Реквизиты документов, обеспечивающие юридическую силу

(ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")

 

1. Наименование организации

Наименование организации – указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (учредительным договором, уставом или положением). Наименование организации должно включать:

· сокращенное, а при его отсутствии – полное, наименование вышестоящей организации, если она имеется;

· указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие и т.д.);

· собственное индивидуальное название организации;

· сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного;

· наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.

Если организация расположена на территории субъекта Федерации, имеющего наряду с русским языком второй государственный язык – национальный (якутский, чувашский, татарский и др.), все реквизиты бланка указываются на двух языках, при этом реквизиты на русском языке оформляются угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке – справа.

Организации, осуществляющие переписку с зарубежными партнерами, используют бланки на двух языках – русском и одном из иностранных, соответственно, все реквизиты бланка воспроизводятся на двух языках. Наименование организации на одном из иностранных языков должно быть закреплено в уставе (положении об организации).

Например:

Главное Архивное Управление Москвы

(Главархив Москвы)

 

2. Справочные данные об организации

Реквизит используется в бланках писем. Он включают: почтовый адрес; номера телефонов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации, например, номер факса, телекса, счета в банке, адрес электронной почты и др.

Почтовый адрес организации в справочных данных указывается в соответствии с "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, то есть в следующей последовательности:

· название улицы, номер дома, номер квартиры;

· название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

· название района,

· название области, края, автономного округа (области), республики;

· страна (для международных почтовых отправлений);

· почтовый индекс.

Под реквизитом "Справочные данные об организации" указываются: код организации по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН); идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

 

3. Наименование вида документа

Реквизит присутствует в бланках конкретного вида документов. Наименование вида документа указывается в соответствии со сложившимися в системе делопроизводства традициями. Для закрепления видов и разновидностей документов разрабатывают Табели форм документов, применяемых в организации. Нельзя использовать в качестве названия вида документа слова "мероприятия", "информация", "порядок" и др. Документы должны называться: ПЛАН, СПРАВКА, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ИНСТРУКЦИЯ и т.п.

В служебной переписке наименование вида и разновидности письма указывать не принято.

 

4. Дата документа

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:

· цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.02.2004;

· словесно-цифровым способом: 05 февраля 2004 г.

Стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности – год, месяц, число: 2004.02.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.

Датой документа может быть дата:

· подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др.);

· утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, регламентах и др.);

· события (в протоколах и актах).

Нужно также иметь в виду при работе с документами, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Дата и регистрационный номер документа могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.

 

 

Например:

05.10.2001

31 октября 2001

2009.07.08

 

5. Регистрационный номер документа

Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа.

Например:

от 21 декабря 2007 г. № 1576/954

6. Гриф утверждения документа

Документы проходят процедуру утверждения для придания им юридической силы. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов. Перечень утверждаемых документов в каждой организации должен быть определен в Инструкции по делопроизводству.

Документ может утверждаться непосредственно руководителем (несколькими руководителями), распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа оформляется следующим образом:

 

Например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Спецтехника" Подпись ___________ Н.ВШмелев 12.02.2005

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

7. Подпись

Реквизит, придающий документу юридическую силу. Если документ оформлен на бланке, в состав реквизита входят: обобщенное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия):

Например:

Генеральный директор Подпись О.П. Смуров

 

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей, причем первой указывается должность вышестоящего работника.

Например:

Генеральный директор Подпись М.А. Медведев

Главный бухгалтер Подпись Н.И. Логинова

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Заместитель министра Заместитель министра

юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации

Подпись В.М. Степанов Подпись А.П. Миронов

 

Документы коллегиальных органов (коллегий, советов, правлений) подписываются председателем этого органа (или председательствующим на заседании) и секретарем.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии.

Например:

Председатель Подпись Н.В. Куликов

Члены комиссии Подпись К.М. Артемьева

Подпись С.П. Матвеев

 

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица:

Например:

Зам. генерального директора Подпись Н.Г. Котляр

 

Не допускается надписывать от руки "За", ставить косую черту перед наименованием должности, если документ подписывает не руководитель, чья подпись оформлена на документе, а замещающее его должностное лицо.

8. Оттиск печати

Так же, как и подпись, относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Проставление печати на документах регламентируется нормативными актами. Инструкция по делопроизводству, как правило, включает в качестве приложения перечень документов, заверяемых печатью организации.

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Например:

 

Генеральный директор (Печать) Подпись А.Г.Цицин

 

9. Отметка о заверении копии

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Для придания юридической силы копии она должна быть соответствующим образом заверена. Заверения требуют также выписки из документов.

Копии документов заверяются специально уполномоченным для этого работником.

Отметка проставляется на свободном месте в нижней части документа и включает: надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, печать.

Например:

Верно

Инспектор общего отдела Подпись М.В. Завалишина

07.06.2003 Печать

 

10. Визы согласования документа

Реквизит, свидетельствующий осогласовании документа внутри организации. Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого в той или иной степени затрагивает содержание документа. Виза включает: должность визирующего, его подпись, инициалы и фамилию, дату.

Например:

Начальник юридического отдела Подпись В.А. Сидоров

25.08.2003

Организационно-правовые, распорядительные документы визируются на первом экземпляре. Служебные письма визируются на втором экземпляре (копии), остающемся в деле организации – автора документа.

Документ визируется исполнителем, руководителем подразделения, подготовившего проект документа, руководителями заинтересованных подразделений и ответственными лицами финансовых и экономических служб, если это необходимо, заместителем руководителя организации, курирующим подразделение, если документ подписывает руководитель.