Тема 6. Облік необоротних активів

Бюджетні установи, як і інші суб'єкти господарювання, здійснюють певну діяльність. Проте діяльність зазначених установ має характерну особливість: вона відбувається у сфері надання послуг соціально-культурного, наукового та іншого характеру. Однією з важливих передумов високоякісного, перманентного, своєчасного надання цих послуг є забезпеченість бюджетних установ засобами праці, які становлять самостійний об'єкт бухгалтерського обліку зазначених суб'єктів господарювання - так звані необоротні активи.

Необоротні активи являють собою сукупність матеріально-речових і нематеріальних цінностей та об'єктів, які належать установі, забезпечуючи її функціонування, і мають очікуваний термін корисної дії чи експлуатації понад один рік.

Серед напрямків бюджетного обліку чималу роль відіграє облік необоротних активів.

Очевидно, що склад необоротних активів доволі різноманітний, а тому вони потребують класифікації.

Згідно з наявною практикою необоротні активи можна класифікувати за такими ознаками (рис.6.1).

Рис.6.1. Класифікація необоротних активів за ознаками

Усі необоротні активи бюджетних установ можна згрупувати за відповідними галузями, які, у свою чергу, формуються під впливом видів діяльності. Зокрема, можна розглядати необоротні активи галузей освіти, науки, культури, охорони здоров'я тощо.

Відповідно до другої класифікаційної ознаки доцільно розрізняти основні та допоміжні необоротні активи. До основних необоротних активів варю відносити об'єкти, що ідентифікуються як необоротні активи й беруть безпосередню участь у виконанні основних профільних функцій відповідної установи (навчання, медична допомога, наукові дослідження тощо). Це навчальні, лікарняні, лабораторні корпуси й приміщення, книгосховища, навчальне, медичне, наукове обладнання і т. ін. Групу допоміжних необоротних активів формують однойменні об'єкти, що їх установа використовує з метою виконання своїх основних профільних функцій. До таких активів належать адміністративні корпуси й приміщення, транспортні засоби адміністративного призначення, канцелярське й господарське обладнання управлінських структурних підрозділів тощо.

Основну класифікаційну групу необоротних активів становить та, яку утворено за матеріально-речовою ознакою. Ця група має складну структуру, що охоплює матеріальні необоротні активи (ті, що мають фізичну і/або матеріальну форму) та нематеріальні необоротні активи (ті, що не мають фізичної і/або матеріальної форми). Група матеріальних необоротних активів поділяється, у свою чергу, на дві підгрупи — основні засоби та інші необоротні матеріальні активи.

Основні засоби являють собою необоротні активи, які мають матеріальну форму і вартість яких становить понад 1000 грн. за одиницю (комплект).

Залежно від ступеня використання в діяльності активи поділяють на такі, що діють, такі, що перебувають у запасі, і такі, що не діють. До таких, що діють, необоротних активів належать об'єкти, які використовуються в господарській та адміністративній діяльності. Необоротні активи, які не діють, це зайві об'єкти, не використовувані в установі, а також інші необоротні активи, які з тих чи інших причин не діють.

Головні завдання бухгалтерського обліку необоротних активів:

Ø правильне документальне оформлення і своєчасне відображення в облікових реєстрах надходження необоротних активів, їх внутрішнього руху та вибуття;

Ø правильне обчислення та відображення в обліку суми зносу необоротних активів та видатків, пов'язаних з їх ремонтом;

Ø точне визначення результатів ліквідації зазначених об'єктів обліку;

Ø контроль за збереженням та ефективним використанням кожного з об'єктів необоротних активів.

Мінімальним терміном експлуатації необоротних активів є один рік. Термін очікуваної експлуатації таких об'єктів визначається у відповідному порядку з огляду на показники практики та характеристики об'єктів. Однак установлений (запланований) термін експлуатації є порівняно умовним, оскільки він безпосередньо залежить від багатьох факторів, а саме: фактичної міцності об'єкта, інтенсивності його використання, якості сервісного обслуговування, ставлення до нього персоналу, рівня розвитку технічного прогресу тощо.

У процесі експлуатації необоротних активів відбувається їх поступове спрацювання (знос), що являє собою поступове зниження первісної вартості зазначених об'єктів обліку. Знос поділяється на фізичний - матеріальне спрацювання об'єктів - та моральний, який відбиває старіння необоротних активів на фоні розвитку виробництва нових, ефективніших аналогів.

Нарахування зносу здійснюється щорічно в останній день грудня. Розмір зносу виражається у відсотках до первісної (відновлювальної) вартості необоротних активів і називається нормою зносу.

Для нарахування зносу необоротні активи розподіляються на три групи, кожна з яких об'єднує відповідні об'єкти за субрахунками:

- групу 1 утворюють необоротні активи, що обліковуються на субрахунках № 103, 106 (підгрупа 4). Це будинки, їхні структурні компоненти та передавальні пристрої, зокрема житлові будинки та їхні частини (квартири й місця загального користування);

- групу 2 складають основні засоби, що обліковуються на субрахунку № 104 (крім підгруп 1, 2), автомобільний транспорт і запчастини до нього, що обліковуються на субрахунку № 105, інструменти та інвентар на субрахунку №106 (крім підгрупи 4), необоротні активи на субрахунку №117. Це автомобільний транспорт та вузли (запасні частини, вартість яких за одиницю становить понад 1000 грн.), меблі, побутові електронні, оптичні, електромеханічні прилади та інструменти, включаючи електронно- обчислювальні машини, інші машини для автоматичного оброблення інформації, інформаційні системи, телефони, мікрофони та рації, інше конторське (офісне) обладнання, устаткування та приладдя до нього, інвентарна тара;

- до групи 3 відносяться необоротні активи, що обліковуються на субрахунках № 104 (підгрупи 1, 2), № 105 (крім автомобіль­ного транспорту й запчастини до нього), № 107 (підгрупа 1), № 108 (стосовно багаторічних насаджень, які досягли експлуатаційного віку), № 12і, 122. Це будь-які інші необоротні активи, не включені до груп 1 і 2.

Норми зносу визначаються відповідно до ідентифікації об'єкта щодо наведених груп і становлять: г для групи 1-5 %; г для групи 2-25 %; для групи 3-15 %.

Розмір зносу в сумарному виразі визначається множенням первісної (відновлювальної) вартості необоротних активів на кінець року на встановлену норму зносу.

На загальну суму зносу в гривнях без копійок в останній робочий день грудня складається меморіальний ордер № 16(додаток 6.1).

Для підтримання необоротних активів у робочому стані до моменту їх списання, а також для запобігання передчасному вибуттю необоротних активів через нероботоздатність періодично здійснюється обслуговування об'єктів, а за потреби проводяться ремонтні роботи чи роботи з модернізації об'єкта необоротних активів. Ремонти залежно від складності та характеру їх обслуговування поділяються відповідно на поточні, капітальні та господарські і підрядні.

У разі поточного ремонту здійснюється заміна окремих частин, деталей, ліквідація ушкоджень і т. ін. Капітальний ремонт передбачає заміну конструкцій споруд і будівель, а також заміну чи поновлення поношених вузлів. Капітальний ремонт може проводитись підрядним способом, тобто з залученням спеціалізованих підрядних організацій, і господарським силами самої установи.

У разі господарського способу ведення ремонтних робіт ремонт проводиться власними силами установи. При цьому початку ремонтних робіт передує огляд об'єкта, складання дефектної відомості на об'єкт та складання кошторису ремонтних робіт. Підставою для початку робіт ремонтної бригади установи є наряд на відрядну роботу, в якому визначається комплекс завдань, умови оплати та склад виконавців ремонтних робіт.

Кінцевою стадією руху необоротних активів є їх вибуття. Вибуття, яке супроводжується списанням з балансу установи зазначених об'єктів обліку, здійснюється через фізичне й моральне зношення, нестачі, виявлені під час інвентаризації, а також пошкодження внаслідок аварії чи стихійного лиха. Подальші дії щодо необоротних активів - продаж, безоплатна передача чи ліквідація - визначає створена наказом керівника установи комісія, що постійно діє протягом року.

Кошти, отримані установою від продажу необоротних активів (крім будівель і споруд), від здачі вузлів, деталей та інших частин, отриманих у результаті розбору й демонтажу об'єктів, залишаються в розпорядженні установи з правом їх використання для покриття витрат, пов'язаних з організацією збирання і транспортування зазначених матеріалів на приймальні пункти, на інші господарські потреби і на преміювання осіб, які безпосередньо зайняті збиранням брухту та відходів, на ремонт, модернізацію чи придбання нових необоротних активів (крім будівель і споруд) та матеріальних цінностей, а також на інші видатки за кошторисом.

Суми, отримані установами від продажу будівель і споруд, вносяться в дохід відповідного бюджету.

Зауважимо, що оскільки необоротні активи бюджетних установ за належністю є державною власністю, їх списання відбувається виключно з дозволу керівників різних рівнів управління. При цьому норми вартості списання необоротних активів безпосередньо залежать від ступеня розпорядника коштів та рівня державного фінансового забезпечення (місцевий бюджет, державний бюджет).

Так, для бюджетних установ, що утримуються за рахунок коштів державного бюджету, установлено такі вартісні норми списання щодо необоротних активів:

- вартість за одиницю до 5000 грн. - з дозволу керівника установи;

- вартість за одиницю від 5000 до 1000 грн. - з дозволу вищої організації;

- вартість за одиницю понад 10 000 грн. - з дозволу центрального органу влади чи іншого головного розпорядника коштів.

Для бюджетних установ, які утримуються за рахунок місцевих бюджетів, норми вартості на списання необоротних активів дещо інші:

- вартість за одиницю 2500 грн. - з дозволу керівника установи;

- вартістю від 2500 до 5000 грн. - з дозволу вищої установи;

- вартістю понад 5000 грн. - з дозволу місцевої державної адміністрації.

Необоротні активи з балансів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій списуються з дозволу відповідного керівника незалежно від вартості таких активів.

Слід відзначити, що списання з балансу установи основних засобів та інших необоротних активів (за винятком пошкоджених внаслідок аварії чи стихійного лиха, морально застарілих, фізично зношених та виявлених у результаті інвентаризації як недостача) до закінчення періоду нарахування зносу на них не може бути здійснене.

Об'єкти, що призначені до ліквідації, підлягають огляду на предмет установлення можливості використання окремих вузлів деталей. Комісія, орієнтуючись на рекомендації з цього приводу членів комісії фахівців за відповідним напрямом, оцінює такі об'єкти.

У процесі бухгалтерського обліку синтетичний облік вибуття необоротних активів здійснюється в накопичувальній відомості про вибуття та переміщення необоротних активів ф. №438 (бюджет) - меморіальний ордер № 9, записи в який здійснюються щодо кожного документа з зазначенням матеріально відповідальної особи.

Для обліку руху необоротних активів використовується порівняно невелика кількість первинних документів. Це, її першу чергу, документи з обліку основних засобів, передбачені «Інструкцією зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів», затвердженою ГУ ДКУ та ДКСУ 02.12.1997 р. № 125/70(додаток 6.2,6.3,6.4), а також документи типових міжвідомчих форм з обліку розрахункових операцій та матеріальних цінностей (рахунки-фактури, накладні, акти тощо). В окремих випадках застосовують документи довільної форми.

З первинних документів, що застосовуються бюджетними організаціями для обліку основних засобів, найбільш поширені такі:

- ф. № 03-1 (бюджет) «Акт приймання - передавання основних засобів» складається на кожний окремий об’єкт основних засобів, який надходить шляхом придбання або безоплатної передачі від інших організацій. На об'єкт, що раніше був у використанні, робиться запис про суму зносу. Акт складається у двох примірниках (один — для установи, яка здає; другий — для установи, яка приймає засоби) комісією, створеною за наказом керівника установи. Акт затверджує керівник установи. Акт складається, як правило, на кожен об'єкт зокрема, складання загального акта на прийняття декількох об'єктів основних засобів дозволяється ліпне при обліку господарського інвентарю, інструментів, обладнання та інших однотипних об'єктів, які маніть однакову вартість і прийняті одночасно під відповідальність однієї й тієї ж особи;

- ф. № 03-2 (бюджет) «Акт приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів» застосовується для приймання-з давання основних засобів після капітального ремонту, реконструкції чи модернізації. Складається у двох примірниках і підтісується представником установи, уповноваженим на приймання основних засобів після ремонту, та представником підприємства (організації), що виконувало їх ремонт, реконструкцію чи модернізацію. В акті вказується кошторисна та фактична вартість виконаних робіт з ремонту (реконструкції, модернізації). Перший примірник акту здасться в бухгалтерію установи, а другий — підприємству, яке виконувало ремонт;

- ф. № 03-3 (бюджет) «Акт про списання основних засобів» застосовують для оформлення вибуття окремих інвентарних об'єктів, предметів основних засобів у разі повної або часткової їх ліквідації. Акт складається у двох примірниках постійно діючою комісією, призначеною керівником установи, і затверджується у встановленому порядку. Витрати на ліквідацію об'єктів основних засобів та вартість матеріальних цінностей, які надійшли від розбирання будівель і споруд, демонтажу обладнання та інших основних засобів, показують в акті у розділі «Розрахунок результатів списання об'єкта». Перший примірник акта передається в бухгалтерію, другий — залишається у матеріально відповідальної особи і с підставою для здачі на склад металобрухту, запчастин та матеріалів, які одержані при ліквідації об'єкта основних засобів;

- ф. № 03-4 (бюджет) «Акт про списання автотранспортних засобів» застосовують для оформлення вибуття транспортних засобів внаслідок їх зносу, морального старіння, знищення в результаті аварії, стихійного лиха тощо. Акт складається членами постійно діючої комісії у двох примірниках. В акті вказують найменування транспортного засобу, який підлягає списанню, причини списання, первісну вартість, термін фактичного використання, кількість і вартість капітальних ремонтів, пов'язані з його ліквідацією витрати й отримані матеріальні цінності;

-ф. № 03-5 (бюджет) «Акт про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури» складається у двох примірниках на підставі опису та загальних списків книг, що підлягають вилученню з бібліотек. Опис робиться під час чергового перегляду (або інвентаризації) книжкових фондів і виявлення застарілих видань.

Окремо складається опис на зношену літературу (порвані книги, загублені сторінки, які не підтягають відновленню). Списання літератури з балансу установи проводиться на підставі затвердженого розпорядником коштів акта і квитанції про здачу її в макулатуру;

-ф. № 03-12 (бюджет) «Відомість нарахування зносу на основні засоби» застосовується для обрахування суми зносу основних засобів за повний календарний рік (незалежно від того, в якому місяці звітного року вони придбані або ліквідовані) за нормами зносу, визначеними відповідно до діючого законодавства. Сума нарахованого зносу не може перевищувати 100% первісної (відновної) вартості основних засобів.

Крім перелічених, типових форм первинних документів, у практиці облікової роботи бюджетних установ можуть застосовуватися й документи довільної форми, але вони повинні відповідати вимогам, що ставляться до бухгалтерських документів.

Так, надходження на склад обладнання до установки оформлюється (поряд із супровідними документами) «Актом про приймання обладнання», в якому вказують його найменування, тип, марку, кількість одиниць, виявлені дефекти. Акт складає приймальна комісія у двох примірниках.

Передачу обладнання будівельно-монтажній організації оформлюють «Актом приймання-передавання обладнання для монтажу». Акт підписують представники замовника і монтажної організації, а також матеріально відповідальні особи (та, що передала, і та, що прийняла обладнання під свою відповідальність).

На дефекти, виявлені у процесі ревізії, монтажу або випробування обладнання, складають «Акт про виявлені дефекти обладнання», в якому вказують виявлені дефекти з кожного найменування обладнання та заходи або роботи, необхідні для усунення цих дефектів.

Видача основних засобів зі складу або інше їх переміщення в межах установи може оформлятися накладною (вимогою) або ж актом довільної форми, які затверджуються керівником установи. Накладну виписують у двох примірниках: перший передають у бухгалтерію для запису в облікові регістри, а другий залишається у матеріально відповідальної особи, яка передає засоби, для запису про вибуття об'єкта в інвентарному списку за місцем зберігання (або у регістрах складського обліку).

Для обліку малоцінних необоротних матеріальних активів, білизни, постільних речей, одягу та взуття застосовують ті ж форми первинних документів, що й для обліку малодійних та швидкозношуваних предметів. Типові форми цих документів затверджено МСУ 22.05.1996р.; вони використовуються в усіх галузях народного господарства, в тому числі і в бюджетних установах. Серед них найбільш поширені такі:

-ф. № МШ -4 «Акт на вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів» застосовується для оформлення поломки та втрати МШП ч вини робітника, складається у двох примірниках, один з яких передається до бухгалтерії для розрахунку суми, що підлягає стягненню з винуватця втрати, поломки чи псування цінностей. Другий примірник акта залишається у місці використання МШП і потім додається до-акта на їх списання;

- ф. № МШ-6 «Особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв» використовується для обліку засобів, що видаються працівникам для індивідуального користування. Облік чергового спецодягу і спецвзуття колективного використання, виданого працівникам тільки на час виконання робіт, для яких вони передбачені, ведеться у спеціальній картці ф. № МШ-6 з поміткою «Чергова». Такі предмети повинні зберігатися у коморі і видаватися під відповідальність майстра або робітників, перелік яких затверджується керівником установи;

-ф. № МШ-7 «Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв» застосовується для обліку виданого або поверненого на склад спецодягу та спецвзуття робітниками підприємства. У відомості обов'язково вказують дату надходження кожного предмета в експлуатацію та нормативний строк його використання;

- ф. № МШ-8 «Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів» застосовується для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання засобів та здавання їх у комору для утилізації. Акт складає комісія, призначена керівником установи, па підставі разових актів на вибуття МШП (ф. № МШ-4).

Документами, що є. підставою для оприбутковування нематеріальних активів, можуть бути: рахунки-фактур й, платіжні доручення, акти, довідки, посвідчення, угоди тощо. Для списання нематеріальних активів, що вибувають з експлуатації за непридатністю, складають акт довільної форми.

Усі документи, якими оформляється рух необоротних активів, повинні складатися відповідно до вимог «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», своєчасно затверджуватися керівником установи і передаватися до бухгалтерії дія відображення в облікових регістрах і звітності.

 

Тема 7. Облік запасів

 

У процесі здійснення своєї діяльності бюджетні організації та установи, як і всі інші підприємства, організації та установи, систематично придбавають та використовують різні матеріальні цінності.

Запаси – це оборотні активи у матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (або перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг) і будуть використані, як очікується, протягом одного року.

Строк очікуваної експлуатації запасів установи встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно в момент придбання запасу.

У складі запасів обліковуються:
· сировина та матеріали;
· будівельні матеріали;
· обладнання, конструкції і деталі до установки;
· спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами;
· молодняк тварин на вирощуванні, тварини на відгодівлі, птиця, звірі, кролі, сім’ї бджіл;
·доросла худоба, вибракувана з основного стада, худоба, прийнята для реалізації;
· малоцінні та швидкозношувані предмети;
·матеріали для учбових, наукових та інших цілей;
· запасні частини до машин і обладнання (що не можуть належати до основних засобів);
·продукти харчування;
· медикаменти та перев’язувальні засоби;
· господарські матеріали і канцелярське приладдя;
· тара;
· матеріали в дорозі;
· готова продукція;
· інші матеріальні ресурси установи, що передбачається використовувати протягом одного року.

Запаси установ розподілені на групи:
· виробничі запаси;
· тварини на вирощуванні та відгодівлі;
·малоцінні та швидкозношувані предмети;
·матеріали та продукти харчування;
· готова продукція;
· продукція сільськогосподарського виробництва.

Крім класифікації за функціональною ознакою, з метою відображення усіх видів запасів використовується більш деталізоване їх групування в розрізі підгруп, субпідгруп, найменувань, сортів і т.п. Кожному найменуванню, сорту, розміру матеріалів привласнюють відповідний номенклатурний номер – постійно діюче скорочене умовне позначення.

Номенклатурний номер – це умовний числовий код обліку, який присвоюється групі предметів одного найменування, якості та ціни.Номенклатурний номер має сім знаків: перші три знаки означають субрахунок, четвертий – підгрупу, три останні – порядковий номер предмета у підгрупі.

Номенклатурний номер фіксується у спеціальному реєстрі – номенклатурі-ціннику, тобто систематизованому переліку матеріалів установи, що застосовується як довідник всіх служб і підрозділів установи. Крім номенклатурного номера, в ціннику відображаються:
·облікова ціна;
·одиниця виміру;
·сорт;
·розмір;
·найменування матеріалу.

Важливим моментом обліку запасів є їх оцінка.

Розрізняють методи оцінки для:
·оприбуткування надходження запасів;
·відпуску матеріалів у використання.

Це особливо актуально в сучасних умовах господарювання, тобто в ринкових умовах, коли на один і той же вид запасів можуть бути різні ціни у різних постачальників та різні ціни в різні періоди придбання від одного і того постачальника.

Оцінка запасів для оприбуткування. У бухгалтерському обліку установ запаси, у т.ч. одержані та передані безоплатно у встановленому чинним законодавстом порядку, оцінюються забалансовою вартістю, яка поділяється на:

·первісну вартість;
·справедливу вартість;
·відновлювальну вартість.

Балансова вартість – це вартість запасів, за якою вони відображаються в балансі.Первісна вартість – це вартість придбання, одержання, виготовлення запасів.
Справедлива вартість – це первісна вартість запасів, одержаних установою безоплатно.
Відновлювальна вартість – це змінена первісна вартість запасів після проведення їх переоцінки.

Зміна первісної вартості запасів не є додатковим доходом установи і не належить до доходів.

Оцінка запасів для відпуску. Відпуск запасів у використання, продаж або інше вибуття здійснюється за:

· балансовою вартістю (тобто первісною, справедливою або відновлювальною);

· середньозваженою собівартістю, яка застосовується у разі наявності в установі значної кількості однотипних запасів, придбаних за різними цінами.

Середньозважена собівартість визначається за кожним видом подібних запасів шляхом ділення сумарної вартості залишку запасів на початок звітного періоду та вартості одержаних у звітному періоді запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного періоду та одержаних у звітному періоді запасів.

Метод середньозваженої собівартості обчислюється на періодичній основі або при кожнійотриманій партії запасів.

При оцінці запасів слід пам’ятати, що:

· транспортні витрати з перевезення запасів не збільшують вартість запасів, а відносяться на видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків, що передбачені в кошторисі;

· суми ПДВ, що сплачені на придбання запасів, не збільшують вартість запасів, а відносяться на фактичні видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків за кошторисом (відображаються як податковий кредит, якщо установа зареєстрована як платник ПДВ);

· суми, одержані від реалізації непридатних запасів, залишаються у розпорядженні установи (якщо інше не передбачене чинним законодавством України).
Переоцінка запасів. Переоцінка запасів може проводитись у таких випадках:

· за рішенням уряду згідно з відповідними нормативно-правовими актами;

· за рішенням керівника установи, якщо: запаси морально застаріли; тривалий час перебували на збереженні в бюджетній установі; їх первісна вартість значно відрізняється від вартості запасів, придбаних пізніше.

Для проведення переоцінки та встановлення відновлювальної вартості запасів за наказом керівника підприємства створюється комісія у складі:

·заступника керівника установи (як правило, голова комісії);
·головного бухгалтера та його заступника;
·працівників бухгалтерії, які ведуть облік матеріальних цінностей;
·матеріально відповідальних осіб;
·інших посадових осіб (на розсуд керівника).

Відповідальність за організацію роботи комісії покладено на керівника установи, а за

об’єктивність визначення реальної вартості запасів – на керівника установи і голову комісії.

Переоцінка та встановлення нової ціни здійснюється за кожною окремою одиницею запасів, а на однотипні предмети встановлюються однакові ціни в межах однієї установи.Документи, підтверджують нову ціну, не потрібні.

За результатами переоцінки комісія складає акт довільної форми про зміну вартості запасів.Вакті необхідно вказати:
·найменування переоцінених запасів;
·їх кількість;
·вартість за даними обліку;
·нову ціну за одиницю після дооцінки;
·суму різниці,яка має бути відображена в бухгалтерському обліку.

Облік запасів сприяє виконанню ряду завдань господарської діяльності бюджетних

установ.Головними завданнями обліку запасів є:
· правильне і своєчасне документальне оформлення операцій по надходженню, руху тавибуттю запасів;
·контроль за зберіганням та рухом запасів на складі;
· контроль за раціональним використанням запасів та додержанням норм їх використання.

Документальне оформлення надходження та вибуття запасів

В процесі господарської діяльності бюджетних установ відбувається рух запасів, який включає послідовні операції: надходження, передача в межах установи та витрачання (або реалізація). Зазначені операції відображаються в обліку за допомогою первинних документів, оформлених належним чином.

Запаси надходять до бюджетних установ шляхом:
·безпосереднього одержання від постачальників, від підрозділів установи;
·в порядку гуманітарної допомоги;
·в порядку централізованого постачання;(додаток 7.1)

·через підзвітних осіб.

Основними документами щодо надходження запасів виступають:
·рахунки-фактури;
·прибуткові накладні;
·акти приймання матеріалів тощо.

В цих документах фіксуються наступні відомості:
·від кого надійшли матеріали або продукти харчування;
·найменування;
·сорт;
·кількість(вага);
·ціна;
·сума;
·дата надходження;
·підпис матеріально відповідальної особи,що одержала запаси.

Для отримання матеріальних цінностей зі складу постачальника уповноваженій особі видається довіреність на отримання цінностей.Матеріальні цінності, що надходять на склад бюджетної установи, перевіряються на відповідність їх асортименту, кількості, зазначених у супровідних документах.Приймання матеріалів здійснюється комісією з обов’язковою участю матеріально відповідальної особи, представника постачальника або незацікавленої організації.

Обов’язковою умовою при оприбуткуванні запасів є відмітка матеріально відповідальної особи про прийняття матеріалів на відповідальне зберігання (ставиться підпис).
При централізованій поставці, якшо запаси придбані за рахунок коштів спеціального фонду кошторису доходів і видатків, у документах на оприбуткування цінностей ставиться печатка установи.

Якщо матеріали отримують безпосередньо на складі постачальника, то виписується товарно-транспортна накладна на відпущені матеріали. Документи надходять до відділу постачання, де вони реєструються в журналі обліку вантажів, що надійшли, і передаються в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачальника і передає їх на склад для контролю при прийнятті вантажу. Але роль бухгалтерії не обмежується перевіркою документів – вона зобов’язана встановити: доцільність тієї чи іншої поставки матеріалів, чи задовольняє поставка потреби установи і чи не призведе вона до утворення понаднормованих запасів.

Якщо при прийнятті матеріалів на склад не виявлено розбіжностей між їх фактичною наявністю і документальною кількістю, матеріали можуть бути оприбутковані без виписки додаткових документів.

Якщо при оприбуткуванні виявлено пошкодження чи втрати матеріалів внаслідок транспортування, бюджетні установи складають комерційний акт, який передається транспортній організації, що виконувала доставку матеріалів.

Якщо розбіжності виявлено при оприбуткуванні матеріалів на складі, складається акт приймання, в якому фіксуються найменування матеріалів, одиниця виміру, шифр субрахунку, номенклатурний номер, фактична кількість і сума. Акт у двох примірниках складається приймальною комісією з обов’язковою участю завідувача складом та представника від постачальника або сторонньої організації. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних цінностей, другий – для направлення претензійного листа постачальнику.

На підставі зазначених документів робиться запис операцій по надходженню матеріалів у відповідні облікові реєстри.Надходження матеріалів від заготівлі та переробки (заготівля палива, переробка овочів) оформляється актом, який затверджує керівник установи.

Матеріальні цінності, що надійшли до бюджетної установи в порядку гуманітарної допомоги, приймаються створеною наказом керівника установи комісією з обов’язковою участю працівника бухгалтерії та представника вищої за рангом організації. Приймання цінностей проводиться шляхом їх перелічування, зважування в присутності матеріально відповідальної особи, якій передаються ці цінності на зберігання. На прийняті матеріальні цінності комісія складає акт, який підписується членами комісії.

Матеріали, прийняті на склад, оприбутковуються, тобто беруться на облік, на підставі виправдних документів тим числом, коли отримано цінності. Заслуговує на увагу практика бюджетних установ, які оприбутковують матеріали, що надійшли, безпосередньо за документами постачальників шляхом проставлення на них штампу і заповнення його реквізитів (кількість прийнятих матеріалів, номенклатурний номер, підпис матеріально відповідальної особи).

У процесі здійснення своєї діяльності в бюджетних установах відбувається вибуття запасів, яке включає наступні операції:

·передачу в межах установи від однієї матеріально відповідальної особи до іншої;
·витрачання;
·реалізацію залежалих або зайвих запасів;
·безоплатну передачу в межах відомства.

Порядок документального оформлення відпускання матеріалів залежить від того, які матеріали витрачаються і на які цілі, а також від періодичності їх використання.

Видача матеріалів зі складу здійснюється за документами, затвердженими керівником установи. Для цього потрібні:

· накладна (вимога) – призначена для оформлення надходження запасів на склад та видачі запасів зі складу. Може застосовуватися при переміщенні запасів в установі. Накладна (вимога) виписується в двох примірниках;

· меню-вимога на видачу продуктів харчування – призначена для видачі продуктів харчування зі складу. Меню-вимога складається щодня на підставі даних про кількість людей, що харчуються, та натуральних норм розкладки продуктів харчування. Меню-вимога з підписом осіб про видачу і одержання продуктів харчування передається в бухгалтерію в строки, встановлені графіком документообігу, але не рідше як 5 раз на місяць.

· забірна картка – призначена для оформлення матеріальних цінностей, що видаються систематично протягом місяця. Забірна картка виписується на кожного одержувача на декілька найменувань цінностей. Ця картка виписується в двох примірниках, один з яких з розпискою одержувача зберігається на складі, а другий – в одержувача. При щоденному відпуску запасів забірна картка виписується строком на 15 днів, а при періодичному відпуску

строком на місяць. У межах установленого ліміту запаси видаються при пред’явленні одержувачем свого примірника забірної картки. Відпуск запасів понад установлений ліміт здійснюється за накладною (вимогою).

· шляховий листок є підставою для списання на видатки автомобільного бензину. Бензин списується по фактичних видатках, але не вище норм, затверджених для окремих марок автомобілів;

· відомість на видачу матеріалів на потреби установи – використовується для видачі господарських матеріалів, матеріалів для навчальної та іншої мети протягом місяця. Записи у відомості робити слід не в хронологічному порядку, а для кожного виду матеріалів – залишати відповідну кількість рядків, щоб наприкінці місяця по кожному виду можна було зробити загальний підсумок;

·роздавальні відомості – при проведенні ремонту;

· акти на списання цінностей – при передачі в експлуатацію МШП вартістю до 10 грн.;

· журнал реєстрації битого посуду, а щомісячно або щоквартально – акт про списання розбитого посуду.

Видаткові документи за складом та призначенням можна об’єднати в дві групи:

·разові відомості – накладна (вимога), меню-вимога, шляховий листок;

· накопичувальні відомості – відомість видачі матеріалів на потреби установи, забірна картка(додаток 7.2).