Правила и документооборот закупок

 

Цены поставщиков

Программа позволяет хранить информацию о ценах и условиях поставки товаров любых партнеров торгового предприятия. Операции по регистрации цен поставки выполняет менеджер по закупкам. Зарегистрированные цены и условия поставки используются для выбора оптимальных поставщиков, автоматического заполнения цен в документах поставки, а также для сравнительного анализа цен конкурентов.

В прикладном решении предусмотрены следующие способы регистрации цен поставщиков:

· с использованием рабочего места Цены поставщиков (прайс-листы). Цены поставщика регистрируются документом Регистрация цен поставщика;

· автоматически при проведении документов поставки (Поступление товаров и услуг или Заказ поставщику).

Для регистрации цен поставщиков используется рабочее место Закупки – НСИ закупок – Цены поставщиков (прайс-листы).

 

Для просмотра и регистрации цен нужно выбрать поставщика и нажать на кнопку Сформировать.

В появившемся диалоговом окне на закладке Отбор номенклатуры можно настроить параметры отбора товаров для регистрации цен. Если включено использование номенклатуры поставщиков, то можно произвести быстрый отбор по группам номенклатуры поставщика.

На закладке Колонки прайс-листа можно отметить те виды цен, по которым нужно зарегистрировать значения цен. Для каждого поставщика можно регистрировать любое количество видов цен (колонок прайс-листа поставщика). Новые виды цен добавляются в момент регистрации цен поставщика.

 

В рабочем месте Цены поставщиков (прайс-листы) есть возможность просматривать и редактировать цены вручную. Если в команде Параметры установлен флажок Показывать старые цены, то пользователь может производить изменение ранее зарегистрированных значений цен, используя наценки на старые значения.

Предусмотрена возможность загрузки цен из внешнего файла (команда Загрузить из внешнего файла). Загрузка производится с помощью помощника.

Для регистрации цен поставщика используется команда Применить измененные цены. Будет автоматически создан документ Регистрация цен поставщика.

Посмотреть список ранее созданных документов Регистрация цен поставщика можно непосредственно из рабочего места Цены поставщиков (прайс-листы) по команде История изменения цен. Из этого списка также можно создать новый документ Регистрация цен поставщика.

Для автоматической регистрации цен поставщика при оформлении поставок товаров в документах Заказ поставщику и Поступление товаров и услуг должен быть установлен флажок Регистрировать цен поставщика автоматически. Установка этого флажка позволяет зафиксировать цены из документа поставки как новые значения закупочных цен. Флажок автоматической регистрации цен может быть установлен в соглашении. При оформлении документов флажок будет автоматически устанавливаться в документах, оформленных по данному соглашению.

При регистрации цен партнера можно зарегистрировать информацию о номенклатурных позициях (товарах и услугах), которые предлагает партнер, с указанием наименования и артикула, указанных в прайс-листе партнера. Эту информацию можно ввести только в том случае, если в программе включена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Дополнительная информация – Номенклатура поставщиков.

Список Номенклатура поставщика можно вызвать из карточки поставщика.

 

В карточке новой позиции номенклатуры партнера указывается та номенклатурная позиция в информационной базе предприятия, которая соответствует номенклатурной позиции партнера. Выбор соответствующей позиции производится из справочника Номенклатура. При этом в качестве соответствующей позиции может быть выбрана позиция, имеющая определенную характеристику и/или упаковку.

Информация о номенклатуре поставщика используется при регистрации цен поставщиков, а также при оформлении документов поставки (возможность подбора товаров с учетом названий поставщика) и формировании печатных форм документов.

 

Соглашения с поставщиками

Соглашения с поставщиками предназначены для регистрации долгосрочных условий по закупкам товаров у поставщиков, в том числе и при приеме товаров на комиссию. Соглашения об условиях закупок оформляются менеджерами по закупкам товаров. Торговые соглашения с поставщиками в дальнейшем могут быть использованы в документах оформления закупок – в заказах поставщику, в документах получения товаров на склады. Соглашения с поставщиками не являются обязательными для указания в документах закупки. Но если они все же указаны, то контроль соблюдения условий, которые в них зафиксированы, выполняется системой автоматически при проведении документов закупки. Все соглашения с поставщиками, по сути, являются индивидуальными, так как связаны с конкретным поставщиком.

Соглашения об условиях закупок фиксируется в справочнике Закупки – НСИ закупок – Соглашения с поставщиками. Возможность использования соглашений с поставщиками определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Соглашения и договоры с поставщиками – Соглашения с поставщиками.

 

Новое соглашение создается со статусом Действует. В качестве валюты соглашения подставляется валюта управленческого учета, которая в дальнейшем может быть изменена пользователем.

В поле Наименование вводится текстовая информация о названии соглашения с поставщиком. Эта информация отображается во всех списках и служит для удобства визуальной идентификации соглашения.

Информация о поставщике заполняется в полях Поставщик/Контрагент. Поставщик, с которым заключается соглашение, выбирается из справочника Партнеры. Список выбора ограничивается только поставщиками (то есть теми партнерами, для которых установлен признак Поставщик). Указание контрагента (организации поставщика) не является обязательным. Если контрагент не указан, то документы в рамках соглашения могут оформляться от имени любого контрагента (любой организации поставщика).

Организацию в соглашении с поставщиком следует указывать в том случае, если все документы в рамках соглашения с поставщиком будут оформляться от имени одной организации торгового предприятия. Если организация в соглашении указана, то при оформлении документов будет жестко контролироваться соответствие организации, указанной в соглашении и организации, указанной в документах, оформленных по соглашению. Указание организации не является обязательным. Если организация в соглашении с поставщиком не указана, то документы в рамках данного соглашения могут оформляться от имени любой организации предприятия.

В соглашении важно указать, по какому договору будет выполняться закупка товара у поставщика: будет ли это закупка по договору купли-продажи, или это получение комиссионных товаров на реализацию. Это определяется видом операции в соглашении: Закупка у поставщика или Прием на комиссию.

В соглашении можно указать период его действия. Даты начала и окончания действия влияют на возможность выбора соглашения при оформлении документов. В документе может быть выбрано соглашение, дата начала действия которого меньше или равна дате документа, а дата окончания действия – больше или равна дате документа.

 

Соглашение с поставщиком может быть оформлено в любой валюте. Все документы, которые оформлены в рамках соглашения, должны быть оформлены в той валюте, которая указана в соглашении.

Если в соответствии с прайс-листом поставщика цены указаны с учетом НДС, то устанавливается флаг Цена включает НДС. Если поставщик указывает цены без учета НДС, то флаг Цена включает НДС не устанавливается.

В соглашении определяется ценовая политика поставщика. Указывается тот вид цены (колонка прайс-листа поставщика), который будет использоваться при оформлении документов в рамках соглашения. Цены поставщика регистрируются независимо от соглашения.

Если в соглашении установлен флаг Запретить закупки по ценам выше указанных в соглашении, то цены будут контролироваться при проведении документов Заказ поставщику и Поступление товаров и услуг, оформленных по данному соглашению. Документы не будут проведены, если цены, указанные в документах, будут выше тех цен, которые указаны в документе Регистрация цен поставщика. Если в соглашении не установлен флаг, то цены поставщика при поставке товаров автоматически контролироваться не будут.

В соглашении с поставщиком в полях Максимальный процент ручной скидки и Максимальный процент ручной наценки указывается тот допустимый процент скидки (наценки), который может предоставить поставщик при оформлении документов поставки. Значение процентов скидки (наценки) контролируется при проведении документов поставки, оформленных в рамках соглашения.

Одним из условий при работе с поставщиком в рамках соглашения может быть оформление договора. Если в соглашении с поставщиком установлен переключатель Требуется указание договора, то при оформлении документов в рамках данного соглашения указание договора будет обязательным. Если выбрано обязательное использование договоров, порядок расчетов будет определяться параметрами договора. Если договоры с поставщиками не используются, то порядок расчетов определяется в соглашении с поставщиком. В случае, когда соглашение или договор в первичных документах не уточнены, порядок расчетов определяется в самих документах закупки.

В зависимости от потребностей пользователя взаиморасчеты с поставщиками могут вестись с детализацией до договора, заказа поставщику, накладной. Учет расчетов по договорам может использоваться в случае, когда достаточно обобщенной информации о состоянии расчетов в рамках конкретного договора. При использовании заказов поставщикам они могут применяться в качестве объекта расчетов. В этом случае нам будет точно известно состояние расчетов по каждому заказу. Если договоры и заказы не применяются, либо необходимо распределять оплаты и поступления по конкретным документам вручную, то можно использовать расчеты по накладным. Причем если выбраны расчеты по договорам или по заказам, платежи все равно распределяться на конкретные накладные в рамках объекта расчетов, но уже автоматически по методу ФИФО. Автоматическое распределение оплат выполняется при выполнении регламентного задания НСИ и администрирование – Администрирование – Поддержка и обслуживание – Регламентные операции – Регламентные и фоновые задания – Выполнение отложенных движений по расчетам с клиентами/поставщиками.

Возможность использования поэтапной оплаты определяется функциональной опцией Произвольное количество этапов оплаты в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Документы закупок. Условия оплаты поставщику регистрируются в отдельном диалоговом окне, которое вызывается по гиперссылке Оплата.

Ввести новый этап оплаты можно с помощью кнопки Добавить. При этом можно выбрать один из вариантов оплаты:

· Аванс (до подтверждения) – поставщик подтверждает поставку товара по заказу только после перечисления ему аванса.

· Предоплата (до отгрузки) – оплата поставщику производится до момента получения товаров от поставщика;

· Кредит (после отгрузки) – поставщик предоставляет кредит, оплата производится после получения товаров от поставщика.

Для каждого этапа оплаты нужно указать процент оплаты по этапу. В дальнейшем сумма оплат по этапам в документах будет рассчитываться автоматически, на основании суммы документа и процента оплаты по этапу. Сумма всех процентов (по всем этапам) должна равняться 100%.

 

В поле Срок (дн) в случае необходимости нужно указать количество дней отсрочки. При этом расчет даты оплаты по этапу в документах будет выполняться автоматически либо по календарным дням, либо по рабочим дням производственного календаря.

Также указывается предполагаемая форма оплаты, которая будет использоваться при оформлении оплат поставщику. При этом можно выбрать следующие формы оплаты: наличная, безналичная, любая. Фактическая оплата поставщику может быть произведена любым способом независимо от формы оплаты, указанной в соглашении.

Информация о том, какой принцип налогообложения применяется при работе с поставщиком, определяется в соглашении с поставщиком, в поле Налогообложение. Если поставщик находится на общей системе налогообложения и продает товары с учетом НДС, то указывается вариант Закупка облагается НДС. В этом случае в документах, оформленных по соглашению, для каждого товара должна быть указана та ставка НДС, которая зафиксирована в документах поставки от поставщика. Если поставщик продает товары без НДС, то указывается вариант Закупка не облагается НДС. В этом случае в документах, оформленных по соглашению, в качестве ставки НДС для товаров будет указано Без НДС.

В соглашении определяется тот склад, на который будет оформляться поступление товаров от поставщика. Указание склада в соглашении не является обязательным. Если склад не указан, то поставка может быть оформлена на любой склад торгового предприятия.

Срок поставки указывается в днях и используется для расчета предполагаемой даты поставки товаров при оформлении заказа поставщику (Желаемая дата поступления).

Для ввода соглашения в действие устанавливается статус Действует. Если работа с поставщиком по соглашению прекращена, то устанавливается статус Закрыто.