Записки бывают: докладная, служебная, объяснительная.

Докладная записка – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются:

1.на инициативные;

2.информационные;

3.отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

1.на внешние;

2.внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

1.наименование организации;

2.наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

3.дату;

4.индекс;

5.место составления;

6.адресата;

7.заголовок к тексту;

8.текст;

9.подпись руководителя;

10.фамилию исполнителя, номер его телефона

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов.

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

1.наименование структурного подразделения;

2.наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

3.дата;

4.регистрационный (исходящий номер);

5.заголовок к тексту;

6.текст;

7.отметка о наличии приложения (если есть);

8.адресат;

9.подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм.

Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

ПРИМЕР:

Отдел трейд-маркетинга

Начальнику отдела продаж ООО «Виста» Березе Юлии Семеновне

 

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
2013-09-20-ЦН от 20.09.2013г.

 

О выдаче продукции

 

Прошу Вас согласовать проведение акции по ТМ «J».

Цель акции:
- увеличение продаж соков ТМ «J» в рознице;
- увеличение нумерической и качественной дистрибуции.
Период проведения акции: октябрь-ноябрь 2013 г.

Регион: Санкт-Петербург, Воронеж

Участники акции: продавцы розничных торговых точек

Механизм акции: при заказе торговой точкой 5 л сока ТМ «J» предоставляется в подарок 1 л сока ТМ «J».

Распределение призового фонда:
Санкт-Петербург – 400 упаковок (по 1л)
Воронеж – 60 упаковок (по 1л)
Эффективность: планируемый прирост продаж 30-40%.
Остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад.

 

Начальник отдела трейд-маркетинга

Соловьева

И. А. Соловьева

 

Трудовой договор

Примерный состав реквизитов трудового договора в соответствии с предписаниями раздела 2 ГОСТ Р6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" (принят Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст) и положениями статьи 57 ТК РФ выглядит следующим образом:

- наименование организации (предприятия, учреждения) - автора (разработчика) документа;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- место составления или издания документа - указывается в случае, если определение места составления (издания) затруднено по реквизиту;

- заголовок к тексту - указывается для отдельных видов трудовых договоров;

- текст документа, в обязательном порядке включающий весь объем сведений, предусмотренный статьей 57 ТК РФ;

- отметка о наличии приложения - указывается, если документ имеет приложение (приложения);

- подпись (подписи);

- гриф согласования документа - указывается, если трудовой договор подлежит внешнему согласованию;

- визы согласования документа - указываются, если трудовой договор подлежит внутреннему согласованию;

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии документа - указывается только на копиях трудовых договоров;

- отметка об исполнителе;

- идентификатор электронной копии документа;

- отметка о получении работником второго экземпляра трудового договора.

Наименование предприятия (организации, учреждения) - автора (разработчика) документа необходимо указывать полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в его учредительных (регистрационных) документах.

Непосредственно над полным наименованием предприятия - автора (разработчика) указывается сокращенное либо - в отсутствие такового - полное наименование вышестоящей организации (органа управления (власти)) (при наличии последних).

Наименование обособленного структурного подразделения организации - филиала, территориального отделения, представительства и пр. - указывается, если именно оно является автором (разработчиком) документа.

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000 - "Организационно-распорядительная документация").

Дата документа - это реквизит, в котором зафиксировано время утверждения (подписания и т. п.) документа (см. ГОСТ Р51141-98). В рассматриваемом нами случае это дата подписания трудового договора работодателем, который в соответствии со сложившейся практикой делает это вслед за работником.

Для обозначения даты подписания трудового договора может быть применен один из следующих способов:

- цифровой, в соответствии с которым для обозначения даты используется упорядоченная последовательность арабских цифр: день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами, также отделенными точкой от последней пары цифр. например: 26.07.2007;

- словесно-цифровой, в соответствии с которым для обозначения даты используется упорядоченная последовательность цифр (двузначное - для обозначения числа месяца, четырехзначное - для обозначения года, с добавлением через пробел сокращения "г.") в сочетании со словесным обозначением наименования месяца, например, 26 июля 2007 г.

Последний способ датирования документа - с учетом специфики функционального назначения трудового договора - является предпочтительным. Уточним, что дата документа указывается непосредственно после его подписания работодателем (представителем работодателя с соответствующими полномочиями). Дата документа располагается одним-двумя интервалами ниже реквизита "Наименование вида документа" с учетом вида бланка, на котором производится оформление трудового договора.

Регистрационный номер документа - это номер, присвоенный трудовому договору в соответствии с правилами регистрации документов, установленными работодателем. Он может быть дополнен иными условными обозначениями, например буквенным обозначением "т/д".

Регистрационный номер документа дополняется условным обозначением номера "N" и указывается на одной строке с реквизитом "Дата документа" (правее последнего) непосредственно после подписания трудового договора работодателем.

Место составления (издания) документа указывается в том случае, если это не представляется возможным определить по реквизиту "Наименование организации", например, если в наименовании не упоминается соответствующая информация..

В соответствии с существующим порядком место составления трудового договора указывается в соответствии с принятой системой административно-территориального деления, при этом для юридических лиц местом составления (издания) документа, как правило, является место его нахождения, определяемое по месту государственной регистрации (по т. н. юридическому адресу) предприятия.

Заголовок к текстуре является обязательным реквизитом.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание и функциональное назначение документа, быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок к тексту располагается одним-двумя интервалами ниже реквизита "Место составления (издания) документа".

Для отображения названий разделов, как это предусмотрено Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2003 г.), может быть использован шрифт в прописном начертании: ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА. Точки в конце заголовков не проставляются. Пункты и подпункты названий не имеют и нумеруются в пределах разделов арабскими цифрами. Например, пункты в составе первого раздела трудового договора будут иметь следующую нумерацию: 1.1, 1.2 и т. д. Соответственно подпункты, относящиеся к первому пункту первого раздела, будут иметь следующую нумерацию: 1.1.1, 1.1.2 и т. д.

Текст трудового договора располагается одним-двумя интервалами ниже последней строки реквизита "Заголовок к тексту" ("Наименование вида документа") с выравниванием по ширине.

При расположении текста трудового договора на двух и более страницах последние, за исключением титульной (первой), снабжаются нумерацией. Нумерация страниц документа производится в возрастающем порядке арабскими цифрами. Номера страниц указываются посередине верхнего поля. Точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.

Отметка о наличии приложения применяется при оформлении трудового договора, если последний имеет приложения.

Если приложение (приложения) к документу упоминается по тексту трудового договора, то отметка о наличии приложения оформляется одним-двумя интервалами ниже последней строки реквизита "Текст":

Приложение: на 3 л. в 1 экз. (для сброшюрованных приложений количество листов не указывается).

Приложение, не упоминаемое по тексту, оформляют так:

"Приложение: Обязательство работника о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на 1 л. в 1 экз.".

Если трудовой договор имеет несколько приложений, соответствующая отметка оформляется следующим образом:

"Приложение:

1. Обязательство работника о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на 1 л. в 1 экз.

2. Обязательство работника о необходимости отработать на предприятии не менее срока, указанного в п.... договора в связи с..., на 2 л. в 1 экз.

3.... и т. д.".

Приложения к трудовому договору также должны быть подписаны работником и работодателем.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную подпись лица, уполномоченного подписать соответствующий документ (см. ГОСТ Р51141-98).

Элементами реквизита, помимо собственноручной подписи (личной подписи), являются: наименование должности лица, подписавшего документ, а также расшифровка подписи, включающая инициалы и фамилию лица, подписавшего документ.

Особенностью оформления данного реквизита является включение в его состав дополнительных элементов. Так, места расположения подписей работника и работодателя обозначаются соответствующими отметками, которые оформляются по аналогии с составляющей реквизита "Гриф согласования" и включают вынесенное в отдельную строку слово "РАБОТНИК" ("РАБОТОДАТЕЛЬ"), дополненное двоеточием. В реквизит включается дата совершения подписи, на основе более поздней из которых определяют дату документа в составе реквизита.

Подписи работника и работодателя располагаются на одном уровне, симметрично, одним или двумя интервалами ниже последней строки реквизита "Отметка о наличии приложения".

Сведения о сторонах трудовых отношений указываются ниже через интервал. Представляется правомерным рассматривать их в качестве самостоятельного реквизита трудового договора. Этот реквизит, несмотря на определенное сходство его названия с названием реквизита "Адресат", в отличие от последнего не предусмотрен ГОСТ Р6.30-2003 и, соответственно, выполняет самостоятельную функцию, заключающуюся в фиксации сведений о:

- юридическом или (и) фактическом адресе каждой из сторон трудовых отношений;

- документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;

- ИНН работодателя.

Если трудовой договор подписывается представителем работодателя - например, начальником отдела кадров организации, - в тексте должны содержаться сведения, позволяющие идентифицировать личность представителя, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (например, в виде ссылки на доверенность).

Расположение реквизита выполняется на одном уровне, симметрично: слева - сведения о работнике, справа - о работодателе. Если в составе реквизита указываются и юридический, и фактический адреса (для работника - соответственно адрес регистрации и адрес постоянного места жительства), то об этом делаются отметки. В подобном случае сведения об адресах каждой из сторон располагаются в два яруса.

Гриф согласования документа включает слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым производится согласование, включая наименование организации, интересы которой данное лицо уполномочено представлять, его подпись, а также дату согласования.

Гриф согласования документа располагается одним или двумя интервалами ниже последней строки реквизита "Подпись".

Визы (виза) согласования документа - реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица организации - автора (разработчика) документа с содержанием последнего.

Виза согласования документа включает наименование должности лица, с которым производится согласование, в том числе наименование структурного подразделения, его подпись, а также дату согласования.

Виза согласования документа располагается одним или двумя интервалами ниже последней строки реквизита "Гриф согласования", а в его отсутствие - ниже последней строки реквизита "Подпись".

Оттиск печати применяется для заверения подлинности подписи должностного лица (в данном случае - работодателя) на документе. Необходимость удостоверения подписи оттиском печати определяется по решению руководителя предприятия.

Отметка о заверении копии документа оформляется только на копиях трудового договора.

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа - например, работника отдела кадров предприятия, которому была поручена подготовка трудового договора, а также номер телефона, по которому с ним при необходимости можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Идентификатор электронной копии документа включает наименование файла на машинном носителе, а также дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Идентификатор электронной копии документа располагается в левом нижнем углу каждой страницы документа.

ПРИМЕР:

Трудовой договор

г. Тулун "01" января 2012 г.

 

Индивидуальный предприниматель Иванова Нина Михайловна, именуемый в дальнейшем «Работодатель», действующая на основании Свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя серия 38 № 003078026 выданного Межрайонной ИФНС России №6 по Иркутской области с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Иванов Владимир Александрович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем

Предмет трудового договора

1.1. Работник принимается Работодателем на условиях совместительства в должности водителя.

1.2. В соответствии со статьей 70 Трудового кодекса Российской Федерации Работнику устанавливается испытательный срок 3 (три) месяца.

1.3. Согласно статье 71 Трудового кодекса Российской Федерации при неудовлетворительном результате испытания Работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с Работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания Работника не выдержавшим испытание. Если срок испытания истек, а Работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях.

1.4. Если в период испытания Работник придет к выводу, что предложенная ему работа не является для него подходящей, то он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом Работодателя в письменной форме за три дня.

1.5. Работник обязан приступить к работе с "01" января 2012 г.

1.6. Настоящий трудовой договор вступает в силу с момента подписания его обеими сторонами.

1.7. Работа у Работодателя является для Работника работой по совместительству.

1.8. Трудовой договор заключается на неопределенный срок.

1.9. Работник имеет водительские права категории «В».

Права и обязанности сторон

2.1. Работник является личным водителем Работодателя и непосредственно подчиняется ему.

2.2. Работник обязан:

2.2.1. выполнять следующие должностные обязанности:

- обеспечивать своевременную подачу автомобиля в назначенное Работодателем время и место;

- управлять автомобилем, строго соблюдая Правила дорожного движения;

- обеспечивать своевременную заправку автомобиля топливом, охлаждающей жидкостью, замену смазочных материалов;

- бережно относиться к автомобилю Работодателя;

- проверять техническое состояние автомобиля перед выездом;

- осуществлять сдачу автомобиля и постановку на отведенное место по возвращении;

- устранять возникшие во время работы мелкие неисправности, не требующие разборки механизмов;

- за счет работодателя закупать масла и заправлять автомобиль бензином;

- предоставлять автомобиль за счет работодателя для ежегодного технического осмотра и прохождения профилактического осмотра;

- мыть автомобиль на автомобильной мойке за счет работодателя;

2.2.2. соблюдать установленный Работодателем режим работы, добросовестно относиться к исполнению своих должностных обязанностей;

2.2.3. беречь имущество Работодателя, соблюдать конфиденциальность, не разглашать информацию и сведения, являющиеся коммерческой тайной Работодателя;

2.2.4. не давать интервью, не проводить встречи и переговоры, касающиеся деятельности Работодателя, без разрешения Работодателя;

2.2.5. соблюдать требования по охране труда, технике безопасности и производственной санитарии.

2.3. Работник имеет право:

2.3.1. на своевременную и в полном размере выплату заработной платы;

2.3.2. на отдых в соответствии с условиями настоящего трудового договора и требованиями трудового законодательства;

2.3.3. досрочно расторгнуть настоящий трудовой договор, предупредив об этом Работодателя в письменной форме за две недели. До истечения срока предупреждения об увольнении Работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора (статья 80 Трудового кодекса Российской Федерации);

2.3.4. при необходимости за счет Работодателя пользоваться услугами автосервиса для устранения технических неполадок и дефектов в автомобиле.

2.4. Работодатель обязуется:

2.4.1. предоставить Работнику работу в соответствии с условиями настоящего трудового договора. Работодатель вправе требовать от Работника выполнения обязанностей (работ), не обусловленных настоящим трудовым договором, только в случаях, предусмотренных законодательством о труде Российской Федерации;

2.4.2. обеспечить безопасные условия работы в соответствии с требованиями Правил техники безопасности и законодательства о труде Российской Федерации;

2.4.3. выплачивать Работнику заработную плату в размере 12000 (двенадцать тысяч) рублей;

2.4.9. застраховать автомобиль в соответствии с законодательством Российской Федерации;

2.4.10. выдать Работнику доверенность на право управления автомобилем;

2.5. Работодатель имеет право:

2.5.1. в любое время проверять исполнение Работником своих обязанностей по настоящему трудовому договору.

Режим рабочего времени

3.1. Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 (сорок) часов. Выходными днями являются суббота и воскресенье.

3.2. Работнику устанавливается гибкий режим рабочего времени, при котором начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня определяются по соглашению сторон. Работодатель обеспечивает отработку Работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и других).

3.3. Работнику ежегодно предоставляется оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Оплачиваемый отпуск может быть предоставлен на более длительный срок по согласованию с Работодателем.

Ответственность сторон

4.1. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения Работником своих обязанностей, указанных в настоящем договоре, нарушения трудового законодательства он несет дисциплинарную, материальную и иную ответственность согласно действующему законодательству Российской Федерации.

4.3. Работник несет материальную ответственность за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им Работодателю или его имуществу.