Способи та засоби запису інформації

В даний час використовують системи запису інформації (ручну, механічну, магнітну, оптичну, фотографічну й електростатичну), а також системи відтворення інформації (ручну, поліграфічну, механічну, магнітну, оптичну, електростатичну).

У залежності від способу фіксування інформації розрізняють рукописні, механічні, магнітні, оптичні, фотографічні, електростатичний документи.

Першим способом фіксування інформації є ручний спосіб – нанесення знаків від руки. Такі документи називаються рукописами або рукописними книгами.

З винаходом друкарської машинки і початком її промислового виробництва (1867 р.) з'явився машинопис як спосіб текстового фіксування. Вона витиснула ручний спосіб і використовується для створення і копіювання документів. Документ, видрукуваний на друкарській машинці, вважається рукописом, або машинописним рукописом. В даний час більшість архівних, ділових, неопублікованих документів виконані машинописним способом на друкарських машинках або ЕОМ [ 9, с.54-55 ].

Завдяки появі поліграфії – галузі техніки, спеціалізованої на множинному відтворенні тексту і зображень, виникла друкована продукція. Друкований документ виготовлений за допомогою поліграфічних або інших засобів масового розмноження документів. Добутки, печатки – вироби поліграфічного виробництва, отримані друкуванням або тисненням.

Різновидом фотографічного запису є електронно-фотографічний запис, здійснюваний електронним пучком.

У 1740 р. уперше був застосований механічний запис інформації для складання перфокарт, а з 1888 р. – для фіксації звуку на грамплатівках [ 7, с.112 ].

Механічний запис виробляється за допомогою зміни фізичного стану поверхні або структури носія. Розрізняють термопластичну – здійснювану шляхом нагрівання носія запису; поперечну – при якій напрямок коливань різця паралельно до поверхні носія запису; глибоку – при якій напрямок коливань різця перпендикулярний до поверхні носія запису (грамплатівка, фонограма, перфокарта).

У 1870 р. на практиці перевіряється можливість багаторазового зменшення і відтворення текстів. Це послужило поштовхом до розвитку мікрофільмування на базі фотографії.

У 1895 р. винайдений кінематограф (Франція). На кінодокументі зміст переданий фотографічним способом у виді послідовно розташованих на кіноплівці зображень.

На початку XX ст. з'явився магнітний запис. Він здійснюється під впливом магнітного поля шляхом зміни стану носія запису або його окремих частин при впливі сигналів записуваної інформації. Розрізняють запис з подовжнім і поперечним намагнічуванням, а також термомеханічний запис.

У 70-ті роки XX ст. виник оптичний запис інформації сфальцьованим пучком електромагнітного поля оптичного або близького до нього діапазону випромінювання, що, впливаючи на робочий шар носія запису, змінює його стан під впливом сигналу записуваної інформації [ 2, с.263 ].

Запис і зчитування інформації можуть виконуватися і за допомогою лазерного променя (оптичний диск, диски типу CD-ROM, компакт-диск, голограма).

При магнітооптичному запису одночасна дія оптичного пучка і магнітного поля на носій викликає зміна магнітного стану носія відповідно до записуваної інформації.

Одним з основних способів фіксування інформації є звукозапис – це запис звуку на носії. Документи, що містять звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису, називають фонодокументами. Документи, зміст яких цілком або частково виражено перфораціями, матричним магнітним записом, матричним розташуванням стилізованих знаків і т.п., пристосовані для автоматичного зчитування, прийнято називати машиночитаними документами.

Постійне розширення способів запису (фіксування) інформації приводить до виникнення усе більш складних нетрадиційних видів документів, що сполучаються з традиційними документами, рукописними і печатними.

Запис інформації – це спосіб фіксації інформації на матеріальному носії.

Першим способом фіксації інформації є ручний спосіб – нанесення знаків від руки.

Другий різновид друкарських документів – це ті, які отримані за допомогою копіювально-множильної техніки. До процесів оперативного розмноження документів відносяться офсетний, трафаретний, гектографічний друк. Текст на відтисненнях виходить шляхом перенесення фарби з друкарської форми на матеріал відтиснення (папір, картон).

Механічний запис проводиться за допомогою зміни фізичного стану поверхні або структури носія.

Фотографічний запис здійснюється зміною оптичної щільності носія запису відповідно сигналам записуваної інформації. Різновидом фотографічного запису є електронно-фотографічний запис, здійснюваний електронним пучком.

На початку XX ст. з'явився магнітний запис. Він здійснюється під впливом магнітного поля шляхом зміни стану носія запису або його окремих частин при дії сигналів записуваної інформації. Розрізняють запис з поздовжнім й поперечним намагніченням, а також термомеханічний запис.

Існує також електромагнітний і магнітооптичний запис. Першими з'явилися фонодокументи з електричним записом звуку. Технологія їх виробництва була розроблена у 20-х рр. ХХ ст. у Німеччині.

Перша вітчизняна магнітна стрічка була випущена в 1954 р. В основі магнітного звукозапису лежить зміна магнітного стану феромагнетиків у результаті дії зовнішнього магнітного поля.

Одним з основних способів фіксації інформації є звукозапис – це запис звуку на носії. Документи, що містять звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису, називають фонодокументами.

Запис і прочитування інформації можуть виконуватися й за допомогою лазерного променя (оптичний диск, диски типу CD-ROM, компакт-диск, голограми).

Документи, зміст яких повністю або частково виражений перфораціями, матричним магнітним записом, матричним розташуванням стилізованих знаків тощо, пристосовані для автоматичного прочитування, прийнято називати машинозчитуваними документами. Вони містять інформацію на спеціальних матричних полях, матрицях. Для читання інформації використовують спеціальні машини. Поява машинного документування не відміняє попередніх способів фіксації інформації, а лише доповнює їх.

Постійне розширення способів запису (фіксації) інформації призводить до виникнення все більш складних нетрадиційних видів документів, які поєднуються з традиційними документами, рукописними й друкарськими.

 

 

Кодування інформації

Кодування інформації – це спеціальна вироблена система прийомів (правил) фіксування інформації.

Обов'язковою умовою документування інформації є її кодування за допомогою спеціально створеної системи прийомів фіксування інформації, а основними атрибутами кодування є код, мова, знак, за допомогою яких інформація фіксується і передається у просторі й часі [ 14, с.295-296 ].

Оскільки мова, знак, код дозволяють представляти інформацію у символічному вигляді, зручному для її кодування і декодування, проблема співвідношення цих понять для документознавства є надзвичайно актуальною та важливою.

Мова – це складна система знаків (символів), кожен з яких має певне значення. Мовні символи, будучи загальноприйнятими й загальнозрозумілими в межах даного суспільства, у процесі мови комбінуються один з одним, породжуючи різноманітні за своїм змістом повідомлення.

Код – це набір знаків, які упорядковані відповідно до визначених правил тієї чи іншої мови, для передачі інформації.

Знак – це позначка, предмет, та позначення чогось. Наприклад, це може бути цифра або літера. Знак разом з його значенням називають символом. Коли знак поєднується зі своїм значенням, він стає символом. Код повинен однозначно сприйматися, відтворюватися і передаватися, тобто бути незмінним, однотипним і визначним. Він повинен бути зрозумілим відправнику і одержувачу. Кодів існує набагато більше, ніж матеріальних носіїв.

Код, мова і знак передають інформацію в символічному вигляді, зручному для її кодування і декодування.

Розрізняють наступні види кодів:

· алфавітний – система літер;

· цифровий – система цифр;

· алфавітно-цифровий – змішана система алфавітних і цифрових кодів;

· рельєфно-точковий – система випуклих точок (шифр Брайля);

· матричний – система поглиблень або отворів та інші [ 1, с.52 ].

Використовуються у якості коду літери, можна фіксувати слова на різних мовах. Можна застосовувати найрізноманітніші коди.

Вибір коду залежить від матеріального носія, чим коротшим є код, тим довшим буде текст і навпаки (наприклад, китайські ієрогліфи). Вироблення коротких кодів постає одним із важливих завдань перед науковцями.

Розглянемо основні поняття, що пов’язані з кодуванням та передаванням інформації. Подією називатимемо кожну кількісну чи якісну визначеність станів динамічної системи, яка фіксується спостереженнями.

Можна кожному стану системи поставити у відповідність певне значення чи послідовність значень деякої величини. За допомогою цієї величини можна здійснити передавання повідомлення (відомостей про подію, інформації про подію) від одного об’єкта до іншого.

Фізичний процес, що являє собою матеріальне втілення повідомлення, називається сигналом.

Система або середовище, де здійснюється передавання сигналу, називається каналом зв’язку.

Будь-які повідомлення, що підлягають передаванню по каналах зв’язку, переробці в кібернетичній системі, мають бути попередньо закодовані, тобто «перекладені» мовою сигналів.

Кодування можна визначити як процес подання інформації у вигляді деякої послідовності символів (кодових комбінацій). При цьому таку послідовність, у свою чергу, можна подати (перекодувати) у вигляді сукупностей фізичних сигналів тієї чи іншої природи – акустичних, оптичних, електричних тощо.

Можна навести приклад природного кодування. Нехай якась особа спостерігає деякий пейзаж. До її ока надходить інформація про це у вигляді світлових сигналів (фотонів). Ці сигнали сітківкою ока перекодуються в інші сигнали, що по нейронних ланцюгах надходять до головного мозку. Там сигнали перекодовуються в образи, які далі перекодовуються в певні відчуття.

Проте якщо потрібно цю інформацію зафіксувати на папері, її доводиться перекодовувати у вигляді букв та їх поєднань. А щоб цю інформацію повідомити комусь по телефону, її необхідно ще перекодувати у звукові коливання. Потім телефон ще раз закодує звукові коливання в електричні імпульси, які по телефонних лініях (каналах зв’язку) надійдуть на приймальний пристрій адресата, де відбудеться декодування електричних імпульсів у звукові коливання. Нарешті, ці коливання надійдуть адресатові (до його вуха), де він їх декодує в образи, або в текст.

Наведемо більш строге визначення кодування. Нехай дано довільну множину А, яку потрібно відобразити в іншу множину В. У цій множині В є скінченна кількість символів (знаків), що називається алфавітом. Наприклад, в абетці Морзе три символи (крапка, тире і прогалина), в англійській мові – 26 букв плюс прогалина і т. ін. [ 11, с.57 ].

Кількість різних символів (букв), що входять до алфавіту, називається обсягом алфавіту. У цій множині В за певними правилами можна будувати послідовності символів, що називаються словами.

Кодуванням називається відображення довільної множини А у множину скінчених послідовностей (слів), утворених за допомогою деякого алфавіту множини В, а декодуванням – обернене відображення.

Кодом називається сукупність знаків (символів) алфавіту В і слів, складених із них за певними правилами і призначених для однозначного відображення множини А у множину В.

До будь-якої системи кодування висуваються такі основні вимоги:

1) взаємна однозначність перетворень однієї відображуваної множини в іншу, що її відображує в результаті кодування та оберненого перетворення (декодування) – необхідна умова відсутності помилок в інтерпретації вихідної інформації;

2) економічність кодування, забезпечується, насамперед, мінімізацією середньої довжини комбінацій, а отже, і довжини інформаційних текстів, завдяки чому заощаджується не лише час передавання тексту, а й носії інформації;

3) збоєстійкість, тобто можливість виявлення та виправлення помилок у кодових комбінаціях під впливом тих чи інших перешкод та збоїв.

Зауважимо, що друга і третя вимоги взаємно суперечливі, оскільки підвищення збоєстійкості кодів досягається збільшенням довжини слів, через що знижується економічність систем кодування [ 5, с.128 ].

У техніці зв’язку й обробки інформації розроблено багато різних способів кодування, що забезпечують більш-менш вдалий компроміс у виконанні цих вимог у різних кібернетичних системах.

ВИСНОВКИ

Зробивши багатоаспектний аналіз документування та основного його об'єкта – інформації, можна зробити висновок, що перетворення різного роду відомостей, даних певного характеру завжди в деякій мірі включатиме в себе процес створення та опрацювання документів.

Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки інформації, постійно вдосконалюється. Значним кроком вперед стала поява персональних комп'ютерів, а, отже, й інформації у електронному вигляді. Це, безумовно пришвидшило створення документа, його обробку, перетворення, передачу, зберігання та фіксацію на певному матеріальному носії.

В ході виконання курсової роботи виконано всі поставлені завдання, які безпосередньо були пов'язані з метою.

Варто підбити підсумки, що стосуються узагальнених визначень таких понять:

1) інформація – будь-які відомості та/або дані, які можуть бути
збережені на матеріальних носіях або відображені в електронному вигляді;

2) носій інформації – передає інформацію не тільки в просторі, а й у часі;

3) соціальна інформація – це спосіб передавання знань, емоцій і волевиявів у суспільстві;

4) документування – це створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксування інформації на матеріальному носії;

5) кодування інформації – це спеціальна вироблена система прийомів (правил) фіксування інформації.

Детальна характеристика вищезазначених понять відбувалася протягом виконання дослідження вцілому. Поступово визначалися їх видова різноманітність, історичні витоки, джерела поширення та застосування, функції та закономірності існування в суспільстві.

Однозначним є той факт, що інформація у будь-якому вигляді завжди виступатиме об'єктом як документування, так і документознавства взагалі (як необхідна становляча документа).

Всі види інформаційної діяльності давно вже відомі суспільству і закріплені в свідомості людей. Документування згідно з даним положенням можна визначати як особливий вид інформаційної діяльності, що має власні специфічні особливості, принципи, умови та форму здійснення.

Отже, інформація – це поняття, що до сьогоднішнього дня провокує вчених проводити різноманітні дискусії, щодо її визначення, ролі для людства та сфер і можливостей застосування. В документознавстві вона є також невід'ємним атрибутом, об'єктом не тільки документування, а й інших процесів, що тим чи іншим чином перегукуються з документною та й взагалі управлінською діяльністю.

 

 

СПИСОК ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ

1. Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документознавство. – Челябінськ.: Кн. Изд-во, 2000 – С.118.

2. Гаєвський О.Ю. Інформатика: Навчальний посібник. – К.: А.С.К., – 2005. – 512 с.

3. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. – Чинний від 1995-07-01. – К.: Держстандарт України, 1994. – 53с.

4. Закон України «Про інформацію» від 2 жовтня 1992 року // Відомості Верховної Ради України, 1992. – № 48 від 01.12.92. – С.70-78.

5. Зиновьева Н.Б. Документознавство: Навчально-методичний посібник. – М.: ПРОФИЗДАТ, 2003. – С. 231.

6. Комова М.В. Документознавча термінологія. – Львів: Тріада плюс, 2006. – 217 с.

7. Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи/ УДНДІАСД, ДАКККіМ. – К., 2000. – 161с.

8. Кушнаренко Н. М. Документознавство. – К.: Знання, 2006. – 459с.

9. Кушнаренко Н. М. Наукова обробка документів: підручник/ Н.М.Кушнаренко, В.К. Удалова. − К.: Вікар, 2003. − С. 47-58.

10. Сокова А.Н. Документознавство как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи//Документирование управленческой деятельности. М., 1986. С.25-30.

11. Суханов А.П. Информация в жизни человека. − М.: Политиздат., 1983.- 112с. - (Филос. б-чка для юношества).

12. Суханов А.П. Информация и прогресс. – Новосибирск: Наука, 1988. – 209 с.(Серия «Наука и технический прогресс»).

13. Цимбалюк В. С. Інформаційне право (основи теорії і практики). – К.: «Освіта України», 2010. – 235 с.

14. Швецова-Водка Г.М. Документознавство. – К.: Знання, 2007. – 398с.

15. Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: Навч. посіб. для студ. Ін-тів культури / Рівн. держ.ін-т культури. – К.: Кн. палата України, 1998. – 80 с.

16. Шкіцька І.Ю. Аналітико-синтетична переробка інформації. − Тернопіль: ТОВ «Новий колір», 2009. − 151с.