Что нужно для контроля проекта

 

 Тема 1 Подготовка и реализация проекта

 

1. Состав участников проекта

Подготовка проекта начинается с определения состава участников работы:

1. Администрация предприятия: директор предприятия участвует в принятии главных политических решений, совет директоров участвует в привлечении нового капитала.

2. Директор по финансам, являющийся директором проекта.

3. Руководители ведущих подразделений, таких как: производственный, технологический, сбыта и маркетинга, научно-технический и проектно-конструкторский, отдел кадров, отдел акционирования, планово-экономический отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел труда и заработной платы.

4.Юрист.

5.Внешние бухгалтеры, которые подтверждают достоверность финансовых отчетов и способов подготовки переложенных финансовых данных.

6. Представители инвестиционного банка, которые прорабатывают подробную структуру инвестиций. Они играют главную роль при определении процента собственности новых инвестиций. В основном для определения доли инвестора в предприятии требуется оценка его финансово-экономического состояния и, что представляется наиболее существенным, “эффект размывания”, возникающий вследствие вливания инвестиций.

7. Другие специалисты, такие как оценщики недвижимости, специалисты по охране окружающей среды, инженеры производственного цикла, и т.д.

Перед началом подготовительного этапа директор проекта должен назначить менеджера рабочей группы, приблизительный численный состав рабочей группы, определить, будут ли в осуществлении проекта принимать участие советники, и по каким вопросам они будут консультировать, будут ли для осуществления проекта привлекаться посторонние консультанты.

На заключительной стадии подготовительного этапа желательно, чтобы каждый из специалистов рабочей группы составил перечень вопросов для сбора данных, в котором будут указаны все необходимые документы для сбора информации по каждому из разделов документа.

В 1-й день работы группы специалистов на предприятии необходимо, чтобы руководитель рабочей группы организовал встречу с главами ведущих подразделений и ведущими специалистами, которые будут принимать непосредственное участие в подготовке некоторых разделов инвестиционного меморандума и сборе информации.

На встрече определяется основная цель и в чьих интересах осуществляется данный проект, дается краткий обзор разделов документа, определяется состав информации, необходимой для его написания, и источники, из которых данную информацию можно получить. Следует определить роль подразделений в написании каждого из разделов документа и наиболее удобное для руководителей время работы с группой специалистов, исходя из планов рабочего времени руководства и сроков написания документа.

В конце 1 -го дня составляется индивидуальный график работы по подготовке требуемого документа, который передается руководителю группы специалистов. Весь процесс сбора информации занимает примерно 50 % рабочего времени проекта. Желательно всю собранную в течение дня информацию вводить в компьютер, параллельно анализировать и главы инвестиционного меморандума.

Следует быть особенно внимательным при работе с бухгалтерскими, юридическими и финансовыми документами.

Для этого составляется официальное письмо по запросу документов компании, анализ которой выполняется. Для эффективности работы с документами при уточнении и корректировке данных желательно вести банк движения документов.

В ходе практической работы следует собрать квитанции о получении и возвращении всех оригиналов документов предприятия, с которыми проводилась работа.

Для эффективности работы по сбору информации в конце каждого рабочего дня можно провести оперативное совещание всем составом группы консультантов, на котором обсудить информацию, имеющую стратегическое значение, и уточнить информацию с другими экспертами, которая пересекается в разных разделах документа.

Следует учитывать, что полноту информации, необходимую и достаточную для разработки проекта, обеспечить нельзя. Теоретическая кибернетика установила следующее принципиальное положение:

не может быть такой совокупности наблюдений, которая давала бы информацию о прошлом системы, достаточную для того, чтобы получить полную информацию в будущем"'.

Таким образом, извлечь из эмпирических данных достаточную информацию о будущих состояниях системы не только нельзя практически, но и невозможно в принципе. Поэтому задача проектного анализа сводится к сбору наиболее важных показателей о состоянии объекта и окружающей его среде.

В основу построения системы оценки проектов должны быть положены следующие принципы: I

• достоверность исходной информации, предопределяющая достоверность получаемых результатов;

• применение широко известных и международно-признанных методик расчетов, что способствует укреплению доверия к результатам работы системы со стороны пользователей и интеграции результатов расчетов в общую систему управления проектами;

• доступное и легко воспринимаемое представление исходных и выходных данных, по возможности в графическом виде.

Данные предприятия

1. Годовые финансовые отчеты за 5 лет, преложенные в соответствии с Международными бухгалтерскими стандартами (МБС), если они есть.

2 Финансовые отчеты за 2 года (последние 12 мес. и предшествующие им 12мес.).

3 Возврат налогов за 5 лет.

4 Копии любых бизнес-планов или прогнозов.

5 Список дочерних компаний или других предприятий, в которых данное предприятие имеет свою долю, включая их финансовую отчетность.

6 Свидетельство о регистрации предприятия.

7 Свидетельство о присвоении статистических кодов.

8. Устав предприятия.

9. Дипломы и свидетельства о награждении предприятия (за 5 лет). II. Другие финансовые данные

10. Список денежных счетов и значительных денежных инвестиций.

11. Описание дебиторской задолженности (в том числе просроченной).

12. Перечень номенклатуры дел (описание количества и себестоимости) и информация о политике учета товаров на складах.

13. Регистр основных средств и долгосрочных инвестиций или график амортизации.

14. Перечень статей, составляющих прочие значительные активы баланса.

15. Описание кредиторской задолженности (в том числе просроченной), включая краткосрочную.

16. Анализ возврата кредитов.

17. Список долгосрочных кредитов.

18. Список статей, составляющих прочие значительные обязательства.

19. График продаж по видам продукции за каждый период времени, за который составлялся отчет о прибыли.

20. Список счетов по крупным расходам, указанным в отчете о прибыли, в том случае, если эта информация не отражена в отчете о прибыли.

21. Копии бюджетов по продажам, капитала или текущего бюджета.

22. Расходы на зарплату служащих и руководителей.

23. Отчеты других специалистов:

а) оценка по конкретным активам;

б) отчеты других консультантов.

24. Отчет о численности рабочих кадров (за 2 года).

25. Отчет о текучести рабочих кадров (за 2 года).

Анализ использования рабочего времени.

Другие оперативные данные

26. Брошюры, прайс-листы, каталоги или другая информация по продукции.

28. Список держателей акций и партнеров, показывающий количество акций и их процент, принадлежащий каждому.

29. Организационная структура.

30. Список пяти крупнейших клиентов и поставщиков, а также полный объем продаж и покупок соответственно на каждого из них за после дни и год.

31. Детали сделок и стороны, участвующие в них.

32. План-график повышения квалификации персонала предприятия.

33. План работы профсоюзного комитета.

IV. Юридические документы

34. Копии договоров об аренде и кредитах на крупную сумму, включая векселя выданные и полученные.

35. Копии договоров с акционерами и партнерами, включая любые соглашения по опционам.

36. Протоколы заседаний совета директоров.

37. Копии контрактов с ведущими менеджерами.

38. Копии контрактов по самым крупным продажам или покупкам.

39. Подробная информация о любых судебных процессах, включая еще незавершенные процессы и вероятные.

40. Протоколы заседаний собраний акционеров, включая чрезвычайные.

V. Другая информация о предприятии _t

41. Детали сделок по акциям предприятия с начала его существования.

42. Списки следующего:

а) патенты;

б) авторские права;

в) товарные знаки;

43. Подробности любых нетипичных обязательств (таких, как гарантии и пр.) или не отраженных в балансе (например, аккредитивы).

44. Резюме и информация об образовании и опыте ведущих специалистов.