Потенційні можливості комп'ютерних технологій

Більшість компаній вже успішно комп'ютеризували основну частину свого рутинного діловодства і форму ведення бухгалтерського обліку. Багато керівників турфірм зазначають, що комп'ютери мали великий вплив на головні дії компаній. Чимало фірм комп'ютеризували технологічні операції.

Для прикладу - спеціалізований програмний продукт для турфірм Voyage Office Pro. Ця найповніша комп'ютерна програма - версія опису процесу діловодства і бухгалтерії для роботи туристичних фірм. Програма потрібна як модерний інструмент організації і ведення роботи з клієнтами та партнерами фірми, а також для одержання статистичних і аналітичних даних діяльності туристичної фірми. У роботі з програмою можна використовувати такі режими:

• Робота з клієнтом: добір туру зі списку „пакетів послуг", добір і калькуляція індивідуального туру для клієнта, бронювання пакета послуг, укладення та ведення договорів і додаткових документів, статистика оплат клієнта.

• Робота з партнерами: закупівля послуг - готелі, авіакомпанії тощо; автоматичне формування цінників фірми на підставі умов контракту з постачальниками послуг; система продажу „пакета послуг" фірмам-агентам; підготовка стандартних та індивідуальних „пакетів послуг" для кожного партнера, контроль надходження заявок і оплати від агентів; використання декількох методів у розрахунках (передоплата, оплата за фактом тощо).

• Опис: маршрутів, готелів, наданих послуг тощо.

• Ведення баз даних фірм: повний облік інформації про партнерів або клієнтів (анкети, договори, заявки туристів, реквізити партнерів тощо).

• Калькуляція турів: проводиться з урахуванням усіх нюансів (сезонних знижок, доплат, особливих умов тощо).

• Одержання аналітичних звітів про роботу фірми: заповнюваність і прибутковість рейсів, напрямків тощо; загальна прибутковість роботи фірми.

Розглядаючи сучасний розвиток комп'ютеризації, можна стверджувати, що основна її мета - скорочення загальних і адміністративних видатків. Економія стала значною, оскільки знизився і річний рівень видатків на оплату праці в результаті використання комп'ютерів. Для успішної діяльності будь-якої фірми, також і туристичної, потрібний постійний потік правдивої і своєчасної інформації. На підставі цієї інформації ухвалюють всі управлінські рішення. Система управлінської інформації у фірмі складається з чотирьох підсистем: внутрішньої звітності, збору зовнішньої поточної інформації про довкілля фірми, даних маркетингових досліджень і даних аналізу інформації.

Система збору зовнішньої поточної інформації забезпечує керівників інформацією про найновіші події. Це набір джерел і методичних прийомів, за допомогою яких керівники одержують повсякденну інформацію про події, що відбуваються в комерційному довкіллі. Якщо ж для розв'язання конкретної проблеми не має даних, тоді проводять маркетингові дослідження силами працівників маркетингового відділу туристичної фірми, або можна звернутися з проханням спланувати і провести таке дослідження до фахівців.

Система аналізу інформації - набір удосконалених методів аналізу даних маркетингових досліджень та іншої інформації. Основу будь-якої системи аналізу інформації творять статистичний банк і банк моделей.

Статистичний банк - це сукупність сучасних методик статистичного опрацювання інформації, що дають змогу найповніше розкрити їхню взаємозалежність у рамках підбору даних і встановити ступінь їхньої статистичної надійності.

Банк моделей - це набір математичних моделей, що сприяють ухваленню найоптимальніших рішень. У будь-якій фірмі існує також внутрішня звітність, що відображає показники обсягу продажів, суми видатків, рух готівки, дані про дебіторську і кредиторську заборгованість.

Комп'ютеризація сприяє вдосконаленню доступності та якості інформації, тому сьогодні в часописах з менеджменту найчастіше обговорюють систему управлінської інформації (СУІ), сформовану на комп'ютерній основі. Але не потрібно забувати, що СУІ існувала і до появи комп'ютерів. Кожний менеджер має власні джерела інформації і перевіряє їх перш ніж ухвалити те чи інше рішення. Менеджери не повинні розглядати комп'ютер як щось таке, що робить переворот у їхній діяльності як щось революційне. Але застосування комп'ютерів змушує їх змінити свої підходи і навчитися використовувати нові цінні джерела своєчасної інформації.

Керування в будь-якій фірмі зводиться до „роботи підприємства на кінцевий результат". Отже, керівна інформація складається із відомостей або даних, що дають змогу тим, хто керує підприємством, досягти очікуваного результату. Але керування підприємством - це комплексний процес, що відбувається зазвичай на трьох рівнях, і та сама СУІ не може обслуговувати всі три рівні. Не можуть також усі рівні корпоративного менеджменту однаково скористатися з керівних систем на основі комп'ютера.

Перший рівень - стратегічний менеджмент фірми, що оцінює можливості підприємства в одержанні довгострокового прибутку. На підставі цієї оцінки менеджмент визначає корпоративну політику, цілі і вирішує питання про розміщення потрібних для досягнення цих цілей ресурсів.

На другому рівні корпоративного менеджменту стоять ті менеджери середньої ланки, котрі поділяють стратегічний план на логістичні підрозділи, призначають ресурси для їхнього виконання і розподіляють відповідальність для кожного або для групи виконавців.

Третій рівень менеджменту зайнятий керуванням виробництвом, що містить: визначення специфічних потреб у людських ресурсах і матеріалах, потрібних для виконання кожного розділу корпоративного плану; розподіл цих ресурсів так, щоб план був виконаний ефективніше; порівняння фактичних результатів із плановими; проведення відповідних коригувальних дій. Ці процеси відбуваються щодня, і щодня проблеми зводяться до логістичних проблем, які пов'язані з потоками інформації.

Туроператори туристичних фірм у своїй роботі використовують комп'ютерні програми, щоб полегшити роботу менеджерів з продажу. До програм уже введені такі документи, як лист бронювання, договір із клієнтом, ціни у готелях тощо. Тому робота з клієнтом здійснюється швидко й ефективно. Листування зі своїми закордонними діловими партнерами і турагентами фірми здійснюють за допомогою електронної пошти (Е-маіl), це істотно економить кошти порівняно з листуванням через факс. Стратегічний рівень керування представлений топ-менеджером фірми, що розробляє її стратегію; визначає головні цілі, її політику; оцінює можливості і ризики; вивчає й аналізує зовнішню поточну інформацію. Отже, комп'ютерні програми використовують переважно в операційному менеджменті: менеджери з продажу, бухгалтери, туроператори.

Для стратегічного менеджменту користь від комп'ютерних систем безсумнівна. Це стосується спроможності комп'ютерів інтерпретувати дані, а також оцінювати стратегічні можливості, що відрізняються великою кількістю взаємозалежних змінних, що вводять в оману. Моделювання й аналіз ризику, лінійне програмування, аналізи регресії й технічні методи, розроблені статистиками й економістами, - усе виявилося цінним і перспективним.

Інформаційними системами для менеджерів, які здійснюють керівний контроль, можуть бути системи, що стосуються бюджету, контролю видатків, визначенню ефективності діяльності, аналізу невідповідності, змін тощо.

Вступивши у XXI ст., багато підприємств впровадили нові перспективні технології, програмні продукти й апаратне забезпечення. Це дає їм змогу значно підвищити ефективність свого бізнесу, витрачати менше, заробляти більше і отримувати кошти для подальшого інтенсивного розвитку бізнесу. Вже в багатьох турфірмах використовують Інтернет - технології, електронну пошту, сучасні глобальні комп'ютерні мережі „Аmadeus", „Gabriel", „Worldspan", „Арроlо", „Sabrе".

Для автоматизації не тільки великих, а й малих турфірм використовують програмні продукти фірм „Місrosoft" - „Місrosoft Windows 2000", „Місrosoft Office 2000" й інші. Це сімейство програмних продуктів „Місrosoft", що об'єднує найпопулярніші у світі додатки в єдине довкілля, ідеальне для роботи з найрізноманітнішою інформацією: „Міcrosoft Word", „Місrosoft Ехсеl", „Місrosoft Ассеss". Особливостями „Міcrosoft Office 2000" є: інтегроване сімейство потужних інтелектуальних додатків, що забезпечують максимальну продуктивність роботи і швидке одержання хороших результатів; засіб для ефективної організації повсякденної роботи, що має вмонтовану електронну пошту, список контактів, розклад зустрічей, подій; багатогранний інструмент для колективної роботи з документами й аналізу інформації; потужна база для зручної побудови оригінальних рішень, орієнтованих на потреби конкретного підприємства.

Сьогодні практично не існує турфірм, які не використовують комп'ютерні технології у повсякденній діяльності. Вони активно освоюють новітні інформаційні технології - наприклад, відкривають власні сайти у мережі Інтернет, через котрі клієнт одержує змогу не тільки переглянути інформацію, що його зацікавила, але й відразу відправити замовлення на бронювання турпродукту, що сподобався. Замовлення відразу надходить менеджерові з продажу. Наприклад, фірма „Гал-Експотур" (Львів, Україна) домагається мінімальних термінів оформлення поїздок до Іспанії, Франції, Туреччини та інших країн завдяки комп'ютерній системі бронювання авіаквитків „Аmadeus".

Отже, сьогодні, коли інформаційні технології дають широкі можливості для ефективнішого розвитку бізнесу, менеджерам потрібно використовувати їх як трамплін на вищі щабелі бізнесу.