Вимоги до тексту службового документа

 

У роботі з документами велику роль відіграє словесне оформлення рішень, дій, зв'язків. Мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності. Офіційно-діловий стиль має специфічні відмінності від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких основних принципів: об'єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу.

Більшість документів складається від третьої особи, причому займенники змінюються іменниками (не «я прошу», а «інститут просить»). У службовій документації неприпустимі діалекти, жаргони.

Мова службових документів повинна відповідати наступним вимогам.

1. Дотримання норм офіційно-ділового стилю і сучасної літературної мови, перш за все тих із них, які допомагають висловити думку більш чітко і повно.

2. Наявність слів, які вживаються переважно в офіційних документах, що закріпилися в адміністративно-канцелярському мовленні («належний», «вищевказаний» та ін.).

3. Використання термінів і професіоналізмів, у першу чергу юридичних і бухгалтерських.

4. Широке вживання складних відіменних прийменників, що виражають стандартні аспекти змісту, наприклад «з метою надання допомоги», «у порядку надання допомоги».

5. Обмежене вживання ускладнених синтаксичних побудов – речень з дієприкметниковими і дієприслівниковими зворотами, з різного роду репліками.

Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими, а також за допомогою усунення дієприкметникових і дієприслівникових зворотів і вживання загальноприйнятих скорочень.

Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст є засобом відтворення зв'язного мовлення, тобто висловлювання, пов'язаного однією темою, основною думкою та структурою. При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.

Текст документа повинен бути точним, тобто він не має містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.

Текст складається з таких логічних елементів:

· Вступу (зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші).

· Доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали).

· Закінчення (формулюється мета заради якої складено документ).

Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, – складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких – достовірність та обов'язковість змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягається викиданням осіб, які не несуть смислового навантаження.

Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

При оформлені службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною – підприємство, установа або організація. Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців, форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права.

Рівні стандартизації документів.За вступом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

Уніфікація як один з напрямків регіоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.

Типізація текстів – процес створення тексту – зразка, тексту стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше зображені основні конструкції й формування тексту зразка. Типові тексти як правило оформляють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретизація текстів – процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну та змінну наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким різнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події (явища, факти) у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності (автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол). В описі характеризуються явища (предмет, люди, події) з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей (опис-характеристика, наказ, звіт, постанова). Міркуванням називається вид тексту, в якому визначення, думки і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ, як правило, доводять визначену тезу. Розрізняють два основні види доказів:

- дедуктивний, коли думка розвивається від загального до часткового, та

-індуктивний у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.

Правила підготовки тексту документа.При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил.

1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.

2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні спектри змісту (з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії).

Якщо в тексті наведено одну таблицю, то її не нумерують. Якщо таблиць декілька, то над таблицею пишеться слово «Таблиця» з порядковим номером (без знаку №). Наприклад: «Таблиця 6 – Основні техніко-економічні показники діяльності підприємства». На всі таблиці повинне бути посилання в тексті документа.

Всі службові документи формату А4 незалежно від виду, змісту та значення документа повинні мати заголовок до тексту. Без заголовків дозволено залишати лише документи на форматі А5 – телеграми, телефонограми, листи, довідки. Заголовок формулює складач документа. У ньому коротко і точно відображується його основний зміст. Розміщується заголовок у лівому верхньому кутку документа під позначенням автора, номера, дати та виду, після всіх інших постійних реквізитів. Цей реквізит відбиває головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника «про» (про що йдеться в документі). Наприклад: «Про придбання факсимільної техніки», «Про надання приміщення в оренду». Заголовок, полегшує реєстрацію, встановлення виконавця, контроль документа, пошук. Має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа. Друкується малими літерами через один міжрядковий інтервал. Обсяг заголовка не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка в 28 друкованих знаків. Допускається продовження заголовка при його великому обсязі до межі правого поля документа.

Досить часто службові документи мають додатки, які роз'яснюють, деталізують окремі питання основного документа. Якщо документ має додатки згадувані в тексті або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють за такою формою: «Додаток: на 5 арк. у 3 прим.». Якщо документ має додатки не зазначені в тексті, то їх назви необхідно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників: «Додаток: Дислокація мережі їдалень на 2 арк. у 2 прим.». Якщо додатків кілька, вони перелічуються за назвами й нумеруються.