Передача полученных документов исполнителям и отправка документов.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Порядок обработки отправляемых документов. Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме. Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение

Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся централизованно или секретарем или в экспедиции (экспедитором).

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:

> наличие подписи;

> наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);

> наличие заголовка;

> наличие отметки об исполнителе;

> правильность адресования;

> если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;

> наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по

почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе, в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Почтовых правил.

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ПРОИЗВОДИТСЯ РАССЕКРЕЧИВАНИЕ

Рассекречивание сведений и их носителей - снятие ранее введенных ограничений на распространение информации и на доступ к ее носителям. Как правило, оно, как и засекречивание, производится в административном порядке, по решению тех должностных лиц, которые признали, что сведения относятся к государственной тайне.

По общему правилу срок засекречивания не должен превышать 30лет, и носители государственной тайны рассекречиваются не позднее сроков, установленных при их засекречивании. В исключительных случаях срок рассекречивания может быть продлен путем принятия специального решения.

Необходимо отметить, что некоторые сведения: об оперативно-розыскной, разведывательной деятельности и др. никогда не должны рассекречиваться.

Рассекречивание может производиться досрочно. Во-первых, в связи с международными обязательствами России. Во-вторых, из-за изменения объективных обстоятельств, вследствие которого дальнейшая защита сведений, составляющих государственную тайну, является нецелесообразной. Закон обязал органы государственной власти, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, периодически, но не реже чем через каждые 5 лет, пересматривать содержание действующих перечней сведений, подлежащих засекречиванию, в части обоснованности засекречивания сведений и их соответствия установленной ранее степени секретности.

Досрочное рассекречивание может быть осуществлено руководителями органов государственной власти, предприятия, организаций, если они установят, что их подчиненные необоснованно засекретили носители информации. Граждане вправе обращаться с запросами о рассекречивании в архивы и другие организации. Кроме того, обоснованность отнесения сведений к государственной тайне может быть обжалована в суд. Сведения могут быть рассекречены по просьбе гражданина или на основании решения суда.

ПОНЯТИЕ ГОСУДАРСТВЕННАЯ И СЛУЖЕБНАЯ ТАЙНА

Государственная тайна — согласно определению, принятому в российском законодательстве^], защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной, оперативно-розыскной и иной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности государства.

Служебная тайна- сведения о сферах деятельности государственных органов, доступ к которым ограничивается служебной необходимостью и разглашение или утрата которых может нанести ущерб государственным органам или государству.

Служебной информацией ограниченного распространения является несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью (Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 03.11.1993 № 1233.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ РЕГЛАМЕНТИРУЕМЫЕ РЕЖИМОМ СЕКРЕТНОСТИ.

Персональные данные

Нормативно-правовые акты:

• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»

• Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

• Трудовой кодекс Российской Федерации

• Федеральный закон от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»

• Уголовный кодекс Российской Федерации от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ

Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства

Нормативно-правовые акты:

• Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации от 18.12.2001 г. № 174-ФЗ

Служебная тайна

Нормативно-правовые акты:

• Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»

• Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»

Сведения, связанные с профессиональной деятельностью

Нормативно-правовые акты:

• Федеральный закон от 31 мая 2002 г. № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации»

• Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462-1

• Федеральный закон от 21ноября 2011 г. № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации»

• Федеральный закон от 17 июля 1999 г. № 176-ФЗ «О почтовой связи»

• Уголовный кодекс Российской Федерации

Сведения, связанные с коммерческой деятельностью

Нормативно-правовые акты:

• Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

Секрет производства (ноу-хау)

Нормативно-правовые акты:

• Гражданский кодекс Российской Федерации

• Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

 

ПОРЯДОК ЗАСЕРЕЧИВАНИЯ

Засекречивание конкретных сведений в связи с наличием в них государственных и служебных тайн осуществляется в соответствии с перечнем главнейших сведений, составляющих государственную тайну, и ведомственными перечнями сведений, подлежащих засекречиванию. Единый порядок засекречивания сведений определен положением о порядке установления степени секретности сведений, содержащихся в работах, документах и изделиях.

1. Основанием для засекречивания сведений, полученных (разработанных) в результате управленческой, производственной, научной и иных видов деятельности государственных органов, организаций и граждан, является их соответствие действующим в государственных органах и организациях перечням сведений, подлежащих засекречиванию. При засекречивании этих сведений их носителям присваивается соответствующий гриф секретности.

2. При невозможности идентификации полученных (разработанных) сведений со сведениями, содержащимися в действующих перечнях, должностные лица государственных органов и организаций, граждане обязаны обеспечить предварительное засекречивание полученных (разработанных) сведений в соответствии с предполагаемой степенью секретности и в месячный срок направить в адрес должностного лица, утвердившего соответствующий перечень, предложения по его дополнению (изменению).

Должностные лица, утвердившие перечень, обязаны в течение трех месяцев организовать экспертную оценку поступивших предложений и принять решение по дополнению (изменению) действующего перечня или снятию предварительно присвоенного сведениям грифа секретности. Порядок засекречивания сведений и их носителей определяется Правительством Республики Казахстан.

3. Срок засекречивания сведений, составляющих государственные секреты, не должен превышать тридцати лет. В исключительных случаях этот срок может быть продлен по заключению уполномоченного государственного органа по защите государственных секретов.

Сроки засекречивания сведений, предусмотренных подпунктом 36) статьи 12настоящего Закона, устанавливаются ежегодно с момента формирования содержания тестов и кодов правильных ответов к ним до окончания процедуры тестирования.

ПОРЯДОК РАССЕКРЕЧИВАНИЯ