Заявка на расходование денежных средств

Если на предприятии используется контроль расхода денежных средств, то для оплаты поставщику необходимо предварительно оформить документ Заявка на расходование денежных средств.

Система заявок на расходование денежных средств позволяет на предприятии:

· видеть спрос на деньги со стороны подразделений предприятия;

· планировать расход денежных средств, строить платежный календарь;

· предотвращать несогласованные выплаты денег.

Использование заявок определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство – Заявки на расходование денежных средств. Важно, что при этом выплаты любых денежных средств без заявок будут невозможны. Заявка становится необходимым документом в цепочке оформления выплат наличных или безналичных денежных средств. Также предусмотрена возможность включения/отключения контроля расхода денежных средств по конкретному банковскому счету или кассе организации.

Для регистрации заявок на расходование денежных средств в конфигурации предусмотрен документ Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Заявка на расходование ДС. Правила оформления документа и функциональность зависят от назначения планируемых выплат.

Список неоплаченных заказов поставщику, по которым необходимо сформировать заявки на расходование денежных средств отображается в специализированном списке: Закупки – Расчеты с поставщиками – Оформление заявок на оплату. Если оплата выполняется в несколько этапов, заявка будет сформирована на неоплаченный остаток по текущему этапу.

Если заявки на расходование денежных средств не используются, то документ Заказ поставщику становиться распоряжением на оформление соответствующих документов списание денежных средств.

 

 

При оформлении заявки на расходование денежных средств инициатор заявки указывает назначение платежа, сумму и дату оплаты. Далее заявка должна пройти два этапа: согласование и постановка на оплату. Управление заявкой осуществляется при помощи статусов документа.

Заявка согласовывается заинтресованными лицами. К примеру, руководитель подразделения согласовывает заявку, проверяя целесообразность и ососнованность расхода. Согласование заявок осуществляется в списке Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Заявки к согласованию или Закупки – Расчеты с поставщиками – Заявки к согласованию. После согласования заявке присваивается статус Согласована и на форме документа отображается информация об ответственном лице, которым согласована заявка.

Следующий этап – рассмотрение заявки казначеем и постановка ее в график платежей. Для этого заявке присваивается статус К оплате. Казначей, используя платежный календарь, определяет с какого расчетного счета (кассы) будет произведена оплата. При наличии кассовых разрывов заявки могут быть перенесены на другую дату или отклонены. После постановки на оплату заявки на расходование денежных средств подлежат выполнению – оплате.

Платежный календарь

Платежный календарь предназначен для оперативного управления денежными средствами. Рабочее место Казначейство – Контроль и планирование денежных средств – Платежный календарь позволяет выполнять планирование поступлений и списаний денежных средств в разрезе банковских счетов и касс, а также планировать остатки по банковским счетам и кассам. Кроме того, в случае возникновения кассовых разрывов доступна возможность перепланирования денежных средств.

 

В шапке платежного календаря определяется горизонт планирования и фильтр по организациям и банковским счетам/кассам, в разрезе которых производится планирование. Платежный календарь работает в трёх основных режимах, которые определяются командой Вид.

Режим Заявки – Календарь.

При выборе данного режима (установлен по умолчанию) данные в форме платежного календаря представлены в виде двух табличных частей. В правой табличной части отображается список заявок, по которым необходимо распределить платежи. В левой табличной части отображаются остатки по счетам и кассам.

Постановка заявок на оплату в этом режиме может производиться методом переноса из списка заявок в календарь в соответствующие счета/кассы и даты. Для перетаскивания будут доступны те счета и кассы, которые совпадают по валюте планирования расхода денежных средств. Для изменения даты или счета/кассы планируемых поступлений или выплат можно в режиме переноса из ячейки в ячейку (drag and drop) перенести документ из одной даты в другую или из одного счета/кассы в другой.

Режим Календарь – Платежи.

Данный режим используется для детальной работы с данными календаря, обеспечивает работу с платежами при помощи различных инструментов системы. В верхней табличной части выводятся данные по остаткам и оборотам с группировкой по банковским счетам/кассам в разрезе валюты. В нижней табличной части показывается детальная информация по документам оперативного планирования платежей (накладные, договоры, заказы, заявки на расходование денежных средств и др.).

В рамках данного режима для работы с платежами предоставляются следующие возможности:

· группировка платежей по различным параметрам (статье ДДС, операции, подразделению и др.) – позволяет классифицировать/объединить заявки по общим параметрам (например, по приоритетности их оплаты) (кнопка Группировка);

· изменение параметров платежей (дата оплаты, банковский счет/касса) – позволяет выполнить перенос заявки из одной даты оплаты на другую и/или из одного счета (кассы) на другой (кнопка Изменить платеж);

· распределение заявок на расходование денежных средств на ближайший день оплаты и наиболее подходящий банковский счет (кассу), на котором достаточно денежных средств (кнопка К оплате). Можно распределить как одну, так и несколько заявок. В момент распределения заявок система автоматически подбирает наиболее подходящий банковский счет из списка банковских счетов в платежном календаре в порядке приоритетности их расположения ("сверху - вниз"). Дата оплаты подбирается системой исходя из даты платежа по заявке. Если сумма платежа по заявке, накладной, заказу, не распределена по счетам (кассам), то по таким остаткам денежных средств в верхней табличной части показывается надпись Списание не распределено. Для нераспределенных сумм поступления по банковским счетам (кассам) показывается надпись Поступление не распределено;

· частичная оплата по заявке на расходование денежных средств – позволяет разбить сумму заявки на расходование денежных средств по датам оплаты и нескольким банковским счетам (кассам) (кнопка Изменить платеж – Разбить оплату);

· отмена распределения заявок – такая заявка не будет являться основанием для платежа (кнопка Отменить распределение).

Режим Список заявок.

В данном режиме выводится список заявок на расходование денежных средств, как распределенных (ожидающих формирования платежного документа), так и нераспределенных (ожидающих распределения по счетам/кассам и дням оплаты).

Настройка состава выводимых данных в платежный календарь выполняется в форме Настройка платежного календаря (Ещё – Настройки). При этом доступна возможность отображать в календаре несогласованные заявки на расходование денежных средств, ожидаемые поступления и ожидаемые списания (без оформленных заявок).

Для вывода на печать данных календаря и возможности отображения данных с произвольной структурой используется отчет Реестр платежей. Отчет формируется по данным платежного календаря. В отчете выводится информация по заявкам к оплате, итогам по валютам, организациям и др. Переход к данному отчету выполняется из формы платежного календаря (кнопка Реестр платежей).

Для определения приоритетов запланированных оплат по заявкам на расходование денежных средств добавлен новый список Казначейство – Планирование и контроль денежных средств – Приоритеты оплаты. Приоритеты оплаты используются в статьях движения денежных средств (поле Приоритет оплаты) и заявках на расходование денежных средств (поле Приоритет). Использование приоритетов оплаты позволяет выстроить очередь заявок на расходование денежных средств по приоритетам статей ДДС или приоритетам заявок в рамках платежного календаря (кнопка Группировка).

Результаты распределения суммы платежей по счетам можно отразить в документе Заявка на расходование ДС на закладке Распределение по счетам. На данной закладке заполняются банковский счет/касса, сумма платежа и дата оплаты.

Оплата утвержденных заявок на расходование денежных средств осуществляется документами:

· Расходный кассовый ордер (наличная оплата);

· Списание безналичных денежных средств (безналичная оплата).

Наличная оплата

Выдача наличных денежных средств выполняется документом Казначейство – Касса – Расходный кассовый ордер.

Если в системе включено использование заявок на расходование денежных средств, то выдача наличных денежных средств оформляется с обязательным указанием утвержденной заявки на расходование денежных средств. Утвержденные заявки на расходование денежных средств кассир может увидеть на закладке К оплате. Кассир находит заявку, по которой необходимо выдать денежные средства и оформляет документ оплаты.

Если заявки на расходование денежных средств не используются, то основанием для оплаты могут быть заказы поставщикам, документы поступления, договоры с поставщиками (в зависимости от того, что является объектом расчетов с поставщиком).

 

 

Безналичная оплата

Все операции по перечислению денежных средств с расчетного счета выполняются с помощью документа Списание безналичных денежных средств.

Для работы с безналичными платежами предназначено рабочее место Казначейство – Банк – Безналичные платежи. Используя данное рабочее место, можно оформить все операции поступления денежных средств на расчетные счета и списания денежных средств с расчетных счетов организаций, а также зарегистрировать факт проведения платежей банком (регистрация банковской выписки).

Если в системе включено использование заявок на расходование денежных средств, то перечисление денежных средств оформляется с обязательным указанием утвержденной заявки на расходование денежных средств. Утвержденные заявки на расходование денежных средств отображаются на закладке К оплате. В списке необходимо найти нужную заявку и оформить документ оплаты.

Если заявки на расходование денежных средств не используются, то основанием для оплаты могут быть заказы поставщикам, документы поступления, договоры с поставщиками (в зависимости от того, что является объектом расчетов с поставщиком).

 

 

Документ Списание безналичных денежных средств может быть оформлен в виде платежного поручения, платежного ордера, инкассового поручения и т.д. Это определяется типом документа.

Рабочее место Безналичные платежи может быть использовано как для ручной обработки выписок банка, так и для работы с использованием обмена с банком.

При получении банковской выписки пользователь может отметить в списке указанные в банковской выписке платежи и выполнить команду Проведено банком. Отметку о проведении банком можно установить также непосредственно в платежном документе.

Прикладное решение позволяет передавать в банк в электронном виде платежные документы на безналичное перечисление денежных средств с расчетного счета организации, а также обеспечивает обратный автоматический прием из банка платежных документов на поступление безналичных денежных средств. Возможность обмена с банком включается при создании нового расчетного счета организации – флажок Обмен с банком включен на закладке Настройка обмена с банком. Работа с банковскими выписками производится непосредственно в рабочем месте Безналичные платежи с использованием команд Выгрузка в банк и Загрузка выписки.