Реквизит 20 (обязательный) – «текст документа»

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.^[7]

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации (на территориях их компактного проживания) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.^[8]

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.

Требования к текстам служебных документов:

· объективность, достоверность информации и нейтральность изложения,

· аргументированность и логичность приводимых фактов и доводов,

· полнота информации и краткость, точность изложения,

· безупречность формулировок в юридическом отношении,

· стандартизация терминов и использование типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций,

· структурирование текста документа, деление его на смысловые части (введение, доказательство, заключение).

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Анкета – форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже (фамилия, возраст, место рождения) или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились).

Характеристики признаков (переменная информация) должны согласовываться с наименованиями признаков.

Таблица – форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков, чаще применяется в отчетно-статистических документах, но может использоваться при составлении организационно-распорядительных документов, справок, актов.

При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Если таблиц в тексте более одной, их следует нумеровать арабскими цифрами.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, факты, события, во второй (заключительной) – формулируют решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины обращения или создания документа, а во второй – просьбу.

Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты (рис. 7):

· наименование документа,

· наименование организации-автора документа,

· дату документа,

· регистрационный номер документа,

· заголовок к тексту.

Например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу). Каждый абзац выделяется в документе абзацным отступом (1,25 см от левого поля). Абзацы связного текста не нумеруют.

Допускается составление текстов документов (положения, инструкции, доклады, отчеты, приказы) в виде отдельных разделов, которые могут подразделяться на пункты, подпункты. Каждый раздел текста сложного документа имеет заголовок, отдельные части текста нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой составной части включает номера соответствующих составных частей более крупного деления. Раздел 1, подраздел 1.1 и 1.2, пункт 1.2.1 и 1.2.2; Раздел 2, подраздел 2.1 и 2.2.

Рис. 7. Пример оформления ссылки на документ-основание и нумерации пунктов

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили, решили).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).

В письмах используют следующие формы изложения:

1) от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение, напоминаем, высылаем), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации;

2) от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить, предлагаю) возможно в двух случаях:

· письмо оформляется на должностном бланке;

· письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

3) от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, ВНИИДАД считает возможным).

Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1–2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Microsoft Word с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 пунктов.