Системи управління виробничими запасами

Системи управління запасами призначена для підтримка розмірів виробничих запасів на рівні, який забезпечує безперебійне виконання замовлень автосервісу та попит сторонніх роздрібних покупців на запасні частини.
Система управління запасами - сукупність правил і показників, які визначають момент часу й обсяг закупівлі продукції для поповнення запасів. [7/7/]
До параметрів системи управління запасами відносяться:
- точка замовлення - мінімальний (контрольний) рівень запасів запасних частин, за умови досягнення якого необхідно їх поповнення;
- нормативний рівень запасів - розрахункова величина запасів, яка досягається при черговій поставці;
- обсяг окремої поставки;
- частота здійснення поставок - тривалість інтервалу між двома можливими поставками продукції, тобто періодичність поповнення запасів продукції;
- поповнювані кількість запасних частин, при якому досягається мінімум витрат на зберігання запасу. [7/7/]
Можна виділити такі системи управління запасами:
- Система з фіксованим розміром замовлення;
- Система з фіксованою періодичністю замовлення;
- Система з встановленою періодичністю поповнення запасів до встановленого рівня;
- Система «максимум-мінімум».

- Система «Точно в срок»
Для ситуації, коли відсутні відхилення від запланованих показників і запаси споживаються рівномірно, у теорії управління запасами розроблено дві основні системи управління запасами: система управління запасами з фіксованим розміром замовлення і система управління запасами з фіксованою періодичністю замовлення. Інші системи управління запасами (система з встановленою періодичністю поповнення запасів до встановленого рівня і система «максимум-мінімум»), власного кажучи, є модифікацією цих двох систем. [7/7/]
Система з фіксованим розміром замовлення. У даній системі розмір замовлення на поповнення запасу є постійною величиною. Замовлення на поставку продукції здійснюється за умови зменшення наявного на складах запасу до встановленого мінімального критичного рівня, який називають «точкою замовлення».
У процесі формування даної технологічної системи інтервали поставок можуть бути різними залежно від інтенсивності витрат (споживання) матеріальних ресурсів
Регулюючими параметрами даної системи виступають розмір замовлення і «точка замовлення». Для визначення «точки замовлення» потрібно постійно контролювати залишки запасів на складі.
За умови досягнення запасом нижньої критичної межі та організації чергового замовлення на постачання необхідних матеріальних ресурсів рівень запасів на момент організації замовлення повинен бути достатнім для безперебійної роботи.
При цьому страховий запас повинен залишитися недоторканним. В деяких випадках використовують плаваючу «точку замовлення». Вона не фіксується заздалегідь, а момент подачі замовлення визначається з урахуванням виконання постачальником своїх зобов'язань або з урахуванням коливань попиту.
Мінімальний розмір запасу в розглянутій системі залежить від інтенсивності витрат (споживання) матеріальних ресурсів у проміжку часу між подачею замовлення і надходженням партії на склад. Умовно припускається, що даний інтервал часу в заготівельному періоді є постійним. [7/7/]
Система з фіксованим розміром замовлення іноді ще називається «двобункерною», оскільки в даному випадку передбачається, що запас зберігатися нібито в бункерах. З першого бункера матеріальні ресурси витрачаються з моменту надходження чергової партії до моменту подачі замовлення, а з другого бункера - у період між подачею замовлення і його виконанням, тобто до моменту поставки.
Таким чином, дана система контролю передбачає захист підприємства від утворення дефіциту. На практиці система управління запасами з фіксованим розміром замовлення використовується переважного в таких випадках:
- Великі втрати внаслідок відсутності запасу;
- Високі витрати на зберігання запасів;
- Висока вартість товару, що замовляється;
- Високий ступінь невизначеності попиту;
- Наявність знижки з ціни залежно від кількості товару, що замовляється;
- Накладення постачальником обмеження на мінімальний розмір партії поставки.
Істотним недоліком цієї системи є те, що вона передбачає безперервний облік залишків матеріальних ресурсів на складах, з тим, щоб не пропустити момент досягнення «точки замовлення». При наявності широкої номенклатури матеріалів (або асортименту - для торгового підприємства) необхідною умовою застосування даної системи є використання технології автоматизованої ідентифікації штрихових кодів.

Система з фіксованою періодичністю замовлення. У системі з фіксованою періодичністю замовлення його роблять в строго певні моменти часу, які віддалені один від одного на рівні інтервали, наприклад, 1 раз на місяць, 1 раз на тиждень, 1 раз в 14 днів і т.п., а розмір запасу регулюється шляхом зміни обсягу партії.
В кінці кожного періоду перевіряється рівень запасів і, на підставі цього, визначається розмір партії постачання. Таким чином, у системі з фіксованою періодичністю замовлення змінюється розмір замовлення (обсяг партії), який залежить від рівня витрат (споживання) матеріальних ресурсів у попередньому періоді. Величина замовлення визначається як різниця між фіксованим максимальним рівнем, до якого відбувається поповнення запасу, і фактичним його обсягом у момент замовлення.
Регулюючими параметрами даної системи є максимальний розмір запасу і фіксований період замовлення, тобто інтервал між двома замовленнями або черговими надходженнями партій.
Перевагою даної системи є відсутність необхідності вести систематичний облік запасів на складах. Недолік же полягає в необхідності робити замовлення іноді на незначну кількість матеріальних ресурсів, а за умови прискорення інтенсивності споживання матеріалів (наприклад, через зростання попиту на готову продукцію) виникає небезпека використання запасу до настання моменту чергового замовлення, тобто виникнення дефіциту.
Таким чином, система управління запасами з фіксованою періодичністю замовлення застосовується в таких випадках:
- Умови поставок дозволяють змінювати розмір замовлення;
- Витрати на замовлення і доставку порівняно невеликі;
- Витрати від можливого дефіциту порівняно невеликі.
На практиці за даною системою можна замовляти один із багатьох товарів в одного і того ж постачальника, товари, на які рівень попиту відносно стабільний, малоцінні товари і т.д.
Розглянуті вище основні системи управління запасами ґрунтуються на фіксації одного з двох можливих параметрів - розміру замовлення або інтервалу часу між замовленнями. При відсутності відхилень від запланованих показників та рівномірного споживання запасів, для яких розроблені основні системи, такий підхід є цілком достатнім.
Однак на практиці частіше зустрічаються інші, більш складні ситуації. Зокрема, при зазначених коливаннях попиту основні системи управління запасами не можуть забезпечити безперебійне постачання без значного завищення обсягу запасів. При наявності систематичних збоїв у постачанні та споживанні основні системи управління запасами стають неефективними.
Система з двома контрольними рівнями запасів і фіксованою періодичністю замовлення. – система, в якійрівень запасів регулюється як зверху, так і знизу. Встановлюється верхній (максимальний) рівень запасу і нижній – «точка замовлення».. Якщо запас знижується зо «точки замовлення» раніше встановленого періоду поставки, то можливо розміщення позачергового замовлення. В інших випадках система розглядається, як система з фіксованою періодичністю замовлень. В цій системі вихідним параметром є період часу між замовленнями. На відміну від основної системи, вона орієнтована на роботу в умовах значних коливань споживання.
Розглянута система містить елемент системи з фіксованим інтервалом часу між замовленнями (встановлену періодичність замовлення) і елемент системи з фіксованим розміром замовлення (відстеження граничного рівня запасів, тобто «точки замовлення»).
Таким чином, рівень матеріального запасу регулюється як зверху, так і знизу. Якщо не треба робити позачергове замовлення, дана система функціонує як система з фіксованою періодичністю замовлення.
Відмінною рисою системи є те, що замовлення поділяються на дві категорії: планові і додаткові. Планові замовлення роблять через задані інтервали часу. Можливі додаткові замовлення, якщо наявність запасів на складі досягає граничного рівня.
Очевидно, що необхідність додаткових замовлень може з'явитися тільки за умови відхилення темпів споживання від запланованих.
Як і в системі з фіксованим інтервалом часу між замовленнями, розрахунок розміру замовлення ґрунтується на прогнозованому рівні споживання до моменту надходження замовлення на склад підприємства.
Перевагою даної системи є повне виключення дефіциту матеріальних ресурсів для потреб виробництва. Однак при цьому потрібні додаткові витрати на організацію постійного спостереження за станом величини запасів.

Система з двома контрольними рівнями запасів без фіксованої періодичності замовлення. (система «мінімум-максимум») Заказ робиться у випадку, коли рівень запасу досяг «точки замовлення». Період замовлення та його розмір не фіксуються. Система «мінімум-максимум» орієнтована на ситуацію, коли витрати на облік запасів і витрати на оформлення замовлення настільки значні, що стають порівнянними з витратами від дефіциту запасів. Тому в даній системі замовлення виникають не через задані інтервали часу, а тільки за умови, що запаси на складі в цей момент виявилися рівними або менше, ніж встановлений мінімальний рівень. У разі видачі замовлення його розмір розраховується так, щоб система постачання поповнила запаси до максимального рівня. Таким чином, дана система працює лише з двома рівнями запасів - мінімальним і максимальним, чим і обумовлено її назву.

Система «точно в строк» (Just in Time, JIT) – товари зумовлюються на довгий період з фіксованою кількістю в партії і фіксованим терміном (графіком) доставки. Наприклад, в хлібний магазин щодня завозиться певна кількість хліба за встановленим графіком, який не може бути порушеним. [Волгин]
Крім перерахованих систем управління запасами в практичній діяльності вітчизняних підприємств часто використовується так звана

С истема оперативного управління. При використанні цієї системи через певні проміжки часу приймається оперативне рішення; «замовляти» або «не замовляти», і якщо замовляти, то яку кількість одиниць товару. Для автосервісу, і, перш за все, незалежного, оперативна система управління є чи не найбільш поширеною з того приводу, що малі СТО або не мають складів і тому не мають запасів, чи мають склади та зберігають на них дуже обмежену номенклатуру, яка не покриває потреби в замовленнях одного дня та номенклатура яких дуже обмежена. У зв’язку з цим потреба в системі оперативного управління запасами необхідна, у деяких випадках, в 50% випадків, а інколи і в 100%.

ABC-аналіз

Сутність аналізу АВС полягає в тому, що вся номенклатура запасних частин розділяється на групи по обсягу продажу за період в вартості. Зазвичай виділяють три ступені ранжирування номенклатурних позицій: на класи A, B і C. Сутність цього аналізу полягає в тому, що виробляється класифікація всіх номенклатурних позицій, дані про запаси яких підтримуються за ознакою відносної важливості цих позицій, і для кожної виділеної категорії формуються свої методики управління запасами. Можна сказати також, що для різних категорій номенклатурних позицій встановлюються різні рівні контролю за їх запасами. [7/7/]

 

ABC-аналіз базується на принципі Парето (Вільфредо Парето, XIX століття), який сформулював правило, суть якого зводиться до наступного: контроль щодо невеликої кількості елементів дозволяє контролювати ситуацію в цілому. Часто ще сформульоване Парето правило іменують правилом 80/20, що можна тлумачити так: надійний контроль 20% номенклатурних позицій дозволяє на 80% контролювати систему (тобто запаси в нашому випадку).

Виділяють наступні фактори, які можуть впливати на присвоєння запасам номенклатурної позиції тієї чи іншої категорії контролю:

1. Обсяг споживання номенклатурних позицій у вартісному вираженні.

2. Ціна одиниці номенклатурної позиції.

3. Дефіцитність номенклатурної позиції.

4. Доступність номенклатурної позиції.

5. Тривалість циклу для номенклатурної позиції.

6. Вимоги до зберігання номенклатурної позиції (спеціальні вимоги до температурного режиму, вологості і т. п.).

7. Ризик крадіжки.

8. Термін зберігання.

9. Втрати у виробника послуг внаслідок відсутності номенклатурної позиції на складі в необхідний момент часу.

10. Ступінь стабільності конструкцій виробів, в яких застосовується номенклатурна позиція.

11. Інше.

Після присвоєння кожної номенклатурної позиції певного класу до кожного з класів застосовуються свої правила контролю запасів. Для номенклатурних позицій класу A рекомендуються такі правила.

1. Часта оцінка прогнозу і методу прогнозування. Будь який прогноз несе деяку помилку. Чим дорожче і дефіцитні номенклатурна позиція, тим дорожче обходяться ці помилки. Як наслідок, дане правило означає уважне ставлення до методів побудови прогнозів потреби в номенклатурних позиціях, моніторинг точності реалізації вже побудованих прогнозів.

2. Частий, наприклад щомісячний, циклічний підрахунок запасів з жорсткими допусками. Неприпустимо будь яке істотне відхилення даних про запаси, зафіксованих в інформаційній системі, від даних відповідно до проведеного підрахунку (який можна назвати ще поточною інвентаризацією). Кожне відхилення, що перевищує встановлений жорсткий допуск, має розслідуватися на предмет з'ясування його причин. При цьому необхідно відзначити, що має сенс проводити і традиційну повну інвентаризацію раз на рік або раз на півроку.

3. Щоденне оновлення даних в базі даних. Тобто для таких номенклатурних позицій необхідне використання системи з безперервним оновленням даних про запаси.

4. Часте врахування вимог попиту, розмірів партій, страхового запасу, зазвичай є потрібним у випадку відносно невеликі розміри замовлень (партій). Необхідно ретельне відстеження всіх параметрів планування, виявлення реальних потреб в номенклатурних позиціях. Прагнення до невеликих розмірах партій може бути продиктовано можливістю зниження як прямих, так і прихованих витрат, пов'язаних із зберіганням виробів в запасах.

5. Ретельне відстеження і скорочення тривалості циклу. Чим коротше тривалість циклу, тим нижче потреба в оборотних коштах. І так як основну частку потреби формують запаси номенклатурних позицій класу A (принаймні в частині оборотних коштів у запасах незавершеного виробництва і готової продукції), то управління тривалістю циклу для них окупається сторицею.

Для номенклатурних позицій класу B застосовуються ті ж заходи, що і для номенклатурних позицій класу A, але рідше і з більшими, але прийнятними допусками.

Для номенклатурних позицій класу C сформульовані такі правила.

1. Основне правило: вироби повинні бути в наявності. Буде прикро отримати зрив виконання плану збуту або, що ще не приємніше, виробничого плану (бо дефіцит позицій класу C може зірвати плани збуту і по позиціях класу A, в які ці вироби класу С входять як компонент) через брак дешевих номенклатурних позицій, зберігання запасів яких, нехай навіть перевищують об'єм звичайних потреб підприємства, не тягне за собою скільки-небудь істотного зростання витрат зберігання і потреби в оборотних коштах. Можна ще висловитися так: запасів виробів класу C може бути більше, ніж потрібно, але не повинно бути менше, ніж необхідно.

2. Проста фіксація даних або взагалі відсутність фіксації даних в базі даних; можливе використання для контролю обсягу запасів процедури періодичного огляду

3. Великі розміри партій (замовлень) і великий страховий запас. Великі партії не тягнуть за собою істотних витрат, пов'язаних із зберіганням запасів номенклатурних позицій класу C, тому має сенс економити переважно на підготовчих витратах, замовляючи багато.

4. Зберігання на територіях, оперативно доступних для персоналу, що використовує ці номенклатурні позиції у виробничому процесі. Це спрощує процедуру відпуску запасів у виробництво і усуває зайву бюрократичну паперову роботу, також тягне за собою певні витрати.

5. Нечастий (рідкісний) підрахунок запасів (раз на рік або на півроку) з великими прийнятними допусками (аж до, наприклад, зважування замість підрахунку).

Розглянемо простий приклад проведення ABC-класифікації номенклатурних позицій за критерієм обсягу споживання у вартісному вираженні. [7/7/]
Нехай є десять номенклатурних позицій, відомий обсяг їх споживання в натуральному та вартісному вираженні за певний плановий період (скажімо, рік). Дані про ці номенклатурні позиції наведені в таблиці 7.1.