Документооборот продаж с использованием ордерной схемы

В системе реализована возможность проводить складские операции в два этапа – когда отдельно оформляется финансовый документ, а отдельно – складской ордер, при проведении которого изменяются складские остатки. Данная возможность появляется, если используется функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Склад – Ордерные склады.

Вариант работы настраивается для каждого склада отдельно на закладке Ордерная схема и структура. Ордерную схему документооборота можно использовать отдельно для операций поступления и операций отгрузки.

Ордерную схему поступления (отгрузки) товаров следует применять в том случае, когда процесс поступления (отгрузки) товаров и процесс оформления сопроводительных документов на предприятии разделены: финансовые документы оформляет менеджер предприятия, а фактический прием (отгрузку товаров) оформляет кладовщик. В то же время если оформление финансовых документов и фактический прием (отгрузку) товаров осуществляет один человек, то применять ордерную схему поступления (отгрузки) товаров со склада не рекомендуется.

Отгрузка товаров со склада оформляется с помощью документа Расходный ордер на товары. С помощью документа фиксируется фактическое списание товаров со склада.

Документ Расходный ордер на товары может быть оформлен только на тот склад, на котором используется ордерная схема отгрузки товаров. В том случае, если на складе не используется ордерная схема отгрузки товаров со склада, списание товаров со склада при отгрузке товаров фиксируется при проведении документа Реализация товаров и услуг.

Распоряжениями на ввод документа Расходный ордер на товары могут выступать как заказы, так и накладные (финансовые документы) – в зависимости от порядка оформления накладных и расходных ордеров. Порядок оформления накладных и расходных ордеров задается в поле НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Склад – Порядок оформления накладных и расходных ордеров.

Если на предприятии применяется порядок оформления накладных и расходных ордеров Сначала заказы и накладные, затем ордера, то распоряжением на ввод документов Расходный ордер на товары выступают накладные (финансовые документы): Реализация товаров и услуг, Внутреннее потребление товаров, Возврат товаров поставщику, Сборка (разборка) товаров, Перемещение товаров и т.д.

Если на предприятии применяется порядок оформления накладных и расходных ордеров Сначала заказы и ордера, затем накладные, то распоряжением на ввод документов Расходный ордер на товары выступают заказы: Заказ клиента, Заказ на внутреннее потребление товаров, Заказ на сборку (разборку), Заказ на перемещение и т.д.

В соглашениях с клиентами присутствует возможность выбора способа создания расходных ордеров. Возможны два варианта:

· С разбиением по заказам и накладным;

· С группировкой по партнерам и заданиям на перевозку.

Рабочее место Склад и доставка – Ордерный склад – Отгрузка предназначена для оформления отгрузки товаров со склада при использовании на складе ордерной схемы отгрузки товаров.

 

В верхней части списка обработки отображается список тех распоряжений, по которым необходимо оформить отгрузку товаров. В нижней части списка показывается список тех документов Расходный ордер на товары, которыми оформляется фактическая отгрузка товаров.

В списке распоряжений также присутствует колонка Состояние, которая содержит гиперссылки-состояния. Состояние распоряжения на отгрузку может быть следующим:

· Ожидается отбор – необходимо оформить на эти товары документ Расходный ордер на товары и приступить к отбору товаров;

· В процессе отбора – оформлен расходный ордер на товары в статусе К отбору;

· Ожидается отгрузка – оформлен расходный ордер на товары в статусе К отгрузке;

· Ожидается оформление накладных – необходимо оформить накладную (финансовый документ).

Для оформления отгрузки со склада кладовщик устанавливает курсор на нужное распоряжение в списке и нажимает на кнопку Создать ордера (либо по всем распоряжениям, либо только по выделенным). Будет создан документ Расходный ордер на товары в соответствии с указанным распоряжением.

 

В документе будут заполнены товары, по которым еще не оформлена фактическая отгрузка со склада. В новом документе устанавливается статус К отбору. Далее товар собирается кладовщиком на складе и в документе устанавливается статус К отгрузке. Это означает, что товар готов к отгрузке и клиент может забрать его со склада. После окончательной отгрузки товаров клиенту кладовщик устанавливает в документе статус Отгружен.

После фактической отгрузки товаров и установки в документе Расходный ордер на товары статуса Отгружен, выполненные распоряжения на отгрузку исчезают из списка распоряжений.

 

Возврат товаров от клиентов

Возврат товаров от клиента оформляется с помощью документа Возврат товаров от клиента. Предусмотрены следующие варианты оформления возвратов товаров от клиента:

· Возврат от клиента;

· Возврат от комиссионера;

· Возврат от розничного покупателя.

Любой из перечисленных видов возврата может быть оформлен по предварительно оформленной и согласованной заявке на возврат товаров. С помощью документа Продажи – Возвраты и корректировки – Заявка на возврат товаров от клиента можно планировать поступление возвращенных товаров на склад, а также оформлять операции по замене возвращаемых товаров. Возможность использования заявки на возврат определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Заявки на возврат.

Новая заявка на возврат может быть оформлена на основании данных о продажах товаров конкретного клиента. При этом предусмотрено несколько способов оформления заявки на возврат:

· заявка на возврат может быть оформлена на основании документа реализации;

· в заявке на возврат могут быть заполнены товары, возвращаемые клиентом, а затем автоматически заполнены документы, которыми оформлялась продажа.

Документ Заявка на возврат товаров от клиента может быть заполнен и без указания документов реализации. В этом случае информация о клиенте, соглашении, складе и список возвращаемых товаров заполняются вручную в новой заявке.

 

При оформлении заявки на возврат следует выбрать вариант компенсации при оформлении возврата товаров. Возможны следующие варианты:

· Вернуть денежные средства – если выбран данный вариант компенсации, то после оформления возврата товаров оформляется платежный документ (Расходный кассовый ордер или Списание безналичных ДС), с помощью которого фиксируется возврат денежных средств клиенту;

· Оставить в качестве аванса – денежные средства клиенту не возвращаются. После оформления возврата товаров денежные средства могут быть зачтены в качестве аванса по любой другой операции. Например, в качестве аванса по заказу клиенту или в качестве оплаты накладной на отгрузку;

· Заменить товары – если необходимо оформить замену товаров, то дополнительно заполняется информация о товарах, которые будут отгружены покупателю в качестве замены возвращаемых товаров. Эта информация заполняется на закладке Заменяющие товары.

Список возвращаемых товаров заполняется на закладке Возвращаемые товары. После заполнения списка возвращаемых товаров (перечня номенклатуры с указанием количества) цены номенклатуры можно заполнить автоматически по кнопке Заполнить – Заполнить документы продажи и цены. Программа автоматически заполнит в табличной части документа те документы продажи и цены, по которым производилась продажа товаров клиенту. Заполнение происходит по принципу ЛИФО, то есть в первую очередь подбираются те документы, которые имеют наиболее позднюю дату.

Список возвращаемых товаров может быть подобран из списка тех товаров, которые отгружались клиенту. Для этих целей используется кнопка Заполнить – Добавить из документов продажи. В отдельном диалоговом окне будет показан список товаров, проданных клиенту. Можно отметить нужные товары и перенести их в документ.

 

Список тех товаров, которые будут отгружены клиенту в качестве замены, заполняется на закладке Заменяющие товары. Этот список может быть заполнен вручную, путем выбора нужных товаров из справочника Номенклатура. Если на замену клиенту должен быть отгружен точно такой же товар, то для заполнения списка товаров можно использовать команду Заполнить – Заполнить возвращаемыми товарами.

 

Если клиенту взамен возвращаемого товара отгружается другой товар, то необходимо зафиксировать информацию о том, как клиент будет производить оплату при замене товара. Эта информация фиксируется на закладке Основное по гиперссылке Оплата. Информация об этапах оплаты заполняется автоматически в соответствии с условиями продаж (соглашению c клиентом).

Заявка на возврат считается согласованной, если в ней установлен статус К возврату или К выполнению. Если заявка не может быть согласована, то для такой заявки устанавливается статус Отклонена.

Возврат товаров можно оформлять только после согласования заявки на возврат. Для оформления возврата товаров по согласованной заявке необходимо в заявке указать предполагаемые даты поступления возвращаемых товаров на склад и установить статус К возврату. Информация о такой заявке появится в списке документов Возвраты товаров от клиентов на закладке Распоряжения на оформление. На основании заявки на возврат можно создать документ Возврат товаров от клиента (с помощью команды Оформить возврат товаров).

Замену товаров можно оформлять после согласования заявки на возврат. Для оформления замены товаров по согласованной заявке на возврат необходимо в заявке на возврат указать предполагаемые даты отгрузки заменяемых товаров и установить статус К выполнению. Далее работа с заявкой на возврат ведется аналогично заказу клиента.

Возврат товаров от клиента оформляется с помощью документа Возврат товаров от клиента. Возврат товаров может быть оформлен по предварительно согласованной заявке на возврат или без использования заявки из списка Продажи – Возвраты и корректировки – Документы возврата.

 

Заполнение перечня возвращаемых товаров в документе возврата происходит аналогично заполнению данной информации в заявке на возврат.

Для заполнения данных о себестоимости возвращаемых товаров в табличную часть документа Возврат товаров от клиента добавлена новая колонка Себестоимость. При активизации этого поля открывается диалоговое окно Способ определения себестоимости, в котором можно выбрать один из способов задания себестоимости:

· Равна стоимости в данной строке. Себестоимость возвращаемого товара считается равной стоимости, указанной в поле Цена текущей строки документа.

· Определяется из документа продажи. При выборе этого варианта становится доступным поле, в котором необходимо выбрать документ реализации, которым была зафиксирована продажа возвращаемого товара. Значение себестоимости будет установлено равным тому значению себестоимости, которое было зафиксировано при продаже товара.

· Указывается вручную. Можно ввести произвольное значение или заполнить значение себестоимости в соответствии с указанным видом цен. Себестоимость вводится в валюте управленческого учета, пересчет в валюту регламентированного учета производится автоматически. Все значения себестоимости (Упр.учет с НДС, Упр.учет без НДС, Регл.учет без НДС) могут быть изменены вручную.

При оформлении возврата можно зачесть сумму, которую возвращает клиент, в качестве оплаты других продаж клиенту (по заказу клиента или документу реализации). Для зачета суммы используется гиперссылка Уменьшен долг клиента.

Остаток суммы можно вернуть клиенту (Вернуть денежные средства) или оставить сумму в качестве аванса (Оставить в качестве аванса), чтобы зачесть ее при оформлении следующих операций с клиентом.

 

Оплата возвращенных товаров клиентом может быть оформлена путем выдачи ему наличных денежных средств или перечислением денежных средств на расчетный счет. Платежные документы могут быть введены на основании документа Возврат товаров от клиента.

Оформление фактического поступления товаров на склад зависит от того, на какой склад возвращается товар. Если на складе, на который возвращается товар, используется ордерная схема при поступлении товара, то фактический прием товаров на склад оформляется с помощью документа Приходный ордер на товары. Если на складе ордерная схема при поступлении товаров не используется, то фактический прием товаров на склад будет оформлен при проведении документа Возврат товаров от клиента.

 

Отчеты по CRM и маркетингу

В процессе работы со сделками руководитель отдела продаж может проводить комплексный анализ эффективности работы со сделками. Для этих целей предназначены различные отчеты. Отчеты позволяют проанализировать все этапы прохождения сделки, начиная с момента возникновения сделки с клиентом, анализа работы по сделке до анализа результатов по завершенным сделкам.

Отчет Вероятностный прогноз выигрыша этапов сделки предназначен для анализа информации о вероятности выигрыша сделок (в статусе В работе) на каждом этапе процесса продаж согласно данным статистики. По каждому этапу процесса сделки отображаются данные о потенциальной сумме продаж, зарегистрированной на данном этапе, вероятность получения этой суммы и прогнозируемую дату закрытия сделки. Вероятность получения потенциальной суммы продаж и предполагаемая дата закрытия сделки рассчитывается на основе анализа данных по всем ранее заключенным сделкам указанного вида конкретным менеджером.

Воронка продаж позволяет оценивать эффективность работы с клиентом на каждой стадии продажи, как менеджера в отдельности, так и всего отдела. Воронка продаж строится в соответствии с теми этапами процесса продажи, которые предусмотрены в сделке.

 

На каждом этапе продаж, в один период времени менеджер работает с определенным количеством клиентов, по завершении которого, часть клиентов "отсеивается", а часть переходит на следующий, где ситуация повторяется до тех пор, пока не состоится продажа. Воронка продаж формируется как в количественном выражении (Количество сделок), так и в суммовом выражении (Потенциальная сумма продаж).

Отчет Первичный интерес предназначен для проведения сравнительного анализа зарегистрированных источников первичного интереса клиента. При помощи отдельных блоков осуществляется детализация количества заключенных сделок и привлеченных клиентов в разрезах: источников воздействия (например, различных акций), каналов первичного интереса (например, различных выставок), по типам источников (например, сколько клиентов было привлечено благодаря другим клиентам, а сколько благодаря маркетинговым мероприятиям).

 

Отчет Первичный спрос предназначен для анализа степени удовлетворенности первичного спроса, зарегистрированного в сделке с клиентом (причин неудовлетворенности первичного спроса, перечня товаров, которые были зарегистрированы в первичном спросе и не были поставлены клиенту, а также процент и сумму, на которую не был удовлетворен первичный спрос клиента).

 

Отчет Причины проигрыша сделок предназначен для анализа количества проигранных сделок за период, указанный при формировании отчета, а также выявления основных причин проигрыша сделок и оценки потенциальных сумм, которых не удалось получить.

Отчет Эффективность сделок содержит информацию о количестве сделок и потенциальной сумме продаж по каждому из статусов сделки. Предусмотрено несколько вариантов формирования отчета: по видам сделок, по клиентам, по менеджерам, по соглашениям. В каждом из вариантов отчета выводятся показатели, которые показываются в соответствии с выбранным вариантом отчета и по каждому статусу сделки.

 

 

Отчеты по продажам

Список условий, которые зарегистрированы в типовых соглашениях, можно посмотреть в отчете Типовые условия продаж. В отчет можно посмотреть и сравнить информацию об общих параметрах соглашений. Можно посмотреть и сравнить цены, зарегистрированные в соглашениях в отчете Цены в условиях продаж (один из вариантов отчета Типовые условия продаж).

 

Отчет Анализ цен предназначен для сравнения цен, указанных в документах продажи (Коммерческое предложение, Заказ клиента, Реализация товаров и услуг) с ценами поставщиков и конкурентов. Минимальные значения цен в отчете отображаются зеленым цветом, а максимальные значения цен отображаются красным цветом. Отчет формируется из списка заказов клиентов по выделенным заказам.

 

Отчет Оценка рентабельности продаж предназначен для предварительной оценки рентабельности текущей продажи и отвечает на следующие вопросы: какова рентабельность продажи? каков коэффициент наценки на продажу? какова маржинальная прибыль ("маржа") продажи? какие товары наименее/наиболее рентабельны в продаже? как изменится рентабельность продаж менеджера за текущий месяц с учетом текущей продажи? На основании информации отчета могут быть приняты решения: об изменении объема предоставляемых авто- и ручных скидок; об изменении состава и количества товаров в документе продажи – торг с клиентом на основании скидок и прошлых взаимодействий для продажи большего количества наиболее рентабельных товаров. Отчет формируется из списка заказов клиентов по выделенным заказам.

Для анализа состояния выполнения заказа клиента используется отчет Состояние выполнения заказов клиентов. Отчет формируется из списка заказов клиентов по выделенным заказам.

 

Отчет Причины отмены заказов клиентов предназначен для выявления причин, по которым заказы клиентов не были выполнены или были выполнены частично.

Для анализа состояния взаиморасчетов с клиентами используется отчет Карточка расчетов с клиентами. В этом отчет можно сравнить текущие расчеты с клиентами в соответствии с оформленными документами, с планируемыми этапами оплаты, которые были зарегистрированы в заказе клиента. Отчет формируется из списка заказов клиентов по выделенным заказам.

 

Отчет Ведомость расчетов с клиентами предназначен для анализа информации о конечных задолженностях как собственных, так и клиентов (в контексте имеющегося на начало отчетного периода начального остатка и всех осуществленных в указанном периоде отгрузок и произведенных оплат).

 

Отчет Задолженность клиентов предназначен для анализа текущего состояния задолженности клиентов в денежной форме. Основная цель отчета – получить сводную информацию о задолженности клиентов, в том числе и информацию о просроченной задолженности. В отчете отображается информация как о задолженности в части предоставляемых клиенту кредитов, так и по авансовым платежам. Расчет задолженности клиента производится на основании определенных для него этапов оплаты в соответствии с графиком оплаты, указанным в соглашении.

 

Отчет Динамика просроченной задолженности клиентов предназначен для анализа динамики изменения величины доли просроченной дебиторской задолженности с разбивкой по периодам.

Отчет Платежная дисциплина клиентов предназначен для контроля наличия (отсутствия) просроченной задолженности у клиентов в отчетном периоде.

Отчет Задолженность клиентов по срокам предназначен для контроля за текущим состоянием дебиторской задолженности и определением клиентов с наибольшей просрочкой, а также оценки ее длительности. Просроченной задолженностью считается нарушение условий платежей по установленным срокам. Варианты используемых на предприятии интервалов задолженности регистрируются в справочнике Варианты классификации задолженности.

 

Отчет Сверка расчетов предназначен для сверки взаиморасчетов с партнерами. По данным отчета можно провести анализ отклонений (задолженностей) образовавшихся по результатам двустороннего обмена данными с партнерами, сверку по объектам расчетов в валюте взаиморасчетов.

 

 

Складские операции

В данном блоке будет разобрано оформление внутренних складских операций, таких как: проведение инвентаризации товаров, перемещение товаров со склада на склад, сборка (разборка) комплектов и работа с наборами товаров для продажи.