Особенности труда руководителя( далее Р)

Потребность в осуществлении различных функций уп­равления предполагает наличие управленческого труда. Его можно определить как совокупность различного рода опера­ций (аналитических, логических, распорядительных и вспо­могательных), которые выполняются с целью принятия уп­равленческих решений.

Управленческому труду присущ аналитический, творче­ский характер, в результате его не создаются новые продук­ты или услуги. Однако наличие управленческого труда является непременным условием производства. Главная особен­ность управленческого труда состоит в том, что его резуль­таты не всегда поддаются колич и качествоценке, а следовательно, и нормированию. В качестве при­чин этого можно выделить следующие:

• решения, принимаемые Р, сказываются на эффективности использования всех видов ресурсов торго­вой организации. Однако результаты деятельности зависят от множества факторов как внутренней, так и внешней среды, в том числе и конъюнктуры рынка. Оце­нить, как повлияло то или иное решение на конечный ре­зультат работы торговой организации, достаточно сложно, а иногда и невозможно;

• многие управленческие решения предполагают различ­ные сроки их реализации. В течение этих сроков также мо­гут происходить изменения во внутренней и внешней среде организации. В результате оценить эффективность принято­го ранее решения трудно;

• сложность оценки эффективности конкретного реше­ния объясняется и тем, что реализация данного решения мо­жет быть сопряжена с реализацией ряда других решений;

• управленческий труд не ограничивается какими-то временными рамками. Даже в нерабочее время и не на рабо­чем месте многие руководители продолжают думать о рабо­те, рассматривать варианты решений.

Эффективность управления предполагает определенные требования к руководителю. В первую очередь, это высокий профессионализм, широкая эрудиция, общая культура, уме­ние работать с людьми. По мнению А. Файоля, качества ру­ководителя должны включать:

• физические: здоровье, внешний вид;

• умственные: здравый смысл, способность понимать и усваивать, а также мыслить и приспосабливаться;

• моральные: собственное достоинство, инициативность, готовность принимать на себя ответственность;

• образовательные: общее знакомство с вопросами, не­посредственно не относящимися к выполняемой функции;

• техническую эрудицию, которая зависит от специфики выполняемых функций;

• опыт, приобретаемый в процессе трудовой деятельности.

Подавляющее большинство руководителей сталкивается с проблемой дефицита рабочего времени. Многие раньше всех приходят на работу и позже всех уходят, не используют очередные отпуска, и это следует рассматривать как отрица­тельный момент. Сокращая время отдыха, руководитель не всегда успевает восстановить свои силы для следующего ра­бочего дня. Мало времени у него остается для повышения профессионального уровня. Конечно, существует множество причин объективного характера, однако многое зависит и от самого руководителя. Решить эту проблему поможет рацио­нальное планирование рабочего дня руководителя. Приве­дем некоторые советы по организации труда руководите­лей, в основе которых лежат рекомендации известного аме­риканского специалиста Алена Лейкена:

• экономить собственное время и время сотрудников и партнеров;

• ежедневно планировать работу в следующей последова­тельности: важнейшие дела в порядке их важности; срочные дела в порядке их срочности и текущие — несрочные дела в порядке их важности;

• в первую очередь следует решать важнейшие и срочные дела. Необходимо помнить, что в соответствии с известным принципом Парето 20 % времени, затраченного на решение немногих жизненно важных проблем, дает около 80 % ко­нечного результата, и 80 % времени, затраченного на реше­ние многочисленных второстепенных проблем, дает лишь 20 % конечного результата;

• не следует избегать текущих дел, ибо малозначимые и несрочные вопросы могут накапливаться и неожиданно пе­реходить в разряд самых важных и срочных. Необходимо ежедневно уделять какое-то время для решения данных во­просов;

• нельзя распыляться, следует заниматься только одним делом. Не стоит решать несколько вопросов одновременно;

• как можно больше дел необходимо передавать подчи­ненным, т.е. в полной мере реализовывать принцип делеги­рования полномочий. Выбор исполнителей при этом должен быть тщательно продуманным;

• достаточно внимания уделять контролю за работой под­чиненных, сочетая при этом два известных подхода: конт­роль процесса и контроль результата;

• нельзя накапливать бумаги на рабочем столе, следует избавляться от ненужной информации. Практика показыва­ет, что в отношении большинства поступающей корреспон­денции решение можно принять сразу, не откладывая;

• рационализировать процесс ознакомления с поступаю­щей корреспонденцией. Для этого первый просмотр поступа­ющей корреспонденции можно поручить секретарю или ре­ференту, чтобы он сделал разметку документов;

• для решения мелких вопросов можно использовать вре­мя пребывания в очередях, ожидания в приемной вышестоя­щего руководителя;

• не следует надеяться на память, всю информацию и не­ожиданно возникшие идеи необходимо записывать.

Многие руководители испытывают дефицит времени по той причине, что пытаются все проблемы решить сами. Меж­ду тем правильное делегирование полномочий — основа на­учной организации труда менеджера. Делегирование полно­мочий предполагает:

· вместе с ответственностью за поручаемый участок рабо­ты подчиненный должен получить и определенные полномо­чия, т.е. право принимать решения;

• в пределах его компетенции подчиненному должна быть предоставлена определенная свобода;

• выбор исполнителя должен быть продуман. Не всегда следует поручать реализовать какую-то идею тому, кто ее предложил, ибо одно дело что-то предложить и совершенно другое — реализовать это на практике. Для этого могут по­требоваться определенные качества, опыт, интуиция, твор­ческие способности и т.д.;

• за подчиненным должно быть признано право на ошиб­ку, в противном случае его инициатива будет скована.

31. Организация и планирование рабочего дня руководителя

Родоначальник научного подхода к организации труда Фредерик Уинслоу Тейлор, решавший данную проблему через нормирование труда, в частности, нормирование времени, отводимого на каждую операцию. Последствия нерационального и неэффективного использования времени: Хроническое переутомление и Синдром «выгорания».

Симптомы того, что день распланирован неверно:

- отсутствие чёткого расписания работы на текущий день

· - секретарь не в курсе дел своего руководителя

· - несвоевременность ответа на деловые письма

· - продолжение работы над деловыми бумагами дома, по вечерам

· - непрерывные помехи в работе, вызванные частыми телефонными звонками и наплывом посетителей

· - постоянное выполнение работы за своих подчинённых

· - большой поток рутинных дел

· - частая спешка при выполнении заданий со стороны вышестоящего руководства

!!!Помочь правильно организовать работу руководителя позволяет фотография рабочей недели.

Данная методика представляет собой следующее:

• Ведется ежедневный учет (запись) всех дел за неделю

• обработка собранных сведений

• анализ всех видов деятельности

Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать сильные стороны и слабые стороны.

Основы планирования времени.

· разделение деятельности на направления и постановка целей по каждому из них.

· правильное формулирование целей.

· Наиболее часто совершаемые ошибки при постановке целей – это отсутствие в формулировке временных рамок и критериев успешности выполнения.

· Еще одним важным критерием является выполнимость целей.

Планирование мероприятий.

При планировании следует придерживаться некоторых основных правил:

§ 1. При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными. Т. е. 60% - запланированное время, 20% - непредвиденное время, 20% - спонтанное время.