Практическая работа № 16. Знакомство с Microsoft Project

 

Деятельность любой организации состоит из выполнения операций и проектов. Отличие проектов заключается в том, что операции идут постоянно и повторяются, тогда как проекты временны и уникальны. Каждый проект имеет определенные даты начала и окончания.

Проект - любая деятельность, направленная на достижение целей, включающая выполнение определенного комплекса задач, управляемых людьми посредством таких факторов, как время, стоимость, ресурсы и качество.

В работе менеджера важнейшую роль играет научный подход к управлению проектом. Основные принципы управления давно разработаны и проверены на практике. Для облегчения процесса управления создается и модернизируется множество информационных систем управления – программных продуктов, которые автоматизируют этот процесс.

Управление проектом - это управление деятельностью по проекту, осуществляемое посредством контроля выполнения работ, координации действий специалистов и организаций, участвующих в проекте. Программа Microsoft Project - одна из самых распространенных и удобных систем управления проектами.

Основные термины

Управление проектом - система организации, планирования, отслеживания состояния работ и определения, выполняются ли они в соответствии с планом. Если выполнение отстает от плана, то следует либо изменить план, либо принять меры для ликвидации задержки.

Цель проекта – четко сформулированный результат, выход, продукция, определяемая в терминах затрат, качества и времени реализации. Цель должна быть ясной и реальной.

Организация проекта – определение и структурирование комплекса взаимосвязанных задач и ресурсов, обеспечивающих выполнение проекта.

Задачи (работы ) проекта (Tasks) – действия, осуществляемые в рамках проекта для достижения определенного результата. Характеризуются определенной длительностью, датами начала и окончания. Задачи можно сгруппировать, создавая структуру проекта. При описании и создании проекта можно использовать термин задача или работа. В данном пособии используем термин работа.

План (Schedule) – Список работ и времени, необходимых для их выполнения, или график работ.

Ресурсы (Resources) - исполнители, оборудование, материалы, которые необходимы для выполнения работ.

Длительность выполнения работы (Duration) – общий интервал активного рабочего времени, необходимого для выполнения работы.

Затраты (Cost) – финансовые средства, запланированные на работу, ресурс или весь проект, необходимые для его реализации.

Базовый календарь - совокупность рабочих и нерабочих интервалов времени в течение выполнения проекта.

Программавключаеттри приложения: настольные Microsoft Project Standard, Microsoft Project Professional и, если планируется работа над проектом в группе, сервер Microsoft Project Server.

Мы рассматриваемосновные приемы по управлению проектами в настольной версии Microsoft Project Standard.

Программа создает файл с расширением mpp – Project. mpp.

Microsoft Project способен сохранять огромное количество информации - большее, чем можно отобразить на экране. Разработаны различные виды представления информации. Информация в программе может быть представлена в различных режимах. По умолчанию при первом запуске Microsoft Project устанавливается режим диаграммы Гантта (Gantt Chart).

Диаграмма Гантта

Режим диаграммы Гантта используется для составления и отображения списка и графика работ. Окно проекта делится на две панели: левая отображает информацию в виде таблицы, в которую вводятся даты начала и конца работы, длительность. Правая панель представлена в виде горизонтальных полосок-диаграмм на временной шкале. В заголовке панели диаграммы, по умолчанию, указываются даты начала каждой недели, начиная с текущей: М (Monday) - понедельник; Т (Tuesday) -вторник; W (Wednesday) - среда; Т (Thursday) - четверг; F (Friday) - пятница; S (Saturday) - суббота; S (Sunday) - воскресенье.

Представление информации

Другое представление можно вызвать из меню Вид. В основном, в других режимах, как и в представлении диаграммы Гантта, в левой части окна – таблица для ввода соответствующих данных, справа графическое отображение этих данных. В режиме Сетевой график проект представляется в виде блок-схемы с взаимосвязями работ. В режиме Календарь все работы введены в дни календаря.

Виды представлений:

Calendar Календарь - представление в виде календарного плана;

Gantt Chart Диаграмма Ганта —представление в виде диаграммы Гантта;

Network Diagram Сетевой график - представление в виде сетевого графика;

Task Usage Использование работ - таблица работ;

Tracking Gantt Диаграмма Ганта с отслеживанием - представление в виде диаграммы Гантта с отслеживанием проекта;

Resource Graph График ресурсов - таблица с данными о распределении работ и стоимости ресурсов;

Resource Sheet Таблица ресурсов - таблица с данными ресурсов;

Resource Usage Использование ресурсов – таблица, в которой ресурсы сгруппированы с работами, которые они выполняют

More Views Другие режимы - вызывает диалоговое окно Другие представления;