Інформація, її види і роль в менеджменті

 

Взаємозв’язок між суб’єктом управління і об’єктом управління — здійснюється через інформаційну систему. Сучасний менеджер, як показують дослідження, витрачає від 50 до 90 % робочого часу на обмін інформацією.

Інформація - це відомості і знання про дійсність, які відчужуються від їх носія у вигляді повідомлень і завдяки яким зменшується невизначеність.

Дані – це характеристики фактів і подій. Вони є джерелом інформації.

Для того, щоб дані перетворилися в інформацію, необхідно розуміння що вони означають. Тобто і нформація - це перетворені в певному контексті дані, що є змістовними та корисними для конкретних користувачів.

Управлінська інформація - це сукупність відомостей про процеси, що протікають усередині фірми та її оточенні, які служать основою ухвалення управлінських рішень.

Економічна інформація - це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображають суспільно-економічні явища і процеси.

Обсяги та зміст інформації, потрібної різним суб’єктам управління, залежать від:

- масштабу й важливості управлінського рішення, яке приймає той чи інший менеджер;

- кількості й характеру параметрів, які регулюються в керованій системі (об’єкті управління) та які характеризують результати роботи системи;

- кількості варіантів можливого стану й поведінки керованої системи;

- величини та різноманітності внутрішніх і зовнішніх факторов;

- кількості та якості показників.

Тож для вироблення та прийняття конкретного управлінського рішення той чи інший менеджер має бути забезпечений релевантною інформацію - об’єктивною, повною, наданою в потрібний час, для конкретної особи і під конкретну ціль. 

Тому до інформації, що використовується в управлінні системою, пред’являється ряд вимог: п овнота, д остовірність, с воєчасність, а ктуальність, д оступність, м овна ясність.

Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками (табл. 7).

Таблиця 7

Класифікаційна ознака	Вид інформації
за формою відображення	візуальна (графіки, таблиці, табло та ін.); аудіо; аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку)
за формою подання	цифрова; буквена; кодована
за характером носіїв інформації	документована; недокументована

 

 

Продовження таблиці 7.

за призначенням	планова; обліково-бухгалтерська; звітна статистична; виробничо-оперативна; розпорядча; довідкова; нормативна
за напрямом руху	вхідна; вихідна
за стабільністю	умовно-перемінна; умовно-постійна
за способом відображення	текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова); графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки)
за способом обробки	піддається механізованій обробці; не піддається механізованій обробці
за порядком виникнення	первинна (несистематизовані дані) похідна (відомості, що пройшли процес попереднього «очищення» і систематизації) кінцева (інформація дає можливість ухвалювати обґрунтовані управлінські рішення
з погляду ступеня надійності	достовірна (якщо її не можна поставити під сумнів); ймовірнісна
за періодичністю	змінна; добова; декадна; квартальна тощо

Документація в системі менеджменту

 

Поширеним носієм інформації, за допомогою якого реалізуються управлінські функції, є документ.

За державним стандартом України (ДСТУ 2732-94), документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і який має згідно з чинним законодавством юридичну силу.

Тобто, документом називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються різні господарські операції, правові відносини, дії юридичних осіб і окремих громадян.

Групи документів

1. З а формою документи бувають текстові (рукописи, бланки, журнали, книги і т. п.), графічні (креслення, схеми, графіки, карти), аудіовізуальні, фотодокументи, кінодокументи та ін.

У свою чергу, текстові документи поділяють на:

 загальні - документи, якими оформляють різні дії, відносини (накази, прохання, вимоги);

стандартні - документи, оформлення яких передбачено в певній послідовності і за суворо обов'язковими правилами (доручення, свідоцтво про народження. бланки планових докуменпв тощо);

типові – документи, для яких суворо визначені не тільки форма, а й зміст (типовий договір).

2. За строками надання: т ермінові (д окументи визначають дату виконання або дій); б езстроков і.

3. За видами інформації виділяють 7 груп документів:

1) іформаційні документи і документи колегіальних органів
управління:

а) службові листи, службові телеграми, телефонограми, до-
відки, доповідні, пояснювальні та службові записки;

б) протоколи, стенограми.

2) організаційно-розпорядчі (адміністративні або ділові) документи - застосовуються в процесі здійснення організаційно-розпорядчих функцій управління:

а) організаційні - статути, положення, інструкції, правила внутрішнього розпорядку та ін.;

б) розпорядчі - рішення, розпорядження, накази, поста-
нови, ухвали;

3) обліково-фінансові документи - оформлення відкриття розрахунків у банку, заяви, зобов'язання, відмови від акцепту, акти, трудові угоди, доручення тощо;

4) документи з особового складу кадрів - документи про прийняття на роботу, підготовку і перепідготовку персоналу у зв'язку з розвитком виробництва, заяви про прийом на роботу, характеристики, накази по особовому складу, документи-контракти;

5) документи з господарсько-договірної діяльності - договори на поставки, підряди, господарські договори в науковій діяльності, у взаємовідносинах підприємств і банку, в попередній діяльності по створенню нових форм господарювання;

6) документи з господарсько-протекційної діяльності - протоколи розбіжностей до угод, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви;

7) документи з зовнішньоекономічної діяльності - документи з організації зовнішньоекономічних зв'язків, документи щодо створення спільних зв'язків, документи по створенню спеціальних підприємств.

Документиодного виду мають загальне призначення і єдиний формуляр.

Ф ормуляр - це сукупність розміщених у певному порядку реквізитів, властивих даним видам документів.

Реквізит - складова частина (елемент) документа. У реквізиті зазначають сукупність обов'язкових в документі даних, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.

 За призначенням ділові документимають вид оригіналу, копії, дубліката, витягу.