Документні потоки та масиви: сутність і значення

 

Головною умовою існування та розвитку суспільства є соціально-комунікативна діяльність. Без спілкування, обміну інформацією між індивідами не можливі інтелектуальна ево­люція людства, розвиток виробництва, спадкоємність суспі­льних відносин, збагачення соціальної пам'яті, нові досяг­нення матеріального і духовного життя. Сучасні дослідники соціогенезу доводять, що соціальна комунікація - це глибин­ний базис матеріального виробництва та необхідний фактор прогресу будь-якого виду суспільного уст грою.

Найважливішою підсистемою соціальних комунікацій є документна комунікація (ДК) - процеси і засоби обміну інфо­рмацією у суспільстві за допомогою документів. Вона забез­печує рух соціальної інформації у часі і просторі шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів. ДК ви­никла на певному етапі соціального прогресу людства і нині охоплює всі сфери суспільного життя.

Існує декілька підходів щодо глобального характеру ДК. Так, закон документаційного супроводу соціальних комуні­кацій, сформульований Ю.М. Столяревим, доводить, що ко­жна соціальна комунікація обов'язково опосередковується документом, і всі соціальні інститути за своєю сутністю є документними, оскільки кожен з них зайнятий або виробницт­вом, або транспортуванням, або одержанням, обробкою та зберіганням документа, наданням його користувачам та ін. Наприклад, органи державної влади - це соціальний інститут по виробленню законодавчих документів, банківська сфера – також суто документна інституція, оскільки всі фінансові операції супроводжуються документами та ін.

Тенденції глобального розповсюдження документів знайшли відбиття в новітніх метатеоріях, які вводять до наукового обігу поняття "документне середовище ноосфери (сфери розуму)" “документальна пам’ять ноосфери”, “інфосфера” та ін.

Автори цих понять доводять, що простір в якому функціонують документи по, постійно розширюється. Документи дедалі активніше "завойовують” не лише наземний простір, але й підземний водний, навколоземний, космічний. Це відбувається в наслідок постійного розширення масштабів пізнавальної діяльності людей, перш за все на основі інформації, набутої при проведенні інструментальних досліджень поверхні, надр та атмосфери Землі, океанів, космосу, мікросвіту. Про великий обсяг цієї інформації свідчать такі показники: лише одна Система спостереження за Землею Національного управління по аеронавтиці та досліджень космічного простору США щоденно породжує 10¹² байт даних, що еквівалентно 520 тис друкованих книг обсягом по 200 сторінок кожна. Для порівняння – сумарний обсяг книг та інших документів, які не повторюються за змістом по накопиченні у всіх бібліотеках світу, оцінюється у 10¹⁴ байт. Ця інформація фіксується на машинопрочитуваних носіях, оцінюється та інтерпретується спеціалістами, це зумовлює постійне зростання кількості опублікованих документів та тих, що не публікуються.

Поширенню середовища функціонування ДК сприяє також інформація суспільства, яка охоплює всі сторінки сучасного суспільного життя – виробництво, кредитно-фінансову сферу, постачання, управління, науку, освіту та зумовлює зростання обсягів техніко-економічної, фінансової, технологічної, наукової, іншої документованої інформації, що циркулює в межах підприємств та організацій, між ними та між різними країнами. Впровадження новітніх інформаційних технологій, удосконалення засобів документування та розповсюдження інформації постійно розширюють документне середовище ноосфери та збагачують документні ресурси суспільства.

Функціонування ДК передбачає постійний рух документів по комунікаційним каналам від комуніканта (створювача документованої інформації) до реципієнта (споживача доку­ментованої інформації). Рух документів у процесі їх вироб­ництва, розповсюджування та використання у суспільстві створює документний потік (ДП). ДП - це сукупність роз­поділених у часі і просторі документів, які рухаються по ко­мунікаційним каналам від створювачів та виробників до ко­ристувачів. За А.В. Соколовим, канал - це абстрактний шлях, по якому рухаються документи. Він забезпечує розповсю­дження документів у суспільстві, надає можливість доступу до них користувачам. Наприклад, канали доступу до опублі­кованих документів - це документоторговельні установи, бібліотеки, передплатні агентства, органи науково-технічної інформації та ін. Окремий канал може деякий час не діяти, однак ДП рухається постійно.

Найфундаментальніша дефініція ДП належить Г.Ф. Гордукаловій, яка визначає документний потік як вибіркове відображен­ня у формі документів результатів соціальної діяльності членів су­спільства. Під соціальною діяльністю розуміється науково-пізнавальна, управлінська, виробнича, фінансова, літературно-художня та ін. види діяльності.

Термін "документний потік" мав декілька етапів стано­влення. На початку XX століття, коли основним видом опуб­лікованого документа була книга, М.А. Рубакін увів до нау­кового обігу поняття "книжковий потік" Зворот з терміном "документний" вперше був застосований в архівознавстві і використовувався в межах цієї сфери у вузькому значенні, щодо функціонування лише ділових непублікованих докуме­нтів. У 1960-ті роки, через бурхливий розвиток інформатики виникли та почали вживатися як синоніми терміни "інформа­ційний потік", "документальний потік", "документально-інформаційний потік". У 1990-ті роки розвиток документознавства як міждисциплінарної узагальнюючої науки та роз­ширення значення поняття "документ" привели до введення у науковий обіг терміна "документний потік" у широкому його значенні.

Термін “документний” та “документальний”мають різнезмістове навантаження. За Ю.М.Столяровим,документний –тобто “складається з документів”, або має безпосереднє відношення до документа як до фізичного об’єкта, а “документальний” означає “підтверджений документом, достовірний”. Але й нині в багатьох спеціальних виданнях як синоніми вживають прикметники "документний" та "документальний”. Наприклад, “Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям” (1995 р.) визначає термін“первинний документальний потік” як організовану чисельність первинних документів, що функціонують (створюються, розповсюджуються та використовуються) у соціальному середовищі. Таке визначення потоку змістовно відповідає терміну “документний", саме його необхідно використовувати відносно багатьох явищ і процесів, опосередкованих документом, - фондів, масивів, комунікацій та ін.

Функціонування ДК у суспільстві потребує створення спеціалізованих документних систем (ДС), що забезпечують цикл життєдіяльності документів, тобто їх виробництво, транспортування, збирання, зберігання та використання. Перший досвід кваліфікації цих систем належить Ю.М.Столярову, який поділяє їх на генералізаційні (де створюють та виробляють документи – авторські колективи, наукові, навчальні заклади, видавництва, редакції засобів масової інформації, типографії, теле- та радіокомпанії, студії звукозапису, фото та кіностудії, відеопідприємства, виробники продуктів на оптичних дисках та ін.), транзитні (транспортують та розповсюджують документи – передплатні та посередницькі агентства, центри електронної доставки документів, документоторговельні установи, поштові відділення, кур’єрські служби, провайдери комп’ютерних мереж та ін.), термінальні (одержують обробляють, зберігають та організують використання документів – архіви, бібліотеки, органи НТІ, інформаційні фірми, музеї, аудіо та відеотеки, власники комп’ютерних серверів та ін.).

Проходячи через названі документні системи, ДП ство­рює там постійні або тимчасові сукупності документів. Тим­часові слабоструктуровані сукупності документів, що підля­гають подальшому трансформуванню (відбиранню, перероз­поділу, та транспортуванню) - це документні масиви (ДМ). Стаціонарні систематизовані, споряджені довідково-пошуковим апаратом сукупності документів, що комплекту­ються відповідно до завдань документної системи по обслу­говуванню користувачів документованою інформацією - це документні фонди (ДФ). Тобто документні масиви створю­ються, як правило, в генералізаційних та транзитних ДС, а документні фонди – в термінальних ДС.

Донедавна поняття "потік" та "масив" документів ви­вчалися головним чином у контексті інформатики та бібліо­графознавства. Потік визначався як найрухоміша частина ма­сиву документів або як активна частина інформаційних ре­сурсів суспільства. Потік та масив відрізняли переважно за формою їх існування: потоку притаманна динаміка, масиву - відносна статика. Поняття "масив" та "фонд" документів ви­користовувалися як синоніми. Документознавчий підхід по­требує детальнішого визначення цих понять, їх змістовного розмежування, встановлення співвідношення між ними.

Фонд - це фундаментальніше утворення, ніж масив. Те­рмінологічне поняття "фонд" походить від латинського "fоnd”, що означає "основа", "фундамент". Масив - це більш мобільний комплекс документів, призначений для подальшо­го перетворення. Фонд - це освоєний масив документів. Його освоєння відбувається за допомогою систематизації, предметизації, анотування, реферування, упорядкування за змістов­ними або формальними видами розстановок та ін. Важливою ознакою фонду є його відбиття у довідково-пошуковому апа­раті.

Документні потоки, масиви та фонди утворюють доку­ментні ресурси (ДР) - сукупність документів, підготовлених для ефективного їх використання членами суспільства. ДР забезпечують збір, обробку, зберігання, пошук та використання документованої інформації, тому є найважливішим ви­дом ресурсів поряд із матеріальними та енергетичними. ДР поповнюються зовнішнім документним потоком, що виникає завдяки створенню та розповсюджуванню документів. Крім зовнішнього існують внутрішні ДІЇ, що циркулюють у документних масивах та фондах внаслідок їх організації та корис­тування ними. Особливості функціонування внутрішніх ДП вивчаються в межах документного фондознавства.

На функціонування документних ресурсів країни впли­ває багато факторів, головним з яких є інформативна політика держави. Вона відображається у законах та підзаконних ак­тах, що регламентують розвиток та використання документно-комунікаційних систем країни, і спрямована на створення умов для ефективного і якісного забезпечення інформаційних потреб членів суспільства, перш за все - на документне забез­печення вирішення стратегічних завдань соціального та еко­номічного розвитку держави.

За роки незалежності України прийнято близько 20 за­конодавчих актів щодо вдосконалення процесів формування національних документних ресурсів. Найважливішими з них є закони України "Про інформацію" (1992 р.), "Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні" (1992 р.), "Про науково-технічну інформацію" (1993 р.), "Про державну тає­мницю" 1994 р.), "Про захист інформації в автоматизованих системах" (1994 р.), "Про національний архівний фонд і архі­вні установи" (1994 р.), "Про бібліотеки і бібліотечну справу" (1995 р.), "Про видавничу справу" (1997 р.), "Про Завдання Національної програми інформатизації до 2000 р." (1998 р.), "Про обов'язковий примірник документів" (1999 р.) та ін.

Крім загальнодержавних актів прямої дії на функціону­вання документно-комунікаційних систем впливають багато законодавчих актів опосередкованої дії, а також не лише вну­трішні, але й зовнішні економічні та соціально-політичні змі­ни, перш за все - світові тенденції створення глобальних комп'ютерних мереж і технологічні досягнення в галузі нові­тніх інформаційних технологій.

На порозі XXI століття визначним фактором розвитку ноосфери стає інформація, тому в наш час найважливішим завданням є створення інформаційної інфраструктури суспі­льства, тобто мережі взаємопов'язаних документно-комунікаційних установ та каналів зв'язку між ними. Органі­заційна інфраструктура документної комунікації має вироб­ничі та невиробничі компоненти. До виробничих компонентів належать видавнича, поліграфічна, документоторговельна справи, засоби зв'язку (традиційна та електронна пошта, те­лекомунікації, спеціальні мережі передачі даних типу Теле-текс, Відеотекс та ін.). Невиробничі компоненти інфраструк­тури - це система підготовки кадрів для організації створен­ня, розповсюджування та користування документними ресур­сами, система адміністративного керівництва документними комунікаціями, система наукового та технологічного забезпе­чення документних комунікацій (алгоритми та програми фу­нкціонування технічних засобів), сукупність систем збору, зберігання, обробки, пошуку та надання користувачам доку­ментованої інформації.

Відсутність або недостатній розвиток будь-якої складо­вої інфраструктури документних комунікацій знижує ефекти­вність функціонування ДП та М та темпи доведення інфор­мації до користувачів, сповільнює розвиток науки, економіки, виробництва, управлінської сфери. Створення в країні опти­мальної інфраструктури документної комунікації передбачає врахування перспектив розвитку можливостей технічних за­собів передачі, обробки, пошуку, збереження та тиражування документованої інформації. Нині необхідно розширювати за­соби обчислювальної техніки та електрозв'язку для передачі даних і теледоступу до віддалених документних ресурсів, створювати повнотекстові бази даних та центри автоматизо­ваного інформаційного пошуку, впроваджувати нову техніку виготовлення та доставки копій документів користувачам.