Реквизит 22 (обязательный) – «подпись»

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноруч­ную роспись полномочного должностного лица. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации-автора документа.

Подпись является обязательным атрибутом любого официального документа, придающим ему юридическую силу.

В чью компетенцию входит подписание того или иного документа?

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации (приказ о распределении обязанностей); доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями. Руководитель подписывает письма, направляемые в органы государственной власти и управления, руководителям других организаций.

Документы на бланках структурных подразделений – руководителями структурных подразделений или их заместителями.

Документы справочного, информационного, аналитического характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) – их непосредственными составителями, если решаемые вопросы не выходят за пределы их полномочий.

Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку. Например, положение о структурном подразделении, должностные инструкции подписываются руководителями структурных подразделений с последующим утверждением руководством.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке

Председатель комиссии	подпись	Л.И. Егоров
Члены комиссии	подпись	Л.Н. Николаева
	подпись	О.В. Новикова
	подпись	И.С. Савельева

В состав реквизита «подпись» входят:

· наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

· личная подпись;

· расшифровка подписи (сначала инициалы, фамилия).

Реквизит «подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «текст» или «отметка о наличии приложения», всегда на первом экземпляре.

1. Если документ оформлен не на бланке, полное наименование должности включает наименование организации, причем расшифровка личной подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности.

 

При оформлении документа на бланке предприятия, организации указывается должность руководителя без указания наименования предприятия

 

 

Допускается в реквизите «подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Директор¿ Всероссийского¿ научно-исследовательского¿ института бумаги

С.Д. Промокашкин

2. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

3. В научных учреждениях и вузах в должностях указываются ученая степень и звание.

 

 

4. При подписании документа несколькими должностными лицами (финансовые документы денежного, материального, кредитного характера, служащие основанием для приема, выдачи денег) их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

Директор		А.Д. Промокашкин
Главный бухгалтер		Т.Г. Веснина

5. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне (в совместных распорядительных документах, гражданско-правовых договорах, трудовых договорах).

 

 

4 см

 

10 см

 

12 см

 

При подписании совместного документа первый лист на бланке не оформляют и подписывают столько экземпляров, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом, каждая организация имеет официально оформленный подлинник.

В отечественной практике оформления документов встречается проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Что недопустимо, так как нарушает юридическую силу документа.

В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись должностного лица, но оно не может подписать срочный документ по уважительной причине, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом перед должностью ставят «И.О.», указывают фактическую должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего документ. Использование предлога «за» или «врио» не допускается.

Согласование

Согласование осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки содержания документа, обоснованности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и принятым ранее решениям.

Согласование может быть:

· внешним (с другими организациями). Проставляется «гриф согласования»;

· внутренним (с подразделениями или должностными лицами внутри организации). Проставляется «виза согласования».