Логическая структура экономической информации

Экономическая информация имеет дискретный характер, т.е. может быть структуирована и представлена как совокупность отдельных структурных единиц информации. Основными структурными единицами информации являются:

· реквизит – простейшая структурная единица информации, неделимая на смысловом уровне, отражающая количественную или качественную характеристику сущности (объекта, процесса и т.д.) предметной области;

· составная единица информации (СЕИ) – логически взаимосвязанная совокупность реквизитов;

· показатель - минимальная единица информации, сохраняющая информативность (самостоятельное значение);

· документ – СЕИ, которая представлена на бумажном носителе и имеет самостоятельное значение.

Реквизит-признак содержит качественную характеристику сущности, позволяющую выделить (идентифицировать) объект из множества различных объектов.

Реквизит-основание содержит количественную характеристику объекта, определяющую его состояние.

Реквизиты-признаки и реквизиты-основания, характеризующие объекты (процессы) одной предметной области, логически связаны между собой и образуют СЕИ. Экономический показатель – это СЕИ, включающая один реквизит-основание и несколько реквизитов-признаков. Поскольку экономический показатель является минимальной по составу информационной совокупностью, сохраняющей информативность, он является достаточным для образования самостоятельного документа.

Семантический (смысловой) анализ позволяет выявить функциональную зависимость реквизитов и выполнить на этой основе структуирование экономической информации. Такое структуирование дает возможность построить информационно-логическую модель (ИЛМ) предметной области и осуществить проектирование.

Средства организации и ведения внемашинной ИБ

К средствам организации и ведения внемашинной ИБ можно отнести:

· систему классификации и кодирования технико-экономической информации, содержащейся в документах предметной области;

· унифицированные системы документации, которые содержат типовые формы документов, рекомендованные для использования;

· систему организации и ведения документации.

Структура средств организации и ведения внемашинной ИБ.

 

Система классификации и кодирования технико-экономической информации.

Классификация – система распределения объектов (предметов, процессов, явлений, понятий) по классам в соответствии с определенным признаком. (Пример – классификация ИС).

Классификация информации позволяет ее систематизировать и упорядочить, что необходимо, для ее автоматизированной обработки. Классификация объектов одного вида позволяет выделять (группировать) подмножества объектов, обладающих одинаковыми признаками, или упорядочить объекты в соответствии со значениями признаков (классификация объектов – продукция, профессии, должности и т.д., классификация процессов – технологические операции, операции учета и т.д.). Признаком классификации может быть одно из свойств объекта, позволяющее установить сходство или различие отдельных экземпляров объекта.

Классификация используется как основа для кодирования признаков в обозначении объектов. Полученные кодовые обозначения объектов могут использоваться для автоматизированного упорядочивания и поиска объектов, обладающих заданными признаками. Одно из важных назначений кодирования – обеспечение уникальной идентификации объектов, которая в совокупности с принятой системой классификации четко определяет сущность объекта. Это особенно важно при проектирование БД при выделении информационных объектов и структурных связей между ними.

Различают два метода классификации – иерархический и фасетный.

Иерархический метод устанавливает между классификационными группами иерархические отношения подчинения, с последующей детализацией их свойств: класс, подкласс, группа, подгруппа, вид, подвид и т.д. (пример – биологическая классификация). Такая система классификации имеет вид дерева: корню этого дерева (корневому узлу) соответствует наиболее общее понятие, другим узлам – менее общие понятия, а «листьям» этого дерева – частные понятия. Связи между понятиями изображаются в виде отрезков прямых линий.(пример – классификация книг по содержанию: 1-ый уровень – художественная, техническая, научная; 2-ой уровень художественной – проза и поэзия, 2-ой уровень технической – авиация, космонавтика, компьютеры и т.д.. 2-ой уровень научной – математика, биология и т.д.).

Метод фасетной классификации основан на множестве независимых признаков. Набор таких признаков может быть произвольным, что позволяет группировать объекты по любому сочетанию признаков. Фасетный метод классификации является одноуровневым, исходное множество объектов разбивается на подмножества классификационных групп в соответствии со значениями признаков отдельных фасетов. Фасеты независимы между собой. (Пример – классификация учебных групп по 3 независимым признакам – кафедра, год поступления, форма обучения.).

Системой кодирования является совокупность правил образования кода.

Кодовое обозначение, которое характеризуется используемым набором символов, алфавитом (цифровой, буквенный, смешанный и др.), длиной (числом символов – позиций кода) и структурой обозначения. Структура кода определяется порядком кодируемых признаков. Место символа в коде является разрядом кода. Старший разряд находится слева от младшего. В коде часто предусматривается дополнительный (резервный) разряд для проверки кода – контрольный разряд.

Различают два метода кодирования – классификационный и регистрационный.

Классификационное кодирование построено на основе классификации объектов. Классификационная система может быть двух типов – последовательная и параллельная. Классификационная система кодирования основана на иерархической системе классификации, а параллельная – на фасетной классификации.

Регистрационная система кодирования не основана на предварительной классификации объектов. Код обеспечивает только идентификацию объектов. Регистрационная система может быть порядковой или серийно-порядковой. В регистрационной порядковой системе кодирования объекты нумеруются с помощью чисел натурального ряда. (Пример – идентификация уникальных записей в таблице Access с помощью ключевого поля типа счетчик.) Порядковая система кодирования используется, когда множество кодируемых объектов невелико и нет необходимости разбиения их на группы. Регистрационная серийно-порядковая система кодирования тоже подразумевает порядковую нумерацию объектов, но при этом номера разбиваются на серии, каждая из которых закрепляется за выделенной группой объектов. (Пример – регистрационные номера транспортных средств: Н-956-ЕС 61, старые паспортные данные: II-АН 535254)

Классификаторы. Документ, содержащий описание классификационных групп, структуру кода и наименование объектов, называется классификатором (кодификатором). Классификаторы могут иметь различную степень локализации: в пределах предприятия, отрасли, государства. (Пример: классификатор учебных групп – в пределах вуза). Примерами классификаторов, используемых на общегосударственном (отраслевом) уровне, являются классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП), классификатор предприятий и организаций, классификатор профессий рабочих, должностей служащих и др. В пределах предприятия используются локальные классификаторы структурных подразделений, готовой продукции, материалов и комплектующих, предприятий поставщиков и заказчиков и т.д. В качестве примера – полная структура кода по Общегосударственному Классификатору Промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП):

ХХ + Х + Х + Х + Х + 0000 + К: [В….]

---- --- --- --- --- ------ --- --------

наименование

контрольный разряд

идентификатор

вид

подгруппа

группа

подкласс

класс

Здесь используются обозначения: Х - для классификационного признака с цифровым алфавитом, В - … с буквенным алфавитом, 0- для порядкового кода с цифровым алфавитом, + - знак иерархической системы классификации; :- знак фасетной системы классификации.

Унифицированные системы документации. Для наиболее распространенных видов документации могут использоваться унифицированные формы, включенные в унифицированные системы документации (УСД). Многие УСД используются для задач общегосударственных систем обработки и сопрягаются с единой системой классификации и кодирования (ЕСКК) технико-экономической информации.

Системы документации включают стандартные технические условия, проектно-конструкторскую и технологическую, плановую, бухгалтерскую, финансовую, отчетно-статистическую документацию, документацию по материально-техническому снабжению и сбыту, по торговле и т.д.

На промышленных предприятиях документация регламентируется по фазам управления. В частности, используется единая система конструкторской документации (ЕСКД), единая система технологической документации (ЕСТД), система плановой документации, система первично-учетной документации, отчетно-статистическая, организационно-распорядительная и др.

Каждая система документации содержит перечень разрешенных для использования форм документов – формуляр-образец, на основе которого определяются формы документов, разрабатываются нормативные и методические материалы.

Нормативные материалы. Методические и инструктивные материалы по ведению документов содержат описание состава используемых документов предметной области и правила их заполнения. Инструкции разрабатываются в соответствии с регламентирующими документами, в том числе УСД и ЕСКК. В них определяются лица, ответственные за ведение документов, правильность их заполнения, достоверность содержащейся в них информации и передачу на обработку.

В состав методических и инструктивных материалов, в частности, сходят инструкции

- по заполнению документов данными;

- по контролю достоверности информации документов;

- по подготовке документов к вводу информации во внутримашинную информационную базу, в том числе по использованию кодовых обозначений;

- по приему и регистрации документов;

- по подготовке данных для корректировки;

- по архивированию первичных массивов данных;

- по хранению документов;

- по снятию копий документов;

- уничтожению документов и др.

6.1.4 Технология подготовки внемашинного информационного обеспечения

Наиболее важными вопросами подготовки внемашинного информационного обеспечения предметной области являются:

- определение состава документов, содержащих необходимую информацию для решения задач приложения пользователя;

- определения форм документов и структуры информации (выявление структурных единиц информации и их взаимосвязей);

- классификация и кодирование информации, обрабатываемой в задачах пользователя;

- разработка инструктивных и методических материалов по ведению документов и подготовка информации для обработки.

Подготовка документов. В процессе подготовки документов необходимо составить описание форм документов и их реквизитов, значения которых должны вводиться с документов в компьютер. Эти реквизиты, как правило, обводятся на форме документа утолщенной линией. Описания реквизитов удобно представить в табличном виде. Для каждого реквизита может быть определено сокращенное обозначение – имя реквизита, которое будет использоваться при формализации.

Например, для документа «Номенклатуро-ценник готовой продукции», который представляет собой таблицу вида:

Код продукции	Наименование продукции	Единица измерения	Цена

описание реквизитов будет иметь вид:

Наименование формы документа	Наименование реквизитов	Обозначение реквизитов	Характеристика реквизитов
Тип	Длина	Точность
Номенклатура-ценник	Код продукции Наименование Единица изм. Цена за един.	Prod_Code Prod_Naim Ed_Izm Prod_Cena	Симв. Симв. Симв. Числовой

Кроме этого, для каждого реквизита может быть установлено множество допустимых значений: для числовых – это диапазон значений, для символьных – список возможных значений (Access – все поля имеют параметр «Условие на значение»; «Значение по умолчанию»; «Маска ввода»).

Подготовка системы классификации и кодирования. Сначала необходимо определить объекты предметной области, подлежащие классификации и кодированию. Для каждого вида объектов должен быть выбран метод классификации и кодирования. В процессе классификации устанавливаются признаки, по которым классифицируются и идентифицируются объекты. При этом необходимо рассмотреть возможность использования существующих классификаторов (ОКП, ЕСКК и т.п.)

В результате классификации объектов информации должны быть подготовлены соответствующие локальные классификаторы. Каждый классификатор должен содержать указание на выбранный метод классификации, названия классификационных группировок множества объектов каждого вида и соответствующих им признаков.

В процессе разработки системы кодирования должны быть выбраны и описаны способы формирования кодовых обозначений объектов, описана структура кодов. Далее необходимо присвоить значения кодов объектам. Структура кода должна быть минимально необходимой и достаточной с учетом возможных расширений множества объектов кодирования. Должен быть предусмотрен контроль правильности кода; обеспечена информационная совместимость с системами кодирования в других информационных системах. (Пример использования кодирования – серийно-порядковое кодирование подразделений, табельных номеров служащих, профессий работающих и т.д.).

Подготовка инструктивных и методических материалов. При разработке инструктивных и методических материалов ИО предметной области необходимо регламентировать порядок поступления документов на обработку и их регистрации. Должны быть созданы инструкции по подготовке документов для ввода данных как при первоначальной загрузке во внутримашинную сферу, так и при последующих корректировках нормативно-справочной информации. При разработке технологии ввода и первичной обработке данных надо выделить документы, необходимые для первоначальной загрузки внутримашинной информационной базы (нормативно-справочная и другая условно-постоянная информация) и документы для ввода оперативной (учетной) информации (извещения об изменении НСИ и др.).

В инструкциях по внесению изменений определяются соответствующие формы извещений на изменение, порядок их подготовки, периодичность поступления на обработку для поддержания ИБ в актуальном состоянии. Аналогичный регламентирующий материал должен быть отражен в инструкциях по подготовке и вводу оперативной информации.

В инструкциях определяются методы контроля корректности данных, которые позволяют избежать грубых ошибок при вводе данных и повышают достоверность информации во внемашинной сфере. При этом устананавливаются формы протоколов по результатам ввода для последующего анализа и возможных корректировок.

В необходимых случаях разрабатываются технологические схемы обработки содержащейся в документах информации при ее вводе в компьютер и формировании первичных массивов.