляются графы потоков информации по тактам движения. Анализ матрицы позволяет выяснить подробности структуры графы. Данный метод позволяет установить полную взаимосвязь потоков информации (рис. 15).

Матричный метод сводится к сбору всей циркулирующей документации и обеспечивает отражение процесса формирования и движения показателей и документов, данных о деятельности подразделений [37]. Модель состоит из 4 квадратов и 3 вспомогательных разделов. В 1 квадранте отражаются все

┌──>┌> 8 ┌──>┌> 9

- - - - -│- -│- - - │ - │ - - - - - - - - - - -

│ │ ┌> 7<┐ │ ┌┬>10

- - - - -│- -├───┼────┼─┼───┘│- - - - - - - - - -

├─> 5<──┤ │ ├───>6 <───┐

- - - - │ - - - │- - └─┴──────────┤ - - - - - -

1 2 3 4

 

Рис.15. Информационные взаимосвязи

 

документы и показатели, которые разрабатываются в обследуемом подразделении. Во 2 квадранте отражаются периодичность использования показателей. Во 3 квадранте отражаются документы и показатели, поступающие из других подразделений и организаций. Во 4 квадранте отражаются те документы и показатели, которые используются в подразделении и передаются для последующей обработки в другие подразделения. Раздел А отражает реквизиты, входящие в состав каждого документа данного подразделения. Раздел В отражает реквизиты поступающих документов. Раздел С содержит данные обобщающего характера, необходимые для анализа (частота или периодичность, трудоемкость расчета). Раздел D содержит сведения об исполнителях.

 

3.2. Состав и содержание технического проекта

Технический проект (ТП) содержит основные проектные решения по создаваемой АИС, уточненные затраты на создание системы и основные технико-экономические показатели. Основанием для разработки технического проекта является утвержденное задание на разработку АИС. При разработке технического проекта возможно проведение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и экспериментальных работ с целью определения наиболее эффективных решений. Для обеспечения системного подхода к проектированию и внедрению АИС разработка технического проекта проводится комплексно. Техническое проектирование осуществляется в соответствии с общим графиком на разработку и внедрение всей АИС и регламентируется условиями договора между заказчиком и разработчиком.

На этапе технического проекта закладываются принципы функционирования будущей системы, требующие тщательной проработки вариантов задач управления и согласования с потребностями управляемой системы. В силу этого технический проект должен содержать технико-экономическое обоснование, принимаемых и разрабатываемых на основе требований ТЗ, возможных проектных решений и оценки различных вариантов этих решений.

Для выполнения технического проекта оформляется следующая организационно-распорядительная документация:

- приказ о проведении работ по техническому проекту;

- план-график совместных работ;

- план-график ввода в эксплуатации ЭВМ и других технических средств;

- план-график подготовки информации на машинных носителях (создание первичной базы данных);

- план-график обучения сотрудников;

- протокол рассмотрения ТП на научно-техническом совете (НТС) разработчика;

- протокол рассмотрения ТП на НТС заказчика;

- акт утверждения ТП.

Технический проект АИС содержит следующие разделы [36]:

1.Раздел " Пояснительная записка" содержит:

- основание для разработки;

- перечень организаций, разрабатывающих АИС;

- сроки выполнения основных стадий и этапов создания системы;

- краткую характеристику объекта автоматизации, включающую основные технико-экономические показатели;

- краткое описание существующей организационной структуры управления;

- цели создания и область применения АИС.

2. Раздел " Решения по комплексу технических средств " содержит типовые, при необходимости, оригинальные решения по:

- структуре комплекса технических средств (приводится схема структурно-функциональных связей КТС, описание методов обмена данными, методов защиты и обеспечения сохранности информации в процессе функционирования КТС);

- вычислительному центру (при необходимости), в том числе основные решения по технологии обработки данных; методы подготовки данных, контроля данных при вводе, хранении и обработке;

- периферийным техническим средствам, в том числе, основные решения по технологии сбора, регистрации, требования к каналам передачи данных;

- расчет численности персонала АС;

- требованиям к размещению технических средств, включая планировку и расчет площадей;

- описанию организации рабочих мест;

- требованиям к санитарно-технической части;

- требованиям к электроснабжению;

- требованиям к специальным частям проекта, включая пожарную и охранную сигнализации.

3. Раздел " План мероприятий по подготовке предприятия к внедрению " должен содержать перечень мероприятий, выполнение которых необходимо для обеспечения внедрения АИС с указанием содержания мероприятия, срока выполнения, ответственного исполнителя. Основными мероприятиями являются:

- организация отдела АИС или же развитие отдела АИС;

- техническое обеспечение АИС (приобретение, монтаж и отладка ЭВТ и периферийных технических средств);

- подготовка кадров;

- строительно-монтажные работы;

- организация административного делопроизводства;

- организация нормативно-справочного хозяйства АИС. Основными вопросами, включаемыми в данный раздел являются: разработка классификаторов предприятия, корректировка и подготовка конструкторской, технологической, технико-экономической, нормативно-справочной документации.

4. Раздел " Расчет экономической эффективности " включает:

- исходные данные для расчета, перечень факторов, обуславливающих повышение эффективности производства;

- расчет экономической эффективности системы, включая расчет затрат на создание АИС, расчет расходов на содержание и эксплуатацию системы, расчет ожидаемой экономии и годового экономического эффекта, расчет коэффициента эффективности и срока окупаемости;

- предложения по учету экономии.

5. Раздел " Описание организационной структуры предприятия " определяет перечень служб и подразделений, входящих в состав каждой АИС. Раздел содержит:

- предложения по изменению организационной структуры управления;

- описание изменений во взаимосвязях подразделений;

- штатное расписание работников управления;

- описание разделение функций управления между подразделениями.

6. Раздел " Описание постановки и решения комплекса задач " содержит:

а) описание целевой функции и общую характеристику, включая:

- наименования, условного обозначение комплекса задач;

- цель назначения данных задач;

- краткое описание организационно-экономической сущности задач;

- перечень подразделений и основные процедуры их деятельности, связанные с подготовкой исходных данных и с использованием результатов решения задач;

- периодичность решения, ограничения и требования по обеспечению достоверности результатов.

б) описание процедур подготовки исходной информации, включающие:

- перечень подразделений-исполнителей;

- описание регламента и технологических операций подготовки данных с указанием наименований, условного обозначения, формы документов;

- перечень реквизитов и способы переноса на машинные носители;

- сроки хранения исходных документов.

в) описание процедуры получения и использования результатов, решение комплекса задач, включающих:

- перечень подразделений - пользователей и описания производственных ситуаций, в которых используются решения;

- описание способа представления информации;

- наименование и условное обозначение формы получаемых документов;

- характеристики, содержание и назначение реквизитов;

- описание процедуры обработки информации на ЭВМ;

- обоснование выбора программных средств.

г) описание задач (комплексов), реализуемых с помощью пакетов прикладных программ (ППП):

- подробное описание экономико-математических методов и алгоритмов;

- документации, определяющие параметры настройки (параметры генерации, набор макроопределений, схема описаний);

- перечень и описание алгоритмов блоков пользователя.

д) описание задач, реализуемых средствами оригинального программирования:

- описание алгоритма обработки данных;

- расчетные формулы, логические операции;

- требования к точности вычислений;

- последовательность формирования выходной информации.

е) описание внешних информационных связей:

- перечень связи с другими задачами;

- перечень входных файлов, используемых из других задач;

- перечень выходных файлов, используемых для решения других задач (файлы задаются с указанием формата записи, размеров блока и т.д.).

ж) описание файлов базы данных информационной системы.

7. Описание системы программного обеспечения. В данном разделе приводится:

а) описание общего программного обеспечения:

- название и номер операционной системы и ее версия, под управлением которой будет работать разрабатываемая программная система и перечень программных продуктов, которые должны быть включены в состав операционной системы;

б) описание специального программного обеспечения:

- общее описание и краткая характеристика программ по созданию и обслуживанию баз данных;

- общее описание и краткая характеристика программ функционального назначения;

в) описание настройки ППП:

- состав и характеристика применяемых ППП с указанием перечня задач, реализуемых каждым ППП;

- параметры генерации и обработки;

- наборы макроопределений и констант;

- схемы описания генерации ППП;

- перечень блоков пользователя, для которых предполагается разработка программ.

8. Раздел " Описание системы классификации и кодирования " содержит:

- правила, определяющие системы классификации и кодирования;

- методы и правила распределения объекта на подмножества;

- правила кодирования подмножеств и правила образования кодового обозначения;

- перечень, применяемых классификаторов, в том числе, всероссийских, отраслевых и локальных.