Тема: поняття про наукову й аналітико-синтетичну обробку документів, її суть і види. Бібліографічний опис документів

Мета: Вивчити закони згортання документної інформації, які передбачають узагальнення, концентрацію основних відомостей про документи та суть цього процесу.Ознайомитись із основними етапами розвитку теорії та практики бібліографічного опису та методикою складання бібліографічного опису......................

Лабораторне і методичне забезпечення:

персональні комп'ютери, роздатковий матеріал.

ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ:

Семантичне згортання передбачає зміну інформатив­ності повідомлення. Лексичнезалишаєзміствідомостей без змін, але перетворюєйогознакову форму.

Скороченнязмісту й засобівмовидля вираженняознак документа. Впроцесізгортання текст первинного документа не просто скорочується, урізається, а згортаєтьсясаме таким чином, щоб за потреби можнабуло "розгорнути" його, подати більшповно, точно й, виходячи з цього, вирішитипитання про доцільністьзвертання до пер­шоджерела

При макроаналітичномузгортанні наводять формальні відомості про документ і найзагальніші відомості про його зміст. При мікроаналітичному детально розкривають зміст документа: основні та побічні теми, аспекти розгляду їх.

Види наукової обробки документів: складання бібліографічних описів документів, індексування, анотування, реферування, хоча остаточно проблему видів цієї обробки досі не розв'язано. Багато фахівців зараховують до аналітико-синтетичної обробки також підготовку оглядових творів, науковий переклад, вилучення фактів та ін.

 

Бібліографічні описи, подають певний набір відомостей про документи, відомостей, що харак­теризують їхні найважливіші ознаки. Цеознаки, в основному, зовнішнього характеру, які стосуються не стільки змісту, скіль­ки оформлення документа, хоча можуть наводитися і най­більш загальні відомості про його зміст. Так, з бібліографіч­ного опису можна дізнатися прізвище автора, якщо воно є в книзі, назву книги, час, місце, мову видання, обсяг книги тощо. Оскільки назва часто відповідає змісту книги, то можна дізна­тися і про нього.

Суть індексування полягає у зарахуванні документа до певної групи, класу відповідно до змісту. Кожен клас позначається пев­ним кодом відповідної інформаційно-пошукової мови, тобто мови, що призначена для передачі змісту документів з метою подальшого пошуку. Існують різні інформаційно-пошукові мови, перш за все, такі, декласи будуються за ознакою галузей знань і позначаються класифікаційними індексами. Наприк­лад, індекс 73 означає, що книга належить до класу "Інформа­тика", оскільки розглядає проблеми цієї науки.

Визначення класифікаційного індексу документа відповідно до його змісту називається систематизацією.

Зміст документа можна висловити й інформаційно-пошуковою мовою — мовою предметних рубрик.

Визначення предметної рубрики для доку­мента відповідно до його змісту називається предметизацією.

У дескрипторних інформаційно-пошукових мовах, інформа­ційно-пошукових мовах ключових слів зміст документа переда­ють за допомогою ключових слів і так званих дескрипторів.

Визначення ключових слів і дескрипторів здійснюється в ході координатного індексування.

Анотування — це процес складання анотації, тобто стислої характеристики документа, його частини або групи документів з погляду призначення, змісту, форми та інших особливостей.

У процесі реферування складають реферат — короткий виклад змісту документа або його частини, який включає ос­новні фактичні відомості та висновки, необхідні для первісно­го ознайомлення з документом і виявлення доцільності звер­тання до нього.

Аналітичний огляд — це складна розповідь, у якій дається зведена характеристика певного пи­тання, проблеми, теми, що базується на інформації, здобутій із документів.

Аналіз і синтез здійснюють у логічній єдності, вони неподільні в ході аналітико-синтетичної обробки і відбуваються паралельно. Наприклад, щоб ви­значити тему документа, який предметизується, необхідно про­аналізувати його зміст, а синтезується цей зміст при визна­ченні головної теми всього видання в цілому. У процесі по­дальшого аналізу твору виявляють аспекти розгляду предме­та, його зв'язки з іншими спорідненими предметами, а резуль­татом такого аналізу стає синтез — чітке виділення предмета в тому основному аспекті, в якому його розглянуто саме в цьому документі. Характеризуючи твір у цілому, а не тільки його зміст, виявляють спрямованість твору, його призначення, особливості викладу матеріалу, форму, і це також здійснюєть­ся в ході аналізу документа. Одержані результати узагальню­ються в предметній рубриці. Формулювання предметної руб­рики також вимагає аналізу, добору мовних засобів, які слід використати, а потім синтезу — відображення з їхньою допо­могою відповідного словесного формулювання предмета.

Види обробки документів не є формальними, вони потребують певних, а часто і значних інтелектуальних зусиль людини. В основі їх лежать наукові методи пізнання (аналіз і синтез), тому вони об'єднуються поняттям "наукова обробка документів" на противагу технічній обробці, яка є облі­ком і реєстрацією документів, що увійшли до фонду.

Бібліографічний опис— це записана за певними правила­ми множина бібліографічних даних, що ідентифікують до­кумент. Бібліографічні дані є конкретними відомостями про назву, автора твору, місце і рік видання та багато інших. Та­ким чином, бібліографічний опис дає уявлення про зміст, вид, читацьке призначення, актуальність документа, а також дає змогу його ідентифікувати — зіставити з іншими, відрізнити від інших.

Роль бібліографічного опису в різноманітних галузях на­укової й культурної діяльності винятково велика, адже вся інформація про документи здійснюється саме за його допомо­гою. Він є основою для створення всіх бібліотечних каталогів, бібліографічних й інформаційних видань, автоматизованих банків даних про документи. Без нього неможливо написати рецензію, реферат, огляд літератури, послатися на якийсь твір у науковому, навчальному виданні тощо. Завдяки цьому бібліографічний опис широко використовується в бібліотечній, у бібліографічній і науково-інформаційній діяльності, у кни­говидавництві, у книжковій торгівлі, архівістиці, журналістиці, в науковій роботі тощо.

Бібліографічний опис виконує певні функції. Найважливіша з них — функція ідентифікації. Суть її полягає в тому, що опис дає змогу виявити тотожність кількох копій документа, не маю­чи їх перед очима, відрізняти видання одне від одного. Маючи бібліографічний опис, можна розшукати потрібний документ за характерними для нього ознаками. Таким чином, функція іден­тифікації є передумовою здійснення пошукової (евристичної) функції бібліографічного опису. У свою чергу, з пошуковою по­в'язана функція вибору,оскільки сукупність відомостей, наве­дених у бібліографічному описі, дає уявлення про документ і тим самим допомагає вибрати із запропонованих той, що най­більше відповідає потребам користувача.

До основних функцій бібліографічного опису належить також інформаційна,адже опис інформує про твір, його формальні ознаки, читацьке призначення, якоюсь мірою і про зміст тощо. Сукупність описів дає уявлення про склад бібліо­течного фонду, якщо вони зібрані в бібліотечному каталозі; про видання з тієї чи іншої галузі знання, теми та інше, якщо вони зібрані в бібліографічному покажчику, тощо. Окремим випадком інформаційної функції є функція сигнальна,оскіль­ки бібліографічний опис повідомляє, "сигналізує" про появу нового видання, його вихід із друку, про надходження книги до бібліотеки, книготорговельної мережі тощо.

Сутність обліково-реєстраційноїфункції полягає в тому, що опис дає змогу здійснювати облік і реєстрацію документів як на загальнодержавному рівні, так і на рівні тієї чи іншої установи.

Формальні ознаки документів, наведені в бібліографічному описі, можуть служити основою для групування записів у конкретному пошуковому масиві, завдяки чому опис виконує організаційнуфункцію.

Слід мати на увазі, що названі функції не завжди пов'яза­ні лише з безпосереднім призначенням масиву бібліографічних записів. Наприклад, не можна стверджувати, що в покажчиках державної бібліографії ("Літопис книг" тощо) бібліографічний опис виконує тільки обліково-реєстраційну функцію. До таких видань звертаються з найрізноманітнішою метою. Пристатейні списки літератури виконують не лише функцію ідентифікації, їх часто використовують для одержання інформації про доку­менти з різноманітних тем. Тому, складаючи опис, слід урахову­вати його багатофункціональність і подавати в ньому всі дані, що є важливими для характеристики документа.

Для реалізації зазначених функцій бібліографічний опис має задовольняти певні взаємопов'язані і взаємозумовлені вимоги. Перш за все, це точність, тобто всі бібліографічні відомості в описі мають точно відповідати даним документа. Як правило, їх наводять у тій самій формі, що і в документі.

Вимога повноти полягає в тому, що опис мусить мати пов­ний набір бібліографічних даних, необхідних для харак­теристики твору та визначення його відмінностей від інших.

Найважливішою вимогою є єдність опису, тобто склад відо­мостей, форма і послідовність наведення їх мають бути доволі стабільними. Незважаючи на те, що в описах документів, які складаються з різною метою (для бібліотечних каталогів, для бібліографічних покажчиків, для посилань тощо), для різних установ (масових і наукових, великих і невеликих бібліотек, органів науково-технічної інформації (НТІ), видань державної бібліографії тощо), що вони можуть мати відмінності, загальні засади їхнього складання мають бути єдиними. Лише в тако­му разі користувачам буде неважко переходити з одного по­шукового масиву до іншого і знаходити потрібні документи.

Бібліографічний опис має бути максимально стислим, адже його вміщують на невеликій площі бібліографічного покаж­чика, каталожній картці або дискеті.

Опис у цілому і кожна його частина зокрема мають бути однозначними і зрозумілими для користувачів, у цьому поля­гає суть вимоги зрозумілості та чіткості.

Відповідність бібліографічного опису названим вимогам забезпечується завдяки дотриманню при складанні опису вста­новлених правил, які регламентуються державними стандар­тами та інструкціями.

ХІД ВИКОНАННЯ РОБОТИ:

Типове навчальне завдання.

1.Запустіть програму MicrosoftExcel

 

2. Створити та оформити таблицю з наступними заголовками стовпців:

- суцільна:згортання інформації;

- дві окремо:семантичне згортання, лексичне

 

3.Оформити опис семантичного та лексичного згортання інформації у відповідних клітинка

 

4.Створити таблицю Види наукової (аналітико-синтетичної) обробки документів. Стовпці:

1:бібліографічний опис документів

2:індексування

3:анотування

4:реферування