Информация и информационное обеспечение управления

 

Информация - одно из основных понятий кибернетики. Первоначально означало сообщение данных, сведений, осведомление и т.д. Кибернетика различает биологическую (биотоки в организмах, связи в генетических механизмах), машинную (сигналы в электронных цепях), социальную (движение человеческой знаний в общественных системах) формы информации [16].

Кибернетика, как наука, различает понятия «информация» и «данные». Данные являются характеристиками фактов и событий, они – источник информации. Данные – это любые сигналы, получаемые или обрабатываемые либо человеком с помощью органов чувств, либо устройств. В этом случае под данными понимается форма, с помощью которых передается информация [47].

Информация – это только те данные, которые полезны пользователю и обеспечивают возможность выполнения возложенных на него функций. Информация – это сообщение, уменьшающее неопределенность в той области, к которой оно относится [2]. Под информацией в широком смысле принято понимать сведения, сообщения, уменьшающие неопределенность знаний об изучаемом явлении или объекте. По определению американского ученого К. Шеннона, информация это коммуникация и связь, в процессе которого устраняется неопределенность, а количества информации измеряется по формуле [38]:

I = - p_i log₂ p_i

где: p_i – вероятность состояния, I - количество информации (в битах).

А.Я. Фридланд [47] информацию определяет как понимание (смысл, представление, интерпретация), возникающее в аппарате мышления человека, после получения им данных, взаимоувязанное с предшествующими знаниями и понятиями.

В зависимости от области знаний информация получила множество определений. Р.Ф. Абдеев [1] выделяет различные трактовки информации, сформулированных известными учеными, исходя из многозначности данного понятия:

информация - это обозначение содержания, полученного от внешнего мира в процессе приспособления к нему (Винер);

информация – отрицание энтропии (Бриллюэн);

информация – передача разнообразия (Эшби);

информация – оригинальность, новизна;

информация – мера сложности структур (Моль);

информация – вероятность выбора (Яглом) и т.д.

Понятие «информация» тесно связана с понятием «информационный процесс». Под термином «процесс» обычно понимается последовательное изменение состояния системы или явление. Информационный процесс заключается в том, что информация (смысл, знание), существующая в аппарате мышления одного человека (источника), должна с помощью данных, циркулирующих в блоках работы с данными, перейти в аппарат мышления другого человека (приемника). Информационный процесс реализует отношения объекта и субъекта и представляет собой восприятие субъектом объективной реальности в виде данных, переработку этих данных в информацию в соответствии с целевой установкой и имеющимися знаниями (рис. 6).

Значение информации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе возрастает. Этот рост связан с изменениями социально-экономического характера, а так же с появлением новейших достижений в области науки и техники. Объем информации ныне удваиваются каждые 20 месяцев против 50 лет во времена Маркса [1, с. 10]. Снова становиться актуальным высказывание «Кто владеет информацией, тот владеет миром».

 

Изменение цели Цель

 

Субъект

Объект

Данные Информация

Данные об изменениях Изменение

Решение Знания

 

Рис. 6. Информационный процесс

 

Сегодня при управлении невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт. Очень часто в распоряжение руководителя попадает огромный пласт информации, в котором с полезной для управленческой деятельности информацией соседствует множество случайных, поверхностных сведений. Такое нарастание информации затрудняет процедуру принятия решения, осложняет выбор, который рано или поздно приходится делать. Отобрать из этого хаоса необходимые информативные сведения не легко. Затягивание выбора ведет к ситуации истощения, когда на фоне внешнего (объективного) избытка информации усугубляется внутренний (субъективный) недостаток необходимой управленческой информации [26]. Другими словами, управленец в информационном плане обладает многими излишествами, но иногда лишен жизненно необходимой информации. Для управления опасен недостаток информации, также как и ее избыток. Совершенно очевидно, что рост количества информации продолжает превышать возможности имеющихся средств ее обработки, передачи, хранения и интегрирования.

Существующий разрыв между ростом объема информации и возможностями средств ее обработки снижает эффективность ее использования [28]. В ситуации информационного избытка управленца надо готовить к оптимальной информационной стратегии, дающей ответ на вопросы, до каких пор можно позволить себе информационный анализ управленческой ситуации и когда принятие решения становится жизненно важно? Разумно ограничив возможные информационные потоки и функции обработки информации в рамках профессионализма, можно ожидать быстрого и качественного выполнения управленческой деятельности.

Каждый отдельный специалист способен поддерживать свою информационную компетентность в оптимально ограниченных рамках, сохраняя информационную мобильность за счет обобщенного понимания фундаментальных оснований профессии [26]. Поэтому очень важно организовать «снабжение» руководителей и других участников управленческого процесса сведениями, несущими сущностную информацию. Полезность информации для управления определяется тем, является ли она основой для принятия управленческих решений. При оценке информации следует учесть объем и форму представления информации (приспособленность ее для передачи, преобразования и хранения), смысловое содержание (соответствие ее с ранее имевшейся информацией и ее старение), возможность использования информации для достижения поставленной цели (актуальность, достоверность).

К основным качественным показателям актуальности и информативности управленческой информации можно отнести [33]:

1. Объективность – полученные результаты должны отражать реальное состояние дел, а личностный фактор должен быть минимизирован;

2. Точность – погрешности измерений должны быть такими, чтобы гарантировать значение истинных показателей с приемлемой точностью;

3. Полнота – источники информации должны перекрывать возможное поле получения результатов или корректно репрезентировать его;

4. Достаточность – объем информации должен соответствовать потребностям руководителя и быть достаточным для принятия того или иного решения;

5. Систематичность (структурированность) – управленческая информация, полученная из различных источников относительно одного и того же объекта, должна быть структурирована и систематизирована с учетом качества источников информации и информационных запросов;

6. Оптимальность обобщения – информация должна соответствовать тому уровню задач, который решает орган управления;

7. Оперативность (своевременность), как качество самой информации - информация должна носить в большей степени управленческую, а не историческую ценность, то есть соответствовать темпам развития;

8. Доступность – этот показатель можно понимать двояко. С одной стороны, это доступность в смысле возможности и реальности получения. Второе понимание доступности связано с формой представления информации, доступной для понимания субъекта. Например, для преподавателей и руководителя учебного заведения актуальными и информативными будут разные сведения, в зависимости от специфики их деятельности.

По стадиям образования информация может быть первичной (исходной) и вторичной (промежуточной и результативной).

По функциональному назначению информация разделяется на директивную, нормативно-справочную, учетно-производственную и вспомогательную. Директивная информация содержит основные технико-экономические и плановые задания, получаемые от органов управления более высокого уровня. В общем объеме информации ее удельный вес незначителен (до 1%). Нормативно-техническая информация включает данные о составе изделий, технологии их производства. Объем такой информации значителен и зависит (до 50%) от типа производства. Учетно-производственная информация отражает движение материальных, трудовых и других производственных ресурсов, данных о ходе производства. Объем информации значителен (более 50%). Вспомогательная информация отражает режим работы подразделения. Объем информации незначителен (до 1%) и зависит от сложности производственного процесса.

По степени стабильности различают: постоянную, условно-постоянную и переменную информацию. Постоянная информация не изменяется в течение нескольких лет. Например: наименование цехов, кодов изделий, материалов, табельные номера рабочих, инвентарные номера оборудования. Условно-постоянная информация сохраняется неизменной до года, к ней относятся нормы времени на выполнение операций, нормы расхода материалов и т.д. Переменная информация может изменяться ежедневно и ежечасно.

По роли информации в управлении различают нормативно-справочную информацию, текущую и оперативную. По отношению к управляемому объекту различают внешнюю, входную и выходную информацию.

Информация, относящаяся к деятельности предприятия и его подразделений, отражающая характеристики и свойства различных объектов (выпускаемых и проектируемых изделий, применяемых техпроцессов, материалов и оборудования и т.д.), называют производственной информацией. Структура производственной информации включает следующие виды информационных совокупностей: реквизиты, показатели, документы, файлы.

Реквизит представляет собой элементарную информационную совокупность, не подающуюся к дальнейшему расчленению. Примеры реквизитов: наименование изделия, количество деталей.

Показатель имеет законченный логический смысл, состоит из реквизита-основания (количественная сторона информации) и реквизита-признака (качественная сторона информации). Совокупность показателей с одинаковой структурой реквизитов называется документом.

Набор однородных документов, выполненных по одной форме, образуют еще более крупную информационную совокупность, называемую массивом. Массив - это совокупность однотипных по структуре и способу управленческих работ, рассматриваемых как единое целое [50].

Систематизированный информационный массив, записанный на каком-либо машинном носителе и снабженный символическим именем для однозначного определения его в системе данных, называется файлом.

Информационное обеспечение – это поддержка процессов управления, технологии, обучения, научных исследований и других средствами систем баз данных и знаний [16]. Целью информационного обеспечения является своевременная выдача необходимой и достоверной информации для выработки и принятия управленческих решений. К основным задачам информационного обеспечения, направленным на достижение указанной цели, относятся [4, с. 47]:

- классификация, формирование оптимального перечня и состава;

- кодирование информации;

- разработка классификаторов, создание системы данных;

- организация системы своевременной выдачи необходимой достоверной информации.

Информационное обеспечение должно быть организовано в соответствии со следующими требованиями [4]:

- предоставление информации о состоянии объекта управления по управляемым параметрам;

- предоставление необходимой, достаточной и достоверной информации, обеспечение ее защиты;

- обеспечение своевременности сбора и передачи информации для обработки;

- установление периодичности поступления информации в соответствии с режимом управления;

- применение современных средств сбора, обработки и передачи информации.

Организация потоков информации играет важную роль для эффективного информационного обеспечения. Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей. Целью рационализации потоков информации является исключение дублирования информации, минимизация маршрутов ее прохождения и обеспечение рационального обмена между органами управления. Информационные потоки по времени передачи можно классифицировать на следующие типы:

- регулярный (передача данных регламентировано по времени, частным случаем является периодический информационный поток);

- оперативный (передача данных осуществляется в интерактивном и диалоговом режиме в установленные жесткие ограничения на время передачи).

По информационной взаимосвязи информационные потоки можно классифицировать на распорядительные (распоряжения, приказы, постановления по управлению), плановые (указания об объемах и сроках работ), отчетные (данные о выполнении планируемых работ, об отклонениях от плана), справочные (научно-библиографические и др.), нормативные (данные о ресурсах, нормах и стандартах), конструкторские (данные о конструкторско–технологических решениях) и др.

Информационное обеспечениесистемуправления – это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унификации систем документации и файлов информации, используемых в системах управления [35]. Предварительный отбор и систематизации информации являются задачами информационного обеспечения управления. Основными задачами, возникающими при разработке информационного обеспечения управления, являются:

- определение информации, необходимой и достаточной для управления; определение структуры информационной подсистемы;

- определение информационных массивов и файлов, входных и выходных данных;

- разработка алгоритмов, программ обработки, контроля информации и обеспечение достоверности данных [31].

Процесс принятия управленческого решения тесно связан с информационным обеспечением управления и как процесс, включает поиск, группировку, анализ информации, разработку, утверждение и реализацию управленческого решения (рис7). Процесс принятия управленческого решения на основе информационного обеспечения складывается из следующих этапов:

 

 

Рис. 7. Обобщенная схема принятия управленческих решений.

 

1. Получение информации о проблеме. На этом этапе конкретизируется форма получения информации, ее периодичность, источники получения информации и приема информации.

2. Анализ информации для определения надежности, важности. Определяются списки условий и действий по ним.

3. Формулировка факторов, учитываемых в процессе принятия решений. Определение признаков для сравнения альтернативных решений. В автоматизированном принятии решений первые три этапа реализуются в блоках формирования текущего состояния объекта управления.

4. Построение модели поведения системы, для которой принимается решение. Модель является упрощенной схемой системы, из которой возможно получить рекомендации по решению проблемы. В автоматизированном принятии решений модель поведения системы формируется в базе знаний, где формируется и хранится информация о структуре и закономерностях функционирования системы. Например, наиболее формализованном подходе к управлению - в ситуационном управлении база знаний представляется в виде описания классификаций ситуаций и возможных управленческих решений в данных ситуациях.

5. Разработка альтернатив - возможных способов достижения поставленных целей, из которых должны выбираться наилучшие.

6. Прогнозирование альтернатив, в результате которого определяются вероятность реализации каждого варианта и вероятность следствий его реализации.

7. Формирование критерия. Под критерием понимается некоторое правило, позволяющее сопоставлять альтернативы и осуществлять направленный выбор среди них. Сложный объект характеризуется многими показателями. Обычно эти показатели неравнозначны: одни из них являются второстепенными, а другие же напротив являются главными, определяющим образом влияющими на принятие решений. Именно эти показатели должны выступать в роли критериев выбора оптимальных решений.

8. Выбор управленческого решения на основании критерия. Алгоритм принятия решений в автоматизированных системах управления, в общем виде, сводится к анализу ситуации системы, выработке параметров целепологания, прогнозирования ситуации и принятия управленческого решения.

 

Вопросы для самопроверки

1. Опишите этапы развития АИС и их характеристики.

2. Укажите область исследования кибернетики, как науки?

3. Определите понятие системы. Дайте характеристику свойствам системы.

4. Дайте определения понятий управления и системы управления.

5. Классифицируйте системы управления и охарактеризуйте каждый вид.

6. Опишите кибернетическое представление системы управления предприятием.

7. Опишите понятие информации и информационной технологии.

8. Опишите качественные характеристики информации.

9. Определите структуру информации.

10. Опишите понятие информационного обеспечения управления.

11. Опишите этапы процесса принятия управленческих решений с позиции обработки информации.

Глава 2