Развитие коммуникационных технологий в менеджменте

 

Объемы информации, циркулирующей в обществе, обусловили появление новых технологий работы с ней, новых средств связи (таких, как компьютерные сети, в том числе Интернет, электронная и голосовая почта и др.). Соответственно, другими стали и рабочие места в организациях. Совершенствование информационных технологий может как повысить, так и снизить эффективность делового общения – поэтому менеджеру для обеспечения нормальной работы следует придерживаться правил эффективной коммуникации.

Бурное развитие технологий, а точнее сказать – информационных технологий, способствовало радикальному изменению способа коммуникации и обмена информации между членами организации. Так, например, это позволило в значительной мере расширить возможности менеджера следить за производительностью групп или отдельных работников, повысить скорость принятия решений и обмен информацией. Наибольшее влияние на способ передачи и обмена информацией между организациями оказали два крупнейших изобретения в информационных технологиях – создание компьютерных сетей и средств беспроволочной (беспроводной) связи.

Современные средства коммуникации, которые могут использовать организации:

- электронная почта,

- голосовая почта,

- факс,

- телеконференция,

- видеоконференция,

- электронный обмен данными,

- интрасети, или внутренние сети.

Рассмотрим, как информационные технологии повлияли на организацию рабочих мест в современных организациях. Общение и обмен информацией меду персоналом организации больше не ограничены временем или пространством. Уничтожение физических и пространственных ограничений означает, что структура современной организации должна не только поддерживать, но и способствовать движению информационных потоков с высокой скоростью. Благодаря этому появились новейшие организационные схемы виртуальных организаций, обучающих организаций, организации без границ и пр.

Благодаря развитию информационных технологий в организации появляются новые профессии – так, например, «читатель электронной почты».

Американская компания «Forrester Consulting» обнаружила, что в США до 44 % крупных корпораций принимают на работу людей, чья обязанность – читать электронную почту. Как выяснилось, читатели электронной почты необходимы для проверки исходящих писем на предмет наличия в них информации представляющей коммерческую тайну или интеллектуальную собственность. Такого рода контроль – со штатными или без них – осуществляется в 48 % крупных компаний. В целом же содержанием исходящей электронной почты в той или иной мере обеспокоены от 71 до 76 % корпораций, работающих в сфере информационных технологий. Причём руководителей 64 % компаний, помимо тайн, волнует распространение порно и непристойных шуток.

Электронная почта вообще вызывает много нареканий. Как выяснили по результатам опроса представители IT-компаний исследователи из «Message Labs», 60 % фирм готовы отказаться от ее использования, если ситуация с распространением вирусов и спама не изменится в лучшую сторону. Остальные 40 % признали, что испытывают «волнение» в связи с угрозами их бизнесу, так или иначе исходящими от электронной почты. Только 29 % опрошенных выразили какой-то оптимизм по этому поводу. Надежда только на то, что e-mail через какое-то время безнадежно устареет и сольется с другими видами коммуникаций, вроде беспроводной и мгновенной передачи данных.

Новые информационные технологии позволяют создать виртуальные рабочие места. При такой организации используются огромные офисные помещения, оснащенные передвижной мебелью, переносными телефонами и портативными компьютерами. Другой вариант организации рабочих мест – принцип телеработы, когда служащие связаны со своим рабочим местом через компьютер.

Совершенствование информационных технологий может как повысить эффективность коммуникаций, так и снизить ее. Поэтому для эффективного использования технических достижений необходимо придерживаться правил эффективной коммуникации:

1. Определите, какая информация является срочной.

2. Какая информация должна копироваться или переадресовываться и кому.

3. Кому и какая информация должна поступать.

4. Установите периодичность уничтожения электронных и других документов.

5. Определите сроки ответа на каждый вид коммуникации.

6. Не превышайте установленный максимальный объем сообщений.

7. Выработайте правила проведения совещания.

Вопросы для самоконтроля

1. Какие существуют наиболее распространенные концепции информации?

2. Что понимается под социальной информацией?

3. Что понимается под управленческой информацией и её характеристикой?

4. Какие существуют качественные характеристики объема информации?

5. Какие существуют основные способы выработки информации?

6. Какова главная цель коммуникации?

7. Какие существуют виды коммуникации?

8. Какие выделяют базовые элементы обмена информации?

9. Каковы основные этапы коммуникационного процесса?

10. Какие существуют коммуникативные навыки?

11. Какие существуют элементы невербальных коммуникаций?

12. Какие существуют межличностные барьеры в коммуникациях?

13. Какие существуют организационные барьеры в коммуникациях?

14. Какие применяются современные средства коммуникации?

15. Какие рабочие места позволили создать информационные технологии?

16. Каких правил необходимо придерживаться для эффективного использования технических достижений?