Операции форматирования: форматирование страницы, шрифтов и абзацев. Автоформаты.

Форматирование страницы

С помощью формата страницы устанавливается размер полосы набора, т.е. задается информация о том, какова величина страницы, на какой ее части будет выполняться печать, где будут располагаться сноски, верхние и нижние колонтитулы, какова ориентация выводимой на страницу информации.

Формат страницы документа определяется с помощью команды Файл – Параметры страницы. Помимо прочего в диалоговом окне этой команды можно определить способ подачи бумаги на принтер.

Задание формата бумаги

Для того, чтобы изменить формат бумаги необходимо выполнить следующие действия:

- Открыть пункт меню Файл – Параметры страницы. На экране появится диалоговое окно “Параметры страницы”.

- Раскрыть вкладку “Размер бумаги” (Рис. 6.2.15.).

Форматирование абзацев.

Форматирование абзацев

Под абзацем в Word понимается часть документа, за которой следует маркер абзаца. При вводе текста абзац всегда заканчивают нажатием клавиши [Enter].

Процесс форматирования абзацев включает в себя:

Выравнивание абзацев. Выравнивание по правому краю: строки внутри абзаца выравниваются не влево, а вправо. При этом, конец строк оказывается выровненным, а начало – “плавающим”.

Центрирование: строки абзаца располагаются симметрично относительно воображаемой вертикальной линии, проходящей посредине листа.

Блочное выравнивание: строки абзаца выравниваются как по правому, так и по левому краю.

заполнение;

изменение цвета фона и заливка;

установление рамок и линий нарисованных вокруг и внутри абзаца;

установку абзацных отступов; Отступы абзаца, в отличии от полей и страниц, устанавливаются только для отдельного абзаца. Для того, чтобы изменить отступы или положение на странице абзаца, нужно в диалоговом окне “Абзац” в полях “Отступ” изменить размер отступа справа или слева до нужного. Различают также установку отступа первой строки абзаца;

установку расстояния между строками; Расстояние между строками устанавливается в диалоговом окне “Абзац” в списке “Межстрочный” В этом списке приведены различные варианты выбора расстояния между строками. Если вы хотите установить фиксированный интервал между строками, то в списке “Значение” нужно установить размер отступа.

установку расстояния между абзацами; Word позволяет устанавливать и изменять расстояние между абзацами. Эта операция проводится также в диалоговом окне “Абзац”, в поле “Интервал”, в строках “Перед” и “После” (Рис. 6.2.12.). Интервал в этих полях устанавливается в “пунктах”. Один “пункт” приблизительно равен 0,35 миллиметра. Это позволяет более точно установить интервал. Такой способ установки не требует использования клавиши [Enter] для ввода пустых строк между абзацами.

В строке “Перед” вводится интервал, который нужно установить перед первой строкой выделенного абзаца. В строке “После”, соответственно, вводится интервал, который нужно установить после последней строки выделенного абзаца.

контроль положения абзаца на странице. Для контроля положения абзаца на странице также используется окно диалога “Абзац”, но при этом выбирается вкладка “Положение на странице”

Автоформат нужен в тех случаях, когда форматирование абзацев всего текста содержит ошибки, лишние пробелы в начале абзацев, полное отсутствие разметки и др. Подобное происходит при работе с документами из внешних источников.

Выбираем меню Формат => Автоформат. Отмечаем нужное: сразу весь документ или с просмотром каждого изменения. В параметрах можно установить или убрать дополнительные параметры форматирования. Необходимо очень осторожно использовать автоформат сразу ко всему документу, потому что Word не понимает человеческую логику в формировании заголовков и разметка может получиться некорректной. Но, несмотря на это, инструмент очень полезный, особенно для больших документов.

Колонтитулы, Нумерация страниц

13.Колонтитулы – содержат информацию которая повторяется на каждой странице документа. В колонтитулы можно включить текст, графику, номера страниц, дату,время,файлы, кадры, рисунки, объекты и т.д. Создать колонтитул можно с помощью команды «вид – колонтитулы».

Нумерация страниц. Word разбивает документ на страницы автоматически, руководствует в меню «файл – параметры страницы» путем этого же меню – «номера страниц» - автоматически пронумерует все страницы вашего документа. Вы сможете самостоятельно установить параметры размещения номера на странице – в правом или левом углу, вверху или внизу страницы и т.д.

Нумерация строк или списков осуществляется с помощью команды Нумерация на панели инструментов форматирования.

Основные инструменты word

Для более быстрого и удобного редактирования документа часто используют операции поиска и замены. Очень удобной особенностью Word является проверка правописания, которая позволяет автоматически исправлять допущенные грамматические ошибки и опечатки.

Поиск текста

Для включения режима поиска необходимо загрузить документ, в котором нужно найти какой-либо конкретный символ или фрагмент, и выполнить команду Правка – Найти. Эта команда открывает доступ к диалоговому окну “Найти и заменить”

Поиск форматирования

Для того, чтобы найти в тексте фрагмент, отформатированный определенным образом, нужно в диалоговом окне “Найти и заменить щелкнуть” по кнопке “Формат” и выбрать тип формата из списка

В появившемся диалоговом окне, имеющем название типа формата, который вы выбрали из списка, укажите только те параметры, которые имеют значение для планируемого поиска, и щелкните по кнопке “ОК”, чтобы вернуться в диалоговое окно “Найти и заменить”. Затем щелкните по кнопке “Найти далее”.

Замена. Развитием функции поиска является функция замены, которая выполняется командой Правка – Заменить. На экране появится диалоговое окно “Найти и заменить” с выбранной вкладкой “Заменить”

В общем случае пользователь может не только найти, но и заменить отдельные слоги, слова и фразы. Замена терминов во всем тексте выполняется автоматически. Заменяемый и замещающий термины, введенные последними, сохраняются в окне диалога и могут быть использованы повторно при переходе к другому документу.

Для включения автоматического режима замены необходимо нажать на кнопку “Заменить все”. Если эта опция не включена, то для замены каждого слова Word будет запрашивать разрешение на ее выполнение.

Проверка правописания

Если вы хотите проверить орфографию в документе, необходимо выполнить команду Сервис – Правописание. Для начала проверки можно также использовать клавишу “F7”.

Word сразу начинает проверку орфографии текста. Если программа встречает слово, отсутствующее в ее словаре, то оно выделяется в тексте и выводится в окне диалога на экране

Автозамена

Кроме проверки орфографии, которая проводиться с участием пользователя, Word имеет в своем распоряжении средства автозамены. Под автозаменой понимается автоматический контроль и исправление ошибок в процессе набора текста. Например, Word автоматически корректирует первую букву нового предложения, если она не является прописной.

Для того, чтобы Word смог применить автозамену необходимо выполнить команду Сервис – Автозамена. На экране появится диалоговое окно Автозамена

15.Работа с таблицами, размещение формул в таблице

Для создания простых таблиц небольшого размера используют кнопку Добавить таблицу в панели инструментов Стандартная. При щелчке на этой кнопке появляется сетка, в которой указателем мыши выделяют нужное количество строк и столбцов. Последующий щелчок вызовет вставку в документ таблицы в позицию курсора.

Чтобы указать более точные начальные параметры таблицы, используют команду меню ТаблицаДобавитьТаблица. Открывается диалоговое окно (рис. 9.1), в котором задают количество строк и столбцов, а также ширину столбцов.

Редактирование таблицы

Говоря о редактировании таблицы, будем иметь в виду изменение ее структуры. Редактирование содержимого осуществляется обычными средствами редактирования текста.

Команды редактирования можно выполнить при помощи:

· пункта меню Таблица,

· кнопок панели инструментов,

· контекстного меню любой ячейки или диапазона выделенных ячеек.

Добавление и удаление строк (столбцов)

Чтобы добавить строку внутри таблицы, нужно выделить строку перед которой вставляется новая строка, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Добавить строки. Точно также добавляются столбцы.

Вычисления в таблицах

Word позволяет производить некоторые вычислительные операции над числовыми данными в таблицах. Для этого нужно поместить курсор в ячейку, где должен появиться результат вычислений и выполнить команду меню Таблица4Формула. Откроется диалоговое окно Формула

Запись формулы должна начинаться со знака «равно». Нужную функцию можно вписать вручную или выбрать из раскрывающегося списка поля Вставить функцию.

В формулах можно использовать стандартные знаки арифметических операций (+, -, *, /, %).

Адрес ячейки записывается в виде – буква-цифра, например, А1, В5. Для обозначения диапазона ячеек используется двоеточие

Табличный процессор

17.Табличный процессор MS EXCEL относится к классу прикладных программ. С 1994 года это самый популярный табличный процессор в мире.

Назначение программы – автоматизация расчетов, построение деловой графики, создание табличных документов, ведение баз данных.

Табличный процессор MS EXCEL – программа, которая применяется офис – менеджерами, экономистами, финансистами, статистиками в их профессиональной деятельности.

Возможности программы

· Ввод и редактирование данных.

· Форматирование ячеек, строк и столбцов таблицы

· Ввод формул (автоматизация расчетов)

· Применение широкого спектра разнообразных функций

· Построение, редактирование и печать диаграмм.

· Предварительный просмотр и печать таблицы

· Создание и ведение баз данных

Загрузка программы

ПУСК – ПРОГРАММЫ - MS EXCEL

Интерфейс программы

Элементы интерфейса:

· Строка заголовка

· Верхнее меню

· Панель инструментов

· Строка ввода

· Табличное поле

· Строка состояни

Электронная таблица – совокупность строк и столбцов, столбцы обозначены буквами латинского алфавита, а строки цифрами. Пересечение строки и столбца называется клеткой или ячейкой. Каждая клетка имеет свой адрес, который состоит из буквы столбца и цифры строки (А5, В7, К4 …)

Рассмотрим основные пункты меню Excel 7.0 При открытии или создании новой рабочей книги в верхней части экрана располагается основное меню Excel. Оно состоит из 9 раскрывающихся подменю которые в свою очередь содержат пункты меню или раскрывающиеся подменю второго порядка.

Основное меню имеет следующие подменю сгруппированные по типам работы.

Файл - Подменю для работы с файлами, их открытия закрытия и сохранения.

Правка - Подменю для работы с клетками таблицы.

Вид - Подменю для изменения внешнего вида таблицы и представления данных.

Вставка - Подменю для добавления ячеек, строк, столбцов и других элементов.

Формат - Подменю для изменения вида представляемых данных в таблице.

Сервис - Подменю проверок и изменения настроек системы.

Данные - Подменю обработки данных таблицы их сортировки и группировки.

Окно - Подменю изменения вида окна и переходов между окнами.

 

Окно рабочей книги.
Это типичное окно приложения Windows. Первая строка – строка заголовка, содержит все обычные кнопки и имя окна.
Именно в рабочем поле этого окна и можно увидеть рабочие листы рабочей книги. Их можно поочередно выводить в окно. Именно рабочий лист и является электронной таблицей.
Первая строка рабочего поля содержит имена столбцов электронная таблицы. Первая колонка поля содержит номера строк электронной таблицы.
Ячейка таблицы, доступная в данный момент для ввода или корректировки данных, выделяется рамкой.
Рабочее поле является как бы «окном» в электронной таблице. В него можно выводить последовательно различные участки электронной таблицы и рабочей таблицы.
Число видимых в этом окне строк и столбцов определяется их размерами и может меняться.
На последней строке окна рабочей книги располагается полоса прокрутки и левее ее надписи: Лист1, Лист2 и т.д. – это ярлычки листов. Каждому листу соответствует ярлычок с именем листа. Один из ярлычков имеет белый фон – это ярлычок текущего листа, который в данный момент виден в окне.