Основные документы в системе делопроизводства кадровой службы

Кадровое делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами.

Виды документации по управлению персоналом — разделение всей кадровой документации на группы в зависимости от ее функционального назначения. Различают:

- организационные (штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.);

Штатное расписание — организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов.

Должностная инструкция — документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность.

Правила внутреннего трудового распорядка — организационно-распорядительный документ, регламентирующий порядок приема, перевода и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе, взыскания за нарушения трудовой дисциплины.

- распорядительные: приказы (о командировках, об отпусках, о переводе, об увольнении, о поощрениях и др.), распоряжения и указания;

- информационно - справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты);

- персональные документы (трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии);

- учетные документы (личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.);

- плановые документы (плановые задания по кадровым вопросам, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

- отчетно-статистические документы (по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.).

Трудовой договор — соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом. Нормативно - методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса управления персоналом. Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно- методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (кадровый, юридический отдел).

Различают 3 группы документов:

· нормативно-справочные документы;

· документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера;

· документы технического, технико-экономического и экономического характера,утвержденные в установленном порядке компетентными органами или руководством организации.

Нормативно-справочные документы содержат нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда. К ним относятся следующие:

Тарифно-квалификационный справочник — нормативный документ, предназначенный для тарификации работ и присвоения тарифно-квалификационных разрядов работникам на основе включенных в справочники тарифно-квалификационных характеристик.

Положение о персонале — документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и другие вопросы.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов — документ Госстандарта РФ, указаны названия должностей, требования к уровню образования, основные знания, умения и навыки, которыми должен обладать работник. На основе этого разрабатываются должностные иснтрукции.

Документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера. Документы этой группы регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом. К этой группе документов относятся:

Должностная инструкция — документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция разрабатывается специалистом службы управления персоналом, либо руководителем соответствующего структурного подразделения, либо самим работником совместно с непосредственным руководителем, подписывается руководителем подразделения, утверждается первым руководителем организации, согласовывается с юристом, доводится до работника под расписку. Типовая должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность.

Положение о подразделении — документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения организации. Типовая структура положения включает семь разделов: общие положения, задачи подразделения, организационная структура подразделения, функции, взаимоотношения с другими подразделениями, права, ответственность.

Правила внутреннего трудового распорядка — организационно-распорядительный документ, регламентирующий порядок приема, перевода и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе, взыскания за нарушения трудовой дисциплины, внутриобъектный режим и организацию работы.

Штатное расписание — организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов.

Документы технического, технико-экономического и экономического характера. Эти документы содержат правила, нормы, требования - стандарты технических и экономических аспектов функционирования системы управления персоналом. Нормы планировки помещений и рабочих мест, технические установки, тарифные ставки, коэффициенты доплаты.

Кадровое делопроизводство выполняется непосредственно работниками отдела кадров, самостоятельно выполняют весь цикл работ по документированию трудовых отношений и по работе с документами по личному составу. Инструкция по кадровому делопроизводству – технология оформления документов, хранения, передачи.

Основными функциями являются:

· своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

· доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

· печатание документов по кадровым вопросам;

· регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

· формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

· контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

Виды документации по управлению персоналом: должностная, трудовой договор, а также

распорядительные документы: приказы, распоряжения;

персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.

учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;

плановые документы;

отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

Трудовая деятельность сотрудника регулируется приказами о командировках, об отпусках, о переводе, об увольнении, о поощрениях и др. Проект приказа по личному составу подписывается руководителем организации, датируется и регистрируется. На приказе сотрудник, относительно которого он был издан, должен поставить свою визу («С приказом ознакомлен»), дату и подпись. С приказа снимают две копии — для личного дела и для бухгалтерии — и заверяют у секретаря или в отделе кадров. Очень важно организовать правильное хранение документов. Первые подлинные экземпляры подписанных руководителем организации приказов о приеме на работу, переводах, увольнениях формируются в отдельное дело за один календарный год. Внутри дела приказы располагаются в хронологическом порядке. Документы, явившиеся основанием для издания приказов, формируются в отдельное дело, где они расположены в хронологическом порядке. Отдельно формируются дела с приказами о предоставлении отпусков и взысканиях, с приказами о командировках со служебными записками — основаниям и для издания приказов.

со служебными записками — основаниям и для издания приказов.