Создание проекта и Ввод данных

1. Создание файла проекта. Используем команду меню Файл → Создать или кнопку  на панели инструментов.

Сохраните проект. Файл → Сохранить как Дайте имя Catalog. mpp.

2. Создание календаря проекта. Сделаем настройку календаря и укажем программе праздничные дни или выходные как рабочие, чтобы график выполнения работ автоматически создавался с учетом таких дней.

· Откройте окно Сервис → Параметры. Перейдите на вкладку Календарь.

· Рабочая неделя должна начинаться с понедельника. В открывающемся списке Начало недели - Понедельник.

· Финансовый год должен начинаться с января. В открывающемся списке Начало финансового года установить Январь.

· Рабочий день должен начинаться в 9:00 и заканчиваться в 18:00. В поле списка Начало рабочего времени введите 9:00. В поле списка Конец рабочего времени введите 18:00. ОК.

· Выберите в меню Сервис - Изменить рабочее время. На экране появится диалог Изменить рабочее время.

· Нажмите кнопку Новый в диалоге Изменить рабочее время. На экране появится диалог Создать новый базовый календарь.

· Установите переключатель Создать новый базовый календарь. В поле ввода Имя появится название нового календаря. Введите  Мой Календарь. ОК.

В новом календаре отметим праздничный день 8 марта 2012 года как нерабочий.

· Установите на календаре месяц март2012 года, выделите дату 8 марта,

· Укажите, что это праздничный день.

3. Подключение календаря. Подключим календарьк нашему проекту, чтобы Microsoft Project составлял график работ, основываясь на нем.

· Выберите команду меню Проект - Сведения о проекте.

· Введите дату начала проекта 3 марта 2012г.

· В открывающемся списке Календарь выберите созданный нами Мой календарь. ОК.

Созданный календарь будет подключен к проекту.

4. Подстройка диаграммы Гантта. Щелкните правой кнопкой мыши на панели диаграммы – справа от таблицы. Выберите команду контекстного меню Шкала времени. В окне откройте вкладку Нерабочее время.

· В открывающемся списке Календарь выберите Мой Календарь. ОК.

Задание 2

В календаре проекта дополнительно установите 3 и 4 марта 2012 года (суббота и воскресенье) как рабочие дни.

 

Сохраните проект.

Ввод работ

Начнем ввод информации проекта. В таблицу диаграммы Гантта введем работы проекта в соответствии с данными Таблицы проекта.

· Выделите первую строку полятаблицы Название работы диаграммы Гантта. Введите с клавиатуры название первой работы - Разработка содержания.

· В поле Длительность введите продолжительность работы 6 дней, используя кнопку счетчика.

· В поле - Начало введите дату начала 03.03.12 указанного нами вида работ. Дата окончания работы установится.

· Введите во вторую строку работу - Разработка эскизов иллюстраций и фото.

· Длительность работы введите с помощью мыши. Установите указатель мыши на правом крае нижней полоски-работы на панели диаграммы. Нажмите и удерживайте левую кнопку, появится окно работы, двигая мышь, выберите длительность 3 дня и отпустите кнопку. Установится Длительность и дата окончания работы в поле Окончание.

Контрольная точка - это работа нулевой длительности. Отражает промежуточные итоги проекта, если задач несколько. Создадим на диаграмме контрольную точку Начало работ.

· С помощью команды меню Вставка - Новая задача вставьте пустую первую строку и введите: Начало работ.

· В поле Длительность установите продолжительность работы 0d, появится контрольная точка в виде черного ромбика с датой начала работ 3.03.12.

Задание 3

 Самостоятельно введите в таблицу остальные виды работ и их длительности, используя данные Таблицы проекта.

 Создайте контрольную точку Конец работ.

 Сохраните проект.

Создание графика работ

Следующий шаг подготовки проекта после ввода названий работ - создание графика работ. В Microsoft Project создание графика работ сводится к установке связей между работами. Существует четыре типа возможных связей:

1. Завершение к началу - последующая работа начинается после окончания предыдущей);

2. Начало к началу - работы начинаются одновременно;

3. Завершение к завершению - работы заканчиваются одновременно;

4. Начало к завершению - одна работа не может закончиться до тех пор, пока другая не начнется.

Установим связи между работами. Работа Сбор материала и написание текста начинается после окончания работы Разработка содержания. Необходима связь Завершение к началу.

· Выделите через клавишу [Ctrl] работы Разработка содержания и Сбор материала и написание текста.

· Нажмите кнопку установки связи на панели инструментов. По умолчанию Microsoft Project устанавливает тип связи Завершение к началу. Это и надо. Связь отобразится на диаграмме в виде стрелки.

Аналогично создать связь между видами работ Разработка содержания и Разработка эскиза иллюстраций и фото. Эти виды работ должны заканчиваться одновременно. Чтобы изменить связь, дважды щелкните мышью на стрелке, обозначающей связь на диаграмме. На экране появится диалог Зависимость работ.

В поле открывающегося списка Тип - выберите - Завершение к завершению. ОК. Связь можно удалить нажатием кнопки Delete.

Рассмотрим еще один способ создания множественных связей. Некоторые виды работ должны выполняться с задержкой или опережением по отношению к предшествующим. Установим связь между работами Создание иллюстраций и фото и Сбор материала и написание текста. Причем, Создание иллюстрации и фото может начинаться не после Сбор материала и написание текста, а с некоторым опережением (отрицательной задержкой), когда материалы подготовлены только на 70%. Установим эту связь.

· Дважды щелкните мышью на названии работы Создание иллюстраций и фото. На экране появится диалог Сведения о задаче, перейдите на вкладку Предшествующие.

· Щелкните мышью на пустом поле Название задачи таблицы окна и в списке выберите работу Сбор материала и написание текста. В поле Тип установите тип связи Окончание-Начало,

· В поле Запаздывание введите с клавиатуры -30%. Знак «минус» здесь означает, чторабота начинается с 30% опережением, т.е. когда предыдущая работа - Сбор материала и написание текста. - будет выполнена на 70%.

· Верстка может быть выполнена только после того, как закончено Литературное редактирование и Создание иллюстраций и фото. Эта связь множественная. Установите ее с помощью окна Сведения о задаче. Тип связи - Окончание-Начало.

Задание 4

Самостоятельно установите связи между остальными работами.

Работа Литературное редактирование начинается после окончания Сбор материала и написание текста. Связь типа Завершение к началу.

Установите связь между Разработкой макета обложки и Версткой таким образом, чтобы эти виды работ заканчивались одновременно.

Корректура должна начинаться после окончания Верстки и Разработки макета обложки.

Цветоделение должно быть выполнено после того, как закончится Корректура.

Сдача в типографию - следует за Цветоделением.

В заключение установите связи первой и последней работы с контрольными точками Началоработ и Завершение проекта. Сохраните проект.

Оформление графика работ и просмотр критического пути

Все работы можно разделить на две группы. К первой группе относятся такие виды работ, задержка выполнения которых не оказывает серьезного влияния на дату окончания проекта. Вторая группа - критические работы включает работы, задержка выполнения которых может повлиять на дату окончания проекта. Вводится понятие критического времени проекта – это минимальное время, в течение которого может быть выполнен весь комплекс работ.

Критический путь - это путь, продолжительность которого равна критическому времени.

Microsoft Project определяет критический путь на основании установленных связей и длительностей работ. Просмотрев его, вы можете внести необходимые коррективы в проект: изменить продолжительность отдельных видов работ, их связи и т. д. Критический путь можно построить с помощью автоматического форматирования, выполняемого Мастером диаграммы Гантта, который запускается нажатием кнопки  на панели инструментов.

Чтобы лучше изучить возможности программы, отформатируем наш проект и определим критический путь вручную.

1. Форматирование таблицы. Отформатируем контрольные точки и виды работ, образующих критический путь.

· Контрольные точки. Используя команду Формат - Шрифт, отформатируйте Начало работ и Завершение проекта бирюзовым цветом, жирно.

· Выберите команду меню Формат - Стили текста. В открывающемся списке Изменяемый элемент выберите Критические задачи. Установите параметры: размер 10, Цвет – Красный, Курсив. ОК

2. Отформатируем критический путь на диаграмме.

· Выберите команду меню Формат - Стили отрезков. Можно дважды щелкнуть мышью на свободном поле диаграммы, на экране появится окно Стили отрезков.

· В поле Название, вставьте пустую строку: выделите строку, Добавить строку и введите с клавиатуры Критический путь.

· Внизу, в группе элементов управления Середина выберите красный цвет. Вполе Вид установится красный цвет.

· В первой строке поля Отображать для следующих задач используя кнопку списка, выберите Критические, ОК.

· Во второй строке Задача, Некритические, синий цвет полосок.

· Для Веха в левой нижней части Текст выберите бирюзовый цвет. Он установится в поле Вид.

· Если не стоят даты, внизу на вкладке Текст введите Слева – Начало, Справа -Конец