Информация необходимая для контроля проекта.

 4. Общий контроль проекта

 

 

    В любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами.

Контроль начинается с появлением в организации первых набросков идей проекта это первых ощутимых усилий, которые требуют затрат ресурсов организации (труда, времени, финансовых и материальных ресурсов) и направлены на достижение цели организации.

Средства управленческого контроля независимо от их типа позволяют управляющему проектом определить, продвигается организация к цели в соответствии с планом или нет. Контроль дает возможность управляющему проектом установить степень отклонений и выбрать корректирующее действие или альтернативный курс действий. Контроль помогает действовать в соответствии с планом. Он является органической функцией управления, координирующей работу по достижению целей проекта.

Планирование, организация и подбор кадров представляют собой этапы подготовки к исполнению решений, в то время как контроль- это этап, необходимый для создания уверенности в том, что это решение исполнено правильно.

Без контроля управление будет неполным. Контроль является составной частью процесса управления, однако он не отграничивается четко от других функций управления. Правильнее сказать, что на всех уровнях управления контроль и другие функции управления следует рассматривать как постоянно взаимодействующие в непрерывном замкнутом цикле.

Контроль во многом схож с планированием в том смысле, что он также представляет взгляд в будущее. Процедуры контроля нельзя применить ретроспективно, хотя, конечно, каждый разумный управляющий обучается на собственном опыте.

При контроле информация о прошлом используется для разработки необходимых действий на будущее. И поскольку контроль ориентирован на будущее, любое отклонение от нормы должно быть выявлено и как можно скорее должны быть приняты меры.

Контроль следует организовывать таким образом, чтобы отклонения от плана были бы выявлены достаточно рано: тогда корректирующие действия мож­но предпринять до того, как будет нарушен нормальный ход дела.

Сложность системы контроля зависит от сложности самого проекта и способности его участников организовать свою работу.

Для простого проекта может потребоваться всего несколько контрольных показателей, ука­зывающих, как выдерживается график работ и как изменяются затраты и технические результаты по сравнению с заданными значениями.

В больших проектах для выявления и фиксации множества условий, связанных с ходом работ, требуется создание разветвленной системы контроля.

Таким образом, контроль служит для приведения хода работ в соответствие с установленным для организации планом. Контроль является функцией управления, которая обеспечивает исполнение и координацию работ проекта с расчетом на достижение конечной цели для наложения ограничений на ход работ.

Роль планирования в данном случае состоит в сборе, классификации и представлении данных, необходимых для контроля за выполнением плана. Оно включает сбор данных среди соисполнителей проекта и преобразование их в форму, позволяющую выявить современное состояние и тенденции работ.

Составление графиков заключается в указании дат и сроков осуществления функций и реализации многих фрагментов плана проекта.

Под составлением графика здесь понимается привязка общего плана-графика к конкретным календарным датам и срокам. В результате можно зафиксировать конкретные календарные периоды для осуществления проекта и для согласования комплекса дат и сроков работ по выполнению плана.

Диспетчерское управление состоит в передаче права действовать с указанием, как, когда и где нужно действовать.

Это право действовать передается тем, на кого распространяется действие письменных или устных приказов или постоянно действующих указаний, зафиксированных в регламентирующих или процедурных документах.

Функции контроля

    Сравнение. Данная функция контроля заключается в оценке соответствия завершенных действий планам или нормативам. Функцию сравнения осуществляют, изучая данные, физические действия и состояния трудовых и материальных ресурсов. Так, инспектор по качеству, проверяющий предъявленную деталь на соответствие техническим условиям осуществляет функцию сравнения.

    Коррекция. Корректирующие действия, предпринимаемые после oопераций сравнения, направлены на достижение соответствия работ проект установленным заданиям по срокам, стоимости и техническим характеристикам результата.

Чтобы корректирующие действия были обоснованны, необходимо создать набор реалистичных нормативов и сопоставляй фактическое выполнение работ с этими нормативами. Корректирующее действие - это последний этап в цикле контроля.

    Роль нормативов. Нормативы - это критерии, по которым оцениваются результаты прошлых и текущих работ, цели, регламенты процедуры и правила.

     Эти критерии становятся нормативами, когда их связывают с функцией контроля. Управление проектом невозможно без наличия нормативов, и успех работ полностью зависит от их реалистичности и действенности.

Тщательный анализ нормативов, требуемых для данного проекта, в его конкретных условиях позволяет сделать их более реалистичными. Например, нормативы работ по повышению урожайности пшеницы существенно отличаются от тех, которые используются при строительстве моста.

Если к разработке нормативов привлечь участников проекта, то они будут приняты ими с большей готовностью и удовлетворением.

Нормативы, используемые в программно-целевом управлении, базируются на основных параметрах проекта: стоимости, сроках и рабочих характеристиках. Каждый из этих параметров определяется в зависимости от требований к проекту.

С позиций организации в целом создаваемый комплекс нормативов должен включать:

    1) этические нормы - ожидаемая схема поведения участников проекта;

    2) нормы затрат- нормативные издержки реализации отдельных функций или этапов работ;

    3) финансовые критерии - нормы расхода материальных средств, указывающие, например, соотношение между определенными финансовыми показателями;

    4) финансовый план - план выделения ассигнований исполнителю, сначала служит средством планирования и становится нормативом после его утверждения;

    5) доход на капитал - контрольный показатель для оценки общих результатов работ проекта;

    6) разные критерии - нормативы, которые могут служить длительное время для контроля и оценки характеристик деятельности фирмы, например:

    а) общие принципы и качество управления;

    б) положение на рынке.