Особливості зберігання й обробки інформації в базі спортивних змагань

База даних розробляється для обліку студентів. Всі хто навчаеться в коледжі, заносяться до бази даних, і ведеться облік студентів.

Обсяг інформації в базі даних достатньо великий, а обробка повинна здійснюватись у короткий час. Дані повинні бути оброблені миттєво,що вручну зробити дуже тяжко,а база даних допомогає у роботі, зменшуючи час затрачений на обробку БД, БД повинна бути оптимізованою та відповідати запиту користувача.

Створення автоматизованої системи дозволяє керівництву технікуму,вести оперативний облік всіх студентів, миттєво віраховувати середні бали, бали за екзамени і т.д. Інформація повинна зберігатися в повному обсязі.

До безпеки даних надаються певні умови: дані повинні бути захищені від не санкціонованого доступу сторонніх, інформація для дирекції винна бути більш розширеною ніж для операторів.

 

 

1.2 Огляд програмних засобів, які застосовують для автоматизації рішення завдань зберігання й обробки інформації обліку студентів технікуму.

Програмне забезпечення для роботи з базами даних використовується на персональних комп'ютерах вже досить давно. На жаль, ці програми або були елементарними диспетчерами зберігання даних і не мали засобів розробки додатків, або були настільки складні і важкі, що навіть добре розбираються в комп'ютерах люди уникали працювати з ними до тих пір, поки не отримували повних, орієнтованих на користувача додатків.

Microsoft Access - це функціонально повна реляційна СУБД. У ній передбачені всі необхідні вам кошти для визначення та обробки даних, а також для управління ними під час роботи з великими обсягами інформації. Що стосується легкості використання, то Microsoft Access зробив тут справжній переворот, і багато для створення своїх власних баз даних і додатків звертаються саме до нього.

Система управління базами даних надає вам можливість контролювати завдання структури і опис своїх даних, роботу з ними і організацію колективного користування цією інформацією. СУБД також істотно збільшує можливості і полегшує каталогізацію і ведення великих обсягів що зберігається в численних таблицях інформації. СУБД включає в себе три основних типи функцій: визначення (завдання структури і опис) даних, обробка даних і управління даними. Всі ці функціональні можливості в повній мірі реалізовані в Microsoft Access. У практиці, як правило, необхідно вирішувати і завдання з використанням електронних таблиць та текстових процесорів. Наприклад, після підрахунку або аналізу даних необхідно їх представити у вигляді певної форми або шаблони. У результаті користувачу доводиться комбінувати програмні продукти для отримання необхідного результату. У цьому сенсі всі істотно спростять можливості, що надаються Microsoft Access.

.2.2. Призначення СУБД Access

СУБД Access призначена для розробки баз даних реляційного типу для локального їх використання на персональних комп'ютерах і для роботи з цими базами.

При проектуванні бази даних, в першу чергу, необхідно визначити, що саме потрібно зберігати.

Дана СУБД була обрана з наступних причин:

· простота засобів реалізації,

· легкість освоєння інструментарієм розробника (VBA),

· наочність візуалізації інформації.

Також «Microsoft Access» надає велику кількість національних засобів по оптимізації роботи проектованого додатки. До них відносяться:

· завантаження модулів на вимогу;

· оптимізація дерева викликів;

· використання файлів MDE;

· автоматична підтримка скомпільовані стану;

· використання бібліотек Windows API;

· індивідуальна настройка системи;

· ефективне використання індексів;

· вбудований оптимізатор запитів.

Система управління базами даних (СКБД) зазвичай підтримує 4 основних типи відносин між таблицями:

- Один-до-одного (одного запису в першій таблиці відповідає один запис у другій);

- Один-до-багатьох (одного запису в першій таблиці відповідає багато записів у другій);

- Багато-до-одного (багатьом записам в першій таблиці відповідає один запис у другій);

- Багато-до-багатьох (одного запису в першій таблиці відповідає багато запіей в другій і одного запису в другій таблиці відповідає багато записів у першої).

Зв'язок будь-якого з цих типів може бути обов'язковою, якщо в цьому зв'язку повинен брати участь кожен екземпляр сутності, необов'язковою - якщо не кожен екземпляр сутності повинен брати участь в даному зв'язку. При цьому зв'язок може бути обов'язковою з одного боку і необов'язковою з іншого боку.

В СУБД Access процес створення реляційної бази даних включає створення схеми даних. Схема даних наочно відображає таблиці та зв'язки між ними, а також забезпечує використання зв'язків при обробці даних. У схемі даних встановлюються параметри забезпечення цілісності зв'язків в базі даних.

Таким чином, здійснюється нерозривний зв'язок внемашинного проектування бази даних з етапом її створення за допомогою СУБД. У схемі даних, побудованої за нормалізованої моделі даних предметної області, можуть бути встановлені одно-однозначні і одно-багатозначні зв'язки. Для таких зв'язків забезпечується підтримання цілісності взаємопов'язаних даних, при якій не допускається наявність в базі даних підпорядкованої записи без пов'язаної з нею головною, при первісній завантаженні бази даних та її коригування. Зв'язки, визначені в схемі даних, використовуються автоматично при розробці багатотабличних форм, запитів, звітів, істотно спрощуючи процес їх конструювання.

Взаимосвязи таблиц

При створенні в доступі схеми даних в ній визначаються і запам'ятовуються зв'язку між таблицями. Це дозволяє системі автоматично використовувати зв'язки, один раз визначені в схемі даних, при створенні форм, запитів, звітів на основі взаємопов'язаних таблиць, а користувач звільняється від необхідності вказувати ці зв'язки при конструюванні цих об'єктів. Схема даних бази графічно відображається в своєму вікні, де таблиці представлені списками полів, а зв'язки - лініями між полями різних таблиць.

Одно-багатозначні (1: М) або одно-однозначні (1:1) зв'язку. Схема даних насамперед орієнтована на роботу з таблицями, що відповідають вимогам нормалізації, між якими можуть бути встановлені одно-багатозначні (1: М) або одно-однозначні (1:1) зв'язку, для яких може автоматично підтримуватися зв'язкова цілісність. Тому схему даних доцільно будувати відповідно до інформаційно-логічною моделлю.

При побудові схеми даних Access автоматично визначає по обраному полю зв'язку тип відносини між таблицями. Якщо поле, по якому потрібно встановити зв'язок, є унікальним ключем як в одній таблиці, так і в іншій, Access виявляє ставлення один-до-одного. Якщо поле зв'язку є унікальним ключем в одній таблиці (головної таблиці зв'язку), а в іншій таблиці (підпорядкованої таблиці зв'язку) є не ключовим або входить до складовою ключ, тобто значення його можуть повторюватися, Access виявляє ставлення один-до-багатьох між записами головної таблиці до підлеглої. В цьому випадку можна задати автоматичну підтримку цілісності зв'язків.

Відношення багато-до-багатьох. Відношення багато-до-багатьох припускає, що кожного запису в одній таблиці відповідає декілька записів в іншій. При цьому кожна сторона відносини виглядає як відношення один-до-багатьох.

Однак якщо розглядати взаємозв'язок таблиць з двох сторін, стає очевидним, що жодна з таблиць не може бути головною і для їх зв'язування необхідна третя таблиця.

Єднальна таблиця являє собою проміжну таблицю, яка служить мостом між двома таблицями щодо багато-до-багатьох. Її ключ складається з ключових полів цих таблиць, з кожною з яких вона пов'язана відношенням один-до-багатьох. Крім ключових полів, єднальна таблиця повинна містити хоча б одне поле, якого немає в пов'язуються таблицях, але яке має значення для кожної з них. Таким чином, відношення багато-до-багатьох складається з відносин багато-до-одного і один-до-багатьох.

Зв'язки-об'єднання. Між двома таблицями може бути встановлено зв'язок, об'єднання по деякому полю зв'язку. Для зв'язку, об'єднання може бути обраний один із трьох способів об'єднання записів:

• Спосіб 1 - об'єднання тільки тих записів, в яких пов'язані поля обох таблиць збігаються (проводиться за замовчуванням);

• Спосіб 2 - об'єднання тих записів, в яких пов'язані поля обох таблиць збігаються, а також об'єднання всіх записів з першої таблиці, для яких немає пов'язаних у другій, з порожньою записом другої таблиці;

• Спосіб 3 - об'єднання тих записів, в яких пов'язані поля обох таблиць збігаються, а також об'єднання всіх записів з другої таблиці, для яких немає пов'язаних в першій, з порожньою записом першої таблиці.

Такий тип зв'язку може бути визначений, якщо зв'язок характеризується ставленням 1:01 або 1: М, а також якщо тип відношення не може бути визначений системою, тобто якщо не виконуються умови для цих відносин. Наприклад, при виборі в головній таблиці в якості поля зв'язку неключових поля або поля, що входить в складовою ключ, Access повідомляє, що тип відношення не може бути визначений. В цьому випадку між таблицями можливе встановлення тільки зв'язку, об'єднання.

Зв'язок-об'єднання забезпечує об'єднання записів таблиць, що мають однакові значення в поле зв'язку. Причому проводиться об'єднання кожного запису з однієї таблиці з кожним записом з іншої таблиці за умови рівності значень в полі зв'язку. Крім того, якщо обраний другий чи третій варіант в результат об'єднання можуть бути додані записи з таблиці, для яких немає логічно пов'язаних записів в іншій таблиці. Останні два варіанти часто необхідні при вирішенні практичних завдань. Прикладом такого завдання може бути формування записів студентів з результатами успішності як у випадку отриманої оцінки по предмету, так і за відсутності оцінки. При відсутності оцінки відповідне поле буде порожнім.

Создание схемы данных

Створення схеми даних починається у вікні Бази даних (бази даних) з виконання команди Сервіс | Схема даних (Tools | відносини) або натискання кнопки Схема даних (відносин) на панелі інструментів бази даних.

Включення таблиць в схему даних. Після натискання кнопки Схема даних (відносин) відкривається вікно Додавання таблиці (Show Table), в якому можна вибрати таблиці і запити, що включаються в схему даних. Для розміщення таблиці у вікні Схема даних (відносин), треба виділити її у вікні Додавання таблиці (Show Table) і натиснути кнопку Додати (Add). Для виділення декількох таблиць треба, утримуючи клавішу, клацнути мишею на кожній з цих таблиць. Включивши всі потрібні таблиці в схему даних, натиснути кнопку Закрити (Close).

В результаті у вікні Схема даних (відносини) будуть представлені всі включені таблиці зі списком своїх полів. Далі можна приступати до визначення зв'язків між ними.

Створення зв'язків між таблицями. При визначенні зв'язків в схемі даних зручно використовувати інформаційно-логічну модель в канонічному вигляді, за якою легко визначити головну і підпорядковану таблицю кожної одно-багатозначною зв'язку, оскільки в такій моделі головні об'єкти завжди розміщені вище підлеглих. Ці зв'язки є основними в реляційних базах даних, т. к. одно-однозначні зв'язку використовуються лише в рідкісних випадках, коли доводиться розділяти велику кількість полів, що визначаються одним і тим же ключем, за різними таблицями, які мають різний регламент обслуговування.

Встановлюючи у вікні схеми даних зв'язку типу 1: М між парою таблиць, треба виділити в головній таблиці унікальне ключове поле, по якому встановлюється зв'язок. Далі, при натиснутій кнопці миші, протягнути курсор у відповідне поле підлеглої таблиці.

При створенні зв'язку по складеному ключу необхідно виділити всі поля, що входять в ключ головної таблиці, і перетягнути їх на одне з полів зв'язку в підпорядкованої таблиці. Для виділення всіх полів, що входять в складений унікальний ключ, необхідно відзначати поля при натиснутій клавіші. Після створення зв'язку відкриється вікно Зміна зв'язків (Edit відносини). При цьому в рядку Тип відносини (відносини типу) автоматично встановиться тип один-до-багатьох (один-до-багатьох).

При складеному ключі зв'язку у вікні Зміна зв'язків (Edit відносини) необхідно для кожного поля ключа в головній таблиці ТАБЛИЦЯ / ЗАПИТ (Table / Query) вибрати відповідне поле підлеглої таблиці, названої ПОВ'ЯЗАНА ТАБЛИЦЯ / ЗАПИТ (Пов'язані таблиці / запиту).

Забезпечення цілісності даних

При створенні схеми даних користувач включає в неї таблиці та встановлює зв'язки між ними. Для зв'язків типу 1:01 і 1: М можна задати параметр забезпечення зв'язного цілісності даних, а також автоматичне каскадне оновлення та видалення пов'язаних записів.

 

Забезпечення зв'язного цілісності даних означає, що доступ при коригуванні бази даних забезпечує для зв'язаних таблиць контроль за дотриманням таких умов:

• В підпорядковану таблицю не може бути додано запис з неіснуючим в головній таблиці значенням ключа зв'язку;

• У головній таблиці можна видалити запис, якщо не видалені пов'язані з нею записи в підлеглій таблиці;

• Зміна значень ключа зв'язку в запису головної таблиці неможливо, якщо в підпорядкованої таблиці є пов'язані з нею записи.

При спробі користувача порушити ці умови в операціях додавання і видалення записів або оновлення ключових даних у зв'язаних таблицях Access виводить відповідне повідомлення і не допускає виконання операції.

Встановлення між двома таблицями зв'язку типу 1: М або 1:01 і завдання для неї параметрів цілісності даних можливе лише за таких умов:

• зв'язуються поля мають однаковий тип даних, причому імена полів можуть бути різними;

• Обидві таблиці зберігаються в одній базі даних доступу;

• Головна таблиця зв'язується з підлеглою по первинному простому або складеного ключа (унікальному індексом) головної таблиці.

Access автоматично відстежує цілісність зв'язків при додаванні і видаленні записів і зміні значень ключових полів, якщо між таблицями у схемі даних встановлено зв'язок з параметрами забезпечення цілісності. При діях, що порушують цілісність зв'язків таблиць, виводиться повідомлення. Access не дозволяє встановити параметр цілісності для зв'язку таблиць, якщо раніше введені в таблиці дані не відповідають вимогам цілісності.

Каскадне оновлення і видалення пов'язаних записів

Якщо для вибраної зв'язку забезпечується підтримання цілісності, можна задати режим каскадного оновлення пов'язаних полів і режим каскадного видалення пов'язаних записів.

В режимі каскадного оновлення пов'язаних полів при зміні значення поля зв'язку в запису головної таблиці, Access автоматично змінить значення у відповідному полі в підлеглих записах.

В режимі каскадного видалення пов'язаних записів при видаленні запису з головної таблиці будуть автоматично видалятися всі пов'язані записи в підлеглих таблицях. При видаленні запису з головної таблиці виконується каскадне видалення підлеглих записів на всіх рівнях, якщо цей режим заданий на кожному рівні.

При видаленні записів безпосередньо в таблиці або через форму виводиться попередження про можливість видалення пов'язаних записів.

Мова SQL (абревіатура Structured Query Language) - це мова структурованих запитів, стандартна мова, призначений для створення баз даних, додавання нових і підтримки наявних даних, а також вилучення необхідної інформації. Мова SQL з самого початку був створений, щоб працювати з даними з тих баз, які слідують реляційної моделі.

Кожному запиту MS Access можна зіставити еквівалентну інструкцію SQL. У MS Access користувачі, знайомі з мовою SQL, можуть використовувати його для перегляду та зміни запитів в режимі конструктора, визначення властивостей форм і звітів, створення спеціальних запитів (запити об'єднання, запити до сервера і керуючі запити), створення підлеглих запитів.

При створенні кожного запиту MS Access автоматично складає еквівалентну йому інструкцію SQL. Зміни, внесені в інструкцію SQL, автоматично відбиваються в бланку конструктора.

Переглянемо або змінимо інструкцію SQL:

1. Виконавши аналіз предметної області, створимо груповий запит «Список студентів групи дфд-31» на підставі таблиць «Студент» та «Група» (рис. 21), в який включимо список наступних полів таблиць:

Група. [Позначення групи] Студент. [Номер залікової книжки] Студент.Фамілія, Студент.Імя, Студент.Отчество, Студент.Год народження, Студент.Адрес, Студент. [Домашній телефон] Студент. [Бал при вступі].

В поле Група [Позначення групи] використовуємо умова відбору за кодом групи. «Дфд-31».

Груповий запит «Список студентів групи дфд-31» в MS Access в режимі конструктора

2. Виберемо Режим SQL в меню Вид або через кнопку «Режим SQL» на панелі інструментів. На екрані з'явиться поточний запит в режимі SQL еквівалентний створеному в режимі конструктора (мал. 22).

Запит «Список студентів групи дфд-31» в MS Access в режимі SQL

3. В цей запит можна внести зміни, і ці зміни будуть відображені в бланку конструктора. Наприклад, спробуємо видалити в текстовому вікні режиму SQL записи Студент.Адрес, Студент. [Домашній телефон] Студент. [Бал при вступі].

Результат виконання зміненого запиту «Список студентів групи дфд-31»

Основний інструкцією мови SQL, завжди міститься в запиті, є команда SELECT [2].

У простій формі ця команда займається пошуком інформації в таблиці. Вона має такий формат:

ВИБІР field1, у графі 2,

Від таблиці;

Тут field1, у графі 2,... - список стовпців таблиці таблиці, які повинні бути представлені в результаті запиту.

Для отримання всієї таблиці замість списку стовпців необхідно поставити символ «*» (зірочка).

Команда SELECT, має наступні параметри:

А. DISTINCT (отримати список без повторень)

Формат: SELECT DISTINCT поле1, поле2,...

Від таблиці;

В. ВСЕ (отримати список з усіма повтореннями)

Формат: Вибрати все поле1, поле2,...

Від таблиці;

С. WHERE (витягти потрібні рядки)

Формат: field1 SELECT, поле2,...

З таблиці, де предикат;

Тут предикат - логічне вираження, яке може бути істинно або ложно для кожного запису таблиці.

Д. ORDER BY (розсортувати вихідні дані)

Формат: field1 SELECT, поле2,...

З таблиці

ORDER BY field1 DESC;

Це означає, що вихідні дані будуть розсортовані по стовпцю field1 в порядку убування (порядок зростання задається за замовчуванням або за допомогою слова ASC).

Е. GROUP BY (групувати вихідні дані)

Формат: field1 SELECT, поле2,...

З таблиці

GROUP BY [поле1, поле2,...]

ORDER BY field1 DESC;

Угруповання - це об'єднання записів у відповідності зі значеннями деякого заданого поля.

Агрегатні функції

Існують такі основні агрегатні функції:

• Count - визначення чисельності;

• Сума - визначення суми;

• Перший / останній - визначення першого / останнього значення;

• Min / Max - визначення мінімуму / максимуму;

• Середня - визначення середнього значення.

Для позначення зв'язку двох таблиць додатково до команди ВІД використовуються атрибути внутрішнє з'єднання і ПО.

За допомогою атрибута INNER JOIN ми вказали, що таблиця «Студент» пов'язана з таблицею «Група». А за допомогою атрибута ON ми вказали, як саме пов'язані між собою дві таблиці «Студент» та «Група»: по полю Код групи (Група С INNER JOIN ON Студент Група [Код групи] = Студент [Код групи]..).

За допомогою атрибута Де ми вказали, що потрібно витягти тільки рядки, які містять запис в поле Група [Позначення групи] «дфд-31». WHERE (((Группа. [Позначення групи]) = "дфд-31")).

ПРИМІТКА. Зверніть увагу на те, що в якості імені поля завжди використовується те ім'я, яке було присвоєно полю в процесі створення таблиці в режимі конструктора, а не напис, яку ми бачимо на екрані в таблиці в режимі заповнення.

4. Запит може бути створено також тільки виключно через Режим SQL в конструкторі.

Виберемо в вікні бази даних «Запит», «Створити» через опцію «Конструктор». У діалоговому вікні «Додавання таблиці» виберемо опцію «Закрити». У меню Вигляд виберіть Режим SQL. З'явиться вікно «Запит на вибірку». Наберемо наступну інструкцію SQL:

Ця інструкція призначена для отримання списків всіх предметів і їх кодів. Дані для цього запиту беруться з таблиці «Предмет». Результатом виконання даного запиту буде таблиця, що складається з двох полів (Назва предмету і Код предмета) і з усіх записів таблиці «Предмет».

Результат запиту для отримання списків всіх предметів і їх кодів

Так як в запиті використовується тільки одна таблиця, то немає необхідності вказувати поле з позначенням таблиці. Очевидно, що запит виконується на підставі таблиці «Предмет».

Розглянемо запит «План проведення занять у групі», створений на підставі аналізу предметної області:

Група ВИБІР. [Позначення групи] Предмет. [Назва предмету], Преподаватель.Фамілія, Преподаватель.Імя, Преподаватель.Отчество, Викладач. [Табельний номер], [Навчальний план]. Годинники, [Навчальний план]. [Вид заняття] [Навчальний план]. Семестр

ВІД (Група внутрішнє з'єднання Студент Група НА. [Код групи] = Студент. [Код групи]) INNER JOIN (Викладач INNER JOIN (внутрішнє з'єднання Предмет ([Навчальний план] INNER JOIN Успішність ON [Навчальний план]. [Код навчального плану] = Успішність. [Код навчального плану]) ON Предмет. [Код предмета] = [Навчальний план]. [Код предмета]) ON Викладач. [Код викладача] = [Навчальний план]. [Код викладача]) ON Студент. [Код студента] = Успішність. [Код студента]

GROUP BY Група. [Позначення групи] Предмет. [Назва предмету], Преподаватель.Фамілія, Преподаватель.Імя, Преподаватель.Отчество, Викладач. [Табельний номер], [Навчальний план]. Годинники, [Навчальний план]. [Вид заняття ], [Навчальний план]. Семестр

ORDER BY Група [Позначення групи] Предмет [Назва предмету], Преподаватель.Фамілія..

Результатом буде наступний запит на вибірку

Аналогічно, слід підготувати запит «Екзаменаційна відомість», створений на підставі аналізу предметної області (див. рис 5.)

ВИБІР Предмет. [Назва предмету] Група. [Позначення групи] Студент. [Номер залікової книжки] Студент.Фамілія, Студент.Імя, Студент.Отчество, Успеваемость.Оценка, Успішність. [Дата здачі], [Навчальний план]. Семестр [Навчальний план]. [Вид здачі]

ВІД (Група внутрішнє з'єднання Студент Група НА. [Код групи] = Студент. [Код групи]) INNER JOIN (Викладач INNER JOIN (внутрішнє з'єднання Предмет ([Навчальний план] INNER JOIN Успішність ON [Навчальний план]. [Код навчального плану] = Успішність. [Код навчального плану]) ON Предмет. [Код предмета] = [Навчальний план]. [Код предмета]) ON Викладач. [Код викладача] = [Навчальний план]. [Код викладача]) ON Студент. [Код студента] = Успішність. [Код студента]

WHERE ((([Навчальний план]. [Вид здачі]) = "іспит" Або ([Навчальний план]. [Вид здачі]) = "Залік"))

ORDER BY Предмет [Назва предмету] Група [Позначення групи], Студент.Фамілія..

Розглянемо для прикладу запит «Успішність студентів в групах з предметів у викладачів». Запишемо текст запиту на мові SQL у вікно Режим SQL:

Група ВИБІР. [Позначення групи] Студент. [Номер залікової книжки] Студент.Фамілія, Студент.Імя, Студент.Отчество, Преподаватель.Фамілія, Преподаватель.Імя, Преподаватель.Отчество, Предмет. [Назва предмету], Середня (Успішність. Оцінка) AS [Середня-Оцінка]

ВІД (Група внутрішнє з'єднання Студент Група НА. [Код групи] = Студент. [Код групи]) INNER JOIN (Викладач INNER JOIN (внутрішнє з'єднання Предмет ([Навчальний план] INNER JOIN Успішність ON [Навчальний план]. [Код навчального плану] = Успішність. [Код навчального плану]) ON Предмет. [Код предмета] = [Навчальний план]. [Код предмета]) ON Викладач. [Код викладача] = [Навчальний план]. [Код викладача]) ON Студент. [Код студента] = Успішність. [Код студента]

GROUP BY Група. [Позначення групи] Студент. [Номер залікової книжки] Студент.Фамілія, Студент.Імя, Студент.Отчество, Преподаватель.Фамілія, Преподаватель.Імя, Преподаватель.Отчество, Предмет. [Назва предмету]

Маючи (((Группа. [Позначення групи]) = "дфд-31"));

Результатом запиту будуть відомості про середню успішності студентів в груп дфд-31 у всіх викладачів у всіх семестрах.

Для завдання обмежень на створювані групи спільно з ключовим словом GROUP BY може використовуватися пропозицію HAVING. Воно повинно слідувати після GROUP BY, але до пропозиції ORDER BY (якщо воно присутнє в запиті).

Збережемо запит і переглянемо результати цього запиту.

Будь-які зусилля, вкладені у вивчення SQL, будуть виправдовуватися протягом довгого часу, тому що швидко сходити зі сцени ця мова не збирається.

Використання форм і звітів для створення додатків в MS Access

Форми призначені для виведення інформації на екран у зручному вигляді, форма може використовуватися для пошуку даних. Якщо вилучити форми з MS Access, то програма перетвориться на пересічну СУБД, яких безліч. З одного боку, форми дозволяють користувачам вводити дані в таблиці бази даних без безпосереднього доступу до самих таблиць. З іншого боку, вони дозволяють виводити результати роботи запитів не у вигляді скупих результуючих таблиць, а у вигляді красиво оформлених форм. У зв'язку з таким поділом існує два види формування структури форм: на основі таблиці та на основі запиту, хоча можливий і комбінований підхід, - це питання творчості [1].

Створимо форму «Список студентів по групах» в режимі майстра форм (одиночна на підставі таблиці «Студент», в стовпець). Перед тим, як створити цю форму, створимо запит «Список студентів по групах»:

Група ВИБІР. [Позначення групи] Група. [Кількість студентів] Група. [Середній бал в групі при надходженні] Студент. [Номер залікової книжки] Студент.Фамілія, Студент.Імя, Студент.Отчество, Студент. [Рік народження] Студент. [Бал при вступі]

Група С INNER JOIN ON Студент Група. [Код групи] = Студент. [Код групи]

ORDER BY Студент [Номер залікової книжки] Студент.Фамілія.

Після створення, перейменуйте цю форму як «Список студентів по групах» і перегляньте дані через форму (рис. 26).

Форми призначені і для заповнення бази даних користувачами. Створимо в режимі автоформи форми «Група» і «Студент» і введемо у форми дані (рис. 27). У відповідних таблицях бази даних з'явилися нові, введені нами, дані для групи ДХГ-31.

Аналогічно в режимі автоформи слід створити форми «Кафедра», «Викладач», «Предмет», «План», «Успішність».

Заповнення таблиці «Група» бази через автоформу «Група»

Для виведення на друк документів на основі даних з бази використовуються звіти. Звіти в чому схожі на форми, але мають інше функціональне призначення - вони служать для форматованого виведення даних на друкуючі пристрої і, відповідно, при цьому повинні враховувати параметри принтера та параметри використовуваного паперу.

Створимо звіт «Список студентів по групах» в режимі майстра звітів на підставі запиту «Список студентів по групах», виконаного раніше. Відредагуємо в режимі конструктора звіт, якщо це потрібно, щоб привести звіт в придатний для друку вигляд (рис. 28).

Аналогічно, слід створити звіт «Список викладачів по кафедрах» в режимі майстра звітів на підставі запиту «Список викладачів по кафедрах», який сформований на основі рис. 3 предметної області.Система управління базами даних Microsoft Access продовжує лінію Access попередніх версій і має багато спільного з ними. Це означає, що Access доступна для широкого кола непрофесійних користувачів персональних комп’ютерів. Для професійних користувачів підтримується VBA (Visual Basic for Applications).

Іншими словами, Access – це набір інструментальних засобів для створення й експлуатації реляційних БД.

Об’єктами бази даних є таблиці, форми, запити, звіти, макроси, модулі, сторінки.

Таблиці призначені для зберігання інформації бази даних, крім того, дозволяють виконувати введення, перегляд, коригування інформаційних даних. Їх вважають головним об’єктом бази даних.

Форми призначені для введення, перегляду та коригування даних. Це необов’язковий елемент, але він додає зручності і спрощує ці операції.

Запити – це похідна таблиця, у якій збираються дані з інших таблиць і проводяться над ними різні операції. У запиті можуть з’явитись обчислювальні поля, тобто поля, значення яких є функціями значень інших полів. Запити дозволяють проводити групові операції, тобто операції над групою записів, об’єднаних певною загальною ознакою. Запити дозволяють також складати вибірки з таблиць за якоюсь умовою.

Звіти призначені для формування вихідного документа та для виведення його на друк.

Макрос – це набір спеціальних макрокоманд, який дозволяє об’єднати розрізнені операції обробки даних у програму. Макроси автоматизують виконання певної послідовності команд.

Модуль – це програма на мові VBA, яка використовується для реалізації нестандартних процедур при створенні програми.

Сторінки доступу до даних – Web-сторінка, яка використовується для додавання, редагування, перегляду або маніпулювання поточними даними в базі даних Access.

Таблиці та форми використовуються для обслуговування “начинки” бази даних, а запити та звіти виконують основну функцію БД – перетворення та подання інформації, необхідної користувачу.

З кожним об’єктом ми працюємо в окремому вікні, при цьому передбачено два режими роботи:

режим конструктора. У цьому режимі створюються об’єкти або змінюється структура об’єктів; оперативний режим. Об’єкт використовується для обробки і відображення даних.

MS Access має потужний, зручний і гнучкий засіб візуального проектування об’єктів за допомогою Майстрів, і це дає змогу при мінімумі попередньої підготовки швидко створити повноцінну БД – на рівні таблиць, форм, запитів-вибірок і звітів.

Хоч це спочатку може здатися заплутаним, одна з найкорисніших рис Access полягає в тому, що при роботі з об’єктами різних типів, а також при переході з одного режиму в інший вид меню і панелі інструментів змінюється відповідно до тих завдань, які потрібно виконувати. При активізації різних вікон стають доступними ті засоби, які призначені для роботи з поточним вікном.