Технология продуцирования письменной речи

 

Письменная речь — это самостоятельная целостная целенаправленная речевая структура, обеспечивающая общение с помощью письменного текста. Письменный текст выступает в данном случае представителем автора как участника речевой коммуникации.

В литературе существуют различные точки зрения на то, что представляет собой письменная речь: монолог или диалог.

Со времен античности и вплоть до начала XIX в. основной задачей риторики как теоретической и учебной дисциплины считались выявление закономерностей построения устной, а затем печатной монологической речи и обучение навыкам ее создания. При этом монологическая речь считалась более сложной и действенной, чем диалогическая. К середине XIX в. риторика стала пониматься преимущественно как теория и практика изучения письменной монологической речи. Основными категориями при этом стали описание, повествование и рассуждение. Каждая из них характеризовалась своим набором стилистических и риторических средств и приемов.

Но со второй половины XIX в. в ряде работ по теории языка, истории и теории риторики было показано, что диалогическая речь устроена значительно сложнее, чем монологическая. Более того, монологическая речь стала порой трактоваться как производная от диалогической. В доказательство приводится довод, что монолог — это лишь часть какого-то диалога, понятого как совокупность сообщений, созданных на одну и ту же тему или по одному поводу различными участниками общения в разнообразных обстоятельствах, разных фактурах речи (устной, рукописной, печатной или опосредованной новейшими техническими устройствами) и в разное время.

Один из представителей англо-американской школы Р.Л. Л ар-сон, опубликовавший в 1968 г. «План для обучения риторическому изобретению», отмечал, что обучение письменному монологу включает в себя элементы диалога — внутреннего диалога создателя речи с предметом речи.

Естественно, имеют право на существование и другие точки зрения на письменную речевую коммуникацию. Например, в одном из номеров газеты «Труд» за ноябрь 1990 г. сообщалось, что этот же 1990 год был провозглашен ООН, по предложению ЮНЕСКО, Международным годом грамотности. Грамотным предложено считать человека, который способен «с пониманием прочитать и написать короткий простой текст на.тему повседневной жизни». По этому критерию четверть взрослого населения планеты (от 15 лет) не соответствует стандарту грамотности. В США оказалось 60 млн. безграмотных. В тогдашнем СССР, данные которого не учитывались в статистике ООН и ЮНЕСКО, называлась цифра 4,3 млн. безграмотных, но исследователи считают ее заниженной.

Все это свидетельствует о достаточной сложности письменной речи, поскольку каждый из отмеченных статистикой неграмотных более или менее успешно справляется с устной диалогической речью, если он, разумеется, не глухонемой.

Можно, конечно, представлять письменный монолог как внутренний диалог. Кстати, в 80-е годы у нас в стране была популярна песня, в которой есть такие строчки:

Тихо сам с собою, тихо сам с собою

Я веду беседу.

Но можно в принципе представить и диалог как цепочку прерванных монологов. В любом случае каждый из видов речевой коммуникации имеет свои сложности и свои особенности, достойные изучения.

Как уже отмечалось, характерной особенностью текста является самостоятельность. Разумеется, она не абсолютна, поскольку текст реально функционирует только во взаимодействии с адресатом. Адресат же при восприятии текста может что-то упускать, утрачивать из вложенного в текст автором содержания, а что-то добавлять от себя, домысливать. Самостоятельность текста связана с ограниченностью во времени и/или пространстве, с принадлежностью одному (в том числе и коллективному) автору.

Часть текста (особенно крупного) может приобрести самостоятельность в определенных условиях и стать отдельным текстом. Например, глава или параграф монографии, опубликованный в виде статьи. В этих случаях основной текст либо претерпевает некоторые изменения в структуре, либо сопровождается соответствующей редакционной оговоркой, придающей публикации статус самостоятельного текста. Специфическим качеством текста, органически слитым с его самостоятельностью, является целенаправленность. В тексте реализуется определенная и единая в своей комплексности цель, и каждая его часть целенаправлена в составе целого.

В целевом комплексе текста различают два целевых подкомплекса: коммуникативную цель, которая ограничивается пределами данной коммуникативной ситуации, и экстракоммуникативную цель, выходящую за рамки данной речевой коммуникации. То есть текст может определяться более узкой и более широкой коммуникативной целью, причем эти цели могут почти совпадать, а могут и весьма расходиться*.

Из первых двух характеристик вытекает третья — целостность текста, предполагающая единство содержания и речевой формы. Под целостностью внутренней формы подразумевается внутренняя организованность, структурность и оформленность содержания текста. С другой стороны, текст обладает и целостностью внешней языково-речевой формы, под которой понимается оформление начала и конца произведения, соразмерность членения на части, обозначение связей и переходов между частями, стилистическая целостность, принципы отбора номинативных единиц и т.д.

Между внутренней и внешней формами существуют отношения преобладающего единства и относительной самостоятельности. В самом деле, создавая текст, человек осознает свой мыслительный процесс, ибо занят поисками языково-речевых форм для выражения мысли. Когда человек читает текст, созданный другим, он занят расшифровкой, семантизацией, синтезом значений языково-речевых форм, запоминанием содержания.

Выделяют три основных типа внутренних текстовых структур: предметно-логическую, «плетеную» и свободную образно-ассоциативную. Предметно-логическую структуру имеют тексты научно-учебные, официально-деловые, общественно-деловые, информационно-аналитические. «Плетеную» структуру используют обычно в публицистике. Свободные образно-ассоциативные структуры характерны для художественных текстов и требуют, как правило, творческой одаренности и мастерства.

Процесс речевого продуцирования предполагает знание и использование ряда взаимосвязанных факторов, категорий, понятий. Создает текст автор. Чаще всего автор индивидуален, но он может быть коллективным и даже массовым.

Автор приступает к созданию текста в том случае, когда складывается или имеется ситуация, которая вызывает необходимость осуществления этого процесса. Например, тот, кто хотел бы устроиться на работу, должен составить текст заявления о приеме; принято писать отзыв на дипломную работу; в определенной ситуации пишется поздравление, дружеское или официальное письмо, предложение в Комитет по семье и детству о защите прав многодетной семьи и т.п.

Для того чтобы составить текст, автору необходимо располагать соответствующим материалом. Например, специалист по социальной работе, следуя сложившейся ситуации (официальное обращение к нему за помощью), отстаивает интересы конкретной многодетной семьи. Для составления текста письма в организацию, которая компетентна решить этот вопрос по существу, он должен иметь материал, а именно: сколько в этой семье детей и какого возраста, где работают родители и каков их заработок, каковы жилищные условия, в чем в данном случае ущемлены их права, каковы юридические основания для положительного решения данного вопроса и т.д.

Текст создается для того, чтобы его воспринял адресат. Даже художественное произведение автор, иногда не имея полной уверенности, что оно будет опубликовано, все же адресует какой-то группе читателей. Поэтому автор должен достаточно четко представлять адресата данного текста и то, что и как он воспримет из текста и как текст может на него повлиять.

Например, в учебник можно было бы включить сугубо научное исследование о соотношении вербализации сходства и различия объектов при решении когнитивно-коммуникативных задач, однако большинство читателей-студентов его не поймет. Иной ученый излагает научное содержание настолько сложно, что его трудно понять даже специалисту, тогда как популярная манера изложения расширила бы круг его читателей.

Итак, автор, ситуация, материал и адресат определены, теперь рассмотрим влияние на речевое продуцирование таких факторов, как цель, предмет, тема, проблема, жанр.

Цели создания текста могут быть разные: внешние и внутренние, открытые и скрытые, осознанные и неосознанные, объективные и субъективные, истинные и ложные. Например, один поступает в институт, чтобы стать высокообразованным человеком и квалифицированным специалистом в своей области знаний, а другой — чтобы получить диплом и хорошую должность.

Эти цели могут быть противопоставлены одна другой. Когда побеждает первая, то студент готов заниматься самым серьезным образом, а если побеждает вторая, то он мало думает о науках и заключенных в них знаниях. В то же время они могут мирно уживаться в целевом комплексе, объединяющем в данном случае потребность в самовыражении и развитии личности, укреплении своего положения в обществе, приобретении круга новых друзей, желание пожить «студенческой жизнью» и пр.

Цели могут изменяться с течением времени. Например, в начале обучения студента заботит только получение диплома, но, увлеченный специальными дисциплинами, он уже мечтает о своем совершенствовании в них и даже об аспирантуре.

На следующем этапе речевого продуцирования определяются предмет, тема и проблема текста. Под предметом в данном случае понимается некая целостная часть действительного мира, отраженного в речевом произведении. Это может быть человек или группа людей, материальный объект, явление, событие

и т.п.

Под темой понимается то главное, о чем говорится в тексте, это и материал, отобранный и организованный в соответствии с задачами текста, это и предмет, отраженный в определенном ракурсе и ставший поэтому содержанием текста.

Проблема — это та мыслительная задача, которую автор должен решить в тексте. Проблема нередко настолько тесно связана с темой, что разделить их бывает очень трудно. В этом случае тема сама как бы становится проблемой, и можно говорить о проблемной теме.

Таким образом, понятия предмета, темы и проблемы весьма взаимосвязаны. Например, в тему (или проблемную тему) «Заботы молодой семьи» войдут проблемы жилья, совместного ведения хозяйства, досуга, стиля общения, взаимоотношений с родителями, рождения ребенка и т.п., а также соответствующие предметы. Если выделить из этого комплекса проблему досуга, то речевое продуцирование может вестись с использованием следующих тем: спорт, туризм, телевизор, театр, летний отпуск и др.

Кроме того, понятия предмета, темы и проблемы конкретизируются в зависимости от жанрово-стилистической принадлежности текста. Под жанром в данном случае понимаются коллективно выработанные в процессе коммуникативно-речевого опыта и развития типовые модели текста. Каждый жанр предполагает определенный физический объем текста, принципы отбора и расположения словесного материала и его стилистического оформления соответственно условиям и целям общения.

Жанр может либо свободно избираться автором, либо предписываться ему. Если автор вправе выбирать жанр, то знание жанровых критериев помогает успешно прогнозировать, в каком жанре задуманное содержание может оптимально воплотиться. Когда же жанр предписан, то знание его законов помогает автору определить достаточный объем текста и выбрать сти-листико-речевое оформление.

Текст создается, как правило, от общего к частному, но воспринимается в основном от частного к общему. То есть читатель по запомненным фрагментам воссоздает содержание текста, автор же создает текст, отталкиваясь от общей темы, проблемы, цели. Однако возможен и другой путь: написание отдельных частей в более или менее случайном порядке, а затем оформление их в композиционное целое. Этот путь более сложен, практикуется чаще всего при коллективном авторстве, иногда в области литературно-художественного творчества (например, буриме).

Говоря о содержании, различают текстовое, затекстное и подтекстное содержание. Затекстное содержание несут обычно научные и учебные тексты, значительная часть газетных информационных текстов, а также информационно-аналитические и официально-деловые тексты.

Подтекстное содержание опирается на намек, о котором адресат может или должен догадаться. В одних случаях автор заинтересован, чтобы адресат догадался о подтексте, а кто-то другой не догадался или же не мог доказать, что «это» сказано. В других случаях автор может быть заинтересован в том, чтобы непосредственный адресат не догадался о «полусказанном», но догадался бы об этом кто-то другой (косвенный адресат), или сам автор впоследствии мог претендовать на то, что «это» выражено. В тексте может проявиться также подтекстное содержание, автором не предусмотренное, даже нежелательное, например показывающее пробел в его культурном развитии или его неискренность в отношении собеседника.

Затекстное и подтекстное содержание в одних случаях вполне различимо, в других — сливается полностью. Например, в официально-деловом документе возможна аргументирующая ссылка на какое-то постановление по проблеме содержания текста. Если у автора нет иного намерения, кроме аргументирующего напоминания, то налицо затекстное содержание, но если автор намекает на предусмотренную постановлением ответственность за игнорирование данного аргумента, то налицо подтекстное содержание.

Для иллюстрации технологии речевого продуцирования можно привести анализ рассказа О. Осекина «Подтекст»*

.

Ко мне зашел Крышкин. Я как раз заканчивал лирическую новеллу о тюльпанах. Крышкин прочел новеллу и поморщился.

— Уж очень все в лоб.

— А как надо — по лбу? — поинтересовался я.

— Надо с подтекстом. Сам вроде бы говоришь и пишешь об одном, а думаешь, оказывается, совсем о другом.

— Но я же пишу лирическую новеллу о тюльпанах, — засомневался я.

— Ха! — усмехнулся Крышкин. — Когда ты даришь девушке цветы, ты разве думаешь о том, где они росли и как часто их поливали? -Нет, ты думаешь о том, позволит ли она поцеловать себя после киносеанса.

Слова Крышкина взволновали меня. Я буквально прозрел. Так вот почему меня не печатают. Пишу себе о чем думаю и совсем упускаю из виду подтекст. С этой мыслью я схватил мою новеллу и помчался в редакцию.

Редактор, как всегда, бегло пробежал глазами рукопись, вздохнул

и сказал:

— Не пойдет. О тюльпанах уже было триста тысяч новелл.

— А почему вы решили, что это о тюльпанах? — спросил я.

— То есть как это почему?! — загорячился редактор. — Тут ведь ясно написано: «Как красивы тюльпаны на живописных полянах у склонов величавых гор. Будто это'красное море с черными пестиками лодок...» И все такое прочее.

— Вы так считаете?

— Я просто уверен в этом.

— А может, вы прочтете повнимательнее? Между строчек, — сказал я и прищурился.

— Между каких строчек? — съязвил редактор.

— Вы разве не знаете, что такое подтекст?

— При чем здесь подтекст?

— Если вы считаете мое творчество неким бревном, лежащим строго параллельно линии строчки, то вы ошибаетесь, — внушительно и вместе с тем задумчиво сказал я. — Это не красное море тюльпанов с черными пестиками плещется у склонов гор. Это девушки в ярких, нарядных одеждах пришли сюда сплясать и спеть о любви, дружбе и собранном урожае зерновых.

— Но почему именно девушки? Почему не косяки осетровых, приплывших в это море метать красную и черную икру? — из последних сил сопротивлялся редактор.

— Ну, знаете! — вскипел я. — У вас свой подтекст, у меня свой.

Редактор капитулировал и, краснея, подписал мою новеллу к печати. Между строчек я прочитал: «Не пойдет!»

 

Автор создал этот текст потому, что с точки зрения редакции нужно было отразить такую тему. В этом заключается ситуация. Материалом в данном случае послужили некоторый опыт автора как молодого писателя-юмориста и, естественно, творческая фантазия. Автор был относительно свободен в выборе жанра, и он решил раскрыть тему в юмористическом рассказе, что предопределило физический объем произведения (около двух страниц) и отбор стилистико-речевых средств, характерных для юмористики.

Проблему автор рассказа увидел в том, что иные писатели, не имея дарования для создания интересного текстового содержания, намекают на подтекстовое, хотя на самом деле для подтекста у них тем более не хватает дарования. Целью явилось желание показать, что подтекст — явление не однозначное, каждый волен понимать его по-своему, особенно если его нет

 

.

Особенности составления

Официально-деловых текстов

Основной формой письменной речевой коммуникации в профессиональной деятельности специалиста социальной сферы, как, впрочем, и любой иной сферы, является так называемый официально-деловой текст.

Под официально-деловым текстом понимается текст того или иного вида документов, составленных в целях управления.

Деловое письмо в России традиционно характеризуется тем, что документы не циркулируют изолированно. Они объединены в унифицированные системы документации (УСД), каждая из которых имеет свои требования к форме и содержанию документа.

Функционирование учреждений (в дальнейшем будет использоваться как обобщенное название предприятий, организаций и т.д.), независимо от уровня подчиненности и формы собственности, невозможно во многом без документирования. При этом в каждом учреждении можно выявить комплекс документов, необходимых и достаточных для нормальной работы. Этот комплекс выделяется по следующим критериям:

• круг вопросов, решаемых в процессе деятельности;

• количество уровней принятия решений;

• объем и характер компетенции учреждения;

• порядок решения вопросов (коллегиальность или единоначалие);

• объем и характер взаимосвязей с другими учреждениями.

При этом вначале выявляются наиболее общие функции управления в данном учреждении, осуществляется их классификация по видам работ, действиям и операциям, а затем уже определяются документы, необходимые для их выполнения.

В настоящее время действует около 20 УСД, например отчетно-статистическая, финансовая, снабженческо-сбытовая, организационно-распорядительная и др. Аппарат управления реализует свои функции главным образом через систему организационно-распорядительной документации. Поэтому целесообразно рассмотреть принципы составления текстов для отдельных видов документов этой системы.

Протокол. В разных системах документации действуют свои виды протоколов. Так, госавтоинспекция (ГАИ) понимает под протоколом акт о нарушении правил движения, милиция — акт о нарушении общественного порядка, а следственные органы — документ, удостоверяющий какой-либо факт (протокол осмотра, протокол вскрытия и т.п.). Пришло это слово из греческого языка, где оно обозначало первый лист, приклеиваемый к свитку манускрипта, с обозначением даты и имени писца или владельца.

В управлении под протоколом понимается документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов. Естественно, если на собрании или заседании не предусматривается принятие какого-либо решения, то и ведение протокола теряет смысл.

Протокол ведется во время заседания сначала в черновой записи, а в дальнейшем редактируется и подписывается. В случаях же, когда ход заседания стенографируется или записывается на магнитофон, протокол составляется после расшифровки записей. Ведет протокол секретарь или специально назначенное (избранное) лицо, от квалификации которого во многом зависит качество документа, ясность и четкость его текста.

Форма протокола включает следующие реквизиты: наименование учреждения (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата, номер и место заседания, заголовок, текст, подписание. В случаях когда протокол подлежит утверждению, проставляется гриф утверждения.

Следует иметь в виду, что на протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления и подписания. Если же заседание продолжалось несколько дней, то указывается дата начала его и после тире — окончания: 09.01 — 12.01.95. Номер протокола является порядковым номером заседания в течение года. В реквизите «место» указывается населенный пункт, где проходило заседание.

Заголовок протокола состоит из указания вида коллегиальной работы (заседание, собрание, совещание) и названия коллегиального органа. Например, «Заседание комиссии по делам семьи, материнства и детства», «Собрание трудового коллектива». Далее печатается текст протокола, который строится по следующей схеме.

Вначале указываются председатель, который вел заседание, и секретарь, который вел протокол:

Председатель— Вотиков С.П.

Секретарь— Аверина А.Н.

При проведении оперативных совещаний, а также при использовании протокола в функции приказа эта часть опускается. Затем проставляется отметка о количестве присутствующих, при этом возможны два варианта: если присутствующих немного, то они перечисляются в алфавитной последовательности ниже отметки о секретаре; если присутствующих достаточно много, то их регистрация ведется отдельно, а в тексте протокола делается лишь отметка:

Присутствовали: 26 чел. (список прилагается).

Эта отметка необходима для того, чтобы зафиксировать, что решение, принятое на данном совещании, имеет юридическую силу, то есть был кворум.

Далее приводится повестка дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Вопросы нумеруются и записываются, как правило, в предложном падеже, например:

Повестка дня

1. О социальной работе с инвалидами микрорайона. Докладывает председатель комиссии И. П. Челнов.

Затем следует содержательная часть текста, которая состоит из трех разделов: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), каждый из которых начинается с соответствующего слова, напечатанного прописными буквами без разрядки отдельной строкой.

В разделе СЛУШАЛИ указываются фамилия и инициалы докладчика и кратко излагается суть его выступления. С раздела СЛУШАЛИ начинается протоколирование каждого вопроса повестки дня. Если же у докладчика имеется письменный текст (или тезисы) выступления, то необходимость в протоколировании отпадает, а в протоколе делается следующая запись: СЛУШАЛИ:

1. Челнов И.П.— текст прилагается,

По этой же схеме записывается и текст раздела ВЫСТУПИЛИ. Если в ходе обсуждения докладчику были заданы вопросы, то они и ответы к ним записываются в протокол в порядке поступления, по каждому вопросу. Например:

Сиников В.Н. — Выделены ли группы инвалидов по видам инвалидности?

Андреева О. Г.— Эта работа в стадии завершения.

Раздел РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) оформляется, как распорядительная часть приказа, то есть состоит из пунктов с порядковой нумерацией. Каждый из пунктов записывается по схеме: кому? что? в какой срок? — и может содержать только одно указание. Например: РЕШИЛИ:

1. Андреевой О. Г. завершить социологический анализ групп инвалидов микрорайона до 10.02.95 г.

В случае когда в одном пункте необходимо изложить несколько указаний, он разбивается на подпункты с поднумерацией. При выборах должностных лиц указываются результаты голосования, причем отдельно по каждой кандидатуре.

С точки зрения полноты освещения хода событий протоколы делятся на краткие и полные. В кратких протоколах указываются лишь докладчик и тема его доклада, фамилии выступивших в прениях и принятое решение. Естественно, что такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопросов, поэтому его рекомендуется вести в случаях, когда:

протоколируемое событие стенографируется;

тексты докладов и выступлений будут приложены;

протоколируется событие оперативного характера.

Во всех остальных случаях протокол должен быть полным, то есть содержать запись выступлений. Причем запись не обязательно (даже не желательно) должна быть слово в слово, а должна представлять краткий толковый отчет о выступлении.

Завершается протокол подписанием, которое проставляется по общему типу:

Председатель (подпись) С. П. Ботиков

Секретарь (подпись) А. И. Аверина

Договор. Документ, юридически оформляющий взаимные обязательства равноправных партнеров, называется договором. Существует немало разновидностей договоров: договоры поставки, купли-продажи, обслуживания и т.д. При приеме на работу с сотрудниками также заключают договор, который обычно именуют контрактом.

Какие бы взаимоотношения ни оформлялись в виде договора, есть элементы текста, которые обязательны для каждого договора. Эти элементы можно записывать по-разному, располагать не в той последовательности, выносить иногда в приложение, являющееся неотъемлемой частью договора, но без них документ будет неполным. Имеются в виду следующие элементы текста.

I. Обозначение сторон, вступающих в договорные отношения. Здесь принято указывать название организаций и фамилии должностных (либо частных) лиц, подписывающих договор, основания, на которых они действуют, и условные обозначения, которые будут заменять их в тексте документа.

При этом следует учитывать, что должностное лицо, подписавшее договор, должно быть полномочно это делать. Основанием, как правило, служит устав организации, предусматривающий осуществление деятельности, записанной в договоре. Если подобная деятельность должна осуществляться при наличии лицензии, то должны быть указаны номер лицензии и дата ее выдачи.

Условные обозначения сторон, вступивших в договорные отношения, необходимы для того, чтобы в дальнейшем в тексте не повторять их названия полностью. Например, «Заказчик» и «Исполнитель»; «Продавец» и «Покупатель»; «Фирма» и «Клиент» и т.д.

2. Предмет договора. Указывается, что именно является общей целью договора. К примеру, творческое содружество, поставка товара, туристское обслуживание, подготовка кадров и др.

3. Обязательства сторон. Четко формулируется, какие именно обязательства берут на себя договаривающиеся стороны. Эта часть договора (контракта) должна быть особенно продуманной, ибо последствия упущенного или непонятого могут быть весьма существенными. Не следует брать на себя обязательств, в выполнении которых нет твердой уверенности, а также лишних обязательств, не влияющих на выполнение предмета договора.

4. Финансовые взаимоотношения. Записываются условия оплаты выполненных по договору работ. В одних случаях финансовые обязательства берет на себя одна из сторон (оплата труда нанимаемого работника, оплата туристских, юридических, переводческих и иных услуг), в других — обе стороны (оплата взаимопоставок). Нередко финансовые взаимоотношения расшифровываются в смете, которая приводится в приложении и является неотъемлемой частью договора.

5. Ответственность сторон. Формулируется, какие санкции будут применены к стороне, нарушившей взятые на себя обязательства. Если характер договора не требует деталировки, то запись может быть сделана в обобщенной форме, например: «При невыполнении условий договора стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством».

6. Форс-мажор. Запись подразумевает, что при действии обстоятельств непреодолимой силы (пожара, наводнения, террористического акта, объявления войны, изменения законодательства и др.) выполнение договора может быть прекращено либо приостановлено и стороны ответственности за это не несут.

7. Прочие условия договора. В этой части текста указывается срок действия договора, количество экземпляров документа, имеющих юридическую силу, порядок продления, дополнения или досрочного расторжения договора, порядок внесения изменений и иные условия.

8. Юридические адреса и подписи сторон. Указываются почтовые адреса сторон, банковские реквизиты (для юридических лиц), проставляются подписи лиц, указанных в первой части договора, и печати организаций, вступивших в договор.

Деловые письма. Под деловыми письмами подразумевается обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между учреждениями, частными лицами в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.

Деловые (или, как их принято называть, служебные) письма в зависимости от содержания могут быть сопроводительными, информационными, гарантийными, рекламационными, арбитражными и т.д., могут содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т.д.

Письма, направляемые вышестоящими учреждениями подведомственным предприятиям и организациям, содержат, как правило, приказания, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения и т.д. Письма же, направляемые в вышестоящие учреждения, содержат чаще всего отчеты, запросы, ответы, пояснения, предложения. Составляют деловые письма только на фирменных бланках. Фирменный бланк представляет собой лист бумаги с напечатанными на нем авторскими реквизитами.

Текст делового письма, как правило, содержит один вопрос и состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием для составления документа, во второй приводятся выводы, просьбы, предложения. Порядок следования частей текста может измениться. Например, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, то текст начинают обычно с выводов. Письма по простым или оговоренным заранее вопросам могут состоять вообще из одной части.

Каждая разновидность делового письма характеризуется аспектом содержания и языковой формулой. Так, если аспектом содержания является выражение гарантии, то для его реализации потребуется гарантийное письмо, напоминание потребует письма-напоминания, предупреждение о возможных ответных шагах отразится в письме-предупреждении и т.д. В отдельных случаях деловое письмо может быть многоаспектным, то есть содержать и гарантию, и напоминание, и предупреждение.

Под языковой формулой подразумевается устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции*. Например, языковой формулой гарантийного письма будет выражение «гарантируется», «оплату гарантируем» и т.п., письма-напоминания — «напоминаем». По языковой формуле можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.

Оформление деловых писем осуществляется в соответствии с ГОСТ 6.38—90. Этим стандартом определяются содержание и форма, а также место проставления на бланке документа реквизитов делового письма: авторские реквизиты, адресат, дата, номер (индекс), заголовок к тексту, текст, отметка о приложениях (если они есть), подписание, отметка о составителе. Тем же стандартом руководствуется и машинистка при машинописном оформлении письма. v

В последнее время распространилось мнение, что деловые письма теряют свою актуальность, особенно в связи с развитием телефаксовой формы передачи информации. С этим трудно согласиться, поскольку информация, передаваемая по факсу, предварительно должна быть оформлена на бумаге по существу в виде делового письма со всеми необходимыми реквизитами.

Рассмотрим отдельные разновидности деловых писем.

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Сопроводительное письмо, копия которого остается в деле текущего хранения, используется как средство контроля исполнения документа и его сохранности.

Составление сопроводительных писем оправданно лишь, в тех случаях, когда они содержат какую-либо дополнительную информацию к приложенным документам или когда прилагаемые документы составлены на нескольких листах или в нескольких экземплярах.

Пример текста сопроводительного письма:

 

Направляем составленный на основе согласованного проекта договор об аренде помещений под Центр социальной помощи семье.

Просим подписать, заверить печатью и выслать 1 (один) экземпляр в наш адрес.

Приложение: договор об аренде на 8 л. в 3 экз.

 

Гарантийное письмо составляется с целью обеспечения гарантии выполнения тех или иных обещаний, даваемых как организациям, так и отдельным лицам.

Гарантировать можно оплату труда за выполненную работу, сроки выполнения работ, качество выполнения, получение жилплощади, предоставление работы по специальности и т.д.

Гарантийное письмо состоит, как правило, из двух частей: выражение просьбы и подтверждение гарантии, в отдельных случаях — только подтверждение гарантии. Письма, связанные с выполнением каких-то финансовых операций (например, оплаты за выполнение работ или предоставление услуг), кроме руководителя организации подписывает в обязательном порядке распорядитель финансов (бухгалтер, старший бухгалтер, главный бухгалтер в зависимости от наличия той или иной должности в штате организации). На всех гарантийных обязательствах должна проставляться основная печать организации: в государственной системе — гербовая, в негосударственной — круглая с наименованием организации.

Пример текста гарантийного письма:

 

Просим произвести текущий ремонт помещений Центра социальной помощи семье.

Оплату гарантируем в соответствии с утвержденной сметой. Наш расчетный счет № _______ в ________ отделении банка.

Приложение: смета на 3 л. в 2 экз.

(подпись) А.П. Петров (подпись) О.Н. Иванова

Директор Гл. бухгалтер

 

Следует помнить, что гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому текст должен быть изложен предельно четко и ясно.

Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Оно может быть адресовано как организации, так и конкретному лицу. Если определять минимальный состав информации такого письма, то это будет сообщение о характере мероприятия, сроках проведения, месте проведения и условиях участия.

Пример текста письма-приглашения:

 

Приглашаем Вас принять участие в работе международной конференции «Региональные проблемы организации социальной работы и подготовки социальных работников в условиях перехода к рынку», которая состоится в актовом зале Алтайского государственного университета 7—11 сентября 1991 года.

Тезисы доклада объемом 1 машинописная страница через 1,5/2 интервала должны быть получены нами не позднее 1 июня 1991 года, в противном случае доклад не будет включен в программу конференции

.

Рассмотрение писем граждан — важнейший участок работы большинства государственных органов, общественных организаций и ответственных должностных лиц.

Все обращения граждан можно разделить на четыре основные группы: предложения, заявления, жалобы и запросы.

Предложение — это одна из форм участия гражданина в управлении государством, продиктовано желанием улучшить работу в производстве, экономике, управлении, социально-культурной сфере.

Заявление — это форма выражения гражданами своих прав. Заявления составляются на очередной отпуск, получение жилья, о приеме в институт, на оформление пенсии и др.

Жалоба — это форма выражения несогласия гражданина с действиями организации и должностных лиц.

Запрос — это обращение в организацию, содержащее просьбу разъяснить положение законодательства, сообщить о наличии вакансий и т.д.