Форматирование электронных таблиц. Условное форматирование.

Создание многострочных заголовков столбцов. Если заголовок достаточно длинный, то лучше не увеличивать ширину столбца, а расположить заголовок в несколько строк. Эта операция выполняется по меню Формат - Ячейки – Выравнивание – флажок Переносить по словам.

Настройка форматов числовых данных. Полную настройку формата, т.е. внешнего вида данного, можно выполнить по меню Формат - Ячейки - Число. Можно использовать кнопки: Денежный формат, Процентный формат, Увеличить разрядность, Уменьшить разрядность. Настройку формата можно выполнять для блока ячеек, например, целиком для строки или столбца, для этого их нужно выделить.

Формат и функции даты. В Excel имеется большой набор способов задания внешнего вида даты (по меню Формат - Ячейки - Число –Числовые форматы Дата. Если в документе нужно проставить текущую дату, то следует воспользоваться функцией СЕГОДНЯ(). Дата будет поставлена автоматически и будет изменяться день ото дня при загрузке таблицы.

Ячейки рабочего листа имеют заданный формат, который устанавливается командой Формат |Ячейки или командой контекстного меню Формат ячеек.

Эти команды имеют несколько вкладок:

· Вкладка Число – выбирает категории значений в ячейке и задает коды формата.

· Вкладка Выравнивание – определяет способ выравнивания значений ячейки по горизонтали и вертикали, ориентацию текста, перенос по словам длинных строк текста внутри ячейки.

· Вкладка Шрифт – изменяет шрифт, стиль, размер, цвет, подчеркивание и эффекты текста в выделенных ячейках.

· Вкладка Граница– создает рамки или линии вокруг ячейки.

· Вкладка Вид – позволяет задать закраску ячейки.

· Вкладка Защита – управляет скрытием формул и блокировкой ячеек (запрет редактирования данных ячеек).

Часто в операциях обработки используется не отдельная ячейка, а блок ячеек.

Выполнить форматирование возможно и с помощью функции Автоформатирование. Для этого необходимо:

· Выделить блок ячеек.

· Выполнить команду Формат |Автоформат.

· В появившемся диалоге выбрать с помощью мыши название шаблона.

Похожим целям служит функция условного форматирования в Excel – обеспечение наилучшей наглядности информации.

Располагается эта полезная возможность на вкладке «Главная» в области «Стили» под одноименной пиктограммой: Условное форматирование.

Для создания правила условного форматирования в Excel кликните по соответствующей кнопке на ленте, раскрыв следующее

Выбрав пункт «Создать правило…», приложение отобразит окно:

В нем Вы можете выбрать тип правила и настроить его описание.

 

33. Вычисления в электронных таблицах. Относительные и абсолютные ссылки в формулах.

Формулы. Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.

Ссылки на ячейки. Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.

Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.

Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания.

Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул.

Абсолютные и относительные ссылки. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

ССЫЛКИ В ФОРМУЛАХ EXCEL БЫВАЮТ ОТНОСИТЕЛЬНЫЕ, АБСОЛЮТНЫЕ И СМЕШАННЫЕ.

Автоматически при написании формулы ставятся относительные ссылки.

В зависимости от выполняемых задач в Excel можно использовать относительные ссылки, определяющие положение ячейки относительно положения ячейки формулы, или абсолютные ссылки, которые всегда указывают на конкретные ячейки.

Относительные ссылки это такая форма записи адреса ячейки в формуле, которая при копировании изменятся.

Относительные ссылки в формулах удобны тем, что, где необходимо ввести много однотипных формул при составлении таблицы, это ускоряет работу.

Но, иногда нужно, чтобы ссылки в скопированных ячейках оставались неизменными. Тогда нужно вставить абсолютную ссылку.

Абсолютная ссылка это такая форма записи адреса ячейки в формуле, которая при копировании не изменяется

Чтобы установить абсолютную форму записи, нужно дописать перед именем столбца или номером строки знак доллара «$».

Смешанные ссылки в формуле – это когда что-то одно: или столбец, или строка абсолютные.

 

34. Создание и редактирование диаграмм в электронных таблицах.

Диаграмма- это графическое представление числовых данных.

В Excel имеется около 20 типов двухмерных и трехмерных диаграмм, каждая из которых имеет несколько разновидностей. Рассмотрим некоторые из них:

- диаграмма с областями - отдельные ряды данных представлены в виде закрашенных разными цветами областей.

- линейчатая диаграмма - отдельные значения ряда данных представлены полосами различной длины, расположенными горизонтально вдоль оси X.

- гистограмма - линейчатая диаграмма, в которой отдельные значения представлены вертикальными столбиками различной длины.

- график - все отдельные значения ряда данных соединены между собой линиями, полученными путем интерполяции.

- круговая диаграмма - сумма всех значений принимается за 100%, а процентное соотношение величин изображается в виде круга, разбитого на несколько секторов разного цвета.

- кольцевая диаграмма - это особый вид круговой диаграммы. В этом случае сумма всех значений принимается за 100%, а ряды данных представляют собой вложенные кольца, разделенные на сегменты в процентном отношении.

- радар - это диаграмма, в которой категории представляются лучами, расходящимися из одной точки.

- XY (точечная) диаграмма - отдельные значения таблицы представляются точками в декартовой системе координат, которые не соединены линиями. Этот вид диаграммы больше всего подходит для представления независимых отдельных значений.

Для создания диаграммы необходимо выделить блок ячеек с данными, а также названиями рядов и категорий. После этого можно воспользоваться командой Диаграмма из меню Вставка или кнопкой Мастер диаграмм на панели инструментов.

Процесс создания диаграммы с помощью Мастера диаграмм состоит из 4 шагов, переход от одного шага к другому осуществляется с помощью кнопки Далее:

1. Ввод интервала данных, выполняется при выделении блока ячеек.

2. Выбор типа диаграммы (стандартной или нестандартной).

3. Выбор подтипа диаграммы (графика, гистограммы и др).

4. 3адание параметров, определяющих интерпретацию выделенных данных. Добавление легенды, названий для диаграммы, ее осей и др. После нажатия кнопки Готово на рабочем листе будет создана диаграмма. За черные квадратики рамки её можно растянуть, а ухватившись мышью за Область диаграммы - переместить в другое место.

Excel может построить диаграмму только по ячейкам, в которых уже имеются числа, поэтому, если нужно построить график по его уравнению, то сначала эти числа нужно рассчитать и занести в ячейки.

Для редактирования внедренной диаграммы необходимо сначала активизировать редактируемый элемент двойным щелчком мыши, после чего вокруг нее появится рамка, а в строке меню добавятся команды для редактирования диаграмм. С помощью мыши или клавиш управления курсором можно выделить для редактирования любой элемент диаграммы, а именно: область диаграммы, область построения, основание и стенки объемных диаграмм, легенду, оси, текст, стрелки, линии сетки, любой из рядов данных и др.

Для добавления на диаграмме названий, легенд или меток данных можно воспользоваться командой Параметры диаграммы из меню Диаграмма. Если названия на диаграмме уже присутствуют, то после выделения их можно откорректировать как обычные текстовые поля.

Часто возникает необходимость дополнить диаграмму новыми данными. Для этого используется команда Добавить данные из меню Диаграмма, после чего в таблице исходных данных выделяется интервал с новыми данными, а в открывшемся диалоговом окне задается способ их интерпретации.