Особенности процесса управления проектами

Процесс управления, включая управление проектами, можно охарактеризовать с точки зрения:

v содержания (что именно делается);

v организации (кем и в каком порядке);

v и технологии (как делается).

Содержание процесса управления, в конечном счете, задается той системой, которой управляют.

Организационная характеристика процесса управления - это, прежде всего характеристика участников процесса. Их необходимо ранжировать на ответственных исполнителей и соисполнителей. Очень важна при организационной характеристике процесса управления временная последовательность его протекания, определяемая циклом управления.

И, наконец, еще одна характеристика процесса управления - технологическая. Она описывает этот процесс как деятельность по принятию и реализации решений, по обработке данных; включает также характеристику этапов сбора, преобразования и хранения информации.

Технологическая характеристика процесса управления включает действия, операции и процедуры, выполняемые работниками управления.

Содержательная, организационная и технологическая характеристики применяются при анализе любого процесса управления, в том числе и при управлении проектами.

Процесс управления проектами можно представить как набор последовательно принимаемых решений.

Решения принимаются одной группой людей, а исполняются чаще всего другой группой.

Следовательно, речь идет о том, чтобы, во-первых, лица, принимающие решения, основывали их не на своем ограниченном опыте и интуиции и, во-вторых, чтобы эти решения были понятны и исполнимы для всех участников проекта. Избежать незнания, «ограниченности суждения», а, в конечном счете - обеспечить результат помогает накопленный к настоящему времени богатейший арсенал методов системного анализа, который охватывает весь цикл управления инвестициями, начиная с подготовки проекта.

Чтобы понять содержание методологии, которую принято называть «системным анализом», необходимо, прежде, всего, осознать, характер анализируемых проблем, ибо само назначение системного анализа состоит именно в анализе проблем, подлежащих решению в ходе планирования..

Наиболее распространенной ошибкой, совершаемой лицом, принимающим решение, является, по-видимому, то, что он не может или не умеет распознать наличие альтернатив. Он оказывается, неспособным заметить и учесть такие альтернативы, которые ранее ему не встречались и поэтому остались за пределами накопленного им опыта.

Индивидуум, не удовлетворенный состоянием дел и ставший по этой причине принимающим решение, не найдя альтернатив, отличных от существующих, не сможет выполнить свои обязанности, так как только наличие альтернатив формирует проблемы. Неспособность к выявлению альтернатив, является следствием, и неспособностью к выявлению проблемы а следовательно установить состояние дел на фирме.

 

Причина, по которой человек принимающий решение оказывается неспособным выявить наличие альтернатив, коренится в самой природе человека. Его суждения обусловлены характером прошлого опыта, и большинство людей в своей повседневной жизни не стремится к созданию новых альтернатив.

Если принимающий решение будет подходить к проблемам, возникающим в организации, так же, как и в повседневной жизни, то вряд ли он сумеет обозреть весь диапазон возможных альтернатив.

Человеку, принимающему решения, в рамках организации необходимо располагать определенными концепциями и процедурами, позволяющими ему выявлять и разрабатывать альтернативы для разработки проектов. Идея и аппарат системного анализа дают такую возможность.

 

Сущность системного анализа в проектах. В теории системного анализа используются два основных подхода. Первый подход называется объектным. Он предполагает выделение подсистем путем поэлементного деления объектов на более мелкие. Каждый из них может затем рассматриваться в качестве объекта исследования соответствующего уровня иерархии.

При таком структурировании каждая подсистема рассматривается как совокупность свойств и взаимосвязей соответствующего объекта.

Объектный принцип анализа структуры системы рекомендуется в том случае, когда объект имеет количественно сложную структуру при относительно небольших по сложности и разнообразию составляющих подсистем (первичных объектов).

Целесообразно выделять группы сходных по свойствам первичных объектов и анализировать наиболее типичные характеристики каждой группы. Этим существенно упрощается решение задачи.

Второй подход к анализу и синтезу структур называется функциональным. Он отличается от объектного тем, что за основу структурного членения объекта берется функциональный признак.

Этот подход рекомендуется в таком случае, когда число первичных объектов, которые составляют объект прогнозирования, невелико, но сами они являются весьма сложными по своим характеристикам. Тогда целесообразно выделять группы сходных функций и прослеживать их реализацию вне зависимости от принадлежности к тем или иным первичным объектам.

Выбор подхода к анализу структуры объекта зависит от ряда факторов (природа объекта, цель анализа, масштабность объекта и др.). Иногда принять однозначное решение затруднительно. В таких случаях допустимо использование смешанного объектно-функционального подхода, который в различных пропорциях сочетает достоинства каждого из двух указанных выше.

Исходя из вышесказанного, системный анализ можно определить как методологию решения проблемы с помощью структурирования. То есть проблема будет считаться решенной, если будет построена ее структура, или система, состоящая из подсистем, компонентов, элементов и связей между ними.

В процессе управления финансовыми средствами используются обычно материальные модели. Модель в научном понимании - это средство отображения реальной системы, позволяющее оценивать степень воздействия на функциональные характеристики системы изменений в отдельных ее элементах.

В терминах основных концепций системного анализа модель представляет собой некоторое множество связей, объединяющих цели, стратегии и состояния объекта и внешней среды.

Примеры материальной модели - конкретное предприятие или производство какого-то продукта, управление ценными бумагами и т.д. Но в особых случаях, например, при управлении государственными финансовыми средствами - речь может идти о так называемых «идеальных» системах..

Что касается функционального подхода системного анализа, то любой проект можно представить как совокупность различных его функций, или аспектов.

Например, для мультипроектов, ориентированных на привлечение инвестиций, выделяется восемь аспектов, рассмотрение которых позволяет представить любой мультипроект в виде системы. Это коммерческий (маркетинговый), технический, организационно-институциональный (управленческий), социальный, экологический, финансовый, экономический (народнохозяйственный) анализ и анализ рисков.

Таким образом, системный анализ в процессе управления проектами можно определить как:

1) систематическое исследование и взаимное сравнение тех альтернативных действий, которые приводят к достижению желаемых целей;

2) объектное и функциональное структурирование проекта;

3) сравнение альтернатив на основе стоимости расходуемых ресурсов и достигаемых выгод по каждой из альтернатив;

4) учет и подробный анализ неопределенностей.