Правила запису цифрової інформації у текстах офіційно-ділового стилю.

Існують технічні правила позначення числівників у текстах ділового мовлення.

При оформленні ділової документації слід керуватися такими правилами щодо запису числівників:

· Словом відтворюють однозначні числівники (прості кількісні числівники) і складні й складені числівники на початку речення, а такожякщо вони без назви іменника та при них немає одиниць виміру, позначення часових меж.

напр.: п'яти таблиць (не: 5 таблиць), на трьох зразках (не: на 3 зразках).

Із п´яти замовлень ми отримали лише два;

Чекаю Вас із чотирма

Відрядження на два – три місяці.

Триста п ’ ятдесят шість одиниць електротоварів було придбано;

Таких клієнтів є більше, ніж два;

Реконструкція триватиме три-чотири місяці.

Шостий тиждень…

П´ятдесяті роки…

Дві години…

Шістнадцятого березня…

Двадцять п´ять днів…

2. Цифрою відповідно пишемо прості,складні та складені числівники у поєднанні з одиницею виміру кількості:

напр.: 15 гривень;

135 тонн;

із 5 кг замовлених цвяхів ми отримали лише 2 кг;

було придбано 356 одиниць електротоварів;

Їх дублюють словами і подають у дужках відразу після цифрового позначення у різних документах (розписка, доручення, довідка тощо).

2. Числа зі скороченим позначенням одиниць виміру пишуться цифрами:

напр.: 7 л, 24 кг. Після скорочення "л", "кг" та ін. крапка не ставиться.

3. Кількісні числівники при запису їх арабськими цифрами подаються без нарощення (відмінкових закінчень), якщо вони супроводжуються іменниками.

напр.: на 20 сторінках (не: на 20-ти сторінках).

Числівники, що входять до складних слів, у наукових текстах пишуться цифрами.

напр.: 15-томне видання, 30-відсотковий обсяг,

20-процентний, 3-поверховий, 7-річний, 80-кілометровий.

Дозволяється скорочений запис одиниць вимірювання:

напр.: 50 кг ( п ’ ятдесят кілограмів ) / 50- кг ( п ’ ятдесятикілограмовий)

Неприпустимим є цифрово-знаково-літерний варіант комбінації:

напр.: 5%-ний.

4. Прості та складні порядкові числівники пишуться словами.

напр.: третій, тридцять четвертий, двісті шостий.

Винятком є випадки, коли написання порядкового номера обумовлено традицією: напр.: 4-й Український фронт.

5. При перерахуванні кількох порядкових числівників скорочена назва на позначення одиниць виміру треба ставити лише після останнього:

напр.: 1, 2, 3-му поверхах, у 7,13,15 та 19-му будинках; пакунки на 5, 8, 10 і 12 кг.

6. Після порядкових числівників, позначених арабськими цифрами, якщо вони стоять після іменника, до якого відносяться, відмінкові закінчення не ставляться.

напр.: у розділі 3, на рис. 2.

7. Без відмінкових закінчень, записуються порядкові числівники римськими цифрами для позначення по рядкових номерів століть, кварталів, томів видань.

напр.: XXI століття (не: ХХІ-ше століття).

У цифровому позначенні перевага надається арабським цифрам; порядкові числівники мають відмінкові закінчення.

напр.: 20.04.05 (у даті), 4-го, 10-му, 2-й, 11-ї (у тексті з літерами відмінкових закінчень).

При запису після риски пишуть:

- одну останню літеру, якщо вони закінчуються на голосний (крім "о" та "у") або на приголосний звук;

- дві останні літери, якщо закінчуються на приголосний та голосний "о" чи "у". Наприклад: третя декада — 3-я декада (не: 3-тя), п'ятнадцятий день — 15-й день (не: 15-ий), тридцятих років — 30-х років (не: 30-их), десятого класу — 10-го класу (не: 10-о або 10-ого), у сьомому рядку — у 7-му рядку (не: 7-у або 7-ому).

9. Дата може записуватись трьома способами:

- цифровим: 26.07.2009, 12.01.1999;

- словесним: двадцять шостого липня дві тисячі дев’ятого року;

- комбінованим: 26 липня 2009 року.

10. Для позначення дати до десятого числа місяця до запису додають нуль:

напр.: 03.06.2009 / 03 червня 2009 року.

11. Багатозначні цифрові числа розбивають на класи за допомогою пропусків:

напр.: 345 457 гривень, 100 000 тонн, 20 705 149, 174 000, 3 172

12. У числах, що позначають номер (знак №), у марках машин, механізмів, у позначеннях нормативних документів цифри на класи не розбивають:

напр.: р/р№ 1234567890.

13. Окремі види інформації передають у вигляді змішаного запису, який складається з цифр і слів:

напр.: 754 тис. грн., що значно полегшує сприйняття великих цифр.

14. У низці однотипної інформації ступінь точності (кількість цифр після коми) має бути однаковий:

напр.: 1,5 км; 2,3 га; 2,0 т; 2,3%.

15. Приблизну кількість можна передавати за допомогою слів більше, менше, до, понад, зверх, приблизно, близько:

300 – 700

5 – 7

понад сімдесят або більше семисот

до тисячі (із тисячу) або менше тисячі

(як) менше ніж сто (до ста) штук

до десяти чоловік

Примітка: Числівники зі словом понад стоять лише в називному відмінку ( понад сорок тонн).

16. Не використовуйте для позначення приблизної кількості прийменник біля; він має просторове значення:

напр.: близько 250 тис. слів (а не біля 250 тис.слів) / біля дороги.

· Уживати треба тільки книжні числівники:

500 мл (0,5л)

50 (п´ятдесят)

два, дві, двоє

150 т (сто п´ятдесят тонн)

0,25 л (нуль цілих і двадцять п´ять сотих літра)

одна четверта аркуша паперу

відстань довжиною 0,25 км (километра)

1 см 5 мм (один сантиметр п´ять міліметрів)

1 г 500 мг (один грам п´ятсот міліграмів)

1 грн 50 к. (одна гривня п´ятдесят копійок)

1500 (одна тисяча п´ятсот)

20 кг 500 г (двадцять кілограмів п´ятсот грамів)

1 год 30 хв (одна година тридцять хвилин)

12 (дванадцять) стільців

в одному варіанті

в одне місце

Але можливі конструкції типу: половина міста, пів вулиці, пів´ящика, півпідвал, півострів, чвертьфінал, півтора раза, півтори рибини, півтора кавуна.

Слово половина не може вживатися з означенням більше, менше, значна, переважна ( половина не може бути більшою, меншою, значною та под.)

Більше половини працівників треба

Більшість (значна, більша частина) працівників.

18. Порядковий числівник перший слід уживати з часткою най- для означення найвищого ступеня прикметника, а не зі словом «самий».

найперший проект

найперша станція

20. В умові математичної задачі дробові числівники слід читати й писати повністю: три четвертих, п´ять шостих, дев´ять десятих.

У доповідях та звітах уникають уживання простого дробу і якщо у знаменнику стоїть 2, 3, 4, то замість 1/2, 1/3, 1,4 треба писати й говорити: половина, третина, чверть – без числівника одна.

половина інформації

75% (сімдесят п´ять відсотків) податків

менше чверті даних

завезено третину вантажу

Але при протиставленні, а також при спеціальному наголошуванні вживають форму дробових числівників: одну третину врожаю було зібрано й вивезено, а дві третіх лишилося на полях.

21. У цифровому позначенні перевага надається арабським цифрам за винятком членування (рубрикації) тексту.

22. Порядковий числівник другий (-а, -е, -і ) треба вжити лише після числівника перший (-а, -е, -і) або після будь-якого порядкового числівника (на означення послідовності, порядку).

В інших випадках слід уживати займенник інший. Виняток становить однозначно парні значення або органи, чи контекст.

Один проект розглянули 20.12.2001, а інший – 20.01.2002

(якщо їх більше двох)

Перший проект затвердили 05.12.2000, а другий – 30.01.2001

(якщо їх лише два).

Одним оком бачу гірше, ніж другим.

Від одного боку річки до другого всього 15 м.

23. У формах місцевого відмінка однини порядкові числівники (на означення узгодження з іменником, прикметником чи займенником чоловічого та середнього роду) мають закінчення – ому, а не –ім.

на першому етапі

на восьмому повороті

24. Не можна використовувати паралельні й розмовні форми на позначення часу й уживати для цього прийменник у (в).

Зустріч відбудеться о 18.30 (о 18 год 30 хв).

о 9.45 (о9 год 45 хв) усі розійшлися.

Збори завершились о 13.00 (о 13 год).

Початок засідання о 16.00 (о 16 год)

25. Уживання прийменника у (в) можливе лише тоді, коли після нього йде слово кількість, розмір, сума, а далі – числівник із поясненням кількості, розміру, суми (чого).

Книжки в кількості

7 примірників.

Допомога в розмірі 4 млн доларів США або 4 000 000 $ США.

Субсидія в сумі 11 грн 70 к.

При прислівниках типу завтовшки, завглибшки, завширшки, завдовжки, заввишки та при орудному відмінку іменників вага, діаметр, місткість перевага надається безприйменниковим конструкціям:

Стіни будинку були завтовшки 11 см;

Біля броду річка була завглибшки 4 м;

Надійшов вантаж вагою 350 т;

Цистерна місткістю 85 т була порожньою.

Також без прийменника слід використовувати числівники в таких конструкціях:

обстеження двома циклами

опитування (іспит) одним заходом

дослідження трьома етапами

оподаткування забезпечило економічний ефект 10 000 грн щороку.