Первинна транспортна документація

Товарно-транспортна документація — комплект юридичних Документів, на підставі яких здійснюють облік, приймання, передачу, перевезення, здачу вантажу і взаємні розрахунки між учасниками транспортного процесу. Первинні транспортні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України [Наказ Міністерства статистики України від 07.08. 1996 р. №228/253 «Про затвердження Інструкції щодо порядку виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом і обліку транспортної роботи].

Для обліку роботи автомобільного транспортного засобу, списання пального і взаємних розрахунків між перевізником і замовником застосовують подорожній лист, використання якого є обов'язковим при перевезеннях як вантажним, так і легковим автомобілем. Для виконання міжнародних перевезень застосовують подорожні й лист вантажного автомобіля в міжнародному сполученні типової форми № 1 (міжнародна). Експлуатація вантажного автомобіля без подорожнього листа типової форми заборонена.

Перевезення вантажів автомобільним транспортом здійснюються лише при наявності відповідним чином оформлених товарно - транспортних накладних типових форм, які додаються до подорожнього листа. Облік обсягів вантажних перевезень в тонах і тоно – кілометрах здійснюється в подорожніх листах лише на підставі товарно – транспортних накладних типових форм незалежно від форми оплати транспортних послуг і виду перевезення.

Товарно-транспортна накладна — це єдиний для всіх учасників транспортного процесу юридичний документ, що призначений для списання товарно-матеріальних цінностей, обліку на шляху їхнього переміщення, оприбуткування, складського, оперативного і бухгалтерського обліку, а також для розрахунків під час перевезення вантажу й обліку виконаної роботи. При виконанні вантажних перевезень у міжнародному сполученні застосовують товарно-транспортну накладну форми CMR.

У випадку здійснення міжнародних перевезень відповідно до Митної конвенції про міжнародні дорожні перевезення вантажів із застосуванням книжки МДП від 14.11.75 р. (далі — Конвенція МДП) використовується книжка МДП.

Записи в бланках здійснюються тільки чорнилом темного кольору або пастою кулькових ручок, а також за допомогою друкарських пристроїв.

При здійсненні міжнародних вантажоперевезень до подорожнього листа додається маршрутний лист, що повинний містити наступні дані:

—контрольні пункти;

—дати і час їхнього проходження;

—пункти відпочинку водіїв;

—графік руху;

—інші дані, що містяться в договорі, укладеному між замовником і перевізником.

1.2 Порядок оформлення подорожнього листатипової форми 1 (міжнародна)

Записи в подорожній лист вносять в наступному порядку:

1. Перед видачею водієві подорожнього листа записуиробить відповідальна особа (диспетчер) на автотранспортному підприємстві.

2. Після видачі подорожнього листа водієві записи роблять відповідальна особа, медичний працівник і водій.

3. На маршруті руху — водій, митні органи, контрольно-диспетчерські пункти.

4. Після повернення автомобіля в гараж — відповідальні особи, водій, наприкінці заповнення бланка всі записи затверджує бухгалтер.

Розглянемо порядок заповнення подорожнього листа форми № 1 (міжнародна) для підприємства, що експлуатує вантажний автотранспорт у міжнародному сполученні. Диспетчер заповнює подорожній лист перед видачею його водієві в такий спосіб:

1) на лицьовій стороні, у лівому верхньому куті, на місці «Штамп автотранспортного підприємства» ставиться штамп перевізника;

2)за назвою документа ставиться дата (число, місяць, рік) видачі шляхового листа водієві, та ж дата проставляється на контрольному листі. Зазначені число, місяць і рік повинні збігатися з датою реєстрації подорожнього листа в спеціальному журналі, що веде диспетчер;

3) під штампом проставляються:

· термін відрядження;

· номер і дата наказу або розпорядження по підприємству, яким дозволений виїзд транспортного засобу.

Зведення про водіїв проставляються в графах «Прізвище, ім'я і по батькові водія» і «Номер свідчення водія».

Реквізити автомобіля і причепів (напівпричепів) проставляються в графах «Марка автомобіля», «Номер колони», «Шифр марки автомобіля», «Гаражний номер» і «Номерний знак».

На підставі заявки замовника (договору) у подорожній лист вносяться наступні дані:

· у графу «Маршрут руху» заносяться основні пункти (міста), по яких проходить маршрут автомобіля по шляху проходження від пункту відправлення до пункту призначення;

· у графу «Пункти відпочинку» заносяться всі місця зупинок автомобіля для відпочинку в прямому і зворотному напрямках (окремо);

· у графу «Завдання водієві» заносяться дані:

- у чиє розпорядження надходить транспорт;

- пункт навантаження;

- пункт розвантаження;

- відстань у кілометрах;

- найменування вантажу;

- кількість вантажу в натуральних одиницях;

· у графу «Запізнення, простої на лінії, заїзд у гараж і інші оцінки» заносяться всі перераховані в назві графи відхилення від заданого маршруту, а також зміни завдання за вимогою замовника автотранспорту, погоджені з перевізником.

Відповідальна особа передає частково заповнений подорожній лист водієві автотранспорту. Далі особа, відповідальна за пальне, повинна визначити необхідну кількість палива і машинного мастила для виконання завдання. Ці дані відбивають у розділі «Паливо» (у відповідних графах).

При виїзді автомобіля на лінію диспетчер заносить у відповідну графу (на лицьовій частині бланка) показання спідометра в кілометрах, у графі «Виїзд із гаража» проставляє дату і час виїзду. Механік гаража своїм підписом підтверджує дозвіл на виїзд технічно справного автомобіля та повернення транспортного засобу до гаража після виконання завдання.

У рядку «Автомобіль у технічно справному стані прийняв» водій автомобіля своїм підписом свідчить про достовірність вищенаведених даних.

Водій на шляху проходження автомобіля заповнює графи 1—5 (на підставі товарно-транспортних накладних) розділу «Виконання завдання водієм». У них він вказує:

· у графі 1 — найменування відправника вантажу;

· у графі 2 — місце відправлення вантажу;

· у графі 3 — місце призначення вантажу;

· у графі 4 — номер і дату оформлення товарно-транспортної накладної;

· у графі 5 — найменування перевезеного вантажу.

Після виконання завдання водій підтверджує внесені їм дані власним підписом.

У контрольному листі в графі «Пункти» відзначається проходження автомобілем контрольних пунктів. Факт проведення митних процедур підтверджують штампами відповідні органи. Разом зі штампом проставляються дата і час проходження даних об'єктів.

Після виконання завдання подорожній лист разом з товарно-транспортними накладними й іншими супровідними документами водій передає диспетчерові, який у розділі «Виконання завдання водієм»:

· звіряє дані первинних документів з даними граф 1-5;

· у графі 6 вказує клас вантажу;

· у графі 7 — шифр вантажу;

· у графі 8 — масу вантажу в тоннах;

· у графі 9 — масу вантажу, перевезеного по іноземній території.

Розділ «Пробіг, км» диспетчер заповнює на підставі даних контрольного листа, звіряючи їх з таблицею відстаней:

· у графах 10, 11 вказує пробіг з вантажем — усього і по іноземній території;

· у графах 12, 13 — пробіг без вантажу усього і по іноземній території відповідно;

· на підставі даних граф 10, 11, 12, 13 заповнюються графи 14 і 15. Графа 14 виходить шляхом перемножування граф 8 і 10, графа 15 — перемножуванням граф 9 і 11 відповідно.

Перевіривши і заповнивши розділ «Виконання завдання водієм», диспетчер ставить свій підпис, підтверджуючи тим самим достовірність даних, що утримуються в таблиці.

Розділ «Час простою автотранспорту» заповнюється на підставі товарно-транспортних накладних. Достовірність даних підтверджується підписом відповідальної особи.

На підставі даних розділів «Виконання завдання водієм» і «Час простою автотранспорту» заповнюється результативна таблиця.

Роздил «Години» заповнюється в такий спосіб:

· у графі «В наряді» вказується загальна кількість годин, проведених водієм у відрядженні;

· у графі «У русі» ставиться час, проведене автомобілем у русі, що обчислюється шляхом вирахування загального часу простою з часу «В наряді»;

· у графі «У простої» ставиться загальний час по розділу «Час простою автомобіля», а також час простою через технічні несправності.

Розділ «Пробіг» заповнюється в такий спосіб:

· у графу «Загальний» заноситься сума граф 10 і 12 розділу «Виконання завдання водієм»;

· у графу «У тому числі з вантажем» переносяться суми граф 10, 11 відповідно;

· у графу «Перевезено, т» — сума граф 8 і 9;

· у графі «Виконано, ткм» — див. графи 14 і 15.

На підставі зданих водієм первинних документів (квитанцій, чеків), що підтверджують проведення на маршрутові руху заправних операцій, заповнюється розділ «Паливо»:

· у рядку «Витрати по факту» — різниця між отриманим пальним і його залишком;

· у рядку «Витрати по нормі» дана норма розраховується відповідно доНорм витрати палива № 43.

Розділ «Розрахунок заробітної плати» заповнює відповідальна особа на підставі даних подорожнього листа і підтверджує їх власним підписом.

Цілком заповнений подорожній лист передається для подальшого обліку бухгалтерові підприємства.