Работа с бланками, шаблонами и макросами

С помощью текстового процессора MS Word можно создавать любые типы бланков: докладные, заявления, записки, справки и др.

Шаблон – совокупность параметров документа, предназначенная для многократного использования. В состав шаблона входят: образцы и стили текста; форматы страницы (поля, отступы, колонтитулы и т.д.), графические объекты, элементы автотекста, макросы, панели инструментов и сочетания клавиш.

По умолчанию MS Word использует шаблон Обычный (Normal.dot), который содержит стандартные параметры форматирования для всех новых документов. При создании документа можно самим выбрать шаблон для него. В MS Word входят шаблоны отчетов, писем, факсов, записок, web-страниц и других документов.

1. Создание нового документа на основе готового шаблона:

Файл ® Создать ® в Области задач выбрать Общие шаблоны ® вкл. Общие ® открыть нужный шаблон.

2. Замена шаблона:

а) Сервис ® Шаблоны и надстройки ® кн.Присоединить ® в папке Шаблоны задать имя шаблона ® кн.Открыть ® Автоматически обновлять стили ® ОК

б) Файл ® Создать ® в Области задач выбрать Общие шаблоны ® в поле Создать выбрать Шаблон ® открыть нужный шаблон® на полях, отмеченных [ ], щелкать правой кнопкой мыши, выбрать команду Изменить поле, и вводить нужный текст в окне Сообщение.

3. Копирование элементов одного шаблона в другой:

Сервис ® Шаблоны и надстройки ® кн.Организатор ® перейти на нужную вкладку (Стили, Автотекст, Макросы или др.) ® по умолчанию в окне появляется активный документ и шаблон Normal.dot; если нужны другие шаблоны нажать кн.Закрыть файл ® в окне Открытие документа выбрать документ, в который копируем нужный элемент ® выбрать нужные элементы из списка ® кн. Копировать ® Закрыть.

4. Создание собственного шаблона:

создается документ на основе шаблона Normal.dot, в него вносятся все необходимые элементы шаблона и сохраняется в виде нового шаблона ® Файл ® Сохранить как ® в окне Сохранение документа в списке Тип файла выбрать Шаблон документа® ввести имя документа ® Сохранить.

Задание 1. Создание бланков.

1. Создать документ «Справка» по образцу. Границы таблиц документа сделать невидимыми.

Наименование предприятия Адрес предприятия Тел. Факс.

Место представления справки

 

СПРАВКА

Волконская Елена Михайловна работает экономистом отдела маркетинга

 

(наименование предприятия)

с окладом

(цифрами и прописью)

07.12.05

Директор	Личная подпись	И.О.Фамилия
Главный бухгалтер	Личная подпись	И.О.Фамилия

 

Задание 2. С использованием таблиц создать по образцу следующий бланк. В заголовке и последней строке документа линии таблицы сделать невидимыми.

Наименование предприятия СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ   00.00.2004 Москва		УТВЕРЖДАЮ Руководитель предприятия   Личная подпись                      И.О.Фамилия 00.00.2005
Наименование структурных подразделений и должностей		Штатная численность
Заместитель руководителя предприятия	Личная подпись		И.О.Фамилия

 

Задание 3. Работа с готовыми шаблонами.

1. Составить на себя резюме с использованием шаблона Стандартное резюме. Ввести в него свои данные, а также вставить фотографию или другой графический объект.

2. Составить на себя Современное резюме с использованием Мастера шаблонов.

3. С использованием Мастера записок создать Современную (Стандартную или Изысканную) записку.

4. С использованием Стандартного факса создать документ следующего содержания: в поле Организация ввести название Магазин «Книги», а слева от него обратный адрес организации; ввести данные в поля Кому, От, Факс, Телефон, Копия; в разделе Примечание ввести текст «К Вам поступили новые книги в количестве 1500 штук». Сохранить созданный документ в виде нового шаблона «Мой факс».

5. На основе Изысканного факса создать новый пользовательский шаблон для титульной страницы факса. Для этого

- в поле Название организации ввести ООО «ВЕКТОР»;

- ввести адрес и реквизиты;

- вместо слов «Факсимильное сообщение» вставить «Титульный лист факса»;

- ниже поля Телефон отправителя щелкнуть правой кнопкой мыши на словах [введите сюда номер телефона], выбрать команду Изменить поле, и в окне Сообщение ввести [введите сюда Ваш исходящий номер];

- вместо слов Добавочный телефон ввести В ответ на; в поле ниже ввести [введите сюда исходящий номер отправителя];

- удалить строку с пометками «срочно», «секретно» и т.д.;

- в поле Примечание удалить текст и ввести несколько пустых строк для размещения здесь конкретной информации;

- выделить эти строки и задать им шрифт Arial, полужирный, размер 12 пт;

- задать следующие параметры страницы: Верхнее – 2; Нижнее – 2; Левое – 3; Правое – 2 см;

- сохранить шаблон под именем «Мой шаблон».

Задание 4. Создание шаблонов.

1. Создать шаблон бланка «Штатное расписание» по образцу:

 

[Наименование предприятия]   ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ 00.00.05 Москва   на _________________год

УТВЕРЖДАЮ Штат в количестве ______________________ Единиц с месячным окладом зарплаты ________________________________рублей   Руководитель предприятия [Подпись]                         И.О.Фамилия 00.00.05 М.П.

 

Наименование должности	Количество штатных единиц	Должностные оклады	Надбавки		Месячный фонд зарплаты	Примечание
			персональные	прочие

Заместитель руководителя

предприятия                                                                                                    И.О.Фамилия

Главный бухгалтер                                                                                          И.О.Фамилия

00.00.05

2. Создание колонок, оформление колонтитулов, сносок