Реквизит 13 «ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ (см. рис. 4).

Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На № ________ от _____.

Оформление этого реквизита исключает в текстах писем наличие выражения: «На Ваше письмо от ________ № ______ сообщаем».

Рис. 4. Пример оформления реквизитов «дата документа», «регистрационный номер», «ссылка на регистрационный номер и дату документа» в письме

Реквизит 14 «место составления или издания документа»

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Местом издания, как правило, считается место нахождения юридического лица, то есть место его регистрации.

Место издания в документе не указывается в письмах и в том случае, если оно включено в состав наименования организации, например Пермский государственный университет, но указывается, если документ был составлен в другом месте.

При указании города, в котором был составлен документ, не ставится буква «г» перед следующими наименованиями: Москва, города, оканчивающиеся на «бург» и «град».

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

Реквизит 15 «адресат»

Реквизит указывает, кому предназначается документация. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наличие реквизита необходимо для сверки с адресом на конверте, упаковке.

Максимально реквизит может состоять из следующих частей:

· наименование учреждения, предприятия, организации в именительном падеже;

· наименование структурного подразделения в именительном падеже (приводится ниже наименования организации);

· наименование должности в дательном падеже;

· почтовый адрес (в письмах, направляемых впервые).

Каждая составная часть реквизита «адресат» должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки препинания не ставятся. В середине строки знаки препинания сохраняются. Переносы слов не допускаются.

Инициалы ставятся до фамилии. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Допускается центрирование строк реквизита по отношению к самой длинной строке.

Пример 1. Адресование в организацию без указания конкретного должностного лица (в государственные учреждения, органы местного самоуправления)

8 см от левого поля

 

 

 

Пример 2. Документ направляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, наименования организаций следует указывать обобщенно.

 

Пример 3. При адресовании руководителю организации в наименование должности руководителя организации включается наименование организации.

Пример 4. При адресовании руководителю структурного подразделения в наименование его должности входит наименование структурного подразделения.

Пример 5. При адресовании сотрудникам структурных подразделений реквизит оформляется следующим образом:

Пример 6. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

Пример 7. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес, который должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам (применяются конверты с напечатанными адресами).

Пример 8. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Для реквизита «адресат» на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения.