Основи структурування документних потоків та масивів

 

Структура (від лат. – будова, розташування) – сукупність стійких зв'язків об'єкта, що забезпечують його цілісність збереження основних властивостей. Структурування – це визначення внутрішньої будови об'єкта вивчення, встановлення зв'язків та співвідношень між його складовими.

Основи структурування ДП та М - це базисні положен­ня раціонального впорядкування документів у потоках та масивах, що сприяє створенню оптимальних моделей їх функціонування. Активне збільшення нових видів документів та розширення їх репертуару потребують різних підходів до побудови систем упорядкування ДП та М, оскільки у єдиній су­купності ними складно керувати.

Структурувати ДП та М можна за різними ознаками: змістовними і формальними. До змістовних належать ті ознаки структурування, що відбивають семантичні та тематико-типологічні особливості ДП та М.

Семантична структура ДП та М відбиває смислові зв'язки між документами, кількісну розповсюдженість документів однієї тематики. Семантична структура ДП та М виявляє себе через посилання на попередні роботи в текстах до­кументів, пристатейні та прикнижкові списки літератури та ін Так, у разі одночасного цитування двох наукових публікацій у третій, між двома першими повинні існувати відношен­ня інтелектуальної взаємодії, або когнітивні зв’язки. Вивчен­ня семантичної структури ДП та М сприяє визначенню міждисциплінарних зв'язків, тенденцій розвитку комунікативних процесів у науці, фактів зародження нових дослідних напря­мів.

Тематична структура - це відносна поширеність до­кументів певної тематики у ДП та М. Моделлю тематичної структури ДП та М можуть служити класифікаційні схеми: Універсальна десяткова класифікація, Бібліотечно-бібліографічна класифікація, Міжнародна класифікація вина­ходів та ін.

Семантичну та тематичну структури ДП та М не можна ототожнювати: перша означає зв'язок не лише за тематикою, але й за іншими змістовними зв'язками - за методами дослі­дження, термінологією, фактичним матеріалом. Семантична структура ДП та М постійно змінюється, оскільки кожний новий документ змінює змістовні зв'язки між попередніми документами та їх значимість для користувача, а тематична структура ДП та М є відносно стабільною.

Типологічна структура ДП та М - це розповсюдженість та кількісне співвідношення документів певних типів або жанрів. При динамічному моніторингу за розвитком ти­пологічної структури ДП та М є можливість визначити актуа­льні проблеми або тенденції функціонування конкретних сфер та галузей. Наприклад, різке зменшення у потоці кілько­сті наукових видань свідчить про нестабільність та кризовий стан розвитку науки. Сучасну типологічну структуру видав­ничого ДП відбивають покажчики державної статистики дру­ку: у 1998 р. в Україні було видано 286 друк. од. офіційних видань, що становить 5,1% загального ДП; 919 друк. од. нау­кових видань (16,6%); 493 науково-популярних видань (8,9%); 1507 друк. од. навчальних видань (27,1%); 393 друк. од. довідкових видань (7,1%); 764 друк. од. літературно-художніх видань (13,8%) та ін.

Інші ознаки структурування ДП та М належать до фор­мальних і відбивають видові, мовні, географічні, видавничі характеристики документів, технологічні особливості носіїв інформації та її документування.

Видова структура - це співвідношення у ДП та М до­кументів різних видів. Наприклад, у 1998 р. видова структура ДП видань України мала такі особливості: авторефератів ди­сертацій - 2601 назва, що становить 25,8% ДП некнижкових видань; образотворчих видань - 222 назви (2,2%); нотних ви­дань - 26 назв (0,2%); 844 назви журналів та продовжуваних видань (8,4%); 2509 газет (24,9%).

Мовна структура ДП та М - це співвідношення кіль­кості документів, опублікованих певними мовами. Так, у віт­чизняному ДП книг політичної тематики у 1998 р. видання українською мовою склали 85,2%, російською мовою -13,9%, англійською мовою - 0,3%, двома мовами - російсько-українською - 0,6%.

Географічна структура ДП та М - це розподіл доку­ментів за місцем видання. Наприклад, географічна структура вітчизняного ДП політичної тематики за 1998 р. представлена 20 містами України. Майже 90% складають документи, вида­ні у Києві (70,9%), Львові (11%) та Харкові (4,8%). Аналіз показників географічної структури ДП книг і брошур України за 1998 р. дозволяє зробити висновок, що книговидавнича ді­яльність найрозвиненіша у Київській (там видано 50,3% зага­льного ДП), Харківській (9,7%) та Донецькій (8,6%) областях. Одночасно в кризовому становищі перебувають книговидавці Херсонської (видано 0,02% річного обсягу загального ДП книг і брошур) та Миколаївської (0,03%) областей.

Видавнича структура ДП та М - це кількісне співвід­ношення документів за ознакою належності до видавничих установ, до яких входять державні й приватні видавництва, органи державної влади та управління, вищі навчальні закла­ди, науково-дослідні установи та ін. Уміння орієнтуватися в сукупності видавничих установ та їх продукції дозволяє пра­вильно, оперативно, повно комплектувати документні фонди, розшукувати потрібні користувачам нові видання.

Так, аналізуючи видавничу структуру ДП друкованої продукції України 1998 року, можна констатувати, що найак­тивнішими були видавництва та видавничі організації недержавних форм власності (ними видано 3266 назв, тобто 59% ДП книг і брошур загальним тиражем 23958,4 тис. прим.; мі­ністерства та відомства, що видають книги поза видавницт­вами, видали 1634 назви (29,5%) книг і брошур загальним ти­ражем 5732,5 тис. прим.; державні видавництва видали 636 назв (11,4%) книг і брошур загальним тиражем 10881,4 тис. прим. Серед державних видавництв на першому місці за об­сягом друкованої продукції видавництво "Освіта" - 159 друк. од. (25% ДП, що аналізується), на другому - "Основа" - 52 друк. од. (8,1%), на третьому - "Наукова думка" " 41 друк. од. (6,4%).

Авторська структура ДП та М - це співвідношення документів за ознакою наукових колективів чи індивідуаль­них авторів. В залежності від основного профілю розробок первинні наукові колективи (кафедри, лабораторії, відділи, інститути та ін.) поділяються на дві групи: перша - профільні колективи, тобто ті, чия діяльність повністю укладається в межі комплексної наукової проблеми; друга - непрофільні, які крім даної проблеми проводять свої основні дослідження і розробки по інших напрямах. Вивчення організаційно-фірменної та авторської структури результативне, тому що дозволяє визначити коло наукових шкіл та Їх лідерів, перелік авторів, яких найчастіше цитують та ін.

Хронологічна структура ДП та М - це співвідношення документів за роком видання. Її вивчення результативне при встановленні рівня та швидкості оновлення або старіння до­кументів у документних системах.

ДП та М можна структурувати за будь-якими формаль­ними ознаками документних класифікацій, визначаючи спів­відношення документів, що відрізняються знаковою приро­дою інформації, способом документування, матеріальною конструкцією документів, призначеністю для сприйняття ін­формації користувачем та ін. Так, останнім часом у ДП та М зростає питома вага електронних документів, що свідчить про активне впровадження новітніх інформаційних технологій у сферу документних комунікацій.

У документалістиці поширені інші ознаки структурування ДП: за рівнями та спрямованістю функціонування ві­докремлюють вхідні, вихідні та внутрішні потоки; за складні­стю напрямів ДП поділяють на два види: симплексний (спрямований від одного створювача до одного користувача) та мультиплексний (від кількох створювачів до одного або кількох користувачів).

Таким чином, ДП та М як системні об'єкти мають стру­ктуру, що відображає концентрацію та розсіювання докумен­тів, їх кількісне зростання і старіння залежно від конкретних ознак: належності документів конкретним авторам, темам, місцю та року видання тощо. З появою нових наукових на­прямів, носіїв, засобів документування інформації та ін. інно­вацій, що відбуваються в інфосфері, структура ДП та М змі­нюється. Наприклад, у розвинутих країнах світу в 1990-х рр. електронні форми інформування про нові публікації та доста­вки їх копій користувачам змінили співвідношення основних видів наукових документів у потоці: швидко зростає кількість наукових журналів на оптичних носіях, збільшується питома вага публікацій з проблем нових інформаційних технологій та ін.

Стеження за змінами структури ДП та М дозволяє про­гнозувати закономірності розвитку документних комунікацій суспільства, здійснювати науково обґрунтоване управління документними системами.