Организация и структура финансовой службы

На предприятии

Под финансовой службой предприятия понимается самостоятельное структурное подразделение, выполняющее определенные функции в системе управления финансовыми ресурсами предприятия. Обычно таким подразделением является финансовый отдел. Его структура и численность зависят от организационно-правовой формы предприятия, характера хозяйственной деятельности, объема производства и общего количества работающих на предприятии.

Характер хозяйственной деятельности и объем производства определяют величину денежного оборота, количество платежных документов, связанных с расчетами с другими предприятиями-поставщиками и покупателями (заказчиками), с коммерческими банками, другими кредиторами, бюджетом. Число работающих влияет на объем кассовых операций и количество расчетов с рабочими и служащими.

До недавнего времени финансовая работа на предприя­тии сводилась к чисто оперативным задачам - оформлению расчётных и платежных документов, организации расчетов с другими предприятиями, бюджетом, банком, рабочими и служащими. Теперь роль финансовых служб на предприятиях принципиально изменилась, поскольку жёсткие условия рынка требуют организации эффективной структуры, главной задачей которой является финансовое планирование, оперативная, контрольная и аналитическая работа.

В рыночных условиях хозяйствования важнейшими за­дачами финансовых служб являются не только выполнение обязательств перед бюджетом, банками, поставщиками, ра­ботниками предприятия, всех остальных финансовых обяза­тельств, организация расчетов, контроль за использованием собственных и заемных средств, но и организация управления финансами. Вместе с тем финансовая ра­бота приобретает и качественно новое содержание, что объек­тивно связано с изменением отношений собственности и ста­новлением предприятий различных организационно-правовых форм, основанных на негосударственных формах собственно­сти, приватизацией государственных и муниципальных пред­приятий, самостоятельностью предприятий как хозяйствую­щих субъектов, в том числе и в области внешнеэкономичес­кой деятельности.

На малых предприятиях (индивидуальных или товари­ществах с ограниченной ответственностью) с небольшими обо­ротами и незначительной численностью работающих функ­ции финансиста могут быть объединены с функциями бухгал­тера, но на более крупных предприятиях, особенно в акци­онерных обществах открытого или закрытого типа, наличие финансовой службы в системе управления предприятием не­обходимо.

На небольших предприятиях финансовая работа может выполняться финансовым сектором в составе финансово-сбытового отдела или бухгалтерии. На крупных предприятиях финансовый отдел состоит из нескольких групп (бюро), за кото­рыми закреплены определенные функции. Начальник отдела подчинен непосредственно руководству предприятия (рис. 9).

Рис. 9. Примерная структура финансового отдела [23]

Приведенная структура финансового отдела в целом соответствует содержанию той финансовой работы, которую не­обходимо выполнять на предприятии для финансирования всех затрат и осуществления взаиморасчетов.

Аппарат управления финансами становится важнейшей частью общего аппарата управления хозяйствующего субъек­та. На крупных предприятиях может быть создана финансовая дирекцияво главе с финансовым директором или главным финансовым менеджером. Она образуется по решению прав­ления акционерного общества или дирекции предприятия.

Финансовая дирекция имеет структуру, зависящую от характера хозяйственной и финансовой деятельности, орга­низационно-правовой формы хозяйствующего субъекта.

Под­разделениями финансовой дирекции могут быть, например, финансовый отдел, планово-экономический отдел, бухгалте­рия, бюро или сектор экономического анализа, отдел ва­лютных операций и др. Типовая структура финансовой дирекции показана на рис. 10.

Рис. 10. Типовая структура финансовой дирекции коммерческого предприятия [23]

Функции и ответствен­ность всех подразделений, их взаимоотношения с другими звеньями управления должны быть определены «Положением о финансовой дирекции».

В функции финансовой дирекции входят [27]:

· обеспечение финансирования хозяйственной деятель­ности предприятия;

· разработка финансовой программы развития хозяйству­ющего субъекта;

· разработка инвестиционной политики;

· определение кредитной политики;

· установление смет расходов денежных средств для всех подразделений предприятия;

· разработка валютной политики и обеспечение валют­ной деятельности;

· финансовое планирование, участие в составлении биз­нес-планов;

· расчеты с поставщиками, покупате­лями, подрядчиками, банком, бюджетом;

· обеспечение страхования от финансовых рисков;

· проведение залоговых, трастовых, лизинговых и дру­гих операций;

· анализ финансово-хозяйственной и внешнеэкономичес­кой деятельности;

· ведение финансового учета, составление бухгалтерс­кого баланса и других финансовых документов.

B зависимости от размеров предприятия и поставленных целей перечисленные функции могут детализироваться или расширяться. Так, инвестиционная политика может быть связана не только с осуществлением капитальных вложений, но и с вложением средств в уставный капитал другого пред­приятия или выпуском собственных акций, средства от раз­мещения которых должны быть использованы наилучшим способом.

В осуществлении этих функций главная роль отводится финансовому менеджеру как профессиональному специалис­ту в области финансов. На крупных предприятиях, в акцио­нерных обществах работает несколько финансовых менедже­ров, каждый из которых выполняет определенные должнос­тные обязанности. Группу финансовых менеджеров возглав­ляет ведущий финансовый менеджер, а если таких групп несколько - главный менеджер. Профессиональный уровень финансового менеджера оп­ределяется его знаниями в области финансов и кредита, законодательства в области налогов, банковской, биржевой и финансовой деятельности, бухгалтерского учета, умением анализировать баланс предприятия. Финансовому менеджеру необходимо уметь ориентироваться в валютном законодатель­стве, работать на финансовом рынке.

Поскольку в западных странах такие должностные обязанности может выполнять только высококвалифицирован­ный специалист, его труд соответственно оплачивается. Обыч­но финансовый менеджер является не собственником пред­приятия, а наемным работником по контракту. Финансовый менеджер в зависимости от квалификации и результатов своей управленческой деятельности может получать не только за­работную плату, но и процент от прибыли.

3.1.3 Финансовое планирование на предприятии

Финансовое планирование на предприятии - это пла­нирование всех его доходов и направлений расходования де­нежных средств для обеспечения развития предприятия. Фи­нансовое планирование осуществляется посредством состав­ления финансовых планов разного содержания и назначения в зависимости от задач и объектов планирования.

Исходя из этого финансовые планы можно разделить на перспективные, текущие и оперативные.

В фи­нансовом плане должны быть отражены данные об объеме продаж и общей прибыли, объеме инвестиций, ис­пользовании собственных средств, а также заемных (с ука­занием источников и сроков погашения задолженности), срок окупаемости вложений, издержки производства и обращения, процентное отношение доходов и расходов, сроки выплаты дивидендов (если речь идет об акционерном обществе).

Перспективное финансовое планирование

Прогноз объемов продаж составляется по конкретному виду продукции на три года: для первого года - помесячно, для второго - поквартально, для третьего - в целом на год, и может быть оформлен в виде таблицы (табл. 3) [23]:

Таблица 3

Общий прогноз объёмов продаж в 200_году

 

Показатели	200_ год (месяцы)	200_ год (кварталы)	200_ год
		…		I	II	I III	IV
Объём продаж в натуральном выражении
Цена за ед. продукции
Объём реализации в денежном выражении
Итого за год

 

Такой подход понятен и оправдан, так как в первый год производства уже должны быть извест­ны покупатели продукции. Расчеты на второй и третий годы имеют характер прогнозов, составленных на основе маркетин­говых исследований, обоснованность которых крайне важна, так как под запланированный объем производства закупаются обо­рудование и сырье, привлекается определенная численность работников и т. п. Общий прогноз объемов продаж составляется в виде консолидированного прогноза, с учётом объёмов продаж по каждому конкретному виду продукции

Баланс доходов и расходов по конкретному виду продук­ции составляется для сопоставления выручки от реализации продукции и затрат на ее производство во временном разре­зе, так как в первый год производства продукции компании, как правило, несут убытки. Значительную часть расходов предполагается осуществлять за счет привлеченных и заем­ных источников. Доля заемных средств зависит от многих факторов, в том числе от величины активов и их структуры, отдачи вложенного капитала, размера ссудного процента, но вместе с тем заемные средства не могут быть преобладаю­щими в общем объеме источников финансирования. Форма баланса доходов и расходов по конкретному виду продукции представлена в табл. 4 [23]:

Таблица 4

Баланс доходов и расходов по изделию N на 200_ - 200_годы.

 

Показатели	200_ год (месяцы)	200_ год (кварталы)	200_ год
		…..		I	II	III	IV
Выручка от реализации продукции
Расходы, в т.ч: - постоянные, - переменные
Баланс
Превышение (+), недостаток (-) денежных средств

 

В состав финансового плана входят план доходов, план расходов и баланс активов и пассивов фирмы, которые так­же разрабатываются для первого года помесячно, для второ­го - поквартально, для третьего - в целом за год.

План доходов содержит в указанной динамике сле­дующие показатели:

1) остаток денежных средств на начало соответствующе­го периода (месяца, квартала, года) всего и в том числе в кассе и на счете в банке;

2) поступления: выручка от продаж, дебиторы, заемные средства;

3) всего наличных средств;

4) расходы (издержки): прямые затраты, управленчес­кие, затраты на сбыт, арендные платежи, платные услуги, затраты на маркетинг, проценты за капитал, страховые взно­сы, прочие расходы;

5) итого расходов;

6) общий доход (убыток) до уплаты налогов.

План расходов охватывает показатели:

1) весь капитал;

2) доход (убыток) до уплаты налогов;

3) приобретение активов;

4) выплаты по займам;

5) резервы;

6) организационные и прочие расходы;

Баланс активов и пассивов предприятия состав­ляется, чтобы оценить, в какие виды активов направляются денежные средства и за счет каких видов пассивов предпола­гается финансировать приобретение или создание этих акти­вов. Среди активов баланса выделяются текущие активы (счет в банке, касса, прочие поступления, дебиторская задолжен­ность) - как наиболее мобильная часть средств, запасы и фиксированные активы. В пассиве отражаются собственные и заемные средства, причем большое значение имеет их структура, ее изменение на протяжении планируемого трех­летнего периода.

При проведении прогнозного анализа прибыли использу­ется метод «затраты - объем – прибыль», или, как его еще называют, метод критического объема производства [29].

Методологические основы этого метода разработаны дос­таточно давно, но практическому его использованию способ­ствовала система учета затрат "direct-costing", в основе кото­рой лежит разделение затрат на постоянные и переменные, которые по-разному реагируют на изменение объема произ­водства. Использование метода "затраты - объем - прибыль" позволяет определить минимально допустимый объем произ­водства, при котором достигается безубыточность последнего.

Определение этой критической точки объема производ­ства осуществляется расчетным и графическим способами.

Определение точки критического объема производства графическим методом чрезвычайно наглядно и показано на рис.11. По горизонтали показывается объем произ­водства в натуральном выражении (в единицах изделий или в процентах использования производственной мощности), а по вертикали - затраты на производство (с их разделени­ем на постоянные и переменные) и выручка от реализации. Пересечение прямой линии, отражающей зависимость между выпуском продукции и себестоимостью, и прямой линии вы­ручки от реализации показывает критическую точку объема производства. Ниже располагается зона убытков предприятия, так как до достижения определенного объема про­изводства выручка от реализации не покрывает затраты. Превышение критической точки объема производства дает прибыль.

 

Рис. 10. Расчёт минимального объёма выпуска продукции графическим методом

Рассматриваемый метод применяется для выбора вари­антов установления цены на реализуемую продукцию, опре­деленных видов используемых ресурсов, системы сбыта про­дукции, поэтому расчет критической точки объема производ­ства дополняется прогнозами об изменении прибыли в зави­симости от изменений условий и объемов производства и ре­ализации продукции.

Эффективность метода "затраты - объем - прибыль" позволяет использовать его при прогнозировании величины финансовых ресурсов, но при его внедрении в практику пла­нирования российских предприятий необходимо иметь в виду следующее:

1) и графический, и расчетный способы определения про­гнозируемой величины прибыли предполагают в качестве ис­ходных данных затраты по производству продукции с их раз­граничением на постоянные и переменные расходы, что вы­текает непосредственно из системы учета затрат;

2) построение графика основано на данных по одному виду продукции, поэтому необходима разработка методов обоб­щения используемых данных о выпуске тех видов продук­ции, которые предполагает производить предприятие;

3) выделение постоянных затрат связано с понятием мар­жинального дохода, который состоит из прибыли и постоян­ных затрат, и, как известно, в нашей стране не применяет­ся в планировании и учете.

Развивающееся предприятие постоянно нуждается в финансовых ресурсах, что не всегда можно обеспечить за счет внутренних источников, и тогда возникает необходимость привлечения заемных средств или дополнительного акцио­нерного капитала. Поскольку финансовое планирование яв­ляется завершающей стадией производственного планирова­ния, при составлении финансового плана следует решить та­кие главные задачи, как:

· выявление резервов увеличения доходов предприятия и способов их мобилизации;

· эффективное использование финансовых ресурсов, определение наиболее рациональных направлений инвести­ций предприятия, обеспечивающих в планируемом периоде получение наибольшей прибыли;

· увязка показателей производственного плана предпри­ятия с финансовыми ресурсами;

· обоснование оптимальных финансовых взаимоотноше­ний с бюджетом и банками, а также другими кредиторами.

Важ­но, чтобы составление финансового плана не являлось пере­счетом производственных показателей, наоборот, аналити­ческий характер работы в области финансового планирова­ния должен сделать финансовый план инструментом воздей­ствия на результаты производственно-хозяйственной деятель­ности предприятия.

Период действия перспективного (или долгосрочного) финансового плана зависит от общей финансовой стратегии предприятия, экономической стабильности, возможностей прогнозирования объемов финансовых ресурсов и направле­ний их использования. В нем определяются важнейшие пока­затели, пропорции и темпы расширенного воспроизводства. При разработке долгосрочного финансового плана применя­ются укрупненные методы расчетов доходных и расходных статей, которые определяются ориентировочно в виде про­гноза и уточняются в текущих планах конкретного года.

Текущее финансовое планирование

Текущий или годовой план предприятия как часть перс­пектив-ного плана составляется на основе показателей долго­срочного плана и представляет собой документ, в котором обеспечивается балансовая увязка доходных и расходных ста­тей планируемого года. Баланс доходов и расходов в годовом финансовом плане - необходимое условие, которое дости­гается привлечением заемных и других источников финанси­рования при недостаточности собственных финансовых ре­сурсов. В текущем финансовом плане детализируются доход­ные и расходные статьи, применяются более точные по срав­нению с перспективным планом методы расчетов.

Примерное содержание разделов финансо­вого плана можно представить приведенными ниже основ­ными статьями доходов и расходов предприятия.

I. Доходы и поступления средств

1. Прибыль от реализации продукции, работ, услуг.

2. Прибыль от прочей реализации (основных средств, дру­гих активов).

3. Планируемые внереализационные доходы, в том числе:

- доходы от долевого участия в уставном капитале других предприятий;

- доходы, полученные по ценным бумагам, доходы от хранения денежных средств на депозитных счетах в банках и других финансово-кредитных учреждениях, доходы от сдачи имущества в аренду.

4. Амортизационные отчисления на полное восстановле­ние основных фондов и по нематериальным активам.

5. Поступление средств от других предприятий, в том числе:

- в порядке долевого участия в строительстве;

- по хоздоговорам на научно-исследовательские работы.

6. Поступления из внебюджетных фондов.

7. Прочие доходы.

II. Расходы и отчисления средств

1.Налоги, уплачиваемые из прибыли (по видам налогов).

2. Распределение чистой прибыли, в том числе:

- на накопление (по направлениям использования);

- потребление (по направлениям использования).

3. Долгосрочные инвестиции (по формам инвестиций), в том числе:

- за счет амортизационных отчислений;

- других источников финансирования (по видам источников).

4. Прочие расходы.

В финансовом плане акционерного общества в доходной части необходимо выделить средства, мобилизуемые посред­ством размещения ценных бумаг, а также расходные статьи, отражающие отчисления прибыли в резервный фонд и выплату доходов по акциям или облигациям.

Существует и другой подход ксоставлению финансового плана АО. В доходной части отражается не прибыль, а вы­ручка от реализации продукции (работ, услуг), в расходной - затраты на производство и реализацию продукции (работ, услуг) по основным элементам затрат. Прибыль и ее распре­деление выделяются в самостоятельную часть финансового плана, где показываются и налоги, уплачиваемые акционер­ным обществом.

Оперативное финансовое планирование

Управление производственными процессами и регулиро­вание расчетов с покупателями, поставщиками, работника­ми предприятия, финансовой системой, кредитными учреж­дениями, обеспечение платежеспособности предприятия в значительной мере зависят от организации оперативного финансового планирования.

Оперативное финансовое планированиевключает:

1. со­ставление платежного календаря и кассового плана;

2. расчет потребности в краткосрочном кредите.

Содержание оператив­ного планирования при разработке платежного календарязаключается в определении конкретной последовательности и сроков осуществления всех расчетов, что позволяет своевременно перечислить платежи в бюджет и внебюджетные фонды и обеспечить финансирование нормальной хозяйственной деятельности предприятия. Платежный календарь составляется на короткие промежутки времени (месяц, 15 дней, декаду, пятидневку). Срок определяется исходя из периодичности основных платежей предприятия. Наиболее целесообразно составление месячных планов с подекадной разбивкой. Платежный календарь охватывает все расходы и поступления средств предприятия как в наличной, так и безналичной форме, включая взаимоотношения с бюджетной системой и банками.

Первым разделом календаря является его расходная часть, отражающая все предстоящие расчеты и перечисление средств, вторым - доходная часть. Соотношение между обеими частями календаря должно быть таким, чтобы обеспечивалось их равенство либо, что еще лучше, превышение доходов и поступлений над расходами и отчислениями. В последнем случае излишки средств осядут на расчетном счете предприятия, что означает большую устойчивость финансового состояния предприятия, его платежеспособность в предстоящем периоде. Примерная форма платежного календаря приводится в табл. 5.

Превышение расходов над поступлениями свидетельствует о снижении возможностей предприятия в покрытии предстоящих расходов. В таком случае следует предпринять следующие действия:

1) непервоочередные платежи следует перенести на другой календарный период;

2) ускорить по возможности отгрузку и реализацию продукции;

3) принять меры по изысканию дополнительных источников.

При составлении платежного календаря используют дан­ные учета операций по расчетному счету в банке, учета сда­чи расчетных документов в банк, сведения о срочных и просроченных платежах поставщикам, учитывают график отгруз­ки продукции и сдачи платежных документов в банк, финансовые результаты реализации продукции, а также плано­вые взносы в бюджет налога на прибыль, на имущество и другие налоги, отчисления в социальные внебюджетные фон­ды, состояние расчетов с дебиторами и кредиторами.

Таблица 5

Платёжный календарь на_______ месяц 20__ г (тыс. руб.) [27]

 

Статья	По декадам
Расходы 1. Неотложные нужды 2. Заработная плата и приравненные к ней платежи 3. Налоги 4. Оплата счетов поставщиков за ТМЦ 5. Оплата счетов подрядчиков за выполненные работы по капитальному строительству (капремонту) 6. Просроченная кредиторская задолженность поставщикам 7. Погашение просроченных ссуд банка 8. Уплата процента за кредит 9. Прочие расходы Всего расходов: ___________________
Поступления 1. Выручка от реализации продукции 2. Выручка от реализации излишних основных фондов, материалов и др. активов 3. Поступление просроченной дебиторской задолженности 4. Поступление краткосрочного кредита банка 5. Остаток средств в кассе и на расчётном счёте 6. Прочие поступления средств Всего поступлений: _____________________
Превышение поступлений над расходами: Превышение расходов над поступлениями:

 

Кассовый план - это план оборота наличных денег пред­приятия, который необходим для контроля за их поступлени­ем и расходованием. Он разрабатывается на квартал и в уста­новленный срок представляется в коммерческий банк, с ко­торым предприятие заключило договор о расчетно-кассовом обслуживании.

Кассовый план составляется по типовой форме и содер­жит четыре раздела.

Первый раздел отражает поступление наличных денег (кроме денег, полученных в банке) на предприятие в планируемом квартале по конкретным источникам поступления -торговая выручка, выручка железнодорожного, водного и воздушного транспорта, квартирная плата и коммунальные платежи, выручка местного (ведомственного) транспорта, выручка зрелищных мероприятий, выручка предприятий бытового обслуживания, прочие поступления. Из общей сум­мы поступлений необходимо указать суммы, которые расходуются на месте из выручки и сдаются в кассу банка.

Во втором разделе показываются виды расходов предприятия наличными деньгами: на заработную плату, стипендии, постоянные надбавки и прочие виды оплаты труда, на выплату пенсий и пособий по социальному страхованию, на командировочные и хозяйственные расходы.

Третий раздел содержит расчет выплат заработной платы и прочих видов оплаты труда на планируемый квартал с учётом всех возможных удержаний (налогов, платежей за форменное обмундирование, платежей по добровольным видам страхования работников, погашения ссуд и др.). Если зарплата работников перечисляется в банки в качестве вклада или платежным поручением переводится по почте, то эти виды перечислений также показываются в третьем разделе. Все виды удержаний и перечислений, а также стоимость натуральных выдач и льгот, учтенных в фонде заработной платы, исключаются из общего фонда оплаты труда.

В четвертом разделе заполняется календарь выдачи зара­ботной платы рабочим и служащим, где в установленные сроки (конкретные числа каждого месяца) указываются суммы выплат предприятию наличными деньгами. Эти суммы в соответствии с договором расчетно-кассового обслуживания банк выдает предприятию за установленную в договоре пла­ту. Если фактически кассовая заявка в конкретном месяце превышает сумму, указанную в кассовом плане, то банк, как правило, взимает повышенный процент за выдачу наличных денег, что также заранее оговаривается в договоре расчет­но-кассового обслуживания.

Кассовый план необходим предприятию для того, чтобы по возможности более точно представлять размер обяза­тельств перед работниками предприятия по заработной пла­те и размер других выплат. Банку, обслуживающему пред­приятие, также необходим его кассовый план, чтобы соста­вить сводный кассовый план на обслуживание своих клиен­тов в установленные сроки.

Если предприятие испытывает потребность в краткосроч­ном кредите, то необходимые документы представляются в банк в соответствии с его требованиями и заключается дого­вор о кредитном обслуживании. Однако этому должен пред­шествовать обоснованный расчет размера испрашиваемого кредита, а также той суммы, которую, с учетом процентов, следует вернуть банку. Эффективность кредитуемого мероп­риятия, или ожидаемая выручка от реализации продукции, должна обеспечить своевременный возврат кредита и исклю­чить штрафные санкции.