Характеристика внешней и внутренней среды организации

В настоящее время менеджерам необходимо учитывать действие факторов, находящихся вне организаций, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, потребителей. Менеджер должен уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию, подбирать методы и способы реагирования на внешние воздействия. Организации вынуждены приспосабливаться к среде, чтобы выжить и сохранить эффективность. Выделяют следующие основные характеристики внешней среды организации:

1. Взаимосвязанность факторов внешней среды – уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Изменение какого-либо фактора окружения может обусловливать изменение других.

2. Сложность внешней среды – число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора.

3. Подвижность среды – скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. В высокоподвижной среде организация или подразделение должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения.

4. Неопределенность внешней среды – соотношение между количеством информации о среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности этой информации. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на деятельность организации. К ним относят поставщиков, акционеров, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, профсоюзы, потребителей и конкурентов.

Под средой косвенного воздействия понимают факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на организацию, но сказываются на ее функционировании. Речь идет о таких факторах, как состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах.

Инфopмaция o внyтpeннeй cpeдe фиpмы нeoбxoдимa мeнeджepy, чтoбы oпpeдeлить внyтpeнниe вoзмoжнocти, пoтeнциaл, нa кoтopыe фиpмa мoжeт paccчитывaть в кoнкypeнтнoй бopьбe для дocтижeния пocтaвлeнныx цeлeй. Анaлиз внyтpeннeй cpeды фирмы пoзвoляeт тaкжe лyчшe yяcнить цeли и зaдaчи opгaнизaции. Вaжнo тo, чтo пoмимo пpoизвoдcтвa пpoдyк-ции, oкaзaния ycлyг opгaнизaция oбecпeчивaeт вoзмoжнocть cyщecтвo-вaния cвoим paбoтникaм, coздaeт oпpeдeлeнныe coциaльныe ycлoвия для иx жизнeдeятeльнocти.

Анaлиз внyтpeннeй cpeдыпpoвoдят пo cлeдyющим нaпpaвлeниям:

- пpoизвoдcтвo: oбъeм, cтpyктypa, тeмпы пpoизвoдcтвa; нoмeнклa-тypa пpoдyкции пpeдпpиятия; oбecпeчeннocть cыpьeм и мaтepиa-лaми, ypoвeнь зaпacoв, cкopocть иx иcпoльзoвaния, cиcтeмa кoнт-poля зaпacoв; нaличный пapк oбopyдoвaния и cтeпeнь eгo иcпoль-зoвaния, peзepвныe мoщнocти, тexничecкaя эффeктивнocть мoщ-нocтeй; мecтoнaxoждeниe пpoизвoдcтвa и нaличиe инфpacтpyк-тypы; экoлoгия пpoизвoдcтвa; кoнтpoль кaчecтвa, издepжки и кaчecтвo тexнoлoгий; пaтeнты, тopгoвыe мapки и т.п.;

- пepcoнaл: cтpyктypa, пoтeнциaл, квaлификaция, кoличecтвeнный cocтaв paбoтникoв, пpoизвoдитeльнocть тpyдa, тeкyчecть кaдpoв, cтoимocть paбoчeй cилы, интepecы и пoтpeбнocти paбoтникoв;

- opгaнизaция yпpaвлeния: opгaнизaциoннaя cтpyктypa, cиcтeмa yпpaвлeния; ypoвeнь мeнeджмeнтa, квaлификaция, cпocoбнocти и интepecы выcшeгo pyкoвoдcтвa; фиpмeннaя кyльтypa; пpecтиж и имидж фиpмы; opгaнизaция cиcтeмы кoммyникaций;

- мapкeтинг: тoвapы, пpoизвeдeнныe фиpмoй, дoля нa pынкe; вoз-мoжнocть coбиpaть нeoбxoдимyю инфopмaцию o pынкax; кaнaлы pacпpeдeлeния и cбытa; мapкeтингoвый бюджeт и eгo иcпoлнeниe; мapкeтингoвыe плaны и пpoгpaммы; нoвoввeдeния; имидж, peпy-тация и кaчecтвo тoвapoв; cтимyлиpoвaниe cбытa, peклaмa, цeнo-oбpaзoвaниe;

- финaнcы и yчeт: финaнcoвaя ycтoйчивocть и плaтeжecпocoбнocть; пpибыльнocть и peнтaбeльнocть (пo тoвapaм, peгиoнaм, кaнaлaм cбытa, пocpeдникaм); coбcтвeнныe и зaeмныe cpeдcтвa и иx cooт-нoшeниe; эффeктивнaя cиcтeмa yчeтa, в тoм чиcлe yчeтa издepжeк, фopмиpoвaния бюджeтa, плaниpoвaния пpибыли.

Виды организаций

 

Классификацию организаций, как и любого другого явления, можно давать по многим основаниям. Рассмотрим главные из них.

С точки зрения происхождения выделяются естественные и искусственные организации.

Естественные организации возникают сами по себе, на основе добровольного объединения лиц, стремящихся реализовать собственные интересы. Это объединение постепенно институционализируется (обретает официальный статус, правила, регламенты, а также материальные условия своей деятельности). Такие организации не имеют специально заданных кем-то извне целей, и их деятельность направлена на решение собственных проблем создателей. Они не зависимы ни от кого, не подчиняются никаким структурам более высокого порядка. Обычно они обладают высокой адаптивностью, то есть способностью приспосабливаться к изменениям внешней и внутренней среды, а поэтому и устойчивостью. Это во многом достигается за счет внутренней гибкости и преобладания процессов самоорганизации.

Искусственные организации проектируются и создаются по определенному плану по инициативе и за счет ресурсов общности более высокого, чем они, порядка. Поэтому они обладают лишь относительной самостоятельностью и однозначной ориентацией на достижение поставленных этой общностью целей. Только ради их достижения происходит расходование ресурсов, и в соответствии с ними формируется структура организации, включающая, как правило, лишь необходимые элементы. Такие организации характеризуются четким разделением труда, узкой специализацией работников; жесткой структурой, основанной на принципах рационализма; централизованным регулированием деятельности по аналогии с техническими системами. В результате искусственная организация на практике оказывается недостаточно гибкой и адаптивной, а часто и нежизнеспособной.

Примером естественной организации является акционерное общество как добровольное объединение определенного числа лиц. А вот созданная этим объединением управленческая структура является уже искусственным образованием.

Юридическое признание организации общностью более высокого порядка делает ее официальной. В то же время существует значительное число неофициальных, то есть не зарегистрированных государством в установленном порядке, структур. К последним можно отнести, например, криминальные объединения. Как в официальной, так и в неофициальной организации между субъектами существуют не только заранее предписанные связи, но не регламентированные.

Формализация способствует прогнозируемости, стабильности деятельности организации, более эффективному решению ее официальных задач. Это достигается за счет ограничения разнообразия форм деятельности, планирования, регламентации, координации ее из единого центра.

Совокупность лиц, объединенных неформальными связями, называют в литературе неформальной организацией.

Со временем искусственные формальные организации начинают жить своей жизнью и самостоятельно эволюционировать, отдаляясь от плана, по которому были созданы, и в результате превращаются в полуформальные.

Любая организация, являясь сообществом людей, обладающих собственными интересами, целями, стремлениями, представляет собой в миниатюре политическую систему. С этой точки зрения можно выделить две ее модели: унитарную и плюралистическую.

Унитарная организация выступает по отношению к своим членам как некая внешняя данность, существующая независимо от них и рассматривающая их как инструменты достижения своей цели. Она требует от людей забвения собственных интересов, безусловной лояльности, безоговорочного подчинения себе, неукоснительного соблюдения установленных правил и норм поведения, показанного единомыслия. В такой организации преобладают жесткие вертикальные связи, ограничиваются права и свободы людей, силовыми методами или на основе идеологической обработки подавляется инакомыслие, игнорируется личность. Унитарная организация господствует, таким образом, над участниками, наделяет их правами, возлагает обязанности, поэтому по отношению к ним является первичной. Примером ее является армия.

Плюралистическая организация подчинена создателям, определяющим «правила игры», которым они готовы подчиняться ради достижения своих целей, формально выступающих как ее цели. Люди наделяют организацию необходимыми ресурсами, правами и обязанностями, поэтому она является вторичной по отношению к ним. Такая организация может существовать как корпоративная и ассоциативная.

Корпоративной организации участники подчиняются на определенный период, жертвуя своим суверенитетом. Это позволяет ей осуществлять необходимые действия в их общих интересах. Но в конечном итоге ее судьбу определяют они.

Организация ассоциативного типа создается участниками для повседневной координации своей деятельности без потери ими суверенитета и не обладает даже условным приоритетом над ними. Их взаимодействие основывается на договорах, поэтому решение принимаются с всеобщего согласия. Сама организация не может им ничего диктовать даже временно.

Исходя из особенностей взаимодействия элементов организации подразделяются на механические и органические.

Первые характеризуются незыблемостью границ, структуры и связей, централизации власти, всесторонней регламентацией и запрограммированностью деятельности, четкой спецификацией должностных прав и обязанностей, оценкой результатов по точности выполнения предписаний. Такая модель, напоминающая технические устройства, эффективна в стабильных, предсказуемых условиях при решении простых повторяющихся задач. Но со стремительными изменениями механические организации не справляются.

Сегодня в условиях неустойчивой хозяйственной конъюнктуры, неопределенности ситуации, постоянной смены приоритетов, связей, ориентиров успеха могут добиться организации, действующие на основе совершенно иных принципов – так называемые органические. Они характеризуются размытостью границ, слабой иерархичностью, самостоятельностью отдельных звеньев, малым числом правил и процедур, свободой выбора ими вариантов деятельности, внутренней конкуренцией, оценкой результатов на основе реального рыночного эффекта, преобладанием неформальных отношений, способностью легко трансформироваться. Организации такого типа сегодня чаще всего связаны с научными исследованиями, опытно-конструкторскими разработками, внедрением их результатов в практику.

Наконец, в соответствии с особенностями решаемых задач можно выделить деловые и общественные организации.

Деловыми являются фирмы, учреждения, ассоциации, создаваемые для удовлетворения потребностей внешних клиентов. Полученные за это средства обеспечивают жизнедеятельность и самих членов организации. Например, корпорация, реализовав товары и услуги, получает деньги за заработную плату работникам и выплату дивидендов акционерам.

Общественные организации нацелены на удовлетворение потребностей своих участников во взаимопомощи, общении, самовыражении. Обычно по происхождению они естественны, по характеру деятельности большей частью неформальны, имеют цели, ориентированные на создание новых общественных ценностей.Эффективное становление рыночных отношений в России во многом определяется формированием современных управленческих отношений, повышением управляемости экономики. Именно менеджмент, управление обеспечивает связанность, интеграцию экономических процессов в организации.

Менеджмент – важнейшее понятие в рыночной экономике. Его изучают экономисты, предприниматели, финансисты, банкиры и все, кто имеет отношение к бизнесу. «Управлять – значит вести предприятие к его цели, извлекая максимум возможности из имеющихся ресурсов». Специалистам нового времени необходимы глубокие знания по менеджменту, а для этого нужно четко представлять сущность и понятие менеджмента.

Вопросы для самоконтроля

1. Что называется организацией?

2. Каковы основные характеристики организации?

3. Какой бывает структура организации?

4. Какие выделяют основные характеристики внешней среды организации?

5. Какие факторы среды прямого воздействия непосредственно влияют на деятельность организации?

6. Какие факторы среды косвенного воздействия непосредственно влияют на деятельность организации?

7. По каким направлениям проводят анализ внутренней среды организации?

8. Какие организации являются естественными?

9. Какие организации являются искусственными?

10. Какие организации являются официальными и какие – неофициальными?

11. В чем сущность унитарной организации?

12. В чем сущность плюралистической организации?

13. В чем сущность корпоративной организации?

14. В чем сущность организации ассоциативного типа?

15. В чем сущность механической организации?

16. В чем сущность органической организации?

17. В чем сущность деловой организации?

18. В чем сущность общественной организации?

 

ЭФФЕКТИВНОСТЬ МЕНЕДЖМЕНТА

В СФЕРЕ СЕРВИСА

4.1. основные понятия эффективности

Следует различать понятия «эффективность управления» и «экономическая эффективность управления». «Эффективность управления» шире, чем «экономическая эффективность», она дополняется неэкономическими показателями, количественно характеризующими состояние хозяйственной деятельности предприятия. В отличие от нее экономическая эффективность управления выражается показателем или системой показателей, имеющих экономический смысл.

В хозяйственной практике при оценке эффективности управления применяется несколько подходов. Основными являются следующие подходы.

Во-первых, это оценка по степени реализации поставленных целей – выполнения той или иной программы в зависимости от решения конкретных задач, достижения намеченных экономических показателей, прогнозных проектировок.

Во-вторых, оценка достигнутого состояния предприятия, его места в бизнесе. Речь, по существу, идет об успешности деятельности предприятия. Судить об этом можно по динамике основных экономических показателей за ряд лет, относительно прошлого года, предыдущего квартала, месяца. Часто выясняется состояние предприятия в сопоставлении с нормативными величинами. Весьма информативны сравнения со среднеотраслевыми, региональными показателями, с показателями лучших аналогичных по сфере деятельности и масштабам предприятий, а также предприятий зарубежных стран. Разновидностью такого подхода можно считать и оценку по степени стабильности, устойчивости, надежности занятой на рынке позиции.

В-третьих, весьма распространена оценка эффективности управления в зависимости от степени использования ресурсов – как связанных с самим управлением и примененных при изготовлении продукции, так и всех ресурсов, вовлеченных в производство.

В-четвертых, распространены различные комплексные подходы, так или иначе сочетающие предыдущие.

Одним из существенных факторов неэффективности коммерческой и производственной деятельности предприятия является низкое качество управленческих решений, принимаемых менеджерами предприятий, слабое влияние собственников (акционеров) на эти решения; уровень ответственности руководителей предприятий перед собственниками за последствия принимаемых решений; сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также за финансово-хозяйственные результаты деятельности предприятия невысок.

Несмотря на наличие в законодательных и иных правовых актах ряда пожеланий, позволяющих акционерам контролировать деятельность исполнительных органов управления предприятием, действенный механизм разграничении функций, полномочий и ответственности между собственниками и управляющими еще не налажен.

Все эти недостатки управления выражаются в низких результатах производственно-хозяйственной деятельности – в выпуске не пользующейся спросом, неконкурентоспособной продукции, высоких затратах и ценах, низкой рентабельности производства, наличии ненужного и плохо загруженного оборудования, излишней численности работников. К тому же нередко сохраняются большие мобилизационные мощности и резервы, объекты, связанные с обеспечением нужд гражданской обороны, природоохранной деятельностью.

В оценке эффективности управления с точки зрения экономического положения предприятий предлагаются различные подходы. Богатый материал в этом отношении может быть использован при обращении к методам финансового анализа, рейтинговым характеристикам, статистическим обследованиям и опросам руководителей предприятий. Центр экономической конъюнктуры при Правительстве Российской Федерации для оценки экономического положения и деловой активности промышленных предприятий проводит систематически обследования. В ходе этих обследований изучается мнение руководителей предприятии об ожидаемых изменениях – численности работающих, спроса на продукцию, выпуска основного вида продукции в натуральном выражении, запасов сырья, материалов и готовой продукции, обеспеченности собственными финансовыми ресурсами, объема прибыли, цен на реализуемую продукцию.

Знакомство с современным состоянием теории и практики оценки эффективности управления в странах с развитой рыночной экономикой позволяет сделать вывод об активном использовании различного рода интегральных показателей, а также систем показателей, учитывающих особенности, как иных сфер хозяйственной деятельности, так и иных управленческих задач. Эти показатели, которые можно найти в работах зарубежных авторов по менеджменту, по большей части не могут быть применены в российских условие без необходимой адаптации.

Управленческий труд относится к наиболее сложным видам человечески деятельности, и его оценка не всегда может быть произведена прямым путем из-за отсутствия формализованных результатов, количественной оценки отдельных видов выполняемой работы. Поэтому для измерения его эффективности часто применяются косвенные методы.

В науке об управлении пока нет единой трактовки понятия «эффективность управления». Почти у каждой научной школы имеется свой взгляд на проблему. Отсюда – ее недостаточная разработанность по многим аспектам исследования, и в первую очередь методологическому (относительно понятийного аппарата, критериев и показателей, методов оценки эффективности). Во многом это объясняется отсутствием единого понимания самих составляющих понятия «эффективность управления».

Различные авторы по-разному трактуют понятие «эффективность». Чаще всего эффективность рассматривают как действенность, результативность работы фирмы, проекта, технологии с точки зрения экономических позиций.

«Эффект» и «эффективность» – разные понятия. Экономический эффект – это результат труда человека в процессе производства материальных благ (количество выпущенной продукции на участке, заводе, прирост вновь созданной стоимости в народном хозяйстве).

Но эффект сам по себе недостаточно характеризует деятельность человека. Для более полной ее характеристики важно знать, какими затратами получен этот эффект, во что обошелся результат. Одинаковые затраты труда могут дать разный эффект, и наоборот, один и тот же эффект может быть достигнут разными затратами труда. Цель общественного производства – получение большего эффекта с наименьшими трудовыми, материальными и денежными затратами. Поэтому необходимо полученный результат сравнить с теми затратами, с помощью которых он получен, сопоставить одну абсолютную величину – эффект, с другой абсолютной величиной – затратами. Такое сопоставление дает относительную величину – эффективность.

В латинском языке effectus дословно обозначает «действие», a effectivus – соответственно «действенный, производительный, дающий нужный результат». Согласно определению толкового словаря русского языка, «эффект – результат деятельности, следствие каких-либо причин», а «эффективность – свойство объекта (субъекта), обеспечивающее получение нужного результата», это – «действенность объекта (субъекта)». Таким образом, чаще всего «эффективность» трактуется как получение необходимого максимального результата с наименьшими затратами. Это существенный момент, делающий необоснованным частое отождествление понятий «результативность» и «эффективность». В первом случае имеется в виду получение результата (достижение цели) как такового, в принципе, как продукт свершения определенного действия. Однако «результативный» еще не значит «эффективный». Эффективность подразумевает соотнесение полученного с затраченным, и чем больше это отношение, тем лучше. Иными словами, под эффективностью обычно понимается уровень (степень) результативности (действия) в сопоставлении с произведенными затратами.

Эффективность организации управления – это создание благоприятных условий для достижения производственным коллективом поставленных целей в кратчайший срок при наивысших качественных и количественных показателях и наименьших затратах ресурсов.

Существует несколько видов эффективности, в зависимости от критерия, по которому она классифицируется. Так, по характеру оцениваемого эффекта и составу доходов и расходов можно говорить об экономической и социальной эффективности. По уровню получения соответствующих результатов выделяют эффективность общественную (или общеэкономическую) (для страны, региона, отрасли), бюджетную (для бюджетов всех уровней) и коммерческую (для отдельного предприятия, проекта).

С повышением уровня оценки эффективности емкость этого понятия увеличивается. Так, в составе общеэкономического эффекта, кроме чисто экономических результатов, необходимо выделять внеэкономический эффект, межотраслевой эффект и т.п. Можно подразделить эффективность по составляющим системы управления (эффективность производства и эффективность управления), стадиям производственного процесса и процесса управления, по функциям производства и управления и пр.

Рассмотрение категории эффективности управления невозможно в отрыве от производственных составляющих системы, и в частности эффективности производства. Эффективность производства служит и критерием эффективности управления, а рост последней в свою очередь – один из решающих факторов и резервов роста эффективности производства. Таким образом, эффективное управление при прочих равных условиях обеспечивает и более высокий уровень эффективности производства. Все это оправдывает факт частого отождествления в литературе понятий «эффективность управления» и «эффективность системы управления».

Эффективность управления – специфическая категория, отражающая уровень и динамику развития управления, качественную и количественную сторону этого процесса.

Применительно к эффективности управления действуют те же признаки классификации, что и в отношении эффективности в целом. По содержанию можно выделить экономическую и социальную эффективность управления; по сфере и уровню проявления – общественную и коммерческую; по методу расчета – абсолютную (по конкретной системе управления) и относительную (в сравнении с другими аналогичными системами управления) и др. Укрупненно же рассматривают эффективность организации, функционирования и совершенствования системы управления.

Система управления, как уже отмечалось, представляет собой многосложное образование, характеризующееся большим числом сторон, свойств, особенностей процессов, в силу чего и эффективность управления может проявляться в различных формах и определяться рядом параметров. Для ее выражения применяется ряд частных понятий, а именно:

- эффективность труда работника аппарата управления;

- эффективность управленческой деятельности аппарата управления или отдельных его органов и подразделений;

- эффективность процесса управления (при выработке и реализации конкретного управленческого решения);

- эффективность системы управления (с учетом иерархии управления);

- эффективность механизма управления (методов, рычагов, стимулов);

- эффективность совершенствования управления.

Более упрощенный подход рассматривает эффективность управления как совокупность трех составляющих:

1) эффективность деятельности работников управления;

2) эффективность деятельности подразделений (органов) управления;

3) эффективность системы управления в целом.

Каждое из частных понятий дополняет и раскрывает другие, представляя своего рода иерархию. Поэтому, чтобы достоверно определить уро-вень эффективности управления, необходимо учесть все ее составляющие.

Совершенствование управления является заключительным этапом оцененных работ и основывается непосредственно на результатах оценки эффективности.

Целью совершенствования действующей системы управления должно быть повышение эффективности ее функционирования посредством проведения комплекса мероприятий, включающих совершенствование экономического механизма, организационных форм и структур управления, использования современных информационных технологий, оргтехники и средств связи, совершенствование системы подготовки и повышения квалификации управленческих кадров, стиля и методов руководства и т.п.