Назначение руководителя аудиторской группы

Лица, назначенные ответственными за руководство программой аудита, должны назначить руководителя аудиторской группы для конкретного аудита.

Определение целей, объема и критериев аудита

В рамках общих целей программы аудита, конкретный аудит должен основываться на документированных целях, объеме и критериях.

Цели аудита определяют, что должно быть достигнуто по итогам аудита, например, определена область возможного улучшения системы менеджмента.

Объем аудита описывает масштаб и границы аудита, такие как организационные единицы, деятельность и процессы, а также период времени, требуемый для аудита.

Критерии аудита используются в качестве ориентира при определении соответствия и могут включать применимые политики, процедуры, стандарты, законы и требования, в том числе требования СМК.

Определение осуществимости аудита

Осуществимость аудита должна быть определена с учетом таких факторов, как: достаточность и соответствие информации для планирования аудита; готовность к сотрудничеству со стороны проверяемой организации и наличие времени и соответствующих ресурсов.

Если аудит неосуществим, то по результатам консультаций с проверяемой организацией заказчику аудита должен быть предложен альтернативный вариант.

Подбор аудиторской группы

Если аудит признан осуществимым, должна быть подобрана аудиторская группа, с учетом требуемой компетентности для достижения целей аудита. При наличии только одного аудитора, последний должен выполнять все предусмотренные обязанности руководителя аудиторской группы.

Установление первоначального контакта с проверяемой организацией

Первоначальный контакт с проверяемой организацией может быть неофициальным или официальным, но должен устанавливаться лицами, назначенными ответственными за руководство программой аудита, или руководителем аудиторской группы.

 

Проведение анализа документов

 

До проведения аудита на местах должен быть проведен анализ документации проверяемой организации для определения соответствия документированной системы критериям аудита. Если документация будет признана неадекватной, то руководитель аудиторской группы должен сообщить об этом заказчику аудита и должно быть принято решение, может ли аудит быть продолжен или приостановлен до момента решения всех вопросов по документации.

 

Подготовка к проведению аудита на местах

 

2.4.3.1 Подготовка плана аудита

Руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита в качестве основы соглашения между аудиторской группой, проверяемой организацией и заказчиком аудита. План должен облегчить составление графика и координации действий по аудиту.

Степень подробности плана аудита должна отражать объем и сложность аудита. Пример плана аудита приведен в приложении А.

Распределение обязанностей в аудиторской группе

Руководитель аудиторской группы, путем консультаций с аудиторской группой, должен установить ответственность каждого члена группы за проверку конкретных процессов, функций, площадок, областей или действий.

2.4.3.3 Подготовка рабочих документов

Члены аудиторской группы должны проанализировать соответствующую информацию, относящуюся к распределению обязанностей при проведении аудита, и подготовить рабочие документы, необходимые для регистрации результатов аудита. Такие рабочие документы могут включать:

а) контрольные вопросники, опросные листы и планы выборки для аудита (более подробно о вопросниках и опросных листах рассказывается в приложении Б); и

б) формы для регистрации информации, такой как дополнительные доказательства, данные аудита и протоколы совещаний.

Рабочие документы, включая записи по результатам их использования, должны храниться по крайней мере до окончания аудита.

 

Проведение аудита на местах

Проведение вводного совещания

Вводное совещание должно проводиться с участием руководства проверяемой организации или, если применимо, лиц, ответственных за функции или процессы, подлежащие проверке. В цели совещания входит: подтверждение плана аудита, краткое изложение действий во время аудита, подтверждение каналов связи и обеспечение возможности для участников аудита со стороны объекта аудита задать вопросы.

Связь в процессе проведения аудита

В зависимости от объема и сложности аудита может возникнуть необходимость в официальных мероприятиях для обеспечения связи между аудиторской группой и проверяемой организацией в процессе проведения аудита.

Аудиторская группа должна периодически совещаться для обмена информацией, оценки хода аудита и, при необходимости, перераспределения обязанностей между аудиторами, а руководитель аудиторской группы должен периодически доводить до сведения проверяемой организации и заказчика аудита информацию о ходе аудита и любых проблемах, если это применимо.

Роли и обязанности сопровождающих и наблюдателей

Сопровождающие и наблюдатели могут сопровождать аудиторскую группу, но они не являются ее членами. Они не должны влиять или вмешиваться в проведение аудита. Так же они могут выступать в качестве свидетелей при рассмотрении спорных вопросов в ходе аудита и разъяснять или помогать в сборе информации.

Сбор и проверка информации

В процессе проведения аудита должна собираться информация о состоянии объекта аудита. Методы сбора информации включают: опрос, наблюдение за деятельностью и анализ документации. Собранная информация в обязательном порядке должна быть соотнесена с критериями аудита.

Формирование данных аудита

Доказательства аудита должны быть оценены с точки зрения критериев аудита для формирования данных аудита. Данные аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита.

Несоответствие – это невыполнение установленного требования. Аудитор должен идентифицировать каждое обнаруженное им несоответствие и классифицировать его по форме проявления и степени значимости.

По форме проявления несоответствие может быть фактическим или потенциальным. В отличие от фактического, доказанного конкретного невыполнения установленного требования, потенциальное несоответствие – это несоответствие, вероятность проявления которого в будущем может быть лишь спрогнозирована с определенной степенью точности.

Примерами потенциальных несоответствий могут выступать:

- неквалифицированный инструктаж операторов производственного оборудования,

- недостаточная компетентность работников при выполнении документированной процедуры,

- значение показателя выделения вредного вещества приближается к предельно допустимому и др.

По степени значимости (величине риска, негативных последствий при неустранении несоответствия) несоответствия могут быть значительными и незначительными.

Значительным несоответствием считается несоответствие в СМК или системе экологического управления, которое с большой вероятностью может повлечь за собой невыполнение требований к продукции и (или) охране окружающей среды.

Примерами значительного несоответствия могут быть:

- необоснованное отсутствие деятельности, предусмотренной требованиями ДСТУ ISO 9001:2009 и (или) ДСТУ ISO 14001:2006;

- невыполнение любого требования ДСТУ ISO 9001:2009 и (или) ДСТУ ISO 14001:2006;

- неоднократное (более двух раз) несоблюдение положений документа СМК или системы экологического управления;

- нерезультативность процесса и др.

Незначительным несоответствием считается отдельное несистематическое упущение, ошибка, недочет в функционировании системы менеджмента качества и (или) экологии, которые могут привести к невыполнению требований к продукции и (или) охране окружающей среды, а также к снижению результативности функционирования процесса или системы менеджмента в целом.

Примерами незначительных несоответствий могут выступать:

- отсутствие объективных доказательств ознакомления сотрудников подразделения с документами СМК или системы экологического управления;

- отдельные нечеткие записи при регистрации данных о качестве и (или) экологических аспектах;

- отсутствие актуализированных копий документированных процедур;

- регистрация данных о качестве и (или) экологических аспектах с нарушением установленных форм.

Обнаруженное аудитором несоответствие или замечание должно быть рассмотрено совместно с представителем подразделения подлежащего аудиту с тем, чтобы получить подтверждение (признание) того, что доказательство аудита верно и несоответствие понято.

Все возможные в этом случае расхождения во мнениях должны быть документированы. К числу несоответствий или замечаний не следует относить отступления или отклонения, санкционированные уполномоченными на это лицами.

Разрешение на отступление – это разрешение на отступление от исходных установленных требований к продукции до ее производства. Такое разрешение, как правило, ограничено количеством продукции или периодом времени.

Разрешение на отклонение – это разрешение на использование или выпуск продукции, которая не соответствует установленным требованиям. Разрешение на отклонение обычно распространяется на поставку продукции с несоответствующими характеристиками при согласовании с потребителем ограничений по времени или количеству данной продукции.

Каждый случай отступления или отклонения должен быть документирован. Выход за рамки, оговоренные разрешением на отступление или отклонение, следует рассматривать как несоответствие.

При обнаружении критических несоответствий применяются следующие действия:

- аудит прекращается, назначается повторный аудит;

- аудит продолжается по просьбе организации, которая сертифицируется, с обязательным проведением повторного аудита.

Указанные действия распространяются как на этап проверки и оценки документации, так и на этап аудита на местах.

К критическим несоответствиям на этапе проверки и оценки документации относятся следующие факты:

- документация СМК разработана и внедрена не в полном объеме.

- документация СМК не отражает ДСТУ ISO 9001:2009.

- в документации СМК не определена последовательность и взаимодействие процессов, установленных в организации.

- в документации СМК не установлены критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности функционирования процессов, установленных в организации и управление ими.

- наличие в документации СМК многочисленных – более 20 – замечаний, связанных с оформлением и повторным отражением требований соответствующих разделов ДСТУ ISO 9001:2009.

 

К критическим несоответствиям на этапе аудита на местах относятся такие факты:

- политика организации в области качества не соответствует всем требованиям соответствующего раздела ДСТУ ISO 9001:2009.

- цели организации в области качества не установлены.

- требования СМК относительно хотя бы одной из шести обязательных документированных методик на практике не выполняются.

- не проводится мониторинг и измерение процессов и продукции, который бы позволил подтвердить способность процессов достигать запланированных результатов и продукции соответствовать требованиям.

- зарегистрированные данные по качеству продукции и функционированию СМК не дают представления о результативности СМК.

- обнаружение отклонений от выполнения требований документации СМК носят систематический характер.

- обнаружены многочисленные – более 10 замечаний, которые не могут быть устранены во время аудитов на местах.

Замечаниями или некритическими несоответствиями являются небольшие ошибки, но не проблема, которая требует немедленного разрешения. Они могут быть устранены организацией, как во время проведения аудита, так и в сроки, оговоренные между проверяемым подразделением и аудиторской группой.

Замечаниями на этапе проверки и оценки документации могут быть такие факты:

- недостатки, связанные с оформлением документации СМК (нет необходимых, предусмотренных подписей, нет всех необходимых ссылок на документацию нижних уровней, не указаны даты утверждения или проведения соответствующих документов).

- недостатки, связанные с полнотой отображения требований разделов ДСТУ ISO 9001:2009.

Замечаниями на этапе аудита на местах могут быть такие факты:

- требования соответствующего стандарта отображены в документации СМК и внедрены в практическую деятельность (есть доказательства), там ни менее необходимо провести небольшие улучшения такой деятельности или корректировку соответствующей документации.

- в практической деятельности обнаружены отклонения от требований документации СМК случайного (несистематического) характера.

Несоответствия должны оформляться протоколом о несоответствии. Пример такого протокола приведен в приложении В.

Подготовка заключений по результатам аудита

До заключительного совещания аудиторская группа должна собраться, чтобы: проанализировать данные аудита и любую другую соответствующую информацию, собранную в процессе аудита, с точки зрения целей аудита; согласовать заключения по результатам аудита; подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита и обсудить последующий аудит, если это было включено в план аудита.