Документні потоки та масиви як системні об'єкти

Документні потоки та масиви - це складні явища і ви­значити їхню сутність безпосередньо, тобто шляхом практич­ного обстеження, дуже важко. Найраціональніший шлях ви­вчення складних явищ — послідовний розділ їх на елементи, встановлення зв'язків між ними та функцій кожного елемен­та. Таке структурування явищ можливе завдяки застосуванню системного підходу.

Відокремлення будь-якої системи з зовнішнього середо­вища можливе лише теоретично, тобто умовно, оскільки фак­тично система не може існувати ізольовано від зовнішнього середовища. Основні ознаки системи - елемент, структура, зв'язок, функція. Згідно з теорією системного підходу будь-яка система конструюється з обмеженої кількості елементів, що пов'язані між собою метою функціонування. Проста сис­тема - це сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію. Якщо в системі кілька таких сукупностей, то кожна з них набуває ранг підси­стеми, а вся система стає складною.

На загальнотеоретичному рівні ДП та М – це складні впорядковані системи, основні компоненти яких посідають означене положення та відіграють певну роль. Поняття "сис­тема" - відносне, як і поняття "елемент". Залежно від мети та масштабів розглядання окремий елемент може стати підсис­темою або самостійною системою зі своїми елементами та зв'язками, а система, що вивчається, може розглядатися як частина більш великої - макросистеми. Наприклад, документ як система - це єдність матеріального носія та інформації, але на іншому рівні системного розгляду документ сам стає еле­ментом більш загальної системи - документного потоку або масиву. Тому при застосуванні системного підходу завжди важливо встановити межі системи, що вивчається, тобто ви­значити, підсистемою якої більш загальної системи вона є, як взаємодіє з зовнішнім середовищем.

Система утворюється тоді, коли між елементами вини­кають зв'язки. Вони створюють структуру системи, забезпе­чують її цілісність. У ДП та М як системних об'єктах зв'язки характеризуються багатоаспектністю: є елементарні зв'язки між документами (як змістовні, так і формальні - мовні, хро­нологічні, видавничі, територіальні та ін.); зв'язки між група­ми документів, що дозволяє структурувати та упорядковувати документні потоки та масиви (наприклад, відокремлювати потоки та масиви періодичних видань, патентної документа­ції, ділових документів, технічної літератури тощо); зв'язки між документними потоками й масивами та зовнішнім сере­довищем.

За напрямом розрізняють прямі й зворотні зв'язки. ДП та М виникають в процесі установлення прямих та зворотних зв'язків між створювачами та користувачами документів. Су­купність запитів на документовану інформацію стимулює створення нових документів, які доведені до користувачів та освоєні ними і в свою чергу приводять до виникнення нового знання, що знову фіксується та розповсюджується за допомо­гою документів.

Графічно це може бути зображено так:

 

створювачі документів ДМ, ДФ користувачі документів

зворотний зв'язок

(потреба у нових документах, запити на них)

 

Будь-яка система відокремлюється у зовнішньому сере­довищі для виконання конкретної функції. Функціонування здійснюється для досягнення конкретної мети, це робить сис­тему доцільною. Кожний структурний компонент системи виконує свою власну функцію. Функції розвиваються на ліні­ях зв'язків між компонентами системи. Так, ДП виконує фун­кцію руху документів у суспільстві, забезпечує можливість їх розповсюджування, поповнення та оновлення документних масивів, а функція ДМ - кумулювання, впорядкування доку­ментів, забезпечення можливості їх зберігання та викорис­тання споживачами.

Масштаби системного розглядання ДП та М можливі на мікро-.мезо- та макро-рівнях. Так, на мікрорівні ДП як систе­му детально охарактеризувала Г.Ф. Гордукалова, визначивши родоутворюючим елементом потоку - документ, а головною системотворною ознакою – зв'язок документів у потоці за змі­стом. Цей зв'язок зумовлений тим, що не існує документа, семантичне не зв'язаного з попередніми елементами потоку. Щоб створити такий документ, слід описати принципово но­вий об'єкт, який вивчено невідомими раніше методами у но­вій для людства системі понять. Створення будь-якого нового документа певної тематики здійснюється на основі вивчення, аналізу, обробки попередніх документів.

На макрорівні ДП із системних позицій розглянув К.Б. Гельман-Виноградов, визначивши його як ту частину документного середовища ноосфери, що рухається.

Основи розгляду ДП та М на мезорівні першим заклав Ю.М. Столяров, запропонувавши класифікацію соціальних ін­ститутів з документознавчих позицій, поділивши їх на генералізаційні, транзитні, термінальні документні системи, визначивши ДП та М як результат виробництва і розповсюдження докумен­тів. Цей підхід дозволяє запропонувати таке розуміння систем­ності явищ, що вивчаються:

ДП та М як мезосистема - це сукупність документів, що функціонують в процесі створення, розповсюдження та використання у суспільстві документованої інформації.

Зовнішнє середовище, що впливає на ДП та М як систе­му безпосередньо або опосередковано, виявляє себе через та­кі основні фактори:

• економічний - рівень та структура доходів населення країни, темпи інфляції, обсяг бюджетних асигнувань на функціо­нування документно-комунікаційної сфери, безробіття та ін.;

• політико-правовий — вплив пануючого політичного режиму, офіційної ідеології, прийнятих законів та ступінь їх виконання, стан щодо дотримання прав людини;

• науково-технічний - етап у розвитку науково-технічного прогресу, технології, що використовуються, рі­вень комп'ютеризації та ін.;

• соціокультурний — звички, традиції, пануюча форма релігії, національна психологія, менталітет, грамотність насе­лення;

• демографічний – густота населення, динаміка народження та смертності, тривалість життя, міграційні про­цеси та ін.;

• природничо-екологічний - розміри території країни, клімат, запаси корисних копалин, особливості екологічної си­туації та ін.

Зовнішнє середовище прямого впливу - це державні ор­гани, виробники, розповсюджувачі та користувачі докумен­тів, джерела фінансування процесів створення, розповсю­дження, кумулювання документів у суспільстві. Зовнішнє середовище непрямого впливу - це рівень розвитку технологій, стан економіки, політичні та соціокультурні фактори, чинни­ки міжнародного середовища. Наприклад, аналіз даних нау­ково-статистичного довідника "Преса Української РСР: 1918 - 1973 рр." свідчить про вплив на розвиток ДП та М соціаль­но-політичних факторів. У роки Другої Світової війни ДП книг і брошур УРСР зменшися за обсягом у 5 разів, а в окремі роки складав лише 3 - 4 % від довоєнних років. У періоди політичної стабільності ДП неухильно зростав - у 1970-ті ро­ки середньорічний обсяг ДП книг і брошур удвічі перевищу­вав аналогічні показники 1950-х років. Стосовно ДП друкованих творів образотворчого мистецтва – його середньорічний обсяг у 1970-ті роки порівняно з 1950 –ми роками збільшився утричі.

Нині в Україні, у зв’язку з економічною нестабільністю кількісні показники річного обсягу ДП книг та брошур за назвами та тиражем знаходяться на рівні 1928 – 1929 рр. Але проголошення Україною суверенітету кількість загальнодержавних газет у період 1994 по 1996 рр. зросла в 4 рази. Комерціалізація суспільства наочно виявилася у розвитку ДП рекламно-інформаційних газет – за період з 1992 по 1996 роки їх ДП зріс у 39 разів. Одночасно ДП приватних газет розвивався не стабільно – у 1992 р. виходило 309 назв, а у 1996 – 136.

Ці дані свідчать про системний характер ДП та М, що дійсно мають прямі та зворотні зв’язки з зовнішнім середовищем, які безпосередньо чи опосередковано впливають на їх розвиток.