Отслеживание выполнения работ

Для эффективного и целенаправленного управления проектом необходимо контролировать показатели и сравнивать их с плановыми показателями, сохраненными в базовом плане. Рассмотрим различные способы отслеживания хода реализации проекта в программе Microsoft Project.

Итак, наш проект начат по плану - 3 марта 2012 года. Пусть на рассматриваемый момент сделано следующее:

Выполнены работы первого этапа Разработка каталога - Разработка содержания и Разработка эскиза иллюстраций и фото.

Для второго этапа Подготовка материалов выполнена работа Сбор материала и написание текста на 50%.

Отметим выполненные работы, отслеживая ход проекта.

1. Сделаем отметку о прохождении контрольной точки Начало работ.

Для ввода информации о ходе выполнения работ удобно пользоваться специальной панелью инструментов Отслеживание. Команда меню Вид → Панели инструментов → Отслеживание.

· В режиме диаграммы Гантта выделите контрольную точку Начало работ и щелкните 100% на панели инструментов.

· В поле таблицы диаграммы Гантта слева от названия контрольной точки Начало работ появится отметка о ее прохождении.

2. Отметку о выполнении работы Разработка содержания сделаем по-другому.

· В режиме диаграммы Гантта выберите команду меню Сервис → Отслеживание → Обновить задачу.

· В окне Обновление задач в группе полей Текущие указаны соответствующие плановые сроки начала и окончанияработы.

· В группеполей Фактические в списке Начало на календаре укажите 3 марта 2012 года. В поле % выполнения укажите 100%. или в списке Окончание укажите дату окончания - 6 марта 2012 года, ОК.

На диаграмме, внутри горизонтальных полосок появятся - черные полосы, отображающие процент выполнения этих работ - 100%. Красный цвет, изменился на синий, так как выполненная работа перестала быть критической.

3. Аналогично отметьте выполнение работы Разработка эскизов иллюстраций и фото.

4. Отметим работу Сбор материала и написание текста, как выполненную на 50%. Используем окно Сведение о задаче.

· Выделите в таблице работу Сбор материала и написание текста. Двойным щелчком откроется окно Сведение о задаче.

· Щелкните вкладку Общие, В поле со счетчиком Процент выполнения установите 50%, ОК.

Черная полоса на прямоугольнике-работе Сбор материала и написание текста отобразит процент выполнения этой работы.

Задание 1.

Используя указанные способы, отметьте выполнение остальных работ:

Оставшиеся 50% работы Сбор материала и написание текста выполнены в срок.

Работа Создание иллюстраций и фото выполнена на 100% и раньше срока -23 марта.

Работа Литературное редактирование закончена на 100% на один день раньше запланированного срока.

Сохраните проект.

Сравнение сроков с базовым планом

При управлении проектом необходимо постоянно владеть информацией о том, выполняются ли работы в соответствии с графиком, и если нет, то как велики отклонения. Анализируя такие данные, можно своевременно принимать необходимые меры для окончания проекта в срок.

1. Просмотрим эту информацию в нашем проекте.

· Установите представление Отслеживание на диаграмме Гантта на панели режимов Вид → Диаграмма Гантта с отслеживанием.

· На этой диаграмме серыми полосами показан базовый план, а синими - фактическое выполнение. Справа указан процент выполнения - 100%. Невыполненные критические работы отображаются красным цветом, указан процент выполнения - 0%.

2. На отслеживающей диаграмме Ганттаможно графически отобразить ход выполнения работ для любой даты на временной шкале.

· Нажмите кнопку  на панели инструментов Отслеживание.

· Переместите указатель мыши на диаграмму. На экране появится информационное окно Индикатор выполнения, в котором при движении мыши будет изменяться дата, для которой должен быть построен график выполнения.

· Выберите интересующую вас дату, например, 3 апреля 2012 года, и щелкните левой кнопкой мыши на диаграмме. В указанной точке отобразится график выполнения проекта.

3. Существует таблица отклонений, в которой отражены фактические и плановые числовые показатели. Ее вызывает команда меню Вид → Таблица → Отклонения.

 

 

В этой таблице указаны фактические даты начала и окончания каждого вида работ, соответствующие даты по базовому плану, разница между фактическими и плановыми датами. Отклонение может быть положительным - работа начата или закончена позднее плана и отрицательным – работа начата или закончена раньше плана.

4. Пусть возникла срочная необходимость ускорить выполнение еще на один день. Для этого надо сократить длительность этапа Подготовка к печати.

Сократим длительность критической работыВерстка. Назначим сверхурочные ресурсу этой работы - верстальщику. Назначим сверхурочные в объеме 8 часов.

· Вернитесь в вид Вид → Таблица → Ввод.

· Выделите работу Верстка на отслеживающей диаграмме Гантта. Активизируйте. Установите Фиксированная длительность.

· Выберите команду меню Окно → Разделить. Рабочее окно разделится на два окна: в верхнем окне - отслеживающая диаграмма Гантта, а в нижнем – форма задач. Щелкните на форме задач, чтобы сделать его текущим.

· Выберите команду меню Формат → Подробности → Трудозатраты.

· Внизу на бланке в поле Название ресурса выберите Верстальщик, в поле Сверхурочные работы установите количество часов сверхурочной работы - 8 часов, выберите команду меню Окно - Снять разделение.

Однако, возникла новая трудность. Работы Верстка и Разработка макета обложки заканчиваются одновременно – связь Окончание-Окончание.

Задание 2. Откройте представление График ресурсов.

Проверьте загрузку Дизайнера – фотографа. Сократите длительность работы Разработка макета обложки до 4 дней.