Текст документа . Вимоги до його оформлення

текст - головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи. Текст - це сукупність речень, об'єднаних у тематичну і структурну цілісність за правилами певної мовної системи.Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба переділити на розділ Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту. Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; узакінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:1. Текст викладати від третьої особи (комісія ухвалила) 2. Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповіді, пояснювальні записки, накази. 3. Не вживати образливих слів 4. Уживати стійкі сполучення (відповідно до, з огляду на …) 5. Використовувати конструкції (доводимо до вашого відома…) 6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення (враховуючи…) 7. Використовувати мовні засоби, що відомі для широкого кола читачів. 8. Уникати слова іншомовного походження 9. Уживати прямий порядок слів у реченні 10. Називаючи виконавця дії, потрібно вживати двоскладне речення (Верховна Рада ухвалила законопроект) 11. Нову інформацію в тексті розпочинати з абзацу.

 

18. Збори як форма прийняття колективного рішення. Дискусія
Збори - зустріч, зібрання членів якої-небудь організації, що проводяться з метою спільного обміну думками з певного питання, яке хвилює громадськість. На обговорення збираються члени будь-якого колективу, яких єднає якийсь інтерес (збори акціонерів, партійні збори, збори громадян для висунення кандидата в депутати та ін.). За складом учасників: а) відкриті - зібрання членів якої-небудь організації із запрошенням сторонніх осіб; б) закриті -зібрання без сторонніх осіб. Виділяють окремо ще урочисті збори - зібрання з нагоди відзначення певних урочистостей чи історичних дат. Етапи:1. Підготовка зборів
2. Висвітлення проблеми та її обґрунтування. 3. Обговорення проблеми.4. Ухвалення рішення. Рішення складається з двох частин: констатування (виклад ситуації) та ухвалення (оцінка проблеми, завдання, що треба зробити, кому і коли, а також визначення особи, на яку покладається контроль за виконанням рішення). Дискусія - діалогічний метод творчої діяльності групи осіб, побудований на публічному, відкритому, доброзичливому обговоренні актуального, але спірного питання і спрямований на певний позитивний результат. Питання дискусії має бути проблемним.
Організація дискусії передбачає три етапи: - підготовчий (тема дискусії, основні пит. та час і місце провед)
- основний (безпосереднє обговорення проблемних питань)- заключний
Є певні вимоги до поведінки учасників дискусії:вони мають підготуватися до обговорення обраної теми й виявити готовність викласти свою позицію;кожен повинен уважно слухати інших і чути, про що саме вони говорять;усім бажано поводитися відповідно до загальноприйнятих етичних норм поведінки, не слід перетворювати дискусію на суперечку, не можна перебивати того, хто виступає, робити зауваження щодо особистісних якостей учасників.
Правила:-не викликати в опонента стану афекту, гніву, роздратування, щоб послабити його позицію або спровокувати до логічних помилок;-не принижувати гідності опонента, виявляти повагу до нього;
- не відволікати від предмета обговорення;-не припускати звинувачень на адресу опонента;-невикористовувати психологічне тиснення на опонента;-не використовувати "ні", особливо, коли опонент говорить "так";-не радіти відкрито з приводу поразки опонента.
Форми організації дискусії: "Дереворішень"(застосовується під час аналізу ситуації й допомагає досягнути повного розуміння причин, які зумовили прийняття того чи іншого важливого рішення в минулому), "Мозковий штурм"(метод колективного продукування великої кількості нових ідей і варіантів рішення складних, творчих завдань).

 

37. Доповідна записка – це документ на імя керівника установи, у якому повідомляють про певних факт, подію, подають звіт про виконання певних доручень або взятих на себе зобовязань.

Зміст доповідної записки повинен бути точним та лаконічним, поділеним на частини. У першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки. Друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами. ініціативи або ж за вказівкою керівника. Зміст доповідної записки повинен бути точним та лаконічним, поділеним на частини. У першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки. Друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами.

Реквіти: Адресат, адресант, Назва виду документа, Заголовок, Текст, Дата, підпис

 

20. Вимоги до складання й оформлювання документів. Реквізити
Документи з високим рівнем стандартизації складають за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка. Кожний документ складається з окремих елементів, що називаються реквізитами.
Склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі називається формуляром. Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосовування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.
Готуючи та оформлюючи документи використовують такі реквізити:

01 — зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим 02 — зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) 03 — зображення нагород 04 — код організації 05 — код форми документа 06 — назва організації вищого рівня 07 — назва організації 08 — назва структурного підрозділу організації 09 — довідкові дані про організацію 10 — назва виду документа 11 — дата документа 12 — реєстраційний індекс документа 13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь 14 — місце складення або видання документа 15 — гриф обмеження доступу до документа

16 — адресат 17 — гриф затвердження документа 18 — резолюція 19 — заголовок до тексту документа 20 — відмітка про контроль 21 — текст документа 22 — відмітка про наявність додатків 23 — підпис 24 — гриф погодження документа 25 — візи документа 26 — відбиток печатки 27 — відмітка про засвідчення копії 28 —прізвище виконавця і номер його телефону 29 — відмітка про виконання документа і направлення його до справи 30 — відмітка про наявність документа в електронній формі 31 — відмітка про надійдення документа до організації 32 — запис про державну реєстрацію

23. Оформлювання сторінки документа
Організаційно – розпорядчі документи оформлюються на папері А4 та А8. Береги документу: 30мм - лівий, 10мм - правий, 20мм - верхній та нижній. Текст документів, оформлених на папері формату А4, слід друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу. Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами. Інші реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами. Назву виду документа друкують великими літерами
На бланку друкується тільки перша сторінка документа, наступні - на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше трьох рядків тексту.
Нумерація сторінок. У документах, що займають дві і більше сторінок, нумерацію слід починати з другої. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього або нижнього берега арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово "сторінка" не пишеться, біля цифр не ставляться жодні позначення.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляються у його правому верхньому чи нижньому куті, а парні - у лівому верхньому чи нижньому.
Рубрикація - це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої. Найпростіша рубрикація-поділ тексту на абзаци. Абзац не повинен бути більше 6 рядків. Рубрики тексту зазвичай нумеруються, що вказує на взаємозалежність певних розділів, пунктів та спрощує опрацювання документа. Розрізняють традиційну (комбіновану) й нову систему нумерації. За новою системою у певній послідовності використовують лише арабські цифри

 

Класифікація документів

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну силу. За найменуванням (назвою) - заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та і За походженням - службові (офіційні) й особисті: За місцем виникнення - в нутр і шні та зо в н і ш н і: За призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу; За напрямком - вхідні й вихідні. За формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні - це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви); За строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові. Звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку загальної черги. Термінові - зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Дуже термінові - документи з позначенням "дуже терміново";

З ступенем гласності - загальні, таємні, для службового користування (ДСК). За стадіями створення - оригінали, копії, витяг і дублікат.. Копія - це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. Н. Витяг - копія офіційного документа, що відтворює деяку частину. Дублікат - повторний примірник офіційного документа, За складністю - прості (односкладові) й складні. Прості - містять інформацію з одного питання, складні - щодо двох і більше питань; За строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання; За технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним чи електронним способом; За носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

 

 

26. Адресат, адресант. Правила оформлення.

Адресант – той, хто надсилає листа, телеграму, бандероль; відправник.
Адресат – сукупність точних і повних відомостей, згідно з якими документ має бути доставлений за призначенням. Праворуч (92 мм) у верхній частині бланка або чистого аркуша паперу. Кожний елемент – назва установи, підрозділу, посада, ініціал (и), й риз віще, поштова адреса пишеться з великої літери. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділові без зазначення посадової особи, їхні назви подаються у називному відмінку: Міністерство охорони здоров’я України. Якщо документ адресовано керівникові установи або його заступникові, назва установи входить до складу назви посади адресата: Генеральному директорові спільного підприємства «Ділове партнерство» Стадниченко Є.Д. Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному: Державний комітет архівів України/ Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства/ провідному спеціалістові/ Прізвище, ініціали (и). Якщо адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено: Директорам центральних державних архівів України. Документ не повинен містити більше 4-х адресатів. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата. Якщо документ надсилають фізичній особі, то у давальному відмінку зазначають ПІБ адресата,