Реквизит 16 «гриф утверждения документа»

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти, управления. Процедура утверждения санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг должностных лиц, организаций.

Процедура утверждения оформляется либо единолично руководителем организации, либо изданием специального распорядительного документа, при этом оба способа имеют одинаковую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из:

· слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, без двоеточия, без разбивки),

· полного наименования должности лица, утверждающего документ,

· его подписи,

· инициалов, фамилии,

· даты утверждения (цифровым способом).

 

10 см от левого поля

 

12 см от левого поля

 

Допускается в реквизите «гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки (рис. 5).

Открытое акционерное общество «Нефтемаш» АКТ 12.12.2007 № 6 г.Кунгур

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Сергеев В.С.Сергеев 13.12.2007

Рис. 5. Пример оформления реквизита «адресат»

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя приватизируемой организации Личная подпись расшифровка подписи дата ¶

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации-правоприемника Личная подпись расшифровка подписи дата ¶

Утверждение специально издаваемым документом практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо мероприятия, действия по внедрению утверждаемого документа. В этом случае на утверждаемом документе проставляется гриф утверждения со ссылкой на распорядительный документ.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из:

· слова УТВЕРЖДЕН, которое согласуется с видом утверждаемого документа (УТВЕРЖДЕН – регламент, план, акт; УТВЕРЖДЕНА – инструкция; УТВЕРЖДЕНЫ – правила или УТВЕРЖДЕНО – положение),

· наименования утверждающего документа в творительном падеже,

· его даты и номера.

 

При утверждении плана

 

 

При утверждении инструкции

 

При утверждении плана

 

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, фиксируется в табеле унифицированных форм документов или в инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приводится в приложении 4 Государственной системы документационного обеспечения управления.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Реквизит 17 «резолюция»

Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

В переводе с латинского resolutio означает решение, разрешение.

Резолюция – одна из форм реализации распорядительной деятельности руководителя. Она выражает мнение руководителя о том, что, когда и каким образом должны делать исполнители для решения административных или организационных вопросов.

Резолюция имеет директивно-обязательный характер, содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе, проставляется на входящих и внутренних документах, которые рассматриваются руководством, обязательно фиксируется при регистрации документа, пишется руководителем рукописным способом на лицевой стороне подлинника документа под реквизитом «адресат» или, если места недостаточно, на свободном от текста месте, кроме полей.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

К резолюции традиционно предъявляется требование четкости, ясности, конкретности в формулировке порядка и характера и срока исполнения документа.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя:

· фамилии, инициалы исполнителей,

· содержание поручения, предписание действий и их порядок (при необходимости),

· срок исполнения,

· подпись руководителя и дату написания резолюции.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.

Ответственный исполнитель обязан организовать работу других должностных лиц (соисполнителей). Например, провести совещание по обсуждению вопроса, предложить представить варианты ответа или встречные предложения и т. д.

Суть поручения излагают, как правило, в повелительной форме. Часто для этой цели используется инфинитив (неопределенная форма глагола).

Например:
Подготовить ответ…
Внести предложения…
Принять участие…
Подготовить комплексную программу…
Связаться с отправителем и согласовать дату визита.
Рассмотрите и сообщите свое мнение…
Согласовать с... отделом…

Формулировки резолюции должны четко определять суть задания. В конечном итоге неконкретная резолюция влечет за собой дезорганизацию рабочего дня самого руководителя – получив такое указание, каждый исполнитель вынужден будет дополнительно обратиться к руководителю за разъяснениями и уточнениями.

Нецелесообразно применять резолюции типа «Прошу исполнить», «К исполнению» или предварительные резолюции «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне» и т.п.