Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации»

ЛЕКЦИЯ 2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации».

Реквизит 02 «герб субъекта Российской Федерации».

Реквизит 03 «эмблема организации или товарный знак».

Реквизит 04 (обязательный) – «код организации».

Реквизит 05 (обязательный) – «основной государственный регистрационный номер юридического лица».

Реквизит 06 (обязательный) – «идентификационный номер налогоплатель­щика/код причины постановки на учет».

Реквизит 07 (обязательный) – «код формы документа».

Реквизит 08 (обязательный)– «наименование организации».

Реквизит 09 «справочные данные об организации».

Реквизит 10 (обязательный) – «наименование вида документа».

Реквизит 11 (обязательный) – «дата документа».

Реквизит 12 (обязательный) – «регистрационный номер документа».

Реквизит 13 «ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Реквизит 14 «место составления или издания документа».

Реквизит 15 «адресат».

Реквизит 16 «гриф утверждения документа».

Реквизит 17 «резолюция».

Реквизит 18 «заголовок к тексту».

Реквизит 19 «отметка о контроле».

Реквизит 20 (обязательный) – «текст документа».

Реквизит 21 «отметка о наличии приложения».

Реквизит 22 (обязательный) – «подпись».

Реквизит 23 «гриф согласования документа».

Реквизит 24 «визы согласования документа».

Реквизит 25 «оттиск печати».

Реквизит 26 «отметка о заверении копии».

Реквизит 27 «отметка об исполнителе».

Реквизит 28 «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Реквизит 29 «отметка о поступлении документа в организацию».

Реквизит 30 «идентификатор электронной копии документа».

Требование идентификации автора документа достигается за счет оформления на документе таких реквизитов, как:

· Государственный герб РФ.

· Герб субъекта РФ.

· Эмблема организации.

· Код организации.

· Код формы документа.

· Наименование организации.

Если документ создается не на бланке, но его действие предполагается за пределами организации, эти реквизиты (кроме графических символов) воспроизводятся в обязательном порядке. Для документов, которые не выходят за пределы организации (внутренние документы), также обязательно указание автора, то есть наименование организации, ее структурного подразделения.

Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации»

В соответствии со статьей 70 Конституции РФ Государственный герб РФ, его описание и порядок официального использования устанавливаются Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О Государственном гербе».

Реквизит 02 «герб субъекта Российской Федерации»

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Свою собственную символику (гербы, эмблемы), отражающую исторические, культурные, социально-экономические, национальные и иные местные традиции, в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» (статья 9) вправе иметь и муниципальные образования.[1]

Реквизит 03 «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»

Эмблема – это условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке, в определенной мере отражающее направление деятельности.

В качестве эмблемы может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Эмблема организации или товарный знак относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков (необязательный реквизит).

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой наименования организации. Реквизит 03 допускается располагать на уровне наименования организации.

Реквизит 04 (обязательный) – «код организации»

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов.

В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО и проставляют код организации, состоящий из 8 знаков.

Код организации-автора документа (автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Реквизит 05 (обязательный) – «основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица»

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 01 июля 2002 года, является основным государственным регистрационным номером (ОГРН).^[2]

ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации.

Реквизит 06 (обязательный) – «идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП)»

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика: юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица.

Реквизит 07 (обязательный) – «код формы документа»

Код формы документа, входящего в состав УСД, проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

ОКУД позволяет:

- однозначно обозначать (идентифицировать) унифицированные формы документов;

- учитывать и систематизировать унифицированные формы документов;

- контролировать состав форм в процессе ведения УСД.

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Реквизит 09 «справочные данные об организации»

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.

ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес интернет-сайта (web-страницы в Интернете), сведения о государственной регистрации, лицензиях, патентах.

В составе справочных данных об организации указываются: код организации (ОКПО, ОКОГУ), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221.

Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

· название улицы, номер дома, номер квартиры;

· название населенного пункта (города, поселка);

· название района;

· название республики, края, области, автономного округа (области);

· почтовый индекс.

Реквизит 15 «адресат»

Реквизит указывает, кому предназначается документация. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наличие реквизита необходимо для сверки с адресом на конверте, упаковке.

Максимально реквизит может состоять из следующих частей:

· наименование учреждения, предприятия, организации в именительном падеже;

· наименование структурного подразделения в именительном падеже (приводится ниже наименования организации);

· наименование должности в дательном падеже;

· почтовый адрес (в письмах, направляемых впервые).

Каждая составная часть реквизита «адресат» должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки препинания не ставятся. В середине строки знаки препинания сохраняются. Переносы слов не допускаются.

Инициалы ставятся до фамилии. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Допускается центрирование строк реквизита по отношению к самой длинной строке.

Пример 1. Адресование в организацию без указания конкретного должностного лица (в государственные учреждения, органы местного самоуправления)

8 см от левого поля

 

 

 

Пример 2. Документ направляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, наименования организаций следует указывать обобщенно.

 

Пример 3. При адресовании руководителю организации в наименование должности руководителя организации включается наименование организации.

Пример 4. При адресовании руководителю структурного подразделения в наименование его должности входит наименование структурного подразделения.

Пример 5. При адресовании сотрудникам структурных подразделений реквизит оформляется следующим образом:

Пример 6. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

Пример 7. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес, который должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам (применяются конверты с напечатанными адресами).

Пример 8. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Для реквизита «адресат» на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения.

Реквизит 17 «резолюция»

Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

В переводе с латинского resolutio означает решение, разрешение.

Резолюция – одна из форм реализации распорядительной деятельности руководителя. Она выражает мнение руководителя о том, что, когда и каким образом должны делать исполнители для решения административных или организационных вопросов.

Резолюция имеет директивно-обязательный характер, содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе, проставляется на входящих и внутренних документах, которые рассматриваются руководством, обязательно фиксируется при регистрации документа, пишется руководителем рукописным способом на лицевой стороне подлинника документа под реквизитом «адресат» или, если места недостаточно, на свободном от текста месте, кроме полей.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

К резолюции традиционно предъявляется требование четкости, ясности, конкретности в формулировке порядка и характера и срока исполнения документа.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя:

· фамилии, инициалы исполнителей,

· содержание поручения, предписание действий и их порядок (при необходимости),

· срок исполнения,

· подпись руководителя и дату написания резолюции.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.

Ответственный исполнитель обязан организовать работу других должностных лиц (соисполнителей). Например, провести совещание по обсуждению вопроса, предложить представить варианты ответа или встречные предложения и т. д.

Суть поручения излагают, как правило, в повелительной форме. Часто для этой цели используется инфинитив (неопределенная форма глагола).

Например:
Подготовить ответ…
Внести предложения…
Принять участие…
Подготовить комплексную программу…
Связаться с отправителем и согласовать дату визита.
Рассмотрите и сообщите свое мнение…
Согласовать с... отделом…

Формулировки резолюции должны четко определять суть задания. В конечном итоге неконкретная резолюция влечет за собой дезорганизацию рабочего дня самого руководителя – получив такое указание, каждый исполнитель вынужден будет дополнительно обратиться к руководителю за разъяснениями и уточнениями.

Нецелесообразно применять резолюции типа «Прошу исполнить», «К исполнению» или предварительные резолюции «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне» и т.п.

Согласование

Согласование осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки содержания документа, обоснованности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и принятым ранее решениям.

Согласование может быть:

· внешним (с другими организациями). Проставляется «гриф согласования»;

· внутренним (с подразделениями или должностными лицами внутри организации). Проставляется «виза согласования».

Реквизит 25 «оттиск печати»

Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Оттиск – изображение клише печати на бумаге.

Заверения документов печатью организации – особый способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати проставляется:

· на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц;

· на документах, удостоверяющих личность – паспорт, трудовой стаж – трудовая книжка, квалификацию – диплом;

· на документах, фиксирующих факты расходования денежных средств и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения);

· на расчетно-платежных документах;

· на удостоверениях;

· на организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях).

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы (рис. 10).

На документах финансового характера печать проставляется на специально для этого отведенном месте (символ М.П.), без захвата наименования должности и подписи.

Рис. 10. Пример оформления реквизита «оттиск печати»

Печати подразделяют на гербовые, печати юридических лиц и простые (отдел кадров, для справок).

В приложении 5 Государственной системы документационного обеспечения управления приводится примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать.

В негосударственных организациях используется печать, приравненная к гербовой: в центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (номера в регистрационном реестре).

В некоторых законодательных актах, регламентирующих порядок создания и деятельность организаций различных организационно-правовых форм собственности, устанавливаются и требования к печатям.

Для каждой организации составляется список документов, на которых проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по ДОУ.

Не удостоверяются печатью письма на бланках предприятия.

Простые печати [9] могут иметь различную форму: квадратную, круглую, треугольную, овальную. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности.

Оттисками простых печатей пользуются:

· для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации,

· при рассылке распорядительных документов,

· при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов, дверей, сейфов.

ЛЕКЦИЯ 2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации».

Реквизит 02 «герб субъекта Российской Федерации».

Реквизит 03 «эмблема организации или товарный знак».

Реквизит 04 (обязательный) – «код организации».

Реквизит 05 (обязательный) – «основной государственный регистрационный номер юридического лица».

Реквизит 06 (обязательный) – «идентификационный номер налогоплатель­щика/код причины постановки на учет».

Реквизит 07 (обязательный) – «код формы документа».

Реквизит 08 (обязательный)– «наименование организации».

Реквизит 09 «справочные данные об организации».

Реквизит 10 (обязательный) – «наименование вида документа».

Реквизит 11 (обязательный) – «дата документа».

Реквизит 12 (обязательный) – «регистрационный номер документа».

Реквизит 13 «ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Реквизит 14 «место составления или издания документа».

Реквизит 15 «адресат».

Реквизит 16 «гриф утверждения документа».

Реквизит 17 «резолюция».

Реквизит 18 «заголовок к тексту».

Реквизит 19 «отметка о контроле».

Реквизит 20 (обязательный) – «текст документа».

Реквизит 21 «отметка о наличии приложения».

Реквизит 22 (обязательный) – «подпись».

Реквизит 23 «гриф согласования документа».

Реквизит 24 «визы согласования документа».

Реквизит 25 «оттиск печати».

Реквизит 26 «отметка о заверении копии».

Реквизит 27 «отметка об исполнителе».

Реквизит 28 «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Реквизит 29 «отметка о поступлении документа в организацию».

Реквизит 30 «идентификатор электронной копии документа».

Требование идентификации автора документа достигается за счет оформления на документе таких реквизитов, как:

· Государственный герб РФ.

· Герб субъекта РФ.

· Эмблема организации.

· Код организации.

· Код формы документа.

· Наименование организации.

Если документ создается не на бланке, но его действие предполагается за пределами организации, эти реквизиты (кроме графических символов) воспроизводятся в обязательном порядке. Для документов, которые не выходят за пределы организации (внутренние документы), также обязательно указание автора, то есть наименование организации, ее структурного подразделения.

Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации»

В соответствии со статьей 70 Конституции РФ Государственный герб РФ, его описание и порядок официального использования устанавливаются Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О Государственном гербе».